2.1. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Тема 3. Общие правила оформления управленческих документов

2.1. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Основные вопросы темы

1. Понятия «реквизит» и «формуляр документа».

2. Обязательные реквизиты управленческих документов.

3. Подлинники и копии документов. Порядок их оформления и выдачи гражданам.

1. Общие правила оформления управленческих документов содержат ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления документа.

Формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Схемы расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков предусмотрены в приложениях к ГОСТ Р 6.30– 2003.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Реквизиты могут быть постоянными и переменными, обязательными и дополнительными.

Постоянная часть реквизита документа – его неизменяемая часть, предусматриваемая при изготовлении бланка документа.

Переменная часть реквизита документа – его изменяемая часть, вносимая в бланк документа при его заполнении. Обязательные реквизиты документа – реквизиты, предназначенные для изготовления бланков документов и оформления документов независимо от их видов и установлены стандартами.

Обязательным реквизиты – постоянные элементы оформления официального документа.

Дополнительные реквизиты – элементы оформления официального документа, которые устанавливаются в соответствии с решаемыми задачами.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Документы оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (248 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или распечатывать с помощью компьютера непосредственно при составлении конкретного документа. Бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации изготавливаются по особому порядку, определенному стандартом.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Виды бланков организации, ее структурного подразделения, должностного лица (по ГОСТ 6.30-2003):

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах власти (утв. Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76) предусматривают возможность использования следующих видов бланков документов федерального органа исполнительной власти:

• бланк приказа;

• бланк распоряжения;

• бланк указания;

• бланк постановления;

• бланк протокола;

• бланк письма федерального органа исполнительной власти;

• бланк письма должностного лица;

• бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).

Указывается, что при необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме письма. Бланк письма содержит адресные данные организации, ряд обязательных реквизитов, ограничительные отметки. Бланки документов могут иметь продольное или угловое расположение реквизитов.

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Угловое расположение реквизитов более удобно и экономично, наиболее рационально для писем и тех документов, которые требуют резолюции или утверждения.

Реквизиты и ограничительные отметки для них в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без каких-либо дополнительных знаков.

2. Состав реквизитов документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти (по Правилам 2009 г.):

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза; т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

ГОСТ 6.

30-2003, помимо многих из вышеперечисленных, предусматривает реквизиты организационно-распорядительных документов: герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП), код формы документа, отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г.

№ 5-ФЗ «О государственном гербе Российской Федерации», 50 герб субъекта Российской Федерации – с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г.

№ 1268 «Об упорядочении изготовления, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением герба Российской Федерации» установлено, что изготов- ление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Рос- сийской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно- граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Код организации и код формы документа проставляют в соответствии с соответствующими общероссийскими классификаторами (ОКПО, ОКУД).

Основной государственный регистрационный номер и идентификационный номер налогоплательщика проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. В 2010 г.

сняты ограничения на использование слов «Россия» и Российская Федерация» в названиях организаций.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Вид документа – один из важнейших реквизитов, проставляемый на всех документах за исключениям писем и факсов. Печатается прописными буквами, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ.

Дата документа – реквизит, содержащий указанное на документе время его создания или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Датой документа является дата его подписания или утверждения; для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Российский стандарт – 07.10.2010; международный стандарт – 2010.10.07.

; в нормативных и финансовых документах – 23 октября 2010 г.

Регистрационный индекс (номер) документа – условное обозначение, которое присваивается входящим, исходящим и внутренним документам при их регистрации в соответствии с принятой системой индексации.

Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляется без кавычек на первом листе документа.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Если документ отправляют в несколько однотипных организаций или структурных подразделений, то их указывают обобщенно. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Если адресатов много, то составляется список рассылки документа. В состав реквизита может включаться почтовый адрес. В случае адресования документа физическому лицу необходимо указать фамилию, инициалы получателя и его адрес.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УВЕРЖДЕНЫ).

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Резолюция – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок документа – реквизит, кратко излагающий содержание документа, согласуется с наименованием документа, должен быть максимально кратким и точным («О приеме на работу»). К тексту документа, оформленному на бланке А5, заголовок допускается не указывать.

Подпись – реквизит, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Состав реквизита: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; рас- шифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования.

Если согласование осуществляют протоколом, то после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование вида документа, его дата и номер. Виза – реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Иначе именуется внутренним согласованием.

Реквизит включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату подписания. При наличии замечаний к документу их излагают на отдельном листе и прилагают к документу. Если виз много, то их оформляют на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование документа.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Ныне действующие правила не предусматривают конкретного места для оттиска печати.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона. Располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Для этих целей преимущественно употребляется штамп.

Идентификатор электронной копии документа – отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные (набор данных устанавливает организация).

3. Подлинник (оригинал) документа – первый или единственный экземпляр документа. Это понятие следует отличать от понятия «подлинный документ», т.е.

документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Подлинность традиционных документов подтверждается их реквизитами, одна- ко набор реквизитов может быть различен.

Иногда для установления подлинности документа достаточно одной подписи. Для подлинника официального документа необходим весь набор установленных обязательных реквизитов.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Дублетный документ – один из экземпляров копии документа.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/7_138654_tema--obshchie-pravila-oformleniya-upravlencheskih-dokumentov.html

Тема 8. Реквизиты управленческих документов

2.1. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Реквизит — это обязательный элемент конкретного вида документа. Количество реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке различных управленческих документов составляет двадцать девять.

Соблюдение единых правил оформления документов обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение, организацию быстрого поиска, более активное использование вычислительной техники.

Правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Одни реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида, другие — обязательны только для отдельных видов документов.

Любой документ условно можно разделить на три основные части: заголовочную, включающую реквизиты, располагаемые до текста; основную, содержательную часть, куда входят реквизиты «текст» и «приложение»; оформляющую часть, содержащую совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность находящихся в нем сведений.

Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 г. № 68.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

Наименование реквизита Код реквизита
Государственный герб Российской Федерации ………………………….. …… 01
Герб субъекта Российской Федерации………………………………………… …… 02
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)… …… 03
Код организации по ОКПО (общероссийскому классификатору
предприятий и организаций)……………………………………………………….. …… 04
Код формы документа по ОКУД (общероссийскому
классификатору управленческой документации)………………………… …… 05
Наименование организации…………………………………………………………. …… 06
Справочные данные об организации ………………………………………….. …… 07
Наименование вида документа…………………………………………………….. …… 08
Дата документа …………………………………………………………………………….. …… 09
Регистрационный номер документа…………………………………………….. …… 10
Ссылка на регистрационный номер и дату документа………………… …… 11
Место составления или издания документа…………………………………. …… 12
Гриф ограничения доступа к документу………………………………………. …… 13
Адресат………………………………………………………………………………………….. …… 14
Гриф утверждения документа……………………………………………………….. …… 15
Резолюция ……………………………………………………………………………………. …… 16
Заголовок к тексту…………………………………………………………………………. …… 17
Отметка о контроле ……………………………………………………………………… …… 18
Текст документа…………………………………………………………………………….. …… 19
Отметка о наличии приложения…………………………………………………… …… 20
Подпись ……………………………………………………………………………………….. …… 21
Гриф согласования документа……………………………………………………… …… 22
Наименование реквизита Код реквизита
Визы согласования документа………. …. 23
Печать……………………………………………. …. 24
Отметка о заверении копии………….. …. 25
Отметка об исполнителе ……………… …. 26
Отметка об исполнении документа и направлении.. его в дело.,,, … 27  
Отметка о поступлении документа в организацию … 28
Идентификатор электронной копии документа … 29

Реквизит «Государственный герб Российской Федерации» в практике работы коммерческих предприятий не используется.

Он проставляется только на документах государственных учреждений и предприятий, которые имеют на это право в соответствии с положением «О Государственном гербе Российской Федерации».

Реквизит «Герб субъекта Российской Федерации» размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Его использование регламентируется нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле документа по центру относительно наименования организации.

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготовляются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти.

Реквизит «Эмблема организации или товарный знак»— условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке.

В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п.

Эмблему орга¬низации помещают на бланках организации в соответствии с порядком оформления учредительных документов (устава, положения).

Товарный знак и знак обслуживания — это обозначение, отличающее товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Право на товарный знак охраняется законом.

Товарный знак может быть зарегистрирован как на имя юридического, так и на имя физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.

Государственная регистрация осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях, мест происхождения товаров» от 23.09.1992 г. № 3520-1. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство.

Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами.

При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится.

Реквизит «Код организации» проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код организации — это код автора документа. Им может быть физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Код служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и является элементом систем электронной идентификации документов. Наличие кода сокращает количество возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и трудновоспринимаемых названий организаций. Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации.

Он может быть заранее проставлен на документе при изготовлении бланка документа.

Реквизит «Наименование организации» пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование помещают ниже полного, в скобках или без них.

Наименование структурного подразделения организации (филиала, территориального отделения и др.) указывают тогда, когда оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

При наличии у предприятия (учреждения) вышестоящей организации, ее наименование, полное или сокращенное, указывается выше наименования предприятия.

Для организаций — субъектов Российской Федерации применяются двуязычные бланки: на русском и национальном языках.

Реквизит «Справочные данные об организации» включает почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или ОКОГУ, код по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации), номер факса, номер счета в банке, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

Реквизит «Наименование вида документа» печатают прописными буквами, выделяют полужирным шрифтом и располагают в заголовочной части документа после реквизита «Наименование организации» и юридического адресата (например, СПРАВКА). Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем- Для писем указание документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Реквизит «Дата документа» — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является:

— для приказов, писем, факсов, справок — дата подписания документа;

— для планов, отчетов, правил, инструкций и др. — дата их утверждения;

— для протоколов, актов — дата принятия решения, а не подписания.

В распорядительных документах (приказах, постановлениях и т.д.) может быть установлена дата вступления документа в силу (введения его в действие), не совпадающая с датой принятия или подписания документа.

Например: «Решение вступает в силу через 5 дней со дня опубликования и действует в течение одного года».

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Источник: https://studopedia.su/6_29305_tema--rekviziti-upravlencheskih-dokumentov.html

Реквизиты управленческих документов, правила их оформления

2.1. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления
 

Министерство образования Российской Федерации    Московский     Государственный Университет технологий и управления

Факультет: Экономика и предпринимательство

Контрольная работа

По дисциплине:Документационное обеспечение управления 

На тему: Реквизиты управленческих документов, правила их оформления    

                  Студентки 2 курса  1 группы                                                                                                      Ф.И.О. Специальность: 080502                                                                                                     Шифр: 0516
                Проверила: Результат проверки: Вх. Дата
                Филиал МГУТУ в г. Архангельске   

Введение 3

 

    Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

финансовая документация;

документация по материально-техническому обеспечению;

договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. [1] 

      На предприятии существует следующая организационно —  распорядительная документация  (ОРД),   применяемая   при   оформлении  распорядительной   и исполнительной деятельности аппарата  предприятия и играющая  особую  роль  среди всех других систем управленческой документации:

      – организационные документы;

      – распорядительные документы;

      – информационно — справочные документы.

      На предприятии существует также служба  документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая должна  принимать  к  обработке  только  правильно оформленные документы,  имеющие  юридическую  силу  и  присланные  в  полном комплекте (при наличии приложений).                 

1. Понятия «реквизит документа», «управленческий документ»

 

    Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

    Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.1

    Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами.

Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Официальные документыэто документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.1

    Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущеой деятельности организации.

    Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников.

Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. [3]                           

2. Основные правила составления и оформления документов

 

    Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

    На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

    — права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

    — состав применяемых в аппарате управленческих документов;

    — компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

    — порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

    — обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

    Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

    — обеспечение юридической силы документа;

    — создание условий для оперативного исполнения документов;

    возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

    — возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.2

    Действующие государственные нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

    Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

    Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований3.

    01-Государственный герб Российской Федерации;

    02-герб субъекта Российской Федерации;

    03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

    04-код организации;

    05-код формы документа;

    06-наименование организации;

    07-справочные данные об организации;

    08-наименование вида организации;

    09-дата документа;

    10-регистрационный номер документа;

    11-ссылка на регистрационный номер и дату документа;

    12-место составления или издания документа;

    13-гриф ограничения доступа к документу;

    14-адресат;

    15-гриф утверждения документа;

    16-резолюция;

    17-заголовок к тексту;

    18-отметка о контроле;

    19-текст документа;

    20-отметка о наличии приложения;

    21-подпись;

    22-гриф согласования документа;

    23-визы согласования документа;

    24-печать;

    25-отметка о заверении копии;

    26-отметка об исполнителе;

    27-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    28-отметка о поступлении документа в организацию;

    29-идентификатор электронной копии документа.

    Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

    Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа.

Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.

30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

    Реквизит 19 «текст документа» передает основное содержание документа.

    Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

    Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. [7]

    В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Источник: https://www.stud24.ru/records-management/rekvizity-upravlencheskih-dokumentov-pravila-ih/266786-793430-page1.html

Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

2.1. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Введение 

 Реквизиты управленческих документов и правила их оформления 

Правила оформления реквизитов заголовочной части 

Правила оформления реквизитов основной части 

   Правила оформления реквизитов оформляющей части 

Заключение 

Список используемой литературы 

(14 TumesNR.

ВВЕДЕНИЕ (16)

С внедрением компьютерных систем в управлении, их организационным, программным и информационным обеспечением в последние десятилетие появилось документационное обеспечение управления.

Делопроизводство  – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.

Значение  документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ является основным носителем информации, на базе, которой принимается решение.

В документах отражается и учитывается деятельность любой организации, фирмы, предприятия. Ведение многих документов предписано законами и нормативными актами. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации своевременность принятия решения.

Все работающие в сфере управления имеют  дела с документами. Одни их составляют, другие – оформляют, обрабатывают, третьи – визируют, подписывают и так далее. Документ, таким образом, является, главным объектом труда управленца.

Оформление  документов и организации работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами.

Одним из наиболее эффективных направлений  совершенствования документов являются классификация, стандартизация и унификация. 

С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Выход стандарта имеет большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты и определяет порядок их написания.

Настоящий стандарт устанавливает:

  • состав реквизитов;
  • требования к оформлению реквизитов;
  • требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

1(6)Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Государственный стандарт Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текс документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа. 

Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки и др.), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных печатных устройств.

Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

– левое и – 30 мм;

– верхнее и нижнее – 20 мм.

Правое 10

При расположении реквизитов документа используют восемь положений табулятора, восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

0   1        2      3     4     5      6     7

……………………………………………

    5уд             16уд     24уд     32уд    40 уд    48уд    56уд

0-е положение табулятора (граница левого поля)

– наименование организации;

– справочные данные об организации;

– наименование вида документа;

– место составления или издания документа;

     – дата документа;

– ссылка на регистрационный номер и дату документа;

– заголовок к тексту;

– текст (кроме начала абзацев);

– отметка о наличии приложения;

– наименование должности в реквизите «подпись»;

– гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

– отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

– отметка об исполнителе;

– второй гриф утверждения (кроме расшифровки подписи).

1-е положение табулятора (5 ударов от границы левого поля)

– начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение табулятора (16 ударов от границы левого поля)

– регистрационный номер документа;

– расшифровка подписи во втором грифе согласования.

3-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля)

– используют при составлении таблиц.

4-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля)

– адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

5-е положение табулятора (40 ударов от границы левого поля)

– гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);

– гриф ограничения доступа к документу;

– второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля)

– расшифровка подписи в реквизите «подпись»;

– расшифровка подписи в грифе утверждения;

– расшифровка подписи во втором грифе согласования.

7-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля)

– нумерационные заголовки в таблице;

– слово «копия» при снятии копий с документов;

– код организаций;

– код формы документа.

2.1. Правила оформления реквизитов с заголовочной части

При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартам к составу и оформлению каждого реквизита документа.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).

Этот реквизит изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;

при продольном расположении реквизитов – в центре зоны, равной 15ммХ165мм.

Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации.

К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство Российской Федерации, Конституционный суд Российской Федерации, Высший Арбитражный суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Российской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти. 

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02).

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их силу, независимо от местоположения.

Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03).

В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации).

Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы).

Может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление её деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стороне эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации.  

Код организации (реквизит 04).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по  ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографическим способом.

Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г.

Москва должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума – 0509876 5.

каждая цифра в коде несёт определённую информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определённой отрасли, к определённому уровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05).

Источник: https://www.yaneuch.ru/cat_87/rekvizity-upravlencheskih-dokumentov-i-pravila/173130.1976378.page1.html

Scicenter1
Добавить комментарий