1.2. Основные понятия и определение: Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления,

Основы делопроизводства

1.2. Основные понятия и определение:  Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления,

Управление любым предприятием — это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.

Цель  делопроизводства – информационное обеспечение процесса   управления.

Основные задачи делопроизводства:

—  создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

—  передача документов для их последующего исполнения или принятия решений

—  регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

—  систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

-простые средства (ручки, карандаши)

-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)

-автоматизированные средства (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Продвижение документа происходит:

  1. В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.
  2. Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Организация документооборота на предприятии

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация — исполнение — согласование — утверждение — регистрация).

Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц.

Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Источник: https://moodle.kstu.ru/mod/book/view.php?id=16664

Делопроизводство: сущность, основные понятия и термины

1.2. Основные понятия и определение:  Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления,

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос.

В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата, например, дос­тигнутой договоренности. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих­ся к какому-либо делу, вопросу.

Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

— обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

— организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» документационное обеспечение управления (ДОУ).

Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе.

«Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

Документирование — это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина — документоведение.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения».

Документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологию работы с документа­ми входит:

— прием и первичная обработка документов;

— их предварительное рассмотрение и распределение;

— регистрация документов;

— контроль исполнения документов;

— информационно-справочная работа;

— исполнение документов;

— их отправка;

— систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий.

Реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Контроль исполнения документов — совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение.

Формирова­ние дела — группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.

Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источни­ком, кибернетика-документалиста — носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фик­сации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или сво­бодной.

Факсимильная копия изго­тавливается на копировальной технике, с использованием фо­тографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимиль­ной копией является второй и последующие экземпляры доку­ментов, полученные через копировальную бумагу.

Они, как пра­вило, остаются в делах учреждения. Свободная копия содержит все реквизиты до­кумента, но не обязательно повторяет его форму.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено.

Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов.

Толь­ко тогда она становится документом. Совокупность реквизитов составляет формуляр документа.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно­сятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и ут­верждения.

Официальные документы — это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие)документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Система документации — это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/11_40736_deloproizvodstvo-sushchnost-osnovnie-ponyatiya-i-termini.html

1.1.2 Основные понятия документационного обеспечения управления

1.2. Основные понятия и определение:  Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления,

Документ(от лат. documentum — доказательство,свидетельство) –

понятиеинформационное, которое в отдельныхслучаях (при наличии подписи и печати)дополняется юридическим понятием.

Анализпоследовательных определений термина«документ» позволяет выделить триосновных формулировки:

«документ»- материальный объект,

«документ»- носитель информации,

«документ»- документированная информация.

Спозиций ДОУ наиболее общим считаетсяобозначение документа, как материальногообъекта с зафиксированной на неминформацией в виде текста, звукозаписиили изображения, предназначенного дляпередачи во времени и пространстве вцелях хранения и общественногоиспользования (Федеральный закон «Обобязательном экземпляре документа» от29.12.94. № 77-ФЗ). В последнее время приопределении понятия «документ»подчеркивается скорее не материальная,а информационная составляющая.

Такимобразом, в результате эволюции понятие«документ» стало официально толковатьсяследующим образом: «Документ(документированная информация) —зафиксированнаяна материальном носителе информация среквизитами, позволяющими ееидентифицировать» (Федеральный законот 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации,информационных технологиях и о защитеинформации»).

Всовременном обществе документы выполняюточень важные функции, такие какинформационная, социальная, коммуникативная,правовая, управленческая, функция учета,функция исторического источника. Вуправленческой функции документывыступают как средство управленческойдеятельности. Эту функцию выполняютдокументы, созданные для целей управленияи в процессе его реализации.

Управленческиедокументы отражают стадии, звенья, циклыуправления и сами оказывают воздействиена сферу управления, выступая регуляторомразличных сторон деятельности организацииили учреждения.

Сразработкой документов и с ДОУ в целомсвязано еще ряд понятий (см. ГОСТ Р 51141– 98 «Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения»).

Формулярдокумента – наборреквизитов официального письменногодокумента, расположенных в определеннойпоследовательности.

Бланкдокумента – наборреквизитов, идентифицирующих автораофициального письменного документа.

Дело-совокупность документов (или в редкихслучаях документ), сформированных покакому-либо признаку (видам документов,вопросам, корреспондентам и т.п.),помещенных в отдельную обложку.

Формированиедела – группированиеисполненных документов в дело всоответствии с номенклатурой дел исистематизация документов внутри дела.

Номенклатурадел – систематизированныйперечень наименований дел, заводимыхв организации, с указанием сроков иххранения, оформленный в установленномпорядке.

Делопроизводство,ДОУ –отрасль деятельности, обеспечивающаядокументирование и организацию работыс официальными документами.

ПодДОУ понимается вся совокупность работсо служебными документами в учреждениях,организациях и на предприятиях:составление, регистрация полученныхдокументов и другой корреспонденции,организация и контроль исполнения,формирование номенклатуры дел исправочных фондов, экспертиза научнойи практической ценности, хранение ипередача в архив, обеспечение секретностии сохранности служебной тайны.

Документооборот-движение документов в организации смомента создания или получения дозавершения исполнения, отправки илипередачи их на хранение.

Всферу ДОУ включаются:

  • прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;
  • прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;
  • контроль за правильностью оформления документов;
  • распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;
  • учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;
  • сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

Принятовыделять несколько видов (групп)документов, работа с которыми обязательнадля любого предприятия, а именно:

• директивные,информационно-инструктивные иинформационно-методические материалыгосударственных органов власти иуправления, в том числе федеральных иместных (указы, постановления, правовыеакты, инструктивные и информационныеписьма, методические указания, требованияк статистической отчетности и др.);

  • организационно — распорядительная документация;
  • документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, заявления, приказы о приеме и увольнении, а также документы по оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);
  • деловая переписка;
  • финансовая документация.

Крометого, необходимо отметить, что перечисленныегруппы документов могут относиться ктрем основным видам работ, выполняемыхучебным заведением: учебной, методическойи научно-исследовательской.

Источник: https://studfile.net/preview/4034415/page:2/

Кафедра Управления дошкольным образованием иппо мгпу Дисциплина : «Делопроизводство в доу» Вопросы для подготовки и проведения зачёта

1.2. Основные понятия и определение:  Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления,

  1. Что понимается под делопроизводством и каковы его функции?

Подделопроизводствомпонимается деятельность аппаратауправления, охватывающего вопросыдокументирования и организации работыс документами в процессе осуществленияим управленческих функций. Главнойзадачей делопроизводства являетсяобеспечение быстрой, бесперебойной иэффективной работы учреждений.

Делопроизводствосостоит из документооборота идокументирования.

Документооборотвключает в себя комплекс работ с готовымидокументами, созданными данным учреждениеми полученными извне: прием, распределение,регистрация, контроль исполнения,справочная работа, формирование дел,хранение и использование документации,движение документной информации поинстанциям.

Подсистемой документирования понимаетсясовокупность процессов по созданиювсех видов документации, отражающихдеятельность учреждения, организацииили предприятия.Документированиевключает все операции по подготовке,составлению, согласованию, оформлениюи изготовлению документа.

2.Основные понятия документирования исистемы делопроизводства. (Документ,информация, делопроизводство,документооборот и т.д.).

Документ— средство закрепления различнымиспособами на специальном материалеинформации о фактах, событиях, явленияхобъективной действительности имыслительной деятельности человека. Взависимости от используемого дляфиксирования информации материаларазличают документы на бумажной основе,фотопленке, магнитной или перфорированнойленте и т. д.;

Системаделопроизводстваилисистема документооборота позволяетсоздать ресурс информации о деятельностиорганизации, который может поддерживатьпоследующую деятельность и отдельныеуправленческие решения, а такжеобеспечивать подотчетность всемзаинтересованным сторонам

Информация—сведения о чём-либо, независимо от формыих представления

«Делопроизводство»определяется следующим образом: отрасльдеятельности, обеспечивающаядокументирование и организацию работыс официальными документами;

Организацияработы с документами предполагаетпроектирование документооборотаучреждения, т. е. движения документов смомента их создания или получения доопределения их на архивное хранениеили уничтожение, а также рациональноеи оперативное использование их в текущейдеятельности учреждения.

Реквизит–это отдельно взятый обязательный элементлюбого документа(печать, подпись, дата,номер и т.д.).

Системадокументации– это совокупность взаимосвязанныхдокументов, применяемых в определеннойсфере деятельности.

Описьдел– это архивный справочник, представляющийсобой систематизированный переченьзаголовков дел и предназначенный дляраскрытия состава и содержания дел,закрепления их систематизации внутрифонда и учета дел. Одновременно описьдел является учетным документом иосновным видом научно-справочногоаппарата к документам, обеспечивающимоперативный поиск дел.

  1. Классификация документов по признакам однородности.

Вседокументы, обращающиеся на предприятии,могут классифицироваться по следующимпризнакам.

Понаименованиюсуществует множество разновидностейдокументов. Приведем лишь некоторые:приказы, распоряжения, планы и отчеты,акты, протоколы, договоры, уставы,инструкции, справки, докладные,объяснительные записки, служебныеписьма, телеграммы, стандарты, техническиеусловия, платежные требования и поручения,доверенности и т.д.

Поспособу фиксацииинформации документы бывают письменные(рукописные, машинописные, типографские,подготовленные на множительных аппаратах,напечатанные на персональных компьютерах),графические и фотофоно-кинодокументы.

Постепени сложностидокументы классифицируют на простые исложные. Простые — это документы, вкоторых рассматривается один вопрос,в сложных освещается несколько вопросов.

Постепени гласностиразличают документы открытые (несекретные)и документы с ограниченным доступом.Документы с ограниченным доступомбывают разной степени секретности:совершенно секретные, секретные,документы для служебного пользования(ДСП), с грифом «конфиденциально».

Поюридическойсиле документы подразделяют на подлинныеи подложные. Подлинные документы бываютдействительные и недействительные.Недействительным документ становитсяв результате истечения срока действияили отмены его другим документом.

Посрокам исполнениядокументы классифицируются на срочныеи несрочные. Срочными являются документысо сроками исполнения, установленнымизаконом и соответствующими правовымиактами, а также телеграммы и другиедокументы с грифом «срочно».

Попроисхождениюдокументы классифицируют на служебные,подготовленные на предприятиях, ворганизациях, и личные (письма гражданс изложением жалоб, предложений, просьб).

Посрокам хранениядокументы делятся на документы временногои постоянного срока хранения. Документывременного хранения в свою очередьподразделяются на документы со срокомхранения до 10 лет и свыше 10 лет.

Постепени обязательностидокументы бывают информационные,содержащие сведения и факты опроизводственной и иной деятельностиорганизаций, и директивные — обязательныедля исполнения, носящие характерюридической или технической нормы.

Постепени унификацииразличают документы индивидуальные,типовые, трафаретные, примерные иунифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальныедокументыразрабатываются конкретными организациямидля внутреннего пользования.

Типовымиявляютсядокументы, создаваемые вышестоящимиорганами для организаций с однороднымифункциями и носят обязательный характер.

Трафаретныедокументыимеют заранее напечатанный текст спробелами, которые заполняются приокончательном оформлении документа взависимости от конкретной ситуации.Такие документы перспективны, т.к.экономят время на подготовку.

Примерныедокументы носят ориентировочный характери используются для составления иоформления документов по аналогии.

Анкета-способ представления унифицированноготекста, при котором постоянная информациярасполагается в левой части листа, апеременная вносится в документ в процессеего составления в правую часть листа.

Таблица-документ, в котором постоянная информацияразмещается в заголовках граф и боковика(заголовки строк), а переменная (в цифровомили словесном выражении) — на пересечениисоответствующих граф и строк.

Текст,представленный в виде таблицы, обладаетбольшой информационной емкостью,позволяет строго классифицировать икодировать информацию и легко суммироватьаналогичные данные. В табличной формеоформляются штатное расписание, план,график отпусков и другие документы.

  1. Классификация документов по способам оформления.

Поспособу фиксации информации документыбывают письменные (рукописные,машинописные, типографские, подготовленныена множительных аппаратах, напечатанныена персональных компьютерах), графическиеи фотофоно-кинодокументы.

  1. Порядок оформления машинописных документов.

Правиламашинописного оформления документов

Основныеправила при оформлении документов:

текстдокумента печатается через 1,5 межстрочныхинтервала;

первуюстроку каждого абзаца текста следуетпечатать, отступив на 5 знаков от границылевого поля;

реквизиты(кроме текста), состоящие из несколькихстрок, печатают через один межстрочныйинтервал;

реквизитыдокумента отделяют друг от друга 2-3межстрочными интервалами;

расшифровкуподписи в реквизите “Подпись” печатаютна уровне последней строки наименованиядолжности без пробела между инициаламии фамилией;

еслизаголовок к тексту превышает 150 знаков(5 строк), его допускается продлевать дограницы правого поля;

точкув конце заголовка не ставят;

вдокументах, оформленных на двух и болеелистах, нумеруются второй и последующиелисты;

номерастраниц проставляются посерединеверхнего поля листа арабскими цифрамибез слова “страница” на расстоянии неменее 10 мм от верхнего края листа.

Реквизитыуправленческих документов и правилаих оформления

Вперечень реквизитов ОРД входят:

1.Государственный герб.

2.Эмблема предприятия.

3.Код организации по общегосударственномуклассификатору организаций.

4.Код формы документа по общегосударственномуклассификатору управленческойдокументации.

5.Наименование министерства.

6.Наименование организации.

7.Наименование структурного подразделения.

8.Индекс предприятия связи, почтовый ителеграфный адрес, номер телетайпа,номер телефона, номер счета в банке.

9.Название вида документа.

10.Дата.

11.Индекс.

12.Ссылка на индекс и дату входящегодокумента.

13.Место составления или издания.

14.Гриф ограничения доступа к документу.

15.Адресат.

16.Гриф утверждения.

17.Резолюция.

18.Заголовок к тексту.

19.Отметка о контроле.

20.Текст.

21.Отметка о наличии приложения.

22.Подпись.

23.Гриф согласования.

24.Визы.

25.Печать.

26.Отметка о заверении копии.

27.Фамилия исполнителя и номер его телефона.

28.Отметка об исполнении документа инаправлении его в дело.

29.Отметка о поступлении.

Реквизиты:

“Кодорганизации” и “Код формы документа”располагаются в правом верхнем в двестроки. Сначала код организации, а потомкод управленческой документации.

“Наименованиеминистерства” и “Наименованиепредприятия” указывается в полномсоответствии с правовыми актами.

“Наименованиеструктурного подразделения” –применяется только внутри предприятия.

“Адресныеданные предприятия” – используютсятолько при переписке.

“Названиевида документа” – приказ, акт, справка,должностная инструкция и т.д.) указываетсяво всех служебных документах, кромеписем.

“Дата”– оформляются цифровым способом,арабскими цифрами, в следующейпоследовательности: день месяца, месяц,год.

“Индекс”– регистрационный номер, присваиваетсякаждому исходящему, внутреннему ивходящему документу при его регистрации.

“Ссылкана индекс и дату входящего документа”– проставляется только на ответныхисходящих письмах, ниже даты и индексаписьма.

“Местосоставления или издания” – указываетсяна каждом документе, кроме письма, накотором имеется почтовый адрес.

“Грифограничения доступа к документу” –указывается, если документ содержитсведения ограниченного распространения.Используются грифы : “Для служебногопользования”, “Секретно” и т.п.

“Адресат”– располагается в правом верхнем углудокумента.

“Грифутверждения” – должен состоять изслова “УТВЕРЖДАЮ”, наименованиедолжности лица утверждающего документ,личной подписи, ее расшифровки и даты.

“Резолюция”– включает фамилию и инициалы исполнителя,содержание поручения и срок исполнения.Резолюция обязательно датируется иподписывается и проставляется в правомверхнем углу, между реквизитами“Адресат”и “Текст”.

“Заголовокк тексту” – содержит краткое содержаниедокумента.

“Отметкао контроле” – только тех документов,которые взяты на контроль.

“Текст”– содержательная часть документапредставленная связным текстом.Требования к текстам служебных документов:

–краткостьи точность изложения информации,исключение двоякого толкования;

–объективностьи достоверность информации;

–составление,по возможности, простых, т.е. содержащиходин вопрос, документов для облегченияи ускорения работы с ними;

–структурированиетекста документа, деление его на такиесмысловые части, как: введение,доказательство, заключение.

–широкоеиспользование трафаретных и типовыхтекстов при описании повторяющихсяуправленческих ситуаций.

“Отметкао наличии приложения” – указываетсяколичество листов и количество экземпляровпри наличии в документе приложения.

“Подпись”– входит наименование должности лица,подписывающего документ, личная подписьи ее расшифровка. При подписи документанесколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой впоследовательности, соответствующейзанимаемой должности.

“Грифсогласования” – состоит из слова“СОГЛАСОВАНО”, наименование должностилица, с которым согласован документ.

“Виза”– используют для внутреннего согласованиядокументов.

“Печать”– ставится на наиболее важных документах,подтверждая их подлинность.

“Отметкао заверении копии” – проставляетсяниже реквизита подпись и включаетзаверительную надпись “Верно”,наименование должности лица, заверяющегокопию, его личную подпись, ее расшифровкуи дату заверения.

“Фамилияисполнителя и номер его телефона” –располагают на лицевой или оборотнойстороне последнего листа документа.

“Отметкаоб исполнении документа и направленииего в дело” – для последующего храненияи использования в справочных целях.

“Отметкао поступлении” – проставляется навходящих документах с помощью специальногорегистрационного штампа или от руки.

  1. Порядок приема, обработки и прохождения поступающей корреспонденции.

Приемпоступающих в организациюдокументов осуществляетсяцентрализованно экспедицией илисотрудниками службы документационногообеспечения управления (ДОУ).

Факсимильныесообщения и сообщения, поступающие поэлектронной почте, могут приниматьсядецентрализовано: как службой ДОУ, таки секретарем, секретарем-референтом,ответственным за делопроизводствоструктурного подразделения. При этомвся корреспонденция, поступающая ворганизацию, в том числе заказная иконфиденциальная, должна проходитьэкспедиционную обработку.

Припоступлении документов, прежде всего,проверяется правильность их доставкии целостность упаковки:ошибочнополученная корреспонденция возвращаетсяна почту или пересылается адресату;

полученнаяв поврежденной упаковке корреспонденцияособенно тщательно проверяется наполноту присланных материалов и наличиемеханических повреждений.

Приполучении факсимильного сообщенияпроверяется количество полученныхстраниц и их читаемость. О неполномполучении сообщения или плохом качествеотдельных страниц сообщается отправителю.Вэкспедиции вскрывается вся корреспонденция,за исключением имеющей гриф «Лично».

Послевскрытия конвертов проверяетсяправильность вложения и его целостность,т.е. наличие всех страниц документа ивсех приложений. При необходимости кполученным документам следует приложитьперечень выявленных дефектов.

В особосерьезных случаях повреждения илиполучения неполных комплектов документовсотрудник, производящий приемкорреспонденции, составляет акт,который присоединяется к документам,и вместе с ними передает его дляутверждения и принятия решения поданному факту.

Привскрытии упаковка уничтожается,при этом исключения делаются в следующихслучаях:вполученных документах нет обратногоадреса и фамилии отправителя, но ониесть на упаковке;

вдокументах не проставлена дата и ееприходится устанавливать по почтовомуштемпелю;

полученадоплатная корреспонденция;

полученныйдокумент по смыслу носит личный характер,а на конверте гриф «Лично»отсутствует. 

Сохраняютсятакже конверты и от документов, поступившихс уже просроченным сроком исполнения.В этом случае штемпель на конверте можетслужить доказательством дня получениядокумента.

 Навсех входящих документах должна бытьпроставленаотметкао поступлении документаворганизацию (реквизит29),котораясостоит из даты получения и учетногопорядкового номера. Типичной ошибкой,допускаемой при обработке входящейкорреспонденции, является учет толькодокументов, подлежащих дальнейшейрегистрации.

Остальные документы(рекламные и информационные письма,приглашения и многие другие) остаютсянеучтенными, хотя при их получении былозатрачено время на вскрытие конверта,ознакомление с содержанием, определение,кому из работников может потребоватьсяполученная информация, передачу документаданному работнику.

Входящий документопоток втаком случае указывается значительноуменьшенным, а время на обработкунеучтенной корреспонденции невозможноподсчитать. Отсюда нередко возникаютнедоразумения между работниками,получающими и обрабатывающими поступающуюкорреспонденцию, и руководством, котороене может увидеть выполненную работу вовсем объеме.

 Отметкао поступлении может проставляться вправом нижнем углу первой страницыдокумента в виде штампа, от руки илиэлектрическим штемпелевателем.4Припроставлении отметки о поступлениидокумента в организацию необходимоучитывать следующие моменты:-есликорреспонденция не вскрывается, тоотметка ставится на конвертах и упаковкепакетов;

-еслик письму прилагается документ(ы), тоцелесообразно дублировать отметку напервом листе приложения;

-еслидокумент подлежит централизованномухранению в службе ДОУ, то на него напервом листе документа в верхнем правомили нижнем левом углу документа ставитсядополнительная отметка (возможноштампом): «Подлежит возврату в службуДОУ»;

-еслина конверте имеются надписи «Срочно»,»Вручить немедленно» и другие,отмечается точное время их получения;

-еслидокумент является повторным, то при егополучении устанавливается поинформационно-поисковой системеместонахождение ранее присланногодокумента по данному вопросу и напоступившем документе делаетсясоответствующая отметка.

Припоступлении документов в нерабочеевремя они принимаются дежурнымсотрудником. Первичная обработкадокументов должна осуществляться вдень их поступления в службу ДОУ или впервый рабочий день при поступлениидокументов в нерабочее время.

 5Ворганизации целесообразно установитьединый порядок, согласно которому вседокументы, в том числе полученныеработниками в командировках в другихорганизациях и от посетителей, проходилибы экспедиционную обработку.

Поступающиев организацию документы образуют потоквходящей корреспонденции,которая, пройдя необходимые стадииобработки, разбившись на «ручейки» ввиде конкретных поручений, попадает вконечном итоге к конкретным сотрудникамдля ознакомления и на исполнение.

Вподразделениях из документов,подготовленных сотрудниками, такжеформируются документопотоки, которыев результате сливаются в единый потокотправляемой корреспонденции.

Крометого, в организациях, как правило,циркулируют документы, созданные в нейи не предназначенные к выходу за еепределы — потокивнутренней документации. Ихпуть начинается у одних сотрудников -авторов и заканчивается у другихсотрудников -исполнителей. Так чтоначало пути — это отправка документов,а продолжение — получение документов.

  1. Оформление, передача, прием, регистрация телефонограмм, факсимильных сообщений.

 Оформитетелефонограмму в адрес делового партнера,недостающие реквизиты укажитесамостоятельно.

наименование ведомстваДиректору ОАО Кондитерская фабрика г. КемеровоА.И. Монастырскому
Промышленновский райпотребсоюз
Передал– офис. менеджерАрсентьев П.Н.тел. 7-45-87Принял – секретарь Соловейчик К.С.

Источник: https://studfile.net/preview/4239295/

Тема 2. Основные понятия и определения делопроизводства

1.2. Основные понятия и определение:  Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления,

Вопросы:

1. Место делопроизводства в системах управления. Значение рациональной организации делопроизводства в процессе управленческой деятельности.

2. Сущность и элементы делопроизводства. Государственная система документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и Унифицированная система документации (УСД); необходимость, цель и задачи их введения.

Краткий алгоритм технологии управления может быть представлен следующим образом: принятие решения Þ организация его выполнения Þ контроль за выполнением. Первому элементу этой схемы уделяется особое внимание, поскольку любое решение не возникает из ничего. Оно может быть принято только на базе информации по тому или иному вопросу.

Под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

С точки зрения содержания или области деятельности, в которой используется информация, условно выделяют следующие ее виды: управленческая, научная, техническая, сельскохозяйственная, медицинская и т.д.

Управленческая информация используется учреждениями, организациями и предприятиями в целях управления народным хозяйством и отдельными его структурами. Она должна быть:

полная (содержательная);

оперативная;

своевременная;

достоверная;

адресная;

доступная для восприятия.

Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия управленческого решения.

В условиях рыночной экономики, когда очень быстро меняется законодательство и экономическая ситуация в стране, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем продается и покупается. Таким образом, информация стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет и ситуацией.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует специальных профессиональных знаний. От того как поставлена эта работа зависит оперативность, четкость, слаженность в деятельности любой организации.

Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальными ее носителями являются документы.

Слово «документ” с латинского означает свидетельство, способ доказательства.

Документ или документированная информация определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В следующем определении «документа” отражается его роль как средства коммуникации и исторического источника.

Документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и в пространстве.

Таким образом, понятие «документ” существует в единстве двух сторон: информации и носителя записи.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами.

Под реквизитом документа понимается обязательный элемент оформления официального документа.

С латинского requisitum переводится как требуемое, необходимое.

Создание документов обозначается термином «документирование”.

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

(на бумаге, дискете, диске, кинопленке, по эл. почте)

Особенности носителя и способа записи информации во многом определяют технологию и правила создания документов. Вместе с тем основополагающие требования к документированию распространяются на все группы документов независимо от их вида.

Информационно-документационное обслуживание выполняет специальное структурное подразделение:

управление делами;

общий отдел;

канцелярия;

секретариат или секретарь-референт (в малых предприятиях).

Документация создается практически во всех сферах жизни общества и отличается большим разнообразием. Первой ступенью в систематизации документов с точки зрения назначения и правового статуса принято считать их разделение на личные и официальные (управленческие, научные, конструкторские, технологические и др.).

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Основную часть официальной документации составляет документация, используемая при реализации функций управления. Управленческая документация имеет универсальный характер и создается в деятельности всех органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадлежит к двум документационным системам: организационно-распорядительной и специальной.

Система организационно-распорядительной документации (СОРД) — это система документации, фиксирующей решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

В составе ОРД выделяются подсистемы организационной, распорядительной, справочно-информационной  и документации по личному составу.

В специальных системах документации отражается специфика деятельности систем управления.

Специальные системы обслуживают отдельные функции управления или отрасли деятельности государства. Например, система плановой, финансовой документации, документации по МТС и сбыту, а также системы документации в отраслевом разрезе — промышленность, транспорт, торговля и т.д.

Организационно-распорядительные функции в управлении реализуются с помощью документов различных видов и назначения.

Вид документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (или группа документов одинакового наименования).

Например, отчет, опись, протокол, план и т.д. Могут быть разновидности документов. Например, разновидность плана — годовой план.

Так, создание организации как юридического лица сопровождается принятием учредительных документов (устав, положение, учредительный договор).

Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами.

Управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.). Заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов.

Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе.

Информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется с помощью писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей. В организации готовятся акты, отчеты, справки, докладные записки и другие документы. При оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.).

Таким образом, документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам (т.е.

вопросам общего руководства предприятием и его производственной деятельностью).

Вторая группа — документы по функциям управления (такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений).

Основной признак классификации документов – содержание документа.

Документы классифицируются:

·     по наименованиям (служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.);

·     по месту составления:

*    внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия);

*    внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц):

 входящие (поступившие в организацию)

 исходящие (отправленные из организации)

·     по содержанию:

*    простые (посвященные одному вопросу);

*    сложные (охватывающие несколько вопросов);

·     по форме:

*    индивидуальные (содержание каждого документа имеет свои особенности);

*    трафаретные (часть документа отпечатана, часть заполняется при составлении);

*    типовые (созданные для группы однородных предприятий);

·     по срокам исполнения:

*    срочные (требующие исполнения в определенный срок);

*    несрочные (срок исполнения не установлен);

·     по происхождению:

*    служебные (затрагивающие интересы предприятия, организации);

*    личные (касающиеся конкретного лица и являющиеся именными);

·     по виду оформления (подлинники, копии, выписки, дубликаты);

·     по средствам фиксации (письменные, графические, фотокинодокументы и т.д).

·     по срокам хранения

       постоянного хранения;

       временного хранения.

Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия”), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом.

На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа , а выписка из того или иного раздела. при оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана.

правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат”), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.

Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Под юридической силой документа понимается свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

•    издавать документы только в пределах своей компетенции;

• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись.

Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью.

Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами называют делопроизводством или документационным обеспечением управления.

Делопроизводство должно совершенствоваться на основе единообразия форм документов и методов их обработки в различных учреждениях.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, организаций независимо от формы собственности (СТП).

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности называют унифицированной системой документации (УСД).

УСД необходимы:

1)    для сокращения объемов документов;

 2) снижение затрат на составление и отработку документов.

УСД состоит из совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Одной из унифицированных систем документации является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД представляет собой комплекс стандартов, взаимосвязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования , построению и оформлению документов, используемых для решения управленческих задач в условиях применения экономико-математических методов, средств вычислительной техники и традиционных методов обработки документов.

Унифицированная форма документа (УФД) — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

УФД подразделяются на общероссийские, отраслевые и унифицированные формы документов предприятия.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов.

Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Основой для систематизации документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

В ОКУД включены унифицированные формы, относящиеся к следующим унифицированным системам:

организационно-распорядительной документации;

первичной документации;

банковской документации;

финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

отчетно-статистической документации;

учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

документации по труду;

документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

внешнеторговой документации.

Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Разделы ОКУД ведутся различными ведомствами с различной оперативностью и полнотой.

Источник: https://www.std72.ru/dir/deloproizvodstvo/dokumentirovanie_upravlencheskoj_dejatelnosti/tema_2_osnovnye_ponjatija_i_opredelenija_deloproizvodstva/241-1-0-4382

Организация труда работников

1.2. Основные понятия и определение:  Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления,

Важным шагом по пути улучшения документооборота явилась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также классификацию и индексацию документальных материалов на основе применения современной техники. Цель ЕГСД — довести до уровня общей нормы апробированные и оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы обработки и защиты служебной информации. ЕГСД призвана решить следующие главные задачи:

  • — документирование;
  • — труд;
  • — механизацию делопроизводственных процессов.

Поэтому ЕГСД представляет собой свод основных правил, нормативов, рекомендаций по делопроизводству.

Большую помощь в вопросах документирования оказали государственные стандарты на управленческую документацию.

Основной задачей стандартов на организационно-распорядительную документацию является унификация, т. е.

введение единообразия состава и форм документов в сфере управления, что позволяет более эффективно использовать электронно-вычислительную и организационную технику при работе с документами.

Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающего вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы учреждений.

Делопроизводство состоит из следующих моментов: документооборота и документирования.

Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.

Документирование это совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, ЕГСД, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

Деятельность каждого учреждения осуществляется в соответствии с задачами, поставленными перед ним его Положением. В процессе осуществления этих задач служащими государственных учреждений создаются служебные документы, которые отражают деятельность учреждения.

Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксируемой информации является документ.

Документ — средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В зависимости от используемого для фиксирования информации материала различают документы на бумажной основе, на фотопленке, магнитной или перфорированной ленте и т. д.

В управленческой деятельности используются главным образом текстовые документы на бумажной основе, т. е. рукописные, машинописные и типографские. Такие документы называют управленческими, а их совокупность управленческой документацией.

Документы классифицируют по видам деятельности, происхождению, назначению, месту составления, наименованию, количеству отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания и ряду других признаков.

В делопроизводстве различают административное или общее делопроизводство и специальное делопроизводство.

К административному делопроизводству относятся документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполнительной деятельности учреждений, в органах государственного управления, суда, прокуратуры, в общественных организациях, в администрации предприятий и учреждений.

Документация, применяемая при оформлении распорядительно — исполнительной деятельности органов государственного управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД). Входящие в эту систему документы условно подразделяются на три группы:

  • — организационные (положения, уставы, инструкции, правила);
  • — распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения);
  • — справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, перечни).

К специальному делопроизводству относятся документы, специфичные для каждой из специальных функций управления (транспорт, связь, статистика, юриспруденция, военное дело и т. д.).

По происхождению документы делятся на служебные и личные. Служебные документы исходят от имени учреждений или представляющих их должностных лиц, а личные — от имени отдельных граждан (например, заявления, жалобы).

По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений и как средство передачи информации на расстояние (письма, телеграммы и пр.).

По месту составления документы подразделяются на внутренние, составленные в данном учреждении и используемые внутри его, и внешние, поступающие от других организаций и лиц.

По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, анкеты, ведомости, инструкции и т. д. В некоторых видах выделяют подвиды, так, например, акт (акт приемо-передачи дел, дефектный акт, акт о недостаче и др.).

По количеству отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов).

По срокам исполнения и хранения документы делятся на следующие виды:

по срокам исполнения — на срочные и несрочные документы;

по срокам хранения — постоянного (вечного) хранения; временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет).

По степени подлинности документы подразделяют :

на черновики (предварительная редакция документа);

на подлинники (документ в окончательной редакции);

на копии (повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника, т.е. воспроизведение всех реквизитов подлинника).

По технике создания документы бывают рукописные, машинописные и типографские.

В последние годы большое внимание уделяется вопросам защиты информации, накапливаемой, хранимой и обрабатываемой в делопроизводстве ЭВМ и построенных на их основе вычислительных системах.

При этом под защитой информации делопроизводства понимается создание в ЭВМ и вычислительных системах организованной совокупности средств, методов и мероприятий, предназначенных для предупреждения искажения, уничтожения или несанкционированного использования защищаемой информации.

проблемы защиты информации зарубежными специалистами интерпретируется следующим образом. По мере развития и усложнения средств, методов и форм автоматизации процессов обработки информации повышается ее уязвимость. Основными факторами, способствующими повышению этой уязвимости, являются:

  • 1. Резкое увеличение объемов информации в делопроизводстве, накапливаемой, хранимой и обрабатываемой с помощью ЭВМ и других средств автоматизации.
  • 2. Сосредоточение в единых базах данных информации различного назначения и различной принадлежности.
  • 3. Резкое расширение круга пользователей, имеющих непосредственный доступ к ресурсам вычислительной системы и находящимся в пей массивам данных.
  • 4. Усложнение режимов функционирования технических средств вычислительных систем: широкое внедрение многопрограммного режима, а также режимов разделения времени и реального времени.
  • 5. Автоматизация межмашинного обмена информацией, в том числе и на больших расстояниях.

В этих условиях возникает уязвимость двух видов: с одной стороны, возможность искажения или уничтожения информации (т. е. нарушения ее физической целостности), а с другой — возможность несанкционированного использования информации (т. е.

опасность утечки информации ограниченного пользования). Второй вид уязвимости вызывает особую озабоченность пользователей ЭВМ и автоматизированных систем за рубежом, в связи с чем этому аспекту рассматриваемой проблемы уделяется повышенное внимание.

Основными потенциально возможными каналами утечки информации специалисты считают следующие:

  • 1. Прямое хищение носителей и документов, обращающихся в процессе функционирования автоматизированных систем.
  • 2. Запоминание или копирование информации, находящейся на машинных и на немашинных носителях.
  • 3. Несанкционированное подключение к аппаратуре и линиям связи или незаконное использование «законной» (т. е. зарегистрированной) аппаратуры системы (чаще всего терминалов пользователей).
  • 4. Несанкционированный доступ к информации за счет специального приспособления математического и программного обеспечении.
  • 5. Перехват электромагнитных волн, излучаемых аппаратурой автоматизированных систем в процессе обработки информации.

Чтобы исключить возможность неоднозначных толкований, сначала дадим определения терминам которые будут встречаться при изучении защищенного делопроизводства.

  • 1. БЕЗОПАСНОСТЬ. Безопасность данных — это защита данных от случайного или преднамеренного разрушения, раскрытия или модификации. Безопасность в ЭВМ имеет отношение к технологическим мерам предосторожности и управляющим процедурам, которые могут быть приложены к аппаратным средствам, программам и данным в ЭВМ, чтобы гарантировать, что данные, помещаемые на хранение некоторой организацией или отдельным лицом, будут защищены.
  • 2. СЕКРЕТНОСТЬ. Секретность — это понятие, которое употребляется по отношению к отдельным лицам. Это есть право лица решать, какую информацию он желает разделить с другими, а какую хочет скрыть от других.

Проблема секретности не возникла с появлением вычислительной техники, но повышенный интерес к ней, может быть, лежит в возможности вычислительных машин хранить большие количества легко используемых данных.

Не существует прямой связи между секретностью и безопасностью. ЭВМ, обеспечивающую абсолютную безопасность (если такая существует), можно использовать таким образом, что секретные данные могут быть раскрыты.

3. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ. Конфиденциальность — это понятие, которое употребляется по отношению к данным. Это статус, предоставленный данным и согласованный между лицом или организацией, предоставляющей данные, и организацией, получающей их; оно определяет требуемую степень защиты.

Конфиденциальность данных относится не только к данным отдельных лиц, но и к любым данным, составляющим чью-либо собственность, или к секретным данным, обращение к которым требует конфиденциальности.

4. ЦЕЛОСТНОСТЬ. Целостность данных имеет место тогда, когда данные в системе не отличаются от данных в исходных документах, т. е. не произошло их случайной или преднамеренной замены или разрушения.

Организационные формы защищенного делопроизводства

Организация делопроизводства в учреждениях определяется инструкциями по делопроизводству.

Министерства и ведомства на основе положений ЕГСД утверждают инструкции по делопроизводству для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых могут разрабатываться индивидуальные инструкции по делопроизводству применительно к условиям конкретных учреждений.

Инструкции по делопроизводству являются нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности.

К инструкции прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карточки, номенклатуры дел, описи и т.п.

), справочно-методический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; схемы документооборота и т.д.)

Делопроизводство в учреждениях организуется на основе полной или частичной централизации в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.

По объему документооборота учреждения делятся на категории:

1 категория — учреждения с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;

II категория — от 25 000 до 100 000 документов в год;

III категория — от 10 000 до 25 000 документов в год;

IV категория — до 10 000 документов в год.

В зависимости от структуры учреждения и объема документооборота система делопроизводства может быть централизованной или смешанной.

При централизованной системе все документы учреждения и все операции, связанные с ними (прием, регистрация, контроль исполнения, отправка документов, их формирование в дела), осуществляются одной структурной частью учреждения или одним лицом.

При смешанной системе делопроизводства некоторые операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются канцелярией, а такие, как регистрация, оформление и составление документов, формирование дел, производятся как в канцелярии, так и в других структурных подразделениях.

В учреждениях с небольшим документооборотом применяется централизованное делопроизводство. Смешанная система применяется в крупных учреждениях с большим документооборотом.

Должностной состав и обязанности работников делопроизводства

Единой номенклатурой должностей служащих определен следующий состав работников делопроизводства:

Начальник канцелярии

Заместитель начальника канцелярии

Помощник руководителя учреждения

Секретарь коллегии

Методист

Заведующий архивом

Заведующий экспедицией

Редактор

Корректор

Инспектор

Секретарь — стенографистка

Делопроизводитель

Секретарь

Стенографистка

Машинистка

Экспедитор

Курьер

Должностные обязанности работников делопроизводства даны в Квалификационном справочнике должностей служащих, в котором по каждой должности указано, что должен знать работник, его основные обязанности и квалификационные требования.

Общие требования к условиям труда работников делопроизводства

Условия труда — совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда .

К числу основных факторов относятся: размещение помещений; освещение помещений и рабочих мест; микроклимат; шум; окраска помещений; режим работы (труда и отдыха); создание необходимой чистоты, влажности и температуры воздуха; повышение общей культуры труда.

В процессе труда работников службы делопроизводства рекомендуется проведение регламентированных перерывов для предупреждения утомления. Установить 5-минутные перерывы после каждого часа работы (для машинисток через каждые 45 минут) для проветривания помещений.

Основные требования к оборудованию рабочих мест

В каждом учреждении необходимо осуществлять мероприятия по рациональной организации рабочих мест делопроизводственного персонала. Рабочее место — зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Канцелярский стол является основным рабочим местом служащего.

Расположение орудий труда на рабочей поверхности стола должно быть таким, чтобы очередная рабочая операция начиналась в том месте, где закончилась предыдущая.

На столе должны находиться предметы, которые необходимы в данное время. Стол имеет выдвижные ящики, полки, где помещаются различные канцелярские принадлежности, картотеки, журналы, дела и т.п.

В письменном столе рабочие принадлежности, которыми постоянно пользуется, располагаются на верхних полках или в верхних ящиках; все предметы, которыми пользуются реже, располагаются ниже (например, машинистка в верхнем ящике стола размещает бланки и чистую бумагу, ниже — копировальную бумагу, затем — конверты и в самом низу — ленты пишущей машины, предметы ухода за машиной и др.). Правый верхний ящик письменного стола всегда отводится для наиболее часто употребляемых принадлежностей — карандашей, ручек, резинок, скрепок и т.д. Телефон должен стоять на столе или специальной подставке слева так, чтобы телефонную трубку можно было держать в левой руке, а в правой — ручку для записи необходимой информации. Дополнительная мебель расставляется так, чтобы в любой момент можно было достать предметы не вставая.

Образцовый порядок на рабочем месте — залог высокой производительности труда.

Наиболее удобна мебель следующих габаритов: высота крышки стола над уровнем пола — 71 см, для машинистки — 65-68 см.

Железные шкафы и сейфы служат для хранения секретной документации, печатей, штампов, денег и бланков строгой отчетности. Сейф всегда должен быть закрытым. Открывается только тогда, когда из него берут или кладут необходимый предмет. В сейфе не должно быть ничего лишнего тем более личных вещей сотрудников. Закончив работу, сотрудник должен опечатать сейф.

Ответственность за хранение документов, находящихся на исполнении, возлагается на служащих-исполнителей. Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих подразделениях учреждения. Ответственность за хранение документов несут секретари. Хранение документов вне папок, на столах или в незакрытых ящиках столов строго запрещается.

Ключи от столов, шкафов, сейфов хранятся в местах, установленных руководителем учреждения, или структурных подразделениях.

документооборот защищенный приказ архивный

Источник: https://vuzlit.ru/1998591/organizatsiya_truda_rabotnikov

Scicenter1
Добавить комментарий