1.3. Организационные формы защищенного делопроизводства

3. Организационные основы делопроизводства

1.3. Организационные формы защищенного делопроизводства

Делопроизводство вучреждениях, организациях, на предприятияхимеет 3 основные системы организации:централизованную, децентрализованнуюи смешанную.

Выбор системыделопроизводства зависит от характерадеятельности, функций, организационнойструктуры учреждения, объёмадокументооборота.

Прицентрализованнойсистеме всеоперации, связанные с документационнымобеспечением управления сосредотачиваютсяв одном месте, в единой для всегоучреждения службе ДОУ или у секретаря.

Достоинства этой формы делопроизводствазаключаются в освобождении основныхструктурных подразделений отвспомогательных операций с документами,повышении качества их обработки.

Централизованная форма делопроизводствачаще всего применяется в учреждениях,небольших по объёму работы с документами.

Придецентрализованнойсистемеорганизации делопроизводства все видыработ с документами производятсянепосредственно в структурныхподразделениях учреждения.

Присмешаннойсистемеорганизации делопроизводства одниоперации (приём, отправка корреспонденции)осуществляется службой ДОУ, а другие(регистрация, оформление и составлениедокументов, формирование дел) производитсякак в службе ДОУ, так и в других структурныхподразделениях.

Смешанная формаорганизации делопроизводства применяетсяобычно в крупных подразделениях созначительным объёмом обрабатываемойдокументации. Она позволяет полностьюмеханизировать работу с документами,более рационально использоватьпредназначенные для этих целей техническиесредства.

3.2. Службы документационного обеспечения управления

Документационноеобеспечение управления в организацииосуществляется специальной службой,действующей на правах структурногоподразделения, подчинённого непосредственноруководителю организации. В зависимостиот объёма документооборота и типовыхструктур могут быть следующие службыДОУ: управление делами, общий отдел,канцелярия, административно-хозяйственныйотдел и др.

Всостав управления деламивходят: канцелярия (бюро правительственнойпереписки, экспедиция, машинописноебюро, копировально-множительное бюро),инспекция при руководителе, секретариат(приёмная, секретариат руководителя,секретариаты заместителей руководителя,секретариат коллегии, протокольноебюро), отдел совершенствования работыс документами, отдел писем (жалоб),центральный архив.

Всостав канцеляриивходят подразделения по учёту ирегистрации, контролю, совершенствованиюработы с документами, рассмотрениюписем и жалоб, секретариат, экспедиция,бюро машинописи и стенографии,копировально-множительное бюро, архив.

Всостав общегоотделавключаются канцелярия, группа контроля,группа совершенствования работы сдокументами, группа писем (жалоб),копировально-множительная служба, бюромашинописи и стенографии, архив.

Ворганизациях, не имеющих службы ДОУ, еёфункции выполняет секретарьруководителя или специально назначенноедолжностное лицо.

Структураи штатыслужбы ДОУ устанавливаются в соответствиис положениемо ней и в зависимости от объёмадокументооборота и функций, возлагаемыхна данную службу. Работа службы ДОУрегламентируется положениемоб этой службе,а деятельность работников службы ДОУ– должностнымиинструкциями.Они разрабатываются руководителемслужбы и утверждаются руководителеморганизации.

СлужбаДОУ осуществляет следующие основныефункции: внедрениегосударственных нормативов и разработокпо совершенствованию документирования;разработку и внедрение рациональныхформ документов и организацию работыс документами с учётом ведомственнойспецифики; контроль за соблюдениемстандартов на документы; экспедиционнуюобработку и доставку документовисполнителям; регистрацию документови учётно-справочную работу; контрольисполнения документов; формирование,оформление, хранение дел и выдачу ихдля использования; оформление, изданиеи рассылку документов; машинописноеизготовление, копирование и размножениедокументов; организационное и методическоеруководство, контроль за работой сдокументами в структурных подразделенияхорганизации.

Основныезадачи, решаемые в процессе управлениядокументацией предприятия,являются:

  • организация рационального документооборота,
  • контроль исполнения документов,
  • оперативное хранение документов,
  • архивное хранение документов.

Конечной целью деятельности по управлениюдокументацией является

создание условий, обеспечивающихэффективную обработку документированнойинформации в обусловленные содержаниемдеятельности предприятия сроки и снаименьшими материальными затратами.

Источник: https://studfile.net/preview/2492930/page:3/

Основы защищенного делопроизводства (Ч.1)

1.3. Организационные формы защищенного делопроизводства

Основы защищенного делопроизводства (Ч.1)
   Авторы: О.Б. Макаревич, Л.К. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко   Пособие составлено на основе практического опыта государственных и коммерческих предприятий с учетом действующих нормативно-методических документов Российской Федерации.   Содержит материал по двум неразрывно связанным компонентам делопроизводства:   — организация работы с документами;   — составление документов и правила их оформления.   Требования к оформлению документов даны на основе стандарта ГОСТ Р 6.30-97, введенного в действие с 1 июля 1998 года.1. Основы защищенного делопроизводства 31.1. Организация труда работников делопроизводства 51.2. Основные понятия и определения 61.3. Организационные формы защищенного делопроизводства 91.4. Должностной состав и обязанности работников делопроизводства 101.5. Общие требования к условиям труда работников делопроизводств 122. Документирование управленческой деятельности предприятия 132.1. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления 132.2. Требования к бланкам документов 252.3. Правила машинописного и компьютерного оформления документов 263. Подготовка и оформление основных видов документов 283.1. Организационные документы 283.2. Распорядительные документы 303.3. Информационно-справочные документы 324. Технология работы с документами на предприятии 364.1. Элементы организации документооборота  364.2. Регистрация документов 384.3. Контроль исполнения документов 404.4. Систематизация документов 414.5. Формирование дел 434.6. Подготовка документов к архивному хранению 455. Организация функционирования управления делами 485.1. Основные документы управления 515.2. Организация работы с документами 525.3. Обработка поступающих документов 535.4. Обработка отправляемых документов 575.5. Регистрация и контроль исполнения документов 585.6. Формирование и оформление дел 635.7. Подготовка документов к передачи на архивное хранение 665.8. План работ по совершенствованию делопроизводства 696. Ответственность за неправомерные действия с документами и информацией 717. Литература 758. Приложения 76Формат: PDFЯзык: РусскийСкачать учебникОсновы защищенного делопроизводства (Ч.1) (О.Б. Макаревич, Л.К. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко.)

 

Учебники по бухгалтерскому учёту

Скачать: Учебники по бухгалтерскому учёту. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 3

Учебники по бухгалтерскому учёту

Скачать: Учебники по бухгалтерскому учёту. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 4

Учебники по аудиту

Скачать: Учебники по аудиту. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 5

Учебники по банковскому делу

Скачать: Учебники по банковскому делу. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 6

Учебники по логике

Скачать: Учебники по логике. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 7

Учебники по логистике

Скачать: Учебники по логистике. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 8

Учебники по мировой экономике

Скачать: Учебники по мировой экономике. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 9

Учебники по бизнес-планированию

Скачать: Учебники по бизнес-планированию. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 10

Учебники по бюджетной системе

Скачать: Учебники по бюджетной системе. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 11

Учебники по педагогике

Скачать: Учебники по педагогике. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 12

Учебники по региональной экономике

Скачать: Учебники по региональной экономике. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 13

Учебники по истории экономики

Скачать: Учебники по истории экономики. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 14

Учебники по макроэкономике

Скачать: Учебники по макроэкономике. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 15

Учебники по делопроизводству

Скачать: Учебники по делопроизводству. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 16

Учебники по менеджменту

Скачать: Учебники по менеджменту. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 17

Учебники по микроэкономике

Скачать: Учебники по микроэкономике. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 18

Учебники по отраслевой экономике

Скачать: Учебники по отраслевой экономике. Учебные пособия, лекции, доклады.

Page 19

Учебники по финансовому анализу

Скачать: Учебники по финансовому анализу. Учебные пособия, лекции, доклады.

0

Учебники по экономике (разное)

Скачать: Учебники по экономике (разное). Учебные пособия, лекции, доклады.

1

Учебники по медицине

Скачать: Учебники по медицине. Учебные пособия, лекции, доклады.

2

Учебники по анатомии и физиологии

Скачать: Учебники по анатомии и физиологии. Учебные пособия, лекции, доклады.

3

Учебники по биологии

Скачать: Учебники по биологии. Учебные пособия, лекции, доклады.

4

Учебники по журналистике

Скачать: Учебники по журналистике. Учебные пособия, лекции, доклады.

5

Учебники по биофизике

Скачать: Учебники по биофизике. Учебные пособия, лекции, доклады.

6

Учебники по биохимии

Скачать: Учебники по биохимии. Учебные пособия, лекции, доклады.

Источник: https://studentam.net/content/view/535/

Организационные формы делопроизводства

1.3. Организационные формы защищенного делопроизводства

От правильной постановки делопроизводства в организа­ции зависит оперативность, экономичность, надежность функ­ционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления и др.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий.

Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив учреждения и т.д.).

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации:

-цен­трализованную,

— децентрализованную

— и смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учрежде­ния, объема документооборота и др.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредоточи­ваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, кон­троль исполнения, хранение дел и др.).

Достоинства этой фор­мы делопроизводства заключаются в освобождении основных структур подразделений от вспомогательных операций с доку­ментами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации опера­ций с документами значительно повышается качество их обра­ботки.

Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами.

При децентрализованной форме организации делопроиз­водства все виды работ с документами производятся непосред­ственно в структурных подразделениях учреждения, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно.

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются- службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление доку­ментов, формирование дел) производятся как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.

Смешанная форма организации делопроизводства при­меняется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации.

В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части.

Но наиболее трудо­емкие процессы по приему, учету, отправке корреспонденции и в этом случае целесообразно сосредоточить в одной струк­турной части учреждения.

Смешанная форма организации делопроизводства позво­ляет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

Документационное обеспечение управления в организа­ции осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчи­ненного непосредственно руководителю организации. В зави­симости об объема документооборота и типовых структур мо­гут быть следующие службы ДОУ: управление делами, канце­лярия, общий отдел и др.

В состав управления делами включаются канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководите­ля, секретариаты заместителей руководителя, секретариат кол­легии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально на­значенное должностное лицо.

Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ — долж­ностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку со­трудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разра­батываются руководителем ДОУ и утверждаются руководите­лем организации. По мере надобности должностные инструк­ции могут пересматриваться.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функ­ции:

-внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;

-разработку и внедре­ние рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики;

— контроль за соблюдением стандартов на документы;

-экспедиционную обра­ботку и доставку документов исполнителям;

-регистрацию до­кументов и учетно-справочную работу;

— контроль исполнения документов;

-формирование, оформление, хранение дел и выда­чу их для использования;

-оформление, издание и рассылку до­кументов;

-машинописное изготовление, копирование и раз­множение документов;

— организационное и методическое руко­водство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

Дата добавления: 2018-03-01; просмотров: 1187; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

ПОСМОТРЕТЬ ЁЩЕ:

Источник: https://helpiks.org/9-43423.html

Организация защищенного делопроизводства

1.3. Организационные формы защищенного делопроизводства

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция № 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАЩИЩЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.

Документирование это совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, ЕГСД, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

Деятельность каждого учреждения осуществляется в соответствии с задачами, поставленными перед ним его Положением. В процессе осуществления этих задач служащими государственных учреждений создаются служебные документы, которые отражают деятельность учреждения.

Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксируемой информации является документ.

Документ — средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В зависимости от используемого для фиксирования информации материала различают документы на бумажной основе, на фотопленке, магнитной или перфорированной ленте и т. д.

В управленческой деятельности используются главным образом текстовые документы на бумажной основе, т. е. рукописные, машинописные и типографские. Такие документы называют управленческими, а их совокупность управленческой документацией.

Документы классифицируют по видам деятельности, происхождению, назначению, месту составления, наименованию, количеству отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания и ряду других признаков.

В делопроизводстве различают административное или общее делопроизводство и специальное делопроизводство.

К административному делопроизводству относятся документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполнительной деятельности учреждений, в органах государственного управления, суда, прокуратуры, в общественных организациях, в администрации предприятий и учреждений.

Документация, применяемая при оформлении распорядительно — исполнительной деятельности органов государственного управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД). Входящие в эту систему документы условно подразделяются на три группы:

— организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

— распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения);

— справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, перечни).

К специальному делопроизводству относятся документы, специфичные для каждой из специальных функций управления (транспорт, связь, статистика, юриспруденция, военное дело и т. д.).

По происхождению документы делятся на служебные и личные. Служебные документы исходят от имени учреждений или представляющих их должностных лиц, а личные — от имени отдельных граждан (например, заявления, жалобы).

По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений и как средство передачи информации на расстояние (письма, телеграммы и пр.).

По месту составления документы подразделяются на внутренние, составленные в данном учреждении и используемые внутри его, и внешние, поступающие от других организаций и лиц.

По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, анкеты, ведомости, инструкции и т. д. В некоторых видах выделяют подвиды, так, например, акт (акт приемо-передачи дел, дефектный акт, акт о недостаче и др.).

По количеству отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов).

По срокам исполнения и хранения документы делятся на следующие виды:

по срокам исполнения — на срочные и несрочные документы;

по срокам хранения — постоянного (вечного) хранения; временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет).

По степени подлинности документы подразделяют :

на черновики (предварительная редакция документа);

на подлинники (документ в окончательной редакции);

на копии (повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника, т.е. воспроизведение всех реквизитов подлинника).

По технике создания документы бывают рукописные, машинописные и типографские.

В последние годы большое внимание уделяется вопросам защиты информации, накапливаемой, хранимой и обрабатываемой в делопроизводстве ЭВМ и построенных на их основе вычислительных системах.

При этом под защитой информации делопроизводства понимается создание в ЭВМ и вычислительных системах организованной совокупности средств, методов и мероприятий, предназначенных для предупреждения искажения, уничтожения или несанкционированного использования защищаемой информации.

проблемы защиты информации зарубежными специалистами интерпретируется следующим образом. По мере развития и усложнения средств, методов и форм автоматизации процессов обработки информации повышается ее уязвимость. Основными факторами, способствующими повышению этой уязвимости, являются:

1. Резкое увеличение объемов информации в делопроизводстве, накапливаемой, хранимой и обрабатываемой с помощью ЭВМ и других средств автоматизации.

2. Сосредоточение в единых базах данных информации различного назначения и различной принадлежности.

3. Резкое расширение круга пользователей, имеющих непосредственный доступ к ресурсам вычислительной системы и находящимся в пей массивам данных.

4. Усложнение режимов функционирования технических средств вычислительных систем: широкое внедрение многопрограммного режима, а также режимов разделения времени и реального времени.

5. Автоматизация межмашинного обмена информацией, в том числе и на больших расстояниях.

В этих условиях возникает уязвимость двух видов: с одной стороны, возможность искажения или уничтожения информации (т. е. нарушения ее физической целостности), а с другой — возможность несанкционированного использования информации (т. е.

опасность утечки информации ограниченного пользования). Второй вид уязвимости вызывает особую озабоченность пользователей ЭВМ и автоматизированных систем за рубежом, в связи с чем этому аспекту рассматриваемой проблемы уделяется повышенное внимание.

Основными потенциально возможными каналами утечки информации специалисты считают следующие:

1. Прямое хищение носителей и документов, обращающихся в процессе функционирования автоматизированных систем.

2. Запоминание или копирование информации, находящейся на машинных и на немашинных носителях.

3. Несанкционированное подключение к аппаратуре и линиям связи или незаконное использование «законной» (т. е. зарегистрированной) аппаратуры системы (чаще всего терминалов пользователей).

4. Несанкционированный доступ к информации за счет специального приспособления математического и программного обеспечении.

5. Перехват электромагнитных волн, излучаемых аппаратурой автоматизированных систем в процессе обработки информации.

Чтобы исключить возможность неоднозначных толкований, сначала дадим определения терминам которые будут встречаться при изучении защищенного делопроизводства.

1. БЕЗОПАСНОСТЬ. Безопасность данных — это защита данных от случайного или преднамеренного разрушения, раскрытия или модификации.

Безопасность в ЭВМ имеет отношение к технологическим мерам предосторожности и управляющим процедурам, которые могут быть приложены к аппаратным средствам, программам и данным в ЭВМ, чтобы гарантировать, что данные, помещаемые на хранение некоторой организацией или отдельным лицом, будут защищены.

2. СЕКРЕТНОСТЬ. Секретность — это понятие, которое употребляется по отношению к отдельным лицам. Это есть право лица решать, какую информацию он желает разделить с другими, а какую хочет скрыть от других.

Проблема секретности не возникла с появлением вычислительной техники, но повышенный интерес к ней, может быть, лежит в возможности вычислительных машин хранить большие количества легко используемых данных.

Не существует прямой связи между секретностью и безопасностью. ЭВМ, обеспечивающую абсолютную безопасность (если такая существует), можно использовать таким образом, что секретные данные могут быть раскрыты.

3. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ. Конфиденциальность — это понятие, которое употребляется по отношению к данным. Это статус, предоставленный данным и согласованный между лицом или организацией, предоставляющей данные, и организацией, получающей их; оно определяет требуемую степень защиты.

Конфиденциальность данных относится не только к данным отдельных лиц, но и к любым данным, составляющим чью-либо собственность, или к секретным данным, обращение к которым требует конфиденциальности.

4. ЦЕЛОСТНОСТЬ. Целостность данных имеет место тогда, когда данные в системе не отличаются от данных в исходных документах, т. е. не произошло их случайной или преднамеренной замены или разрушения.

Должностной состав и обязанности работников делопроизводства

Коммерческая тайна

Экз. №2

14. Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Мост-банк

Отдел кредитования

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ЗАО «Вист»

Отдел маркетинга

Ведущему специалисту

Смирновой А.И.

или

Генеральному директору

компании «Луч»

г-ну Рощину В.Б.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций иди подразделений, их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям предприятий

Южного административного округа

Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей:

— наименование организации;

— структурное подразделение;

— должность, фамилия и инициалы;

— почтовый адрес.

— Например:

ОАО «Профит»

Начальнику департамента кадров

Рогову А.В.

113209, Москва

ул. Полянка, 17

Наиболее распространенным является следующий вариант адресования:

Директору ЗАО

«Эра» Г-ну Рудневу И.В.

127408, Москва

ул. Остоженка, 14

стр. 2, офис 5

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, устанавливаемой «Правилами почтовых отправлений РФ».

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце страна, например:

P. Lunin

32-17 Ordinka

Moscow119215

Russia

Адрес письма, отправленного по факсу, указывается следующим образом:

Директору ЗАО

«Развитие»

г-ну Федорову А.И.

ф. (095) 235-41-08

Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков — уголков (см. рис. 1). На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки.

15. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Гранд»

Подпись А.В. Дашков 02.09.98

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол Совета директоров

Источник: https://otherreferats.allbest.ru/management/00220992_0.html

Лекции — Организация защищенного делопроизводства — файл КУРС ЛЕКЦИЙ 1.doc

1.3. Организационные формы защищенного делопроизводства
Лекции — Организация защищенного делопроизводства
скачать (954.6 kb.)

содержание
Реклама MarketGid:

Введение

Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтер­ского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т. п.

Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в про­токолах; распорядительная деятельность директора — в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий — в актах; произ­водственно-хозяйственная деятельность в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления­ пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями ком­мерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители негосударственных и общественных структур нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения и поэтому не учитывают установленных государством правил ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение.

Однако в Основах законодательства РФ об архивном фонде Российской Федерации и архивах, а также в Положении об Архивном фонде Российской Федерации, утверждается Указом Президента РФ 17 марта 1994 г. №552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: госу­дарственная и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды и архивные объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных объединений и организаций, в том числе профес­сиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций, физических лиц. Отнесение документов к составу Архивного фонда Россий­ской Федерации осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (до­говора) после экспертизы их ценности.

Собственники документов негосударственной части Архив­ного фонда РФ должныпредставлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.

Собственники документов негосударственной части Архив­ного фонда РФ обязаны обеспечиватьпостоянное хранение документовв создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях организаций и предприятий.

Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы, а при смене собственника или места хранения документов необходимо информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов.

В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения архивной службы.

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в организации и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией в организациях.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет пред­принимателю работать без внешних (с государственными органами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач произ­водственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Рассмотриморганизационно-распорядительную документацию (ОРД), которая применяется при исполнении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играет особую роль среди всех других систем управленческой документации.

В состав ОРД входят:

организационные документы:

— устав; — структура и штатная численность аппарата управ­ления; — штатное расписание; — правила внутреннего трудового распорядка; — положение о персонале; — положение о структурном подразделении предприятия;

— должностная инструкция;

распорядительные документы:

— приказ; — распоряжение; — указание; — инструкция;

информационно-справочные документы:

— протокол; — акт; — письмо; — докладная и объяснительная записки;

— справка;

— телеграмма; — телефонограмма и др. Важным шагом по пути улучшения документооборота явилась разработка Единой государственной системы делопроиз­водства (ЕГСД), а также классификацию и индексацию документальных материалов на основе применения совре­менной техники. Цель ЕГСД — довести до уровня общей нормы апробированные и оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы обработки и защиты служебной ин­формации. ЕГСД призвана решить следующие главные задачи: — документирование; — труд; — механизацию делопроизводственных процессов. Поэтому ЕГСД представляет собой свод основных правил, нормативов, рекомендаций по делопроизводству.

Большую помощь в вопросах документирования ока­зали государственные стандарты на управленческую документацию.

Основной задачей стандартов на организационно-распорядительную документацию является унификация, т. е.

введение единообразия состава и форм документов в сфере управления, что позволяет более эффективно использовать электронно-вычислительную и организационную технику при работе с документами.

Подделопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающего вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы учреждений. Делопроизводство состоит из следующих моментов: документооборота и документирования.

Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.

Документирование это совокуп­ность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготов­лению документа. Система документирования предполагает наличие опре­деленных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, ЕГСД, инструкциями и ведомственными нормативными докумен­тами о делопроизводстве. Деятельность каждого учреждения осуществляется в со­ответствии с задачами, поставленными перед ним его Положением. В процессе осуществления этих задач служащими государственных учреждений создаются служебные документы, которые отражают деятельность учреждения. Преобладающая часть используемой в управлении ин­формации фиксируется. Материальным носителем фиксируемой информации является документ.­

Документ — средство закрепления различными спосо­бами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыс­лительной деятельности человека. В зависимости от используемого для фиксирования информации материала различают документы на бумажной основе, на фотопленке, магнитной или перфорированной ленте и т. д.

В управленческой деятельности используются главным образом текстовые документы на бумажной основе, т. е. рукописные, машинописные и типографские. Такие документы называют управленческими, а их совокупность уп­равленческой документацией. Документы классифицируют по видам деятельности, происхождению, назначению, месту составления, наименованию, количеству отраженных в них вопросов, срокам­ исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания и ряду других признаков. В делопроизводстве различают администра­тивное или общее делопроизводство и специальное дело­производство. К административному делопроизводству относятся документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполните­льной деятельности учреждений, в органах государст­венного управления, суда, прокуратуры, в общественных организациях, в администрации предприятий и учреждений. Документация, применяемая при оформлении распорядительно — исполнительной деятельности органов государ­ственного управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД). Входящие в эту систему документы условно подразделяются на три группы: — организационные (положения, уставы, инструкции, правила); — распорядительные (постановления, распоряжения, при­казы, указания, решения); — справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, перечни). К специальному делопроизводству относятся документы, специфичные для каждой из специальных функций­ управления (транспорт, связь, статистика, юриспруденция, военное дело и т. д.).

документы делятся на служебные и личные. Служебные документы исходят от имени учреж­дений или представляющих их должностных лиц, а личные — от имени отдельных граждан (например, заявления, жалобы).

различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений и как средство передачи информации на расстояние (письма, телеграммы и пр.).

документы подразделяются на внутренние, составленные в данном учреждении и исполь­зуемые внутри его, и внешние, поступающие от других организаций и лиц.

выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, анкеты, ведомости, инструкции и т. д. В некоторых видах выделяют подвиды, так, например, акт (акт приемо-передачи дел, дефектный акт, акт о недостаче и др.).

документы бывают простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов).

По срокам исполнения и хранения документы делятся на следующие виды:

по срокам исполнения — на срочные и несрочные доку­менты; по срокам хранения — постоянного (вечного) хранения; временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет).

документы подразделяют :

на черновики (предварительная редакция документа); на подлинники (документ в окончательной редакции); на копии (повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника, т.е. воспроизведение всех реквизитов­ подлинника).

документы бывают рукописные, машинописные и типографские.

В последние годы большое внимание уделяется вопросам защиты информации, накапливаемой, хранимой и обра­батываемой в делопроизводстве ЭВМ и построенных на их основе вычисли­тельных системах. При этом под защитой информации делопроизводства понимается создание в ЭВМ и вычислительных системах организованной совокупности средств, методов и меро­приятий, предназначенных для предупреждения искаже­ния, уничтожения или несанкционированного использо­вания защищаемой информации. проблемы защиты информации зарубеж­ными специалистами интерпретируется следующим обра­зом. По мере развития и усложнения средств, методов и форм автоматизации процессов обработки информации повышается ее уязвимость. Основными факторами, спо­собствующими повышению этой уязвимости, являются: 1. Резкое увеличение объемов информации в делопроизводстве, накапли­ваемой, хранимой и обрабатываемой с помощью ЭВМ и других средств автоматизации. 2. Сосредоточение в единых базах данных информа­ции различного назначения и различной принадлежно­сти. 3. Резкое расширение круга пользователей, имеющих непосредственный доступ к ресурсам вычислительной си­стемы и находящимся в пей массивам данных. 4. Усложнение режимов функционирования техниче­ских средств вычислительных систем: широкое внедрение многопрограммного режима, а также режимов разделе­ния времени и реального времени. 5. Автоматизация межмашинного обмена информа­цией, в том числе и на больших расстояниях. В этих условиях возникает уязвимость двух видов: с одной стороны, возможность искажения или уничто­жения информации (т. е. нарушения ее физической це­лостности), а с другой — возможность несанкциониро­ванного использования информации (т. е. опасность утечки информации ограниченного пользования). Второй вид уязвимости вызывает особую озабоченность пользо­вателей ЭВМ и автоматизированных систем за рубежом, в связи с чем этому аспекту рассматриваемой проблемы уделяется повышенное внимание. Основными потенциально возможными каналами утечки информации специалисты считают следующие: 1. Прямое хищение носителей и документов, обра­щающихся в процессе функционирования автоматизиро­ванных систем. 2. Запоминание или копирование информации, нахо­дящейся на машинных и на немашинных носителях. 3. Несанкционированное подключение к аппаратуре и линиям связи или незаконное использование «закон­ной» (т. е. зарегистрированной) аппаратуры системы (чаще всего терминалов пользователей). 4. Несанкционированный доступ к информации за счет специального приспособления математического и программного обеспечении. 5. Перехват электромагнитных волн, излучаемых аппаратурой автоматизированных систем в процессе об­работки информации. Чтобы исключить возможность неоднознач­ных толкований, сначала дадим определения терминам которые будут встречаться при изучении защищенного делопроизводства.

1. БЕЗОПАСНОСТЬ. Безопасность данных — это за­щита данных от случайного или преднамеренного раз­рушения, раскрытия или модификации.

Безопасность в ЭВМ имеет отношение к технологическим мерам предосторожности и управляющим процедурам, которые могут быть приложены к аппаратным средствам, про­граммам и данным в ЭВМ, чтобы гарантировать, чтоданные, помещаемые на хранениенекоторой организа­цией или отдельным лицом, будут защищены.

2. СЕКРЕТНОСТЬ. Секретность — это понятие, кото­рое употребляется по отношению к отдельным лицам. Это есть право лица решать, какую информацию он же­лает разделить с другими, а какую хочет скрыть от дру­гих.

Проблема секретности не возникла с появлением вычислительной техники, но повышенный интерес к ней, может быть, лежит в возможности вычислительных ма­шин хранить большие количества легко используемых данных. Не существует прямой связи между секретностью и безопасностью. ЭВМ, обеспечивающую абсолютную бе­зопасность (если такая существует), можно использо­вать таким образом, что секретные данные могут быть раскрыты.

3. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ. Конфиденциаль­ность — это понятие, которое употребляется по отноше­нию к данным. Это статус, предоставленный данным и согласованный между лицом или организацией, предо­ставляющей данные, и организацией, получающей их; оно определяет требуемую степень защиты.

Конфиденциальность данных относится не только к данным отдельных лиц, но и к любым данным, состав­ляющим чью-либо собственность, или к секретным дан­ным, обращение к которым требует конфиденциаль­ности.

4. ЦЕЛОСТНОСТЬ. Целостность данных имеет место тогда, когда данные в системе не отличаются от данных в исходных документах, т. е. не произошло их случай­ной или преднамеренной замены или разрушения.

Организация делопроизводства в учреждениях опреде­ляется инструкциями по делопроизводству. Министерства и ведомства на основе положений ЕГСД утверждают инструкции по делопроизводству для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых могут разра­батываться индивидуальные инструкции по делопроизводству применительно к условиям конкретных учреждений. Инструкции по делопроизводству являются нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, ­ приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. К инструкции прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карто­чки, номенклатуры дел, описи и т.п.), справочно-методический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; схемы докумен­тооборота и т.д.) Делопроизводство в учреждениях организуется на ос­нове полной или частичной централизации в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности. По объему документооборота учреждения делятся на категории: 1 категория — учреждения с объемом документообо­рота свыше 100 000 документов в год; II категория — от 25 000 до 100 000 документов в год; III категория — от 10 000 до 25 000 документов в год; IV категория — до 10 000 документов в год. В зависимости от структуры учреждения и объема документооборота система делопроизводства может быть­ централизованной или смешанной.

При централизованной системе все документы учреждения и все операции, связанные с ними (прием, регистрация, контроль исполнения, отправка документов, их формиро­вание в дела), осуществляются одной структурной частью учреждения или одним лицом.

При смешанной системе делопроизводства некоторые операции (прием, отправка корреспонденции) осуществля­ются канцелярией, а такие, как регистрация, оформление и составление документов, формирование дел, производятся как в канцелярии, так и в других структурных подраз­делениях.

В учреждениях с небольшим документооборотом при­меняется централизованное делопроизводство. Смешанная система применяется в крупных учреждениях с большим документооборотом.Скачать файл (954.6 kb.)
Нажми чтобы узнать.

Источник: http://gendocs.ru/v10497/%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%86%D0%B8%D0%B8_-_%D0%BE%D1%80%D0%B3%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F_%D0%B7%D0%B0%D1%89%D0%B8%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%B3%D0%BE_%D0%B4%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B0

Scicenter1
Добавить комментарий