1.1. Организация труда работников делопроизводства

Глава 3. Организация делопроизводства на производственном участке

1.1. Организация труда работников делопроизводства

В условияхстремительного прогресса, рыночныхотношений и конкурентной экономикисвоевременное и правильное решениестратегических и тактических задачопределяет жизнеспособность фирмы,организации, предприятия.

Документационноеобеспечение управления (делопроизводство)- это специфическое направлениедеятельности, которое заключается всоставлении, оформлении документов, ихобработке и хранении.

От того, насколькоправильно составлен и оформлен документ,организована работа с ним, во многомзависит своевременность и правильностьпринятия управленческого решения. Вдокументах отражается и учитываетсядеятельность организации, фирмы,предприятия. Поэтому ведение многихдокументов предписано законами.

Припроверке работы организации, преждевсего, проверяют документы, в которыхдеятельность организации или предприятиязафиксирована.

В любой организациирешение проблем документационногообеспечения управления возлагается наспециализированное структурноеподразделение — управление делами, общийотдел, канцелярию и др.

Эффективностьтруда сотрудников службы делопроизводствав значительной степени зависит от ихквалификации, а также от степениоснащённости современными техническимисредствами, от учёта при создании службыделопроизводства технического,юридического и организационногоаспектов.

Под техническимаспектом понимается продуманная политиказакупки, установки, эксплуатации изамены всех технических средств,используемых в работе с документами,начиная с малой канцелярской оргтехникии заканчивая новейшими компьютернымисистемами обработки информации исредствами связи.

Юридический аспектпредусматривает решение правовыхвопросов деятельности самой службы,т.е.

установления в соответствующихдокументах её статуса, прав, функций,ответственности в соответствии сдействующими законодательными актами,нормативно-методическими документами.

Этот аспект предполагает соблюдениесамой службой требований действующегозаконодательства, государственнойнормативной базы, стандартов в частиконтроля над качеством, создаваемых напредприятии документов.

Организационныйаспект включает разработку оптимальнойдля конкретного управленческого аппаратаструктуры службы делопроизводства,

регламентациюразнообразных и сложных отношений исвязей между подчинёнными и соподчинённымиструктурными подразделениями, т.е.создание условий для разделения трудаи его специализации, что поможетизбавиться от дублирования операций иустановить ответственность за выделенныеучастки работы.

Среди организационныхпроблем обычно выделяют:

  • выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
  • разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
  • определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
  • регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
  • выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;
  • рациональная организация рабочих мест и условий труда;
  • повышение квалификации сотрудников службы.

Организационныеформы работы с документами.

Практика выработалатри формы организации работы с документамив любом управленческом аппарате -централизованную, децентрализованнуюи смешанную.

Централизованнаяформа предполагает сосредоточение всехтехнологических операций по работе сдокументами в ведении одногоспециализированного структурногоподразделения (канцелярии, общегоотдела) или одного сотрудника (секретаряучреждения).

В этом подразделении (илиэтим сотрудником) выполняется полныйцикл технологических операций пообработке документов от момента ихполучения или создания до сдачи в архив;приём и обработка поступающих документов,их регистрация, контроль за исполнением,справочно-информационная работа,систематизация и хранение документов,отправка документов, обработка документовдля их передачи в архив.

Централизацияотдельных операций по обработкедокументов является наиболее рациональнойформой организации делопроизводства,так как позволяет снизить затраты наобработку документов, улучшить организациютруда работников службы делопроизводстваза счёт специализации и взаимозаменяемостиотдельных работников, эффективноиспользовать оргтехнику, достичьединства организационного методическогоруководства документационным обеспечением.Однако полная централизация работы сдокументами возможна только в небольшихучреждениях с объёмом документооборотадо 10 тыс. документов в год.

Децентрализованнаяформа организации документационногообслуживания представляет собой полнуюпротивоположность централизованнойслужбы. Каждое структурное подразделениеодной организации создаёт свою собственнуюслужбу для работы с документами, в

которой автономновыполняется весь цикл операций посозданию, хранению,

систематизациидокументов данного структурногоподразделения. Эта форма характернадля организаций и учреждений, аппараткоторых территориально разобщён, атакже для тех, в которых документированиедеятельности имеет специфическиеособенности (например, исходя изсоображений защиты информации илисамостоятельности деятельностиструктурных подразделений).

Смешанная формаорганизации работы с документами — самаяраспространённая.

При этом часть операций(чаще всего приём и обработка поступающихи отправляемых документов, их регистрация,контроль за сроками исполнения,изготовление, тиражирование, архивноехранение) сосредотачивается в центральнойслужбе делопроизводства, а в каждомструктурном подразделении (в департаментах,управлениях, отделах) выполняютсяоперации по созданию (печати) документов,их систематизации, хранению дел, ихпредархивной обработке.

Чаще всего вструктурных подразделениях регистрируютвнутренние документы — по месту ихсоздания. Например, в бухгалтерии -бухгалтерские документы, в отделе кадров- документы по общему составу и т.д.

Типовые организационныеструктуры службы делопроизводства

Структура в системеорганов управления рассматривается,во-первых, как устойчивая связь, т.е.взаимодействие элементов управления,во-вторых, как схема распределенияобщего объёма функций органа управлениямежду структурными подразделениями исхема их взаимодействия.

Управление деламисоздаётся в министерствах и ведомствахкак структура, в которой выполняетсяработа с документами, и как орган контроляи координации делопроизводства вцентральном аппарате и в отрасли.Управление делами имеют следующийтиповой состав структурных подразделений:

  • секретариат
  • инспекция при министре
  • канцелярия

Задачи и функциислужбы делопроизводства

Основной цельюслужбы делопроизводства, независимоот её названия, является организация,руководство, координация, контроль иреализация работ по документационномуобеспечению. Выполнение этой целипредусматривает решение следующихзадач:

  1. постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

  2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

  3. сокращение документооборота;

  4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современнойслужбы делопроизводства в Россииопределяются из целей и задач еёдеятельности и включают полный объёмработы, которая выполняется службой.Типовой состав функций следующий:

  1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

  2. Разработка и проектирование бланков документов.

  3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

  4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

  5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на

подписьруководству.

  1. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

  2. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

  3. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

  4. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

  5. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

  6. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

В настоящее времяосновным нормативным документом,регламентирующим наименование должностейработников службы делопроизводства,является Общероссийский классификаторпрофессий рабочих, должностейруководителей, специалистов и служащих.Эти же наименования включены вКвалификационный справочник. Согласноэтим нормативным документам по характерутруда работники службы делопроизводстваделятся на три категории: руководители,специалисты и технические исполнители.

Оптимальнаячисленность делопроизводственныхработников по отношению к общемуколичеству работающих в данном учреждениидолжна составлять: для министерств иведомств — 12-15%, для промышленныхпредприятий — 0,5% общего числа работающих.

В числе организационныхзадач, решаемых в процессе созданияслужбы делопроизводства, стоит и задачанормативной регламентации работы самойслужбы. Структура, функции, задачи службызакрепляются в ряде внутренних документов- положении, инструкциях, правилах,структуре и штатной численности, приказахо распределении обязанностей.

К числу важнейшихорганизационных документов, закрепляющихправовой статус работников службыделопроизводства, относятся Положениео службе делопроизводства и должностныеинструкции.

Они должны разрабатыватьсяна основе действующего законодательства,государственных нормативно-методическихдокументов и организационных документов,определяющих деятельность самойорганизации (устав, учредительныйдоговор).

Создание положения и должностныхинструкций направлено на распределениефункций и обязанностей, а также нарегламентацию принятой технологииработы с документами.

Значительную рольв регламентации деятельностиделопроизводственной службы играетУстав организации — правовой акт,определяющий порядок образования,компетенцию организации, её функции,задачи и порядок работы.

Подобную рольиграют и положения о структурныхподразделениях, где закрепляются задачии функции, права и обязанности, выполняемыев процессе деятельности конкретногоструктурного подразделения.

Основнойорганизационный документ, регламентирующийразграничение обязанностей и прав междусотрудниками, служащий для устранениядублирования в выполнении отдельныхопераций, установления взаимосвязейотдельных должностей — должностнаяинструкция.

Должностная инструкция -действенное средство управления,выполняющее организационную,регламентирующую и регулирующую роль.

Кроме того, должностные инструкциипозволяют объективно оцениватьдеятельность каждого работника службы,объективно применять меры воздействия.

Для повышенияэффективности производства, в целяхсокращения количества применяемых вдеятельности учреждений, организацийи

предприятийдокументов, типизации их формы, снижениетрудовых временных и материальныхзатрат на их подготовку и обработку,достижения информационной совместимостиавтоматизированных без данных в народномхозяйстве проводятся работы по унификациидокументации (УСД) — совокупностьвзаимоувязанных унифицированных формдокументов, обеспечивающих документированноепредставление данных в определенныхвидах хозяйственной деятельности,средств их ведения, нормативных иметодических материалов по их разработкеи применению. В основе создания УСДлежит метод унификации — установлениеединообразия состава и форм управленческихфункций и задач. Одновременноразрабатываются классификаторытехнико-экономической и социальнойинформации, обеспечивающие интегрированнуюавтоматизированную обработку данных,содержащихся в УСД. Унификацияуправленческих документов повышаетуровень и производительностьуправленческого труда.

Основные принципыи основания для разработки УСОРД(унифицированной системыорганизационно-распорядительнойдокументации) являются:

  1. Создание общей модели построения документов.

    Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;

  2. Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

  3. Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов

должна предусматриватьвсе требования к документу на всехстадиях его создания, обработки ихранения. Кроме того, должны учитыватьсяпсихофизиологические возможностичеловека и параметры техническихсредств.

Эта унификация должнапредусматривать классификацию показателейпо содержанию, установление единойструктуры показателей, применениеединых методов расчета одних и тех жепоказателей при их использовании вразличных системах управления,единообразие формулировок наименованийреквизитов, входящих в состав показателей,расчленение показателей и реквизитовна постоянную и переменную части с цельювоспроизведения постоянной части вбланках документов, кодированиепоказателей с помощью ЭВМ.

  1. Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.

  2. Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.

  3. Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.

  4. Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации.

    Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы.

    Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.

  5. Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.

Основная цельунификации управленческой документации- создание системы документов, внедрениекоторой даст значительный экономическийэффект в народном хозяйстве.

Использованиетаких документов способствуют ростутворческих элементов в управленческомтруде, повышению его культуры.

Сокращаютсяоперации, требующие ручногомалоквалифицированного труда, сокращаетсявремя на составление и изготовлениедокументов, снижается количество ошибокв документах, повышается информационнаяценность документов, что облегчает ихпоиск.

При организацииделопроизводства на предприятии следуетуделить внимание следующим вопросам:

  • правильно разработать инструкции по делопроизводству для предприятия;
  • разработать локальные нормативные акты (положения, инструкции);
  • создать перечень журналов, которые должны вестись в организации;
  • создать шаблоны приказов по личному составу и производственных приказов;
  • создать шаблоны кадровых документов»
  • правильно описать процедуры регистрации приказов, договоров, корреспонденции.

Таким образомможно сказать, что от правильнойпостановки делопроизводства напредприятии зависит оперативность,экономичность, надежность функционированияаппарата управления, организация икультура труда персонала, уровеньмеханизации управления.

Основная цельунификации управленческой документации– создание системы документов, внедрениекоторой даст значительный экономическийэффект в народном хозяйстве.

Использованиетаких документов способствуют ростутворческих элементов в управленческомтруде, повышению его культуры.

Сокращаютсяоперации, требующие ручногомалоквалифицированного труда, сокращаетсявремя на составление и изготовлениедокументов, снижается количество ошибокв документах, повышается информационнаяценность документов, что облегчает ихпоиск.

Выводы и предложения

В первой главеизучив теоретический материал по вопросуорганизация управления производствомв области применения современнойметодики расчёта производительноститруда и сравнив его с практикойпроизводства на примере ОАО «КМПО»определили, что производительностьтруда играет ведущую роль в жизнипредприятия. Также не мало важную рольиграет качество изготавливаемойпродукции, производительность труда.Также в первой главе были произведенырасчеты на соответствие техпроцессу.Мы получили следующие данные:

— требуемоеоборудование = 26 шт.

— требуемоеколичество основных работников = 26 чел.

— требуемоеколичество работников остальныхкатегорий = 5 чел.

— требуемоеколичество работников различныхкатегорий = 6 чел.

— коэффициентиспользования материала = 0,89

— трудоемкость =990 шт. (3750 н.ч.)

Судя по коэффициентуиспользования материалов, можно сделатьвывод, что в производстве присутствуетмаленькое использование отходов.

Во второй главе,изучив теоретический материал по вопросуполитики предприятия в области охранытруда и оказании первой помощи пострадавшими сравнив его с практикой производствана примере ОАО «КМПО» определили, чтопредприятие стабильно и качественновыполняет меры по оказанию первойпомощи, а именно наличия уголка первойпомощи и проведение инструктажей самихрабочих .

В третьей главе,изучив теоретический материал и сравнивс практикой применения на КМПО, сделаливывод, что на предприятии хорошоорганизованна служба делопроизводства,которая обеспечивает оперативность,экономичность, надежность управления,уровень механизации управления. Такжена предприятии сокращаются операции,требующие ручного малоквалифицированноготруда, сокращается время на составлениеи изготовление документов, снижаетсяколичество ошибок в документах, повышаетсяинформационная ценность документов,что облегчает их поиск.

В целом можносделать вывод, что КМПО справляется споставленными задачами, а на предприятииважную роль играет производительностьтруда и политика в области охраны труда,соответственно одна из задач предприятия- забота о своих рабочих, поэтомупредприятие регулярно проводятвнеплановые проверки по применениюсредств индивидуальной защиты.

Производственные процессы и задачиуправления ими требуют постояннойобработки поступающей информации исоздания множества документов как постатусу самого предприятия, так и поорганизации его производственно-хозяйственныхдеятельности.

Руководители и специалистыпредприятий от 50 до 90% рабочего временизаняты работой с документами или ихсозданием.

Литература.

  1. В.А. Тихомиров «Основы проектирование самолетостроительных заводов и цехов» Учебник для авиационных ВУЗов. – М.: «машиностроение» 1975 – 472с

  2. В.И. Тихомиров «Организация и планирование производства на авиадвигателестроительных заводах» учебник для ВУЗов – М.: «Машиностроение», 1972 – 448с.

  3. В.П. Грузинов «Экономика предприятия» Учебник для ВУЗов — М.: «Банки и биржи», ЮНИТИ, 1998 – 535с.

  4. В.Я. Горфинкель и др. «Экономика предприятия» учебник для ВУЗов – М.: «Банки и биржи» ЮНИТИ, 1996 – 367с.

  5. Л.Я. Аврашков и др. «Экономика предприятия» Учебник для ВУЗов -М.: «Банки и биржи», ЮНИТИ, 1998 – 742с.

  6. Майкл Маскон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Глава 11. Организация взаимодействия и полномочия , 1997. 

  7. О.И. Волков «Экономика предприятия» учебник – М.: ИНФРА – М, 1998-416с.

  8. Официальные сайты базовых предприятий (социальных партнеров)

  • Официальный сайт ОАО КАПО — режим доступа http://www.kapo-gorbunov.ru/ — свободный (дата обращения 30 октября 2013 г.)
  • Официальный сайт ОАО КВ — режим доступа http://www.kazanhelicopters.ru/ — свободный (дата обращения 30 октября 2013 г.)
  • Официальный сайт ОАО КМПО — режим доступа http://www.kmpo.ru/ — свободный (дата обращения 30 октября 2013 г.)
  1. Сергеев И.В. «Экономика предприятия» учебное пособие – М.: «Финансы и статистика» 1997-304с.

  2. Электронные учебники по экономическим и организационно – управленческим дисциплинам — режим доступа http://examen.od.ua/stat_info.php?page=185&refid=9259 — свободный (дата обращения 30 октября 2013 г.)

  3. Майкл Маскон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Глава 11. Организация взаимодействия и полномочия , 1997. 

Зайцев

Закирова

Источник: https://studfile.net/preview/3217610/page:5/

Организация труда работников

1.1. Организация труда работников делопроизводства

Важным шагом по пути улучшения документооборота явилась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также классификацию и индексацию документальных материалов на основе применения современной техники. Цель ЕГСД — довести до уровня общей нормы апробированные и оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы обработки и защиты служебной информации. ЕГСД призвана решить следующие главные задачи:

  • — документирование;
  • — труд;
  • — механизацию делопроизводственных процессов.

Поэтому ЕГСД представляет собой свод основных правил, нормативов, рекомендаций по делопроизводству.

Большую помощь в вопросах документирования оказали государственные стандарты на управленческую документацию.

Основной задачей стандартов на организационно-распорядительную документацию является унификация, т. е.

введение единообразия состава и форм документов в сфере управления, что позволяет более эффективно использовать электронно-вычислительную и организационную технику при работе с документами.

Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающего вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы учреждений.

Делопроизводство состоит из следующих моментов: документооборота и документирования.

Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.

Документирование это совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, ЕГСД, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

Деятельность каждого учреждения осуществляется в соответствии с задачами, поставленными перед ним его Положением. В процессе осуществления этих задач служащими государственных учреждений создаются служебные документы, которые отражают деятельность учреждения.

Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксируемой информации является документ.

Документ — средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В зависимости от используемого для фиксирования информации материала различают документы на бумажной основе, на фотопленке, магнитной или перфорированной ленте и т. д.

В управленческой деятельности используются главным образом текстовые документы на бумажной основе, т. е. рукописные, машинописные и типографские. Такие документы называют управленческими, а их совокупность управленческой документацией.

Документы классифицируют по видам деятельности, происхождению, назначению, месту составления, наименованию, количеству отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания и ряду других признаков.

В делопроизводстве различают административное или общее делопроизводство и специальное делопроизводство.

К административному делопроизводству относятся документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполнительной деятельности учреждений, в органах государственного управления, суда, прокуратуры, в общественных организациях, в администрации предприятий и учреждений.

Документация, применяемая при оформлении распорядительно — исполнительной деятельности органов государственного управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД). Входящие в эту систему документы условно подразделяются на три группы:

  • — организационные (положения, уставы, инструкции, правила);
  • — распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения);
  • — справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, перечни).

К специальному делопроизводству относятся документы, специфичные для каждой из специальных функций управления (транспорт, связь, статистика, юриспруденция, военное дело и т. д.).

По происхождению документы делятся на служебные и личные. Служебные документы исходят от имени учреждений или представляющих их должностных лиц, а личные — от имени отдельных граждан (например, заявления, жалобы).

По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений и как средство передачи информации на расстояние (письма, телеграммы и пр.).

По месту составления документы подразделяются на внутренние, составленные в данном учреждении и используемые внутри его, и внешние, поступающие от других организаций и лиц.

По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, анкеты, ведомости, инструкции и т. д. В некоторых видах выделяют подвиды, так, например, акт (акт приемо-передачи дел, дефектный акт, акт о недостаче и др.).

По количеству отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов).

По срокам исполнения и хранения документы делятся на следующие виды:

по срокам исполнения — на срочные и несрочные документы;

по срокам хранения — постоянного (вечного) хранения; временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет).

По степени подлинности документы подразделяют :

на черновики (предварительная редакция документа);

на подлинники (документ в окончательной редакции);

на копии (повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника, т.е. воспроизведение всех реквизитов подлинника).

По технике создания документы бывают рукописные, машинописные и типографские.

В последние годы большое внимание уделяется вопросам защиты информации, накапливаемой, хранимой и обрабатываемой в делопроизводстве ЭВМ и построенных на их основе вычислительных системах.

При этом под защитой информации делопроизводства понимается создание в ЭВМ и вычислительных системах организованной совокупности средств, методов и мероприятий, предназначенных для предупреждения искажения, уничтожения или несанкционированного использования защищаемой информации.

проблемы защиты информации зарубежными специалистами интерпретируется следующим образом. По мере развития и усложнения средств, методов и форм автоматизации процессов обработки информации повышается ее уязвимость. Основными факторами, способствующими повышению этой уязвимости, являются:

  • 1. Резкое увеличение объемов информации в делопроизводстве, накапливаемой, хранимой и обрабатываемой с помощью ЭВМ и других средств автоматизации.
  • 2. Сосредоточение в единых базах данных информации различного назначения и различной принадлежности.
  • 3. Резкое расширение круга пользователей, имеющих непосредственный доступ к ресурсам вычислительной системы и находящимся в пей массивам данных.
  • 4. Усложнение режимов функционирования технических средств вычислительных систем: широкое внедрение многопрограммного режима, а также режимов разделения времени и реального времени.
  • 5. Автоматизация межмашинного обмена информацией, в том числе и на больших расстояниях.

В этих условиях возникает уязвимость двух видов: с одной стороны, возможность искажения или уничтожения информации (т. е. нарушения ее физической целостности), а с другой — возможность несанкционированного использования информации (т. е.

опасность утечки информации ограниченного пользования). Второй вид уязвимости вызывает особую озабоченность пользователей ЭВМ и автоматизированных систем за рубежом, в связи с чем этому аспекту рассматриваемой проблемы уделяется повышенное внимание.

Основными потенциально возможными каналами утечки информации специалисты считают следующие:

  • 1. Прямое хищение носителей и документов, обращающихся в процессе функционирования автоматизированных систем.
  • 2. Запоминание или копирование информации, находящейся на машинных и на немашинных носителях.
  • 3. Несанкционированное подключение к аппаратуре и линиям связи или незаконное использование «законной» (т. е. зарегистрированной) аппаратуры системы (чаще всего терминалов пользователей).
  • 4. Несанкционированный доступ к информации за счет специального приспособления математического и программного обеспечении.
  • 5. Перехват электромагнитных волн, излучаемых аппаратурой автоматизированных систем в процессе обработки информации.

Чтобы исключить возможность неоднозначных толкований, сначала дадим определения терминам которые будут встречаться при изучении защищенного делопроизводства.

  • 1. БЕЗОПАСНОСТЬ. Безопасность данных — это защита данных от случайного или преднамеренного разрушения, раскрытия или модификации. Безопасность в ЭВМ имеет отношение к технологическим мерам предосторожности и управляющим процедурам, которые могут быть приложены к аппаратным средствам, программам и данным в ЭВМ, чтобы гарантировать, что данные, помещаемые на хранение некоторой организацией или отдельным лицом, будут защищены.
  • 2. СЕКРЕТНОСТЬ. Секретность — это понятие, которое употребляется по отношению к отдельным лицам. Это есть право лица решать, какую информацию он желает разделить с другими, а какую хочет скрыть от других.

Проблема секретности не возникла с появлением вычислительной техники, но повышенный интерес к ней, может быть, лежит в возможности вычислительных машин хранить большие количества легко используемых данных.

Не существует прямой связи между секретностью и безопасностью. ЭВМ, обеспечивающую абсолютную безопасность (если такая существует), можно использовать таким образом, что секретные данные могут быть раскрыты.

3. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ. Конфиденциальность — это понятие, которое употребляется по отношению к данным. Это статус, предоставленный данным и согласованный между лицом или организацией, предоставляющей данные, и организацией, получающей их; оно определяет требуемую степень защиты.

Конфиденциальность данных относится не только к данным отдельных лиц, но и к любым данным, составляющим чью-либо собственность, или к секретным данным, обращение к которым требует конфиденциальности.

4. ЦЕЛОСТНОСТЬ. Целостность данных имеет место тогда, когда данные в системе не отличаются от данных в исходных документах, т. е. не произошло их случайной или преднамеренной замены или разрушения.

Организационные формы защищенного делопроизводства

Организация делопроизводства в учреждениях определяется инструкциями по делопроизводству.

Министерства и ведомства на основе положений ЕГСД утверждают инструкции по делопроизводству для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых могут разрабатываться индивидуальные инструкции по делопроизводству применительно к условиям конкретных учреждений.

Инструкции по делопроизводству являются нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности.

К инструкции прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карточки, номенклатуры дел, описи и т.п.

), справочно-методический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; схемы документооборота и т.д.)

Делопроизводство в учреждениях организуется на основе полной или частичной централизации в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.

По объему документооборота учреждения делятся на категории:

1 категория — учреждения с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;

II категория — от 25 000 до 100 000 документов в год;

III категория — от 10 000 до 25 000 документов в год;

IV категория — до 10 000 документов в год.

В зависимости от структуры учреждения и объема документооборота система делопроизводства может быть централизованной или смешанной.

При централизованной системе все документы учреждения и все операции, связанные с ними (прием, регистрация, контроль исполнения, отправка документов, их формирование в дела), осуществляются одной структурной частью учреждения или одним лицом.

При смешанной системе делопроизводства некоторые операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются канцелярией, а такие, как регистрация, оформление и составление документов, формирование дел, производятся как в канцелярии, так и в других структурных подразделениях.

В учреждениях с небольшим документооборотом применяется централизованное делопроизводство. Смешанная система применяется в крупных учреждениях с большим документооборотом.

Должностной состав и обязанности работников делопроизводства

Единой номенклатурой должностей служащих определен следующий состав работников делопроизводства:

Начальник канцелярии

Заместитель начальника канцелярии

Помощник руководителя учреждения

Секретарь коллегии

Методист

Заведующий архивом

Заведующий экспедицией

Редактор

Корректор

Инспектор

Секретарь — стенографистка

Делопроизводитель

Секретарь

Стенографистка

Машинистка

Экспедитор

Курьер

Должностные обязанности работников делопроизводства даны в Квалификационном справочнике должностей служащих, в котором по каждой должности указано, что должен знать работник, его основные обязанности и квалификационные требования.

Общие требования к условиям труда работников делопроизводства

Условия труда — совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда .

К числу основных факторов относятся: размещение помещений; освещение помещений и рабочих мест; микроклимат; шум; окраска помещений; режим работы (труда и отдыха); создание необходимой чистоты, влажности и температуры воздуха; повышение общей культуры труда.

В процессе труда работников службы делопроизводства рекомендуется проведение регламентированных перерывов для предупреждения утомления. Установить 5-минутные перерывы после каждого часа работы (для машинисток через каждые 45 минут) для проветривания помещений.

Основные требования к оборудованию рабочих мест

В каждом учреждении необходимо осуществлять мероприятия по рациональной организации рабочих мест делопроизводственного персонала. Рабочее место — зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Канцелярский стол является основным рабочим местом служащего.

Расположение орудий труда на рабочей поверхности стола должно быть таким, чтобы очередная рабочая операция начиналась в том месте, где закончилась предыдущая.

На столе должны находиться предметы, которые необходимы в данное время. Стол имеет выдвижные ящики, полки, где помещаются различные канцелярские принадлежности, картотеки, журналы, дела и т.п.

В письменном столе рабочие принадлежности, которыми постоянно пользуется, располагаются на верхних полках или в верхних ящиках; все предметы, которыми пользуются реже, располагаются ниже (например, машинистка в верхнем ящике стола размещает бланки и чистую бумагу, ниже — копировальную бумагу, затем — конверты и в самом низу — ленты пишущей машины, предметы ухода за машиной и др.). Правый верхний ящик письменного стола всегда отводится для наиболее часто употребляемых принадлежностей — карандашей, ручек, резинок, скрепок и т.д. Телефон должен стоять на столе или специальной подставке слева так, чтобы телефонную трубку можно было держать в левой руке, а в правой — ручку для записи необходимой информации. Дополнительная мебель расставляется так, чтобы в любой момент можно было достать предметы не вставая.

Образцовый порядок на рабочем месте — залог высокой производительности труда.

Наиболее удобна мебель следующих габаритов: высота крышки стола над уровнем пола — 71 см, для машинистки — 65-68 см.

Железные шкафы и сейфы служат для хранения секретной документации, печатей, штампов, денег и бланков строгой отчетности. Сейф всегда должен быть закрытым. Открывается только тогда, когда из него берут или кладут необходимый предмет. В сейфе не должно быть ничего лишнего тем более личных вещей сотрудников. Закончив работу, сотрудник должен опечатать сейф.

Ответственность за хранение документов, находящихся на исполнении, возлагается на служащих-исполнителей. Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих подразделениях учреждения. Ответственность за хранение документов несут секретари. Хранение документов вне папок, на столах или в незакрытых ящиках столов строго запрещается.

Ключи от столов, шкафов, сейфов хранятся в местах, установленных руководителем учреждения, или структурных подразделениях.

документооборот защищенный приказ архивный

Источник: https://vuzlit.ru/1998591/organizatsiya_truda_rabotnikov

Тема 9. Организация труда делопроизводственного персонала

1.1. Организация труда работников делопроизводства
⇐ ПредыдущаяСтр 9 из 16Следующая ⇒

1. Принципы организации труда.

2. Факторы, влияющие на организацию труда.

1. Принципы организации труда:

1. Специализация – разделение труда а делопроизводстве, при котором выделяются определенные структурные подразделения или должностные лица, которые осуществляют делопроизводственную службу.

2. Параллельность – по возможности параллельное выполнение делопроизводственных работ с целью уменьшения трудоемкости.

3. Непрерывность – необходимость устранения или уменьшения непроизводительных перерывов в делопроизводственном процессе.

4. Ритмичность – равномерная загрузка исполнителей.

2. Факторы, влияющие на организацию труда.

1) Организационное построение делопроизводственной службы

Можно выделить ряд структурных подразделений, которые занимаются делопроизводством: общий отдел, канцелярия, секретарь, управление делами

Деятельность канцелярии отражается в «Положении о канцелярии», в инструкциях по делопроизводству.

Структура инструкции по делопроизводству

1. Общие положения (на основании чего, нормативные документы)

2. Основные задачи и функции делопроизводственного персонала в структурных подразделениях.

3. Документирование управленческой деятельности.

4. Организация документооборота.

5. Регистрация.

6. Работа исполнителя с документами.

7. Организация контроля за исполнением документов.

8. Составление номенклатур, формирование дел.

9. Подготовка дел к хранению.

10. Подготовка, оформление отдельных видов документов.

2) Разделение функций между подразделениями и исполнителямизакрепляется в «Положении о канцелярии» и должностных инструкциях.

Структура «Положения о канцелярии»

– Наименование организации

– Наименование вида документа

– Дата, индекс

– Место составления или издания

– Заголовок к тексту

– Гриф утверждения

– Текст общие положения (кем является канцелярия, кто ее возглавляет, чем занимается – чем руководствуется); основные задачи и функции; права и ответственность начальника канцелярии; взаимосвязи с другими подразделениями.

– Подпись

Формуляр должностной инструкции

1. наименование организации

2. наименование вида документа

3. дата, индекс

4. место составления или издания

5. наименование должности в дательном падеже

6. гриф утверждения

7. текст: общие положения (кем является, кому подчиняется, чем регулируется); функции; обязанности; права; ответственность связи по должности; оценка работы

8. подпись составителя

9. отметка работника об ознакомлении с инструкцией

3) Должностной состав делопроизводственного персонала

Выделяют 4 категории персонала:

– Руководители среди делопроизводственного персонала (зав. канцелярией, зав. архивом)

– Профессионалы (документовед)

– Специалисты (инспектор по контролю за исполнением, референт по основной деятельности)

– Технические исполнители (секретарь руководителя, делопроизводитель, архивариус)

Категории приведены в справочнике квалификационных характеристик профессий работников «Приказ Министерства труда и социальной политики от 29.12.2004»

4) Повышение квалификации делопроизводственного персонала

Квалификация – совокупность общего и спец. образования, а также профессионального опыта, необходимого для выполнения работ определенной сложности в конкретных организационно-технических условиях.

Основные формы повышения квалификации

делопроизводственного персонала

– Курсы;

– Тренинги;

– Семинары;

5) Организация рабочих мест и условия труда (эргономика)

Организация рабочего места включает планировку помещения и оборудования каждого конкретного места. Существуют типовые эргономические схемы организации рабочего места.

Условия труда включает:

– освещение помещений и рабочих мест;

– микроклимат;

– шум;

– окраска помещений;

– режим труда и отдыха.

Контрольные вопросы

1. Специализация и параллельность как принципы организации труда.

2. Понятия непрерывности и ритмичности.

3. Перечислите факторы, влияющие на организацию труда.

4. Структура инструкции по делопроизводству.

5. Структура «Положения о канцелярии».

6. Формуляр должностной инструкции.

7. Какие категории персонала Вам известны?

8. Понятие квалификации.

9. Основные формы повышение квалификации делопроизводственного персонала.

10. Что включает в себя понятие «условия труда»?

Тема 10. МЕТОДЫ ДИАГНОСТИКИ в делопроизводстве

1. Методы сбора информации

2. Методы обработки и анализа информации

3. Матричные методы моделирования

4. Теория графического моделирования. Виды графических моделей.

Методы сбора информации

1.1 Документальные

Анализ документации

Анализ документации включает в себя анализ нормативных материалов по совершенствованию управления, а также различной справочной и отчетной документации.

Анализ документов рекомендуется проводить до интервью с целью сокращения числа вопросов и более правильной оценки руководителя как личности.

При этом следует учитывать, что некоторые документы могут отражать действительность в искаженном виде, поэтому их данные нужно тщательно проверять и параллельно с анализом документов использовать какой-либо другой метод анализа.

1.2. Социологические

Интервью

Интервью является самым универсальным методом для поиска и сбора информации. Существуют интервью свободного и формализованного типа. Свободное интервью характеризуется небольшим влиянием консультанта, задающего направляющие вопросы, тогда как формализованное интервью предполагает активность консультанта.

Достоинством свободного интервью является возможность получения достоверной информации о самом интервьюируемом. К недостаткам этого типа интервью можно отнести большие затраты времени и напряженную умственную работу консультанта.

Перед проведением свободного интервью консультант составляет план, в котором путем деления изучаемого объекта на системы и подсистемы определяет, какие факты ему необходимы, у кого их можно получить, где и как провести интервью.

Разделение объекта отражается в комплексной схеме, позволяющей консультанту лучше запомнить полученную информацию. Чтобы достичь хороших результатов интервью, целесообразно придерживаться следующих правил:

– ознакомление интервьюируемого с комплексной схемой деления объекта за два-три дня до интервью, чтобы руководитель смог подготовить информацию по всем аспектам не только на настоящее время, но и на будущее, а также охарактеризовать деятельность объекта в прошлом;

– выделение двух-трех часов для проведения интервью и максимально возможное устранение всех помех извне;

– создание располагающей к доверию атмосферы, соблюдение интересов клиента, конфиденциальность;

– поэтапное проведение интервью в соответствии с иерархией объекта;

– непроявление излишней активности.

Интервьюирование — метод сбора данных с помощью опроса работников аппарата управления. Опросу подвергаются, как правило, только руководящие сотрудники и высококвалифицированные специалисты. Вопросник для интервью готовится заранее. Применение метода требует тщательной подготовки и тактичности со стороны консультантов.

Определение.

Интервью — это метод научного исследования, использующий непосредственное общение интервьюера (опрашивающего) и респондента (отвечающего) для получения информации в соответствии с намеченной схемой.

По степени регламентированности вопросника интервью может быть открытым и направленным. При проведении открытого интервью заранее определена только тема разговора, вопросы предварительно не говорятся, а формулируются интервьюером по ходу разговора.

Направленное интервью предполагает постановку вопросов в соответствии с имеющимся вопросником. В этом случае лицо, проводящее интервью, имеет право только менять отдельные формулировки.

Интервью — это особый вид коммуникаций, при котором одна сторона предлагает беседу, а другая с большей или меньшей доброжелательностью ее принимает. Как правило, эта беседа происходит между незнакомыми людьми.

Рекомендации по проведению.

Рекомендуется проводить интервью в начале обследования для общего ознакомления с проблемой. Интервьюирование проводится по заранее намеченному плану, но всегда с некоторыми отклонениями.

Интервьюер должен ставить перед собой целью не просто получение ответов на поставленные вопросы, а способствование развитию хода мыслей собеседника в важном для исследователей направлении.

При соблюдении этого правила можно услышать от респондента интересные высказывания по существу проблемы, которые помогут уточнить постановку задачи.

Тому, кто проводит интервью, необходимо помнить, что причины побуждающие интервьюируемого отвечать или не отвечать на поставленные вопросы зависит не только от содержания вопроса, но и от того в какой форме и в какой обстановке предлагается, как ведет себя при этом интервьюер.

Человек, проводящий интервью должен уметь располагать к себе, вызывать интерес к своей работе, выражать симпатию к собеседнику. Важно уважать мнение других и не высказывать осуждения, если мнение интервьюируемого не совпадает с собственным.

Следует помнить, что встреча с неизвестным, в том числе и с незнакомым, вызывает у людей естественную защитную реакцию, которая может привести к недоверию. Поэтому интервьюер должен с первой минуты, пока не сработал механизм самозащиты, повести себя так, чтобы у опрашиваемого возникло положительное отношение как к самому интервьюеру, так и к объекту исследования.

Для этого необходимо:

С первой минуты быть вежливым: чем приятнее опрашиваемому личное общение с интервьюером, тем сильнее будет желание отвечать, тем более, что человеку присуща потребность говорить, выражать свои мысли;

Вызвать интерес у респондента к изучаемой проблеме, сообщить цель исследования, указав связь между исследованием и положительными изменениями, которые оно повлечет за собой; это вызовет у интервьюируемого желание повлиять на ход событий;

Указать продолжительность беседы; если это необходимо, успокоить интервьюируемого, указав на анонимность его ответов.

Если интервьюер недостаточно убедителен при аргументации необходимости проведения обследования, собеседник теряет интерес к разговору. В то же время, когда необходимость интервью мотивируется не столько в деловом, сколько в эмоциональном плане, опрашиваемый будет отвечать на вопросы не то, что он думает, а то, что будет принято интервьюеру.

При организации интервьюирования большое значение имеет обстановка, в которой оно проводится. Желательно, чтобы время опроса было оговорено заранее и интервьюируемый ни куда не спешил. Для получения более откровенных ответов следует проводить беседу с одним опрашиваемым и по возможности без свидетелей.

Сразу после проведения интервью необходимо:

Проверить, не осталось ли вопросов, ответов на которые не получено;

Зафиксировать место и продолжительность беседы;

Проверить, нет ли противоречивых ответов на однотипные вопросы;

Если необходима математическая обработка данных, следует произвести группировку ответов по заданным признакам.

Начинающим интервьюерам лучше работать вдвоем. Это позволить одному вести беседу, а другому записывать ответы и подсказывать нужные вопросы. Такая организация работы поможет избежать потерь информации.

Тем, кто не имеет достаточного навыка проведения опроса, следует проводить направленное интервью, по возможности строго придерживаться текста вопросника, не высказывать собственного мнения по изучаемой проблеме.

Запись беседы должна вестись ненавязчиво, лучше ограничиваться пометками, которые следует расшифровать и дополнить по памяти разу же после окончания беседы. Если есть возможность, не стоит класть блокнот с записью прямо перед говорящим, это может его смутить.

Требования к вопросам:

Существуют определенные правила формулировки вопросов, выполнение которых облегчит задачу исследователя. Хороший вопрос это вопрос, вызывающий ответ, содержащий необходимую информацию. Хороший вопрос не влияет на смысл ответа. В ходе беседы следует:

Ставить короткие вопросы;

Не задавать несколько вопросов сразу, не дождавшись ответа;

Выражаться простым, точным языком, по возможности не используя специальных терминов, которые могут быть не понятны собеседнику;

Вопрос должен пониматься однозначно всеми спрашиваемыми, независимо от уровня их подготовленности

Анкетирование

Метод анкетирования предназначен для выявления конкретных фактов при помощи большого круга лиц, а также в случаях, когда работники организации находятся на значительном расстоянии друг от друга.

Составление анкеты требует специальных знаний, поэтому обычно она составляется специалистом по изучаемой анкетой области и методистом по составлению анкет.

Анкеты, которые используются в консультационной деятельности, должны отвечать следующим требованиям:

простота (четкие, понятные, короткие вопросы, по возможности подразумевающие ответы «да» и «нет»);

логический порядок постановки вопросов;

группировка вопросов для облегчения дальнейшей обработки информации;

небольшой объем анкеты (1-5 стр.);

экспериментальная проверка анкеты;

обязательное предоставление анкетируемым информации о целях проведения и области применения результатов анкетирования.

Анкетирование – метод сбора данных о состоянии организации документационного обеспечения, затратах рабочего времени, условиях труда с помощью специально подготовленных анкет.

Метод применяется в тех случаях, когда необходимо провести широкое обследование аппарата управления, работа сотрудников которого специфична и не повторяется циклично.

Анкета не должна быть громоздкой, должна содержать четкие вопросы, позволяющие получить ответ в максимально краткой форме (цифры, «да» или «нет» и др.).

Анкетирование – вид письменного опроса, проводимого с целью получения информации по интересующей проблеме. Различают заочное и открытое анкетирование.

Заочное анкетирование проводится в тех случаях, когда требуется чтобы опрашиваемые не контактировали друг с другом или когда нет возможности собрать анкетируемых вместе.

Этот вид анкетирования дает возможность получать более продуманные ответы на вопросы.

Неудобство заочного анкетирования состоит в том, что оно требует значительных затрат времени на заполнение и сбор анкет: кроме того, как правило, заполненные анкеты возвращаются не полностью, и это вызывает потерю определенной части информации.

Открытое анкетирование проводиться в присутствии организаторов опроса и многих опрашиваемых. Этот метод целесообразно применять в тех случаях, когда по ходу работы требуется разъяснение вопросов. Открытое анкетирование чаще применяется в периодическом опросе, чем при одноразовом.

Наряду с преимуществами данный метод обладает рядом недостатков. Так при заполнении анкеты в присутствии других лиц опрашиваемые дают ответы, отличающиеся от тех, которые дали бы при обдумывании в одиночестве. Ввиду отсутствия времени не всегда бывают тщательно продуманные ответы.

По форме анкеты могут быть:

Закрытые, ответ на которые выражается только двумя словами «да» и «нет». Эти вопросы ставятся, если опрашиваемые или их мнения о какой-либо проблеме нужно отнести к той или иной категории.

Открытые, ответ на которые дается в произвольной форме. Такие вопросы включаются в анкету в тех случаях, когда необходимо получить специальные сведения или от респондента требуется формулировка собственного взгляда на суть решаемой проблемы.

С набором ответов. Эта разновидность занимает промежуточное положение между первой и второй группой.

При такой форме вопроса предлагаемые ответы могут быть предложены в виде шкалы качественных оценок (хорошо, очень хорошо…) или содержать формулировки количественной оценки вариантов решения (затраты на выполнение этой работы составят…).

При этом шкала оценок должна быть по возможности более чувствительной, то есть отражать максимальное число проявлений признака. Оценки признаков и подпризнаков одного и того же предмета должны предлагаться в соизмеримых величинах.

Требования к вопроснику

Наиболее важной частью работы, особенно при проведении заочного анкетирования является подготовка анкеты. Непременным условием проведения письменного опроса является точная формулировка проблемы и выделение основных направлений ее решения.

В разработке вопросника можно выделить несколько этапов:

Определение цели анкетирования и круга задач, информация для решения которых должна быть получена.

Если предмет исследования мало изучен, подготовительным этапом для составления анкеты может быть проведение свободного интервью, в ходе которого, как правило, выявляют основные проблемы и помогают постановке нужных вопросов.

После подготовки вопросов следует проверить все ли аспекты охвачены.

Составляя анкеты необходимо помнить, что:

– ни один вопрос, включенный в анкету, не должен отступать от предмета исследования;

– расположение вопросов анкеты должно подчиняться логическому порядку;

– последовательность вопросов должна быть такова, чтобы при ответе на вопрос анкетируемый не находился под влиянием предыдущего ответа (например: сколько времени в течение дня Вы тратите на работу с рекламой? Какую часть дня свободны от работ с рекламой?);

– вопросы автобиографического характера могут располагаться не в начале, а в конце анкеты: для человека, не привыкшего к частому упоминанию своего имени, это создает большую свободу в ответах;

– заполнение анкеты не должно занимать у респондента 30 минут.

Формулируя вопросы необходимо иметь в виду некоторые психологические особенности человека. Так, например, люди охотнее говорят «да» чем «нет», легче отвечают на вопросы о других, чем о себе.

Выбирая форму вопроса, следует помнить, что:

в анкете лучше ставить закрытые вопросы, а открытые использовать для получения уточнений;

формулировка закрытых вопросов требует большей четкости, поскольку по характеру ответа невозможно определить, понятен вопрос отвечающему или нет;

Закрытый вопрос не должен содержать альтернативных высказываний: это вызывает путаницу (например: Вы в большей степени загружены работами по рекламе в начале ил в конце года?);

В сложных вопросах большим набором ответов последний вариант ответа выбирается опрашиваемым чаще, чем остальные.

Организация анкетирования.

Перед тем, как анкета будет передана (разослана) отвечающим, необходимо определить круг респондентов, их количество, удаленность друг от друга.

Если анкетирование проводится в рабочее время, то руководители структурных подразделений, сотрудники которых получат анкеты, должны быть заранее предупреждены об этом.

Заполнению анкеты должен предшествовать инструктаж, в зависимости от способа анкетирования он может проводиться в устной форме или, если анкетирование заочное, прилагается к анкете в виде пояснительной записки.

Собранные анкеты группируются и обрабатываются по определенным заранее признакам и критериям.

Углубленный сбор информации при помощи анкет представляет собой тестирование. Обычно оно проводится после получения ответов на вопросы анкет, которые носят более общий характер.

Визуальные

Наблюдение

Наблюдение представляет собой метод диагностики, позволяющий получить данные, которые не фиксируются в документах. Применение этого метода заключается в присутствии консультанта на совещаниях, приеме посетителей, при выдаче распоряжений подчиненным и др. событиях.

Метод наблюдения широко используется в процессе сбора информации о материально-технической базе, о порядке выполнения процедур, о методах и условиях работы, об отношениях между руководителями и подчиненными и их поведении и т.п.

Если наблюдение направлено в основном на изучение кадровых проблем, то консультант использует определенные социометрические, психометрические и другие подобные подходы.

Так, результаты наблюдения за поведением работников желательно классифицировать, например, следующим образом: опыт, уровень удовлетворенности, сильные и слабые стороны в процессе работы, особые интересы и мотивы, общительность, отношения с другими работниками, желание сотрудничать, стиль управления, степень творческого мышления, инновационный потенциал и т.д. Наличие такой информации о кадрах во многом увеличивает эффективность работы консультанта в каждой организации. При проведении наблюдения консультант должен стремиться создать атмосферу сотрудничества и сохранить естественное поведение работников на наблюдаемом объекте.

Фотография рабочего дня

Фотография рабочего дня (ФРД) – метод изучения с помощью наблюдения и измерения затрат времени на весь процесс или рабочий день с целью выявления потерь рабочего времени и их причин. Проведение ФРД целесообразно в тех случаях, когда в обязанность сотрудников а\у входит исполнение нескольких работ, составляющих короткие (чаще всего один рабочий день) циклы.

Для проведения ФРД необходимы следующие документы:

1. карта ФРД;

2. наблюдательный лист;

3. баланс рабочего времени.

В карте фиксируется сведения о наблюдателе, месте наблюдения и дате, о наблюдаемой работе и дается краткая характеристика процесса работы, рабочего места..

В наблюдательном листе последовательно записываются, выполняемые операции, их продолжительность, совмещение.

В балансе дается обобщенная характеристика затрат рабочего времени – высчитывается величина и удельный вес полезного рабочего времени, зависящих и независящих от исполнителя потерь, подготовительно — заключительного времени и т.д.

Количество ФРД, которое необходимо провести для получения достоверных результатов, зависит от продолжительности рабочего цикла. Если цикл равен одному рабочему дню, достаточно просто провести ФРД в течение 5-6 любых дней месяца.

ФРД бывает индивидуальной и групповой.

⇐ Предыдущая45678910111213Следующая ⇒

Рекомендуемые страницы:

Источник: https://lektsia.com/5x2523.html

Автоматизированные информационные технологии в судебном делопроизводстве

1.1. Организация труда работников делопроизводства

ЛЕКЦИЯ 1: СУДЕБНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО КАК УЧЕБНАЯ ДИСЦИПЛИНА.

ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА РАБОТНИКОВ СФРЫ СУДЕБНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.

ПЛАН:

Понятие судебного делопроизводства, его значение. Классификация судебных документов. Функции судебного документа.

Профессиональная подготовка специалистов в области судебного делопроизводства. Основы судебного делопроизводства как учебная дисциплина.

Организация труда работников сферы судебного делопроизводства.

3.1. Виды должностей в сфере судебного делопроизводства, содержание выполняемой работы.

Научная организация труда в области судебного делопроизводства. Нормирование труда работников судебного делопроизводства.

Автоматизированные информационные технологии в судебном делопроизводстве.

– 1 –

Под делопроизводством понимается деятельность по созданию документов и организации работы с ними. Судебное делопроизводство предполагает создание и организацию работы с документами в судебных органах. Таким образом, судебное делопроизводство включает в себя:

Ø создание документов (документирование) – запись необходимой информации на различных носителях (бумажных и электронных) по определенным правилам;

Ø организацию работы с документами – деятельность по осуществлению документооборота, использованию документов и их хранению. Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения (входящие) или создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки адресату или поступления на хранение в дело.

Современная наука делопроизводства классифицирует все документы следующим образом:

1. По способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы.

2. По сфере использования: организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские,

научно-технические, по труду, отчетно-статистические.

3. По месту составления и использования: входящие, исходящие, внутренние.

4. По уровню доступа: открытые, для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, особой важности, конфиденциальные.

5. По происхождению: официальные и личные.

6. По юридической силе: подлинники, дубликаты, заверенные копии, копии.

7. По форме изложения: индивидуальные, трафаретные, типовые.

8. По срокам хранения: бессрочные, долговременного хранения, временного хранения.

Структура и характер документов, создаваемых и используемых в судебных органах, зависит от круга вопросов, решаемым конкретным органом и и вида самого органа. Документационный массив различен в судах общей юрисдикции различного уровня, мировых, арбитражных, конституционных и уставных судах.

В судебных органах выделяют три укрупненные группы документов:

1. Основные документы. этой группы определяется функциональными особенностями конкретного судебного органа (судебные дела, производства, обзоры и т.д.

2. Документы по личному составу.

3. Документы экономического обеспечения деятельности судов (бухгалтерские балансы, сметы, расчетные ведомости и т.д.).

Делопроизводство в судах возложено на определенную категорию работников. Это вызвано необходимостью освобождения судей от выполнения дополнительной работы, которая не связана напрямую с осуществлением правосудия.

Указанная работа (заполнение статистических карточек, составление сопроводительных писем, регистрация входящей и исходящей документации в журналах разнообразных утвержденных форм, выписывание повесток, оформление и сшивание томов и т.п.

) в силу свой повторяемости и простоты может быть поручена специалисту менее высокой квалификации, чем непосредственно судья. С учетом чрезвычайной загруженности судей это ведет к высвобождению их рабочего времени на организацию судебных процессов, то есть на деятельность, непосредственно связанную с осуществлением правосудия.

Указанное размежевание функций правосудия и делопроизводства основано на научном принципе разделения труда. При этом в области судебного делопроизводства судьи и председатель суда осуществляют общее руководство.

Основные понятия, используемые в судебном делопроизводстве:

· черновой документ (черновик) – отражает авторскую работу над его текстом;

· подлинник – единственный либо первый экземпляр документа;

· копия – объект на бумажном лпбо электронном носителе, воспроизводящим информацию документа. Копии могут быть выполнены в виде:

а) дубликата — повторного экземпляра основного документа, имеющего равную с ним юридическую силу;

б) выписки — разновидности документа, воспроизводящей его часть и заверенной должным образом.

в) отпуска — копии, остающейся в учреждении при отправке исходящего документа;

· номенклатура дел – специальный документ – справочник (перечень, список), который показывает, какой номер, заголовок и срок хранения нужно написать на скоросшивателе и какие документы затем подшить в данную папку.

Значительная часть судебной информации подлежит документированию. Документы, возникающие в его процессе, выполняют ряд функций:

1. Информационная – документ является носителем и источником информации.

2. Управленческая – документпозволяет руководству суда организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческие процессы в суде.

3. Правовая – документ является юридической основой судебной процессуальной деятельности, подтверждает имевшие место факты и события.

4. Коммуникативная – с помощью документов производится обмен информацией между структурными подразделениями суда, между судами различного уровня, а так же между судебной системой и внешней средой.

5. Учетная – документ накапливает сведения за определенный период времени, что позволяет в дальнейшем подвергнуть их количественному анализу.

6. Социальная – документ отражает социально-экономическую, политическую, общественную и иные сферы жизни современного общества.

7. Культурно-историческая – документ является памятником культуры своей эпохи, закрепляет ее специфику, содержит знания о событиях прошлых времен.

– 2 –

Фундаментальное обновление законодательства, повышение роли и значения судебной защиты прав н свобод граждан, активизация нормотворческой деятельности нуждаются в квалифицированном юридическом обеспечении.

В этой связи обострились вопросы подготовки специалистов для работы в судебной системе, повышения квалификации работников аппаратов судов, а также теоретического осмысления правоприменительной и законопроектной деятельности судов.

Без решения проблем организационного обеспечения судебной системы РФ невозможно достижение качественных сдвигов в отправлении правосудия. Это обусловливает необходимость серьезной государственной поддержки и применения программно-целевого подхода.

Качество функционирования судебной системы прямо зависит от уровня подготовки секретарского состава.

Профессиональная квалификация конкретного специалиста позволяет определить, какую именно работу он сможет выполнять максимально эффективно, поскольку имеется прямая зависимость между уровнем квалификации работника, занятого в сфере судебного делопроизводства, и уровнем результатов его трудовой деятельности. В

В настоящее время наблюдается острая нехватка высококвалифицированных работников аппаратов судов. В то же время по-прежнему растет число поступающих в суды исковых заявлений, жалоб и обращений о разрешении споров. Повышается сложность и трудоемкость рассматриваемых дел. Это ведет к дальнейшей перегрузке работников аппаратов судов.

Для оценки пригодности кандидата на должность работника в области судебного делопроизводства служат основанием его квалификация (образование), стаж и опыт работы по специальности, личные и деловые качества.

Введение должностей помощника федерального судьи суда общей юрисдикции (в районных и приравненных к ним судах) и помощника федерального судьи арбитражного суда позволяет освободить судей от технической работы и дает им возможность сосредоточиться на осуществлении основной функции — отправлении правосудия.

Важными факторами, влияющими на уровень осуществления правосудия, являются профессиональная переподготовка и повышение квалификации работников аппаратов судов.

Для подготовки, переподготовки и повышения квалификации специалистов аппаратов судов в области делопроизводства большую роль играет учебная дисциплина «Основы судебного делопроизводства», в рамках которой будущие и уже работающие секретари суда и судебного заседания, помощники судей, архивариусы и другие специалисты аппаратов судов имеют возможность изучить теоретический материал, который даст им возможность эффективно и квалифицированно трудится в сфере обеспечения судебной деятельности. О важности указанной учебной дисциплины свидетельствует то обстоятельство, что делопроизводство в аппарате отечественных судов является наиболее объемной долей всей работы, выполняемой ими в процессе ежедневной деятельности.

Цель учебной дисциплины «Основы судебного делопроизводства» — помощь будущим и практикующим работникам аппаратов судов в рациональной организации делопроизводства.

Предмет учебной дисциплины «Основы судебного делопроизводства» — знания об организации делопроизводства в судебных органах.

– 3 –

Виды должностей в сфере судебного делопроизводства, содержание выполняемой работы.

Структура и штаты подразделений, обеспечивающих ведение судебного делопроизводства, должны отвечать целям, задачам и функциями конкретного судебного органа.

В действующей судебной системе предусмотрены разнообразные должности специалистов, исполнение трудовых функций которых связано со сферой судебного делопроизводства.

Каждая штатная должность имеет определенную специфическую характеристику в зависимости от цели, содержания и объема выполняемой работы.

Должности, предусмотренные для судов:

Должность Выполняемая работа Категория суда
1. Помощник председателя судаосуществляет: подготовку планов работы суда; организацию работы аппарата суда, проведение проверок работы аппарата; помощь председателю суда в приеме граждан; работу с корреспонденцией председателя суда и подготовку отчетов по вопросам, не касающихся рассмотрения дел; работу по подбору и подготовке кадров аппарата суда; организацию и проведение производственной учебы аппарата суда; выполнение поручений председателя. Районный суд, суд субъекта федерации
2. Начальник приёмной судаосуществляет: прием граждан; организацию предварительной записи на прием к руководству суда и членам суда; организацию приема посетителей руководством и членами суда; дает справки по телефону. Районный суд, суд субъекта федерации
3. Заведующий канцелярией суда по первой инстанцииосуществляет: распределение обязанностей между сотрудниками и контроль за их исполнением; распределение поступившей корреспонденции; учет движения и хранения уголовных и гражданских дел и других материалов; учет и регистрацию поступивших в суд предложений, заявлений, жалоб и контроль за сроками их исполнения (кроме жалоб на приговоры, решения и определения); ведение нарядов, ведение финансовой документации; меры по обеспечению хранения вещественных доказательств; контроль за своевременным направлением дел с кассационными частными жалобами и протестами в вышестоящий суд; прием граждан; выполнение поручений председателя суда, его заместителей; повышение квалификации. Суд субъекта федерации
4. Заведующий канцелярией судаосуществляет: распределение поступившей корреспонденции; учет движения н хранения утоловных и гражданских дел, административных и других материалов, обеспечение работы архива суда; учет и регистрацию поступивших в суд предложений, заявлений, жалоб и контроль за сроками их исполнения (кроме жалоб на приговоры, решения и определения), контроль за исполнением судебных поручений других судов; ведение нарядов, ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей; работу с контрольными и сводными исполнительными производствами; меры по обеспечению хранения вещественных доказательств; контроль за своевременным направлением дел с кассационными частными жалобами и протестами в вышестоящий суд; прием граждан; выполнение поручений председателя суда, его заместителей; учет рабочего времени сотрудников суда, ведение книги приказов и распоряжений по суду, личных дел, карточек учета на сотрудников суда и трудовых книжек; повышение квалификации. Районный суд
5. Секретарь судаосуществляет: регистрацию, учет и хранение дел и материалов, заполнение к ведение форм первичного учета; учет и хранение вещественных доказательств, исполнение судебных постановлений в части вещественных доказательств; оформление и подготовку дел для направления в кассационную или надзорную инстанции; подготовку и направление документов по исполнению приговоров, решений, определений и постановлений; контроль за получением сообщений об исполнении; прием и отправку корреспонденции; подготовку и сдачу в архив законченных дел, журналов, картотек; подготовку сводных описей судебных дел постоянного хранения; составление статистических отчетов; выдачу справок и документов по делам; выполнение распоряжений председателя суда и заведующего канцелярией; повышение квалификации. Районный суд, суд субъекта федерации, арбитражный суд
6. Заведующий канцелярией, ответственный секретарь 2-ой инстанцииосуществляет: распределение обязанностей между сотрудниками и контроль за их выполнением; распределение поступившей корреспонденции в канцелярию; контроль за выполнением работ секретарями судебной коллегии; прием граждан, ответы на их телефонные запросы; организацию ведения статистической отчетности; работу с поступившими жалобами и протестами; составление оперативных сводок о сдаче членами суда дел в канцелярию после рассмотрения; ведение табеля учета рабочего времени; проверку журналов сдачи дел в канцелярию; контроль за сроками отправки дел в суды; определение сроков хранения нарядов и других документов; подготовку документов для сдачи в архив; подготовку актов на уничтожение; составление нарядов, журналов на текущий год; повышение квалификации. Суд субъекта федерации
7. Секретарь судебной коллегии 2-ой инстанцииосуществляет: регистрацию поступившей корреспонденции и дел; ведение форм статистического учета и учетных журналов; прием граждан; ответы на телефонные запросы; ведение нарядов; оформление дел после рассмотрения; подготовку дел к отправке в суды. Суд субъекта федерации
8. Заведующий канцелярией – ответственный секретарь Президиума судаосуществляет: распределение обязанностей между сотрудниками и контроль за их выполнением; распределение поступившей корреспонденции; составление справок о сроках рассмотрения жалоб и истребованных дел; контроль за поступлением истребованных дел; контроль за оформлением производств по жалобам и дел; контроль за отправкой корреспонденции; ведение графика заседаний президиума; составление статистических отчетов о работе президиума; подготовку документов для сдачи в архив; подготовку актов на уничтожение; составление нарядов, журналов на текущий год; ведение табеля учета рабочего времени работников аппарата суда; прием граждан; ответы на телефонные запросы граждан; повышение квалификации. Суд субъекта федерации
9. Секретарь судебной коллегии – секретарь руководстваосуществляет: организацию приема граждан; ответы на телефонные запросы; подготовку корреспонденции руководству; распределение корреспонденции с визой руководства исполнителям; выполнение печатных работ; выполнение поручений руководства; повышение квалификации. Суд субъекта федерации
10. Секретарь Президиума судаосуществляет: регистрацию корреспонденции; подбор производств по жалобам; распределение производств, дел по исполнителям; ведение учетной и статистической документации на жалобу; оформление документов на истребование дел; оформление производства по жалобе после ее рассмотрения; рассылку документов заинтересованным лицам перед рассмотрением протеста президиумом суда; оформление дела после рассмотрения; рассылку копий постановлений и отправку дел в суды; ведение нарядов и учетных журналов. Суд субъекта федерации
11. Архивариусосуществляет: приемку в архив уголовных и гражданских дел, исполнительных и надзорных производств, других материалов; систематизацию архивных материалов; ведение журнала выдачи и высылки дел; изготовление и выдачу копий судебных документов; подготовку и передачу архивных дел на государственное хранение; отбор архивных дел для уничтожения; уничтожение документов; прием граждан; повышение квалификации. Районный суд, суд субъекта федерации
12. Ведущий специалист по судебной статистике суда (статистик)осуществляет: выполнение работ по составлению форм первичного статистического учета и единовременных отчетов суда по формам и в сроки, установленные официальными органами; контроль и ввод данных форм первичного учета и форм статотчетности в персональный компьютер; проверку правильности полученных данных, их сопоставимость по отдельным подразделениям с данными за предшествующие периоды; систематизацию и обработку цифровых данных (группировку, подведение итогов, расчет относительных показателей и так далее); изучение инструктивных указаний об изменениях статистического учета; контроль за правильностью заполнения и полнотой статистических карточек на подсудимого; ведение учета осужденных к ИМИ; составление основных показателей работы судей райгорсудов; анализ и обобщение статистических показателей работы суда; подготовку справок на основе данных статистического учета. Районный суд, суд субъекта федерации
13. Консультант суда по информатизацииосуществляет: настройку компьютерной техники и программного обеспечения, апробацию н внедрение автоматизированных рабочих мест судей и работников аппарата суда; контролирует работу с компьютерными программами по делопроизводству в суде, судебной статистике, по ведению базы законодательства; проводит обучение судей н работников аппарата суда работе с компьютерной техникой и программным обеспечением. Районный суд, суд субъекта федерации
14. Секретарь судебного заседания по уголовным деламосуществляет: извещение участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства; вызов народных заседателей; составление и вывешивание списков назначенных к рассмотрению дел; проверку уведомлений об извещении участников процесса, вручении копии обвинительного заключения; проверку явки лиц, вызванных в судебное заседание; оформление отметок в судебных повестках о нахождении лиц в судебном заседании; оформление разрешений на свидание с осужденным; ведение протокола судебного заседания, доклад о явке; оформление документов на оплату проезда вызванным свидетелям и потерпевшим; оформление рассмотренного дела, в том числе протокола судебного заседания; изготовление копий судебных документов по рассмотренному делу; ознакомление осужденного с протоколом судебного заседания; оформление исполнительных листов и передача их по принадлежности; оформление дел об административных правонарушениях; оформление материалов, связанных с исполнением приговора; производственную учебу; выполнение других работ (прием населения, машинопись н так далее); оформление материалов в порядке выполнения отдельного судебного поручения; выполнение поручений председателя суда, судьи. Районный суд, суд субъекта федерации
15. Секретарь судебного заседания по гражданским деламосуществляет: участие в приеме населения судьей; подготовку запросов, писем, выписку повесток, вызов участников процесса и свидетелей; вызов народных заседателей; проверку явки лиц, вызванных в суд, и отметку на повестках времени их нахождения в суде; ведение протокола судебного заседания; оформление дела после рассмотрения, изготовление протокола судебного заседания; изготовление копий судебных документов, выписку исполнительных листов и передачу их по принадлежности; производственную учебу; выполнение других работ по заданию судьи (выполнение машинописных работ и так далее); выполнение поручений председателя суда, судьи. Районный суд, суд субъекта федерации

Кроме секретарей судов общей юрисдикции должности секретарей судебных заседаний предусмотрены также в арбитражных судах.

Аппарат мирового судьи.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 17.12.1998 N 188-ФЗ «О мировых судьях в РФ» работу мирового судьи обеспечивает его аппарат. Структура и штатное расписание аппарата мирового судьи устанавливаются в порядке, предусмотренном законом субъекта РФ.

Работники аппарата мирового судья являются государственными служащими соответствующего субъекта РФ. Аппарат мирового судьи должен, как правило, предусматривать должности секретаря судебного заседания и секретаря канцелярии.

На судебных участках с небольшим объемом работы аппарат мирового судьи может состоять только из секретаря судебного заседания. Аппарат мирового судьи может быть и увеличен, если у мирового судьи большой объем работы.

При этом в аппарат мирового судьи вводится должность заведующего канцелярией и помощника.

Источник: https://poisk-ru.ru/s48892t2.html

Scicenter1
Добавить комментарий