2.2. Требования к бланкам документов: Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его

Гост для оформления документов 2020

2.2. Требования к бланкам документов:  Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его

Время чтения 12 минутСпросить юриста быстрее. Это бесплатно! Размер шрифта: A+ | A−

С 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.

Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.

Гост для оформления документов: для чего и когда следует придерживаться правил

ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.

Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:

  • Единство документооборота;
  • Корректность и ясность изложения информации;
  • Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
  • Отделение главного от второстепенного;
  • Возможность быстрого поиска ключа в документе.

Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.

Рекомендации по составлению документов, описанные в ГОСТе, особенно пригодятся, если:

  1. Отсутствуют корпоративные стандарты;
  2. Документ необходимо составить в максимально понятной форме;
  3. Конкуренты и партнеры строго следуют предписаниям;
  4. Априори предпочтительно единство документооборота;
  5. Компания желает поднять авторитет, выйти на новый уровень;
  6. Возникают вопросы по правильности составления запроса или иного документа.

Что описано в ГОСТе

Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:

  • Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
  • Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;
  • Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
  • Подпись и печать на документе не должны сливаться;
  • В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
  • По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
  • Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:
  1. Юридические лица – именительный (кто);
  2. Физические лица – дательный (кому);
  • Для постановки отметки «коммерческая тайна» используется правый верхний угол каждого листа документа;
  • Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа;
  • Чтобы избежать повторного заполнения бланка целесообразней утвердить единую форму, содержащую все необходимые реквизиты.

Шрифт

Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

  1. Arial;
  2. Calibri;
  3. Times New Roman;
  4. Verdana.

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

  • Заголовка;
  • Реквизитов;
  • Данных адресата.

Интервалы и отступы

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

  • Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
  • Соблюдение полей:
  1. 20 мм – верхнее и нижнее;
  2. 10 мм – правое;
  3. 20 мм – левое;
  4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
  • Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
  1. Межбуквенный интервал – обычный;
  2. Единичный пробел между словами;
  3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
  4. Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
  5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
  6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Выравнивание

При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса.

В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.

Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).

Реквизиты

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

  1. Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
  2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
  3. Название документа – вверху по середине листа;
  4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:
  • Наименование компании;
  • Адрес регистрации;
  • ИНН;
  • ОГРН;
  • Электронная почта, факс;
  • Иные контактные данные;
  1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

Расположение реквизитов на титульном листе документа:

Правила обращения к адресату

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

  • На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
  • При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:
  1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

Например:

Исполнительному директору

ООО Роштрой

Третьякову В.И.

  1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

  1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

Например:

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

Иванову С.В.

  • По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Например:

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;

Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Как составить документ для нескольких адресатов

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

  1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и  прилагается копия документа-обращения;
  2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

  • Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
  • Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
  • Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

Если документ содержит коммерческую тайну

Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).

Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.

Суть заголовка документа

Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.

Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

В отношении заголовка действует следующий регламент:

  • Выравнивание – по центру или левому краю;
  • Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).

Отсылка к другим документам

Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:

  1. Наименование;
  2. Номер правового акта;
  3. Дата его принятия;
  4. Составитель.

Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.

От какого лица

При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:

Наименование документаОбращениеПример
Деловое письмо, служебная запискаОт первого лица или третье лицо, единственное числоОтдел закупок направляет предложение;Прошу направить;Прошу принять меры;Считаем уместным
ПриказОт первого лица в единственном числеПриказываю
Документ от имени коллегиального органа управленияОт третьего лица (единственное число)Собрание акционеров приняло решение
ПротоколТретье лицо, множественное числоВыслушали, утвердили, решили, приняли
Документы, содержащие информацию о каких-либо фактахТретье лицо, любое числоКомиссия оценила, отдел закупок утвердил

Некоторые нюансы

  1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
  2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

  1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
  2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
  3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
  4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
  5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
  6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
  7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
  8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
  • ФИО;
  • Контактный телефон;
  • Должность;
  • Электронная почта;
  1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
  2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
  3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
  • Согласовано, отказано, не возражаю;
  • ФИО;
  • Подпись;
  • Дата;
  1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Советы для тех, кто хочет следовать ГОСТу

Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.

Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.

Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.

Образцы бланков документов по новому ГОСТу

Источник: https://law03.ru/society/article/gost-dlya-oformleniya-dokumentov

Московский государственный университет печати

2.2. Требования к бланкам документов:  Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его

3.

Тема 2. Порядок составления документов. Реквизиты и правила их оформления. Требования к бланкам документов

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге и других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источника информации.

Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности до­кумента.

Формуляр имеет обязательный набор составных элементов документа (реквизитов), расположенных в определенной по­следовательности.

Как правило, документы оформляются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 установил три вида служебных бланков для орга­низационно-распорядительных документов: общий бланк; бланк служебного письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов (кроме письма).

Некоторые организации имеют бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие бланки, проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенным на них Государственным гербом Российской Федерации или гербом субъекта Российской Федерации) выпускают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление. Остальные бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или средств вычислительной техники непосредственно при оформлении документа.

Устанавливают два основных формата бланков документов — А4 и А5 и два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный. Предпочтение отдают пер­вому способу, т.к. угловой бланк позволяет экономно исполь­зовать площадь печатного листа.

Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа со­держит большое количество печатных знаков.

Документы, составляемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланков.

Государственный стандарт Р 6.

30-2003 «Унифицированная сис­тема организационно-распорядительной документации» устанавливает состав рек­визитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административ­ных и организационных вопросов, вопросов управления орга­нов государственной власти, предприятий, организации, их объединений независимо от организационно-правовой фор­мы и вида деятельности.

ГОСТ предусматривает следующий состав реквизитов до­кументов:

    01 — Государственный герб Российской Федерации;02 — герб субъекта Российской Федерации;03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);04 — код организации;05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);07 — код формы документа;08 — наименование организации;09 — справочные данные об организации;10 — наименование вида документа;11 — дата документа;12 — регистрационный номер документа;13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;14 — место составления или издания документа;15 — адресат;16 — гриф утверждения документа;17 — резолюция;18 — заголовок к тексту;19 — отметка о контроле;20 — текст документа;21 — отметка о наличии приложения;22 — подпись;23 — гриф согласования документа;24 — визы согласования документа;25 — оттиск печати;26 — отметка о заверении копии;27 — отметка об исполнителе;28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;29 — отметка о поступлении документа в организацию;30 — идентификатор электронной копии документа.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и верхнее — 20 мм, правое — 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют во­семь контрольных положений. Счет при этом ведется от границы левого поля листа.

0-е положение (граница левого поля)

    — наименование организации;- справочные данные об организации;- наименование вида документа;- место составления или издания документа;- дата документа;- ссылка на регистрационный номер и дату документа;- заголовок к тексту;- текст (кроме начала абзацев);- отметка о наличии приложения;- наименование должности в реквизите «подпись»;- гриф согласования (кроме расшифровки подписи);- отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);- отметка об исполнителе.

1-е положение (5 ударов от границы левого поля)

    — начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение (16 ударов от границы левого поля)

    — регистрационный номер документа;- расшифровка подписи во втором грифе согласования.

3-е положение (24 удара от границы левого поля)

    — используют при составлении таблиц.

4-е положение (32 удара от границы левого поля)

    — адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдель­ной строке).

5-е положение (40 ударов от границы левого поля)

    — гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);- гриф ограничения доступа к документу;- второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение (48 ударов от границы левого поля)

    — расшифровка подписи в реквизите «подпись»;- расшифровка подписи в грифе утверждения;- расшифровка, подписи во втором грифе согласования.

7-е положение (56 ударов от границы левого поля)

    — нумерационный заголовок в таблице;- слово «копия» при снятии копий с документов;- код организации;- код формы документа.

При подготовке документов необходимо учитывать требо­вания, предъявляемые стандартом к составу и оформлению каждого реквизита документа.

управленческих действий в документах пе­редается через текст, который является основной частью документа. Текст документа может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) или нескольким (в сложных докумен­тах). Информация, изложенная в тексте, должна быть досто­верной и аргументированной. Ее излагают в краткой, убеди­тельной и корректной форме.

Текст документов различных организаций составляется на русском или национальном языке в соответствии с зако­нодательством Российской Федерации и субъектов Россий­ской Федерации о государственных языках.

Все документы, направляемые в Федеральные органы государственной вла­сти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объедине­ния, не находящиеся в ведении данного субъекта Россий­ской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, обязательно пишут на русском языке.

Тексты служебных документов могут оформляться в виде анкеты (например, унифицированные формы приказов), в виде таблицы (номенклатура дел), в виде связного текста (уставы, инструкции), в виде соединения этих структур (различные ви­ды актов, другие документы).

Анкета — унифицированный текст, в котором представле­на характеристика одного объекта по определенным признакам. Анкетные тексты можно применять в различных видах до­кументов.

В основе унификации текстов лежит метод выделения по­стоянной и переменной информации. В анкете постоянной ин­формацией являются обобщенные наименования признаков, а переменной — их конкретные характеристики.

Наименования признаков выражаются существительными в именитель­ном падеже.

Наименование признаков характеризуемого объекта можно выражать и глаголом второго лица множественного числа на­стоящего или прошедшего времени.

Таблица — унифицированный текст, содержащий словес­ную или цифровую информацию, которая характеризует не­сколько объектов по ряду признаков.

Табличный способ организации текста используется в тех случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным вопросам. Таблицы могут иметь нумерационный и текстовой заголо­вок. Нумерационный заголовок пишут в правом верхнем углу над таблицей (от 7-го положения). Текстовой заголовок, отражающий содержание таблицы, который, центруется относительно самой таблицы.

Текст таблицы делится на графы по горизонтали и на строки по вертикали. Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы формулируются в краткой форме и выражаются отдельным сло­вом в именительном падеже или словосочетанием с опорным словом в именительном падеже и единственном числе. Подзаго­ловки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают на нескольких страницах, то графы таблицы нумеруются, а на втором и последующих листах печата­ют только номера этих граф.

Табличные формы документов применяются в бухгалтер­ских, плановых, финансовых документах. Их используют и при оформлении организационно-распорядительной документации. Часто таблицы используются в соединении со связным текстом. Например, в акте — в заключительной части тек­ста, в приказах — в распорядительной части.

Связный текст — это последовательная, грамматически и логически согласованная, хорошо изложенная информация. Каждую законченную мысль текста выделяют в отдельный абзац. Абзацы (в том числе и нумерованные) печатают с крас­ной строки (1-е положение).

Тон связного текста служебных документов должен быть ней­тральным. Таким образом, оформляют тексты приказов, слу­жебных писем, инструкций и других организационно-распо­рядительных документов. Структура текста может быть самой разнообразной. Документ может состоять из одной или более частей.

Наиболее часто встречается текст, состоящий из двух частей, когда в первой части излагаются факты и события, послужившие причиной для составления документа, а во вто­рой части излагаются выводы, просьбы, предложения, реше­ния и т.п.

Но тексты документов могут содержать и одну часть: приказы — распорядительную без констатирующей части, пись­ма — просьбу без пояснения, докладные записки — констата­цию фактов без выводов и предложений.

При разработке структурной схемы сложных документов (ус­тавов, правил, инструкций и т.п.) текст следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеру­ются арабскими цифрами. Например:

    1. — первый раздел.1.1. — первый раздел, первый подраздел.1.2.1. — первый раздел, второй подраздел, первый пункт.1.2.2.2. — первый раздел, второй подраздел, второй пункт, второй подпункт.

Служебные документы, составленные на основании других документов, должны содержать в тексте ссылку на них (название этого документа, наименование организации, издавшей документ, дату документа, его индекс и заголовок) или иметь приписку «основание» с указанием названия документа, даты номера и заголовка к тексту. Например:

Основание: Приказ генерального директора ЗАО «Кварт» от 12.12.2003. № 43

Слово «Основание» печатают от левого поля, а относящийся к нему текст через один меж­строчный интервал.

При выборе слов и терминов для текста служебного доку­мента следует руководствоваться следующими правилами:

    1. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в котором оно употребляется в общелитературном языке.2. Слова не должны иметь неопределенное, двоякое толко­вание или быть многозначными.3. В тексте документов не употребляются архаизмы и канце­ляризмы. Следует избегать употребления неологизмов, терми­нов, профессионализмов, иностранных слов. При необходи­мости их употребления следует в скобках дать их объяснение.4. В тексте служебных документов встречаются довольно боль­шое число сокращений, как лексических, так и графических. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому необхо­димо употреблять общепринятые сокращения или дать в скобках их расшифровку.

При построении словосочетаний следует иметь в виду, что слова в деловой речи часто употребляются только с ограничен­ной группой слов, поэтому важно в тексте делового документа правильно подбирать слова. Приведем несколько примеров сочетаний слов в деловой речи:

ДОГОВОР- аннулировать, заключить, нарушать, подпи­сывать, продлевать, разрывать, расторгать, ратифицировать, соблюдать.

ПЛАН — выполнять, корректировать, намечать, осу­ществлять, перевыполнять, принимать, разрабатывать, составлять, сры­вать.

ПРИКАЗ — вносить изменения в, выполнять, давать, до­водить до сведения, издавать, исполнять, на­рушать, объявлять, отдавать, отменять, получать, разъяснять, требовать исполнения, уточнять.

При построении словосочетаний и выборе устойчивых обо­ротов необходимо учитывать особенности фразеологии, сло­жившейся в деловой речи, для которой характерно широкое употребление отглагольных существительных («внедрение», «развитие»), глагольно-именных сочетаний («оказать поддерж­ку»), отыменных предлогов («на основании», «в соответствии», «в целях»), сложных союзов («в связи с тем, что»).

При построении предложений следует учитывать характер­ные черты синтаксиса управленческой документации. Наибо­лее распространенными являются односоставные предложе­ния со сказуемым в качестве главного члена предложения, с которого, как правило, предложение начинается. Например. «Просим оказать помощь…».

В двусоставном предложении пре­обладает прямой порядок слов, т.е. подлежащее предшествует сказуемому («Комиссия считает возможным…»). Для текстов документов характерно также преобладание пассивных конструкций над активными. Например: «УМО разработаны программы…», а не «УМО раз­работало программы…».

Форма изложения текстов в служебных документам может быть разнообразной.

Управленческие ситуации часто повторяются, поэтому тексты для некоторых видов органи­зационно-распорядительной документации унифицированы. Трафаретные, типовые тексты — это информационно емкие, ясные и убеди­тельные тексты, которые получают широкое распространение в современном делопроизводстве.

Трафаретные тексты — это тексты, содержащие постоян­ную информацию, и пробелы, необходимые для заполнения их конкретной информацией. Как правило, их печатают типографским пу­тем (например, справки, доверенности). При­менение трафаретных текстов значительно сокращает время на подготовку документов.

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определяет ГОСТ Р6.30-2003 Требования к оформлению документов, в котором излагаются правила оформления каждого реквизита документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов.

Число реквизитов, характеризующих документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки: оригинальность, подлинность, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.

Многие документы имеет строгое ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает его недействительным.

Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома и т.п.

Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов можно грамотно оформить любой документ.

ЗАДАНИЯ

    1. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.2. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.3. Определите, в чем заключается общие требования к унификации документов.4. Проанализируйте бланки служебных документов из ГОСТ Р 6.30-2003. Определить реквизиты, входящие в состав различных бланков.5. Составить бланк служебного письма ООО «Детский мир», расположенного по адресу: 129128, Моск­ва, ул. Ростокинская, д. 7. Телефон 187-06-09. Вышестоящая орга­низация — Северо-Восточное окружное управление Москов­ского департамента образования.6. Составить бланк служебного письма туристической фирмы «Трэвел», расположенной по адресу: 129219, Москва, ул. Митинская, д. 38, корп. 2, тел/факс: 572 38 90, 572 73 43.

Список литературы

    1. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, ис­пользования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспро­изведением Государственного герба Российской Федерации».2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: ВНИИДАД, 1991.3. ГОСТ Р 6.30 — 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.4. Унификация текстов управленческих документов: Методи­ческие рекомендации. — М.: ВНИИДАД, 1998. — 243с.5. Андреева В. И. Делопроизводство. — 6-е изд., перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2000. — 187 с.6. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управ­ления): Учебное пособие. — 2-е изд. испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002. — 328 с.

Источник: http://www.hi-edu.ru/e-books/xbook315/01/part-004.htm

4.2. общие требования к оформлению реквизитов документа • Организация работы с документами, Кудряев В.А, 1999

2.2. Требования к бланкам документов:  Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его

Государственный герб (1).

Государственный герб изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др.

Герб субъекта Российской Федерации (2).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства Российская Федерация.

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (3).

Эмблема предприятия это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается.

Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или на верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение.

Эмблема не воспроизводится также при помещении гербов на бланках организации.

Код организации(4). Код формы документа (5).

Код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКГТО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации автора документа.

Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (6, 7, 8).

Данный реквизит указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже. Например:

Министерство общего и профессионального образования

Государственная академия управления.

Институт информационных систем управления.

Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности.

Если имеется двойное подчинение министерству и местным органам власти, то в документе указывают только наименование местных органов власти.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование ( в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Сведения о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации.

Справочные данные об организации (7).

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: .индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.

Наименование вида документа (8).

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ.

Дата (9).

Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата проведения заседания. Если авторами документа является несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 22 августа 1996 года следует оформлять: 22.08.97. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом: 1998.08.22.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 22 августа 1996 г.

В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.

Регистрационный индекс документа (10).

Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа.

Регистрационный номер — это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый № дела с начала года.

Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа. Например: 04-12/5.

7, где 04 индекс структурного подразделения, 12 номер дела по номенклатуре, 57 порядковый № отправляемого документа.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11).

Источник: http://uchebnik.biz/book/140-organizaciya-raboty-s-dokumentami/24-43-blanki-dokumentov.html

Бланки документов

2.2. Требования к бланкам документов:  Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его

Конкретный набор реквизитов для каждого документа опреде­ляется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обяза­тельными для каждого документа, независимо от его вида.

К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоян­ные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или (реже) специ­ального штампа, и образуют официальный бланк документа.

Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Приме­нение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление до­кумента, повышает культуру документационного обеспечения управ­ления.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица, установлены следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия.

В бланке для письма могут быть проставлены следующие реквизи­ты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код по ОКУД, на­именование министерства или ведомства, наименование предпри­ятия, адресные данные.

Кроме того, в бланке ограничительными отметками — черточками и уголками — отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контро­ле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Общий бланк, который используется для всех видов ОРД, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка для писем.

Вместо реквизита «Адресные данные» в общем бланке оставлено место для проставления реквизита «Название вида документа». Вме­сто «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» — «Место составления или издания»; эти реквизиты являются взаимоисключа­ющими.

Кроме того, на общем бланке не проставляется код формы доку­мента по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и будет проставлен при его составлении.

Реквизиты 01, 02, 03 помещают над серединой реквизита 06. Рек­визит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизи­тов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов раз­мещают одним из способов:

центрованным (начало и конец каждой строки реквизита одина­ково удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой грани­цы зоны расположения реквизитов).

Бланки организации, а также бланки конкретных видов доку­ментов (бланк приказа, бланк акта и т.д.) изготавливаются только типографским способом, а компьютерная техника используется для изготовления бланков для писем и общих бланков.

Это оправдано в случае составления данного вида документа более 200 раз в год. Для документов постоянного применения (например, договоров, актов и т.д.

) могут быть изготовлены бланки с трафаретным текстом и про­пусками для внесения переменной информации.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположе­ние реквизитов.

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, име­ющих наряду с русским языком в качестве государственного нацио­нальный язык, реквизиты 06,07,12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади ли­ста.

Такое размещение является наиболее рациональным для писем, так как правый верхний угол письма используется для указания ад­реса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтитель­нее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, так как эти реквизиты также располагаются в правом верхнем углу.

В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.

Если бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких языках, то бланковые надписи на русском языке должны быть вне­сены первыми (вверху или слева).

Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210×297) и А5 (248×210), допускается использование бланков формата A3 и А6.

Бланки документов должны иметь поля:

левое — 20 мм;

верхнее — не менее 20 мм;

правое и нижнее — не менее 8 мм.

Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами 1,5-3 межстрочных ин­тервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Если документ составляется с помощью компьютера, то следует учесть, что шрифт, которым печатается текст, должен быть максималь­но приближен по форме и размеру к шрифту пишущей машинки.

Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со вто­рой, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/13_7560_blanki-dokumentov.html

Требования к бланкам документов

2.2. Требования к бланкам документов:  Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы.

К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа.

Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

Бланки могут быть двух видов: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов. Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов создается более 200 в год.

Установлено два формата бланков — А4 и А5 по ГОСТ 9327. Бланки каждого вида изготовляют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

Изображение государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускает печатать и типографским, и машинописным способом.

В качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке. Изображение эмблемы следует располагать на уровне наименования организации.

На бланках для писем указывают следующие реквизиты: «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке», «дату», «индекс», «ссылку на индекс и дату входящего документа», «код письма по ОКУД», «код организации по ОКПО».

На общих бланках указывают следующие реквизиты: «дату», «индекс», «место составления или издания», «код организации по ОКПО».

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.

Бланки документов должны иметь поля: левое — 20 мм, верхнее — не менее 10 мм, правое и нижнее — не менее 8 мм.

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов, наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Основные правила при оформлении документов:

— текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;

— первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;

— реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;

— реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;

— расшифровку подписи в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;

— если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его

допускается продлевать до границы правого поля;

— точку в конце заголовка не ставят;

— в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;

— номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Организационными документами являются:

устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.

Распорядительные документы регламентируют деятельность предприятия и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу.

Распорядительными документами являются:

приказ, распоряжение, указание, инструкция.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно- хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.

Информационно — справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Информационно — справочными документами являются:

протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

Page 3

Источник: https://vuzlit.ru/621609/trebovaniya_blankam_dokumentov

Scicenter1
Добавить комментарий

< Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая >

Перейти к загрузке файла

  • 1. Изображение Государственного герба. Это изображение помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.
  • 2. Эмблема организации. Оформляется ниже государственного герба также на верхнем поле документа.
  • 3. Изображение наград. Этот реквизит не отменен, но в настоящее время в документах не применяется.
  • 4. Код организации по Российскому классификатору предприятий и организаций. Оформляется в виде цифр в правой верхней части первой страницы документа (если такой код присвоен).
  • 5. Код документа по Российскому классификатору управленческой документации. Оформляется также в виде цифр в правой верхней части документа (если это необходимо).
  • 6. Наименование министерства или вышестоящего ведомства. Помещается в верхней части документа на бланках государственных предприятий, имеющих ведомственное подчинение.
  • 7. Наименование организации — автора документа. Указывается в точном соответствии с приведенным в Положении о данной организации.
  • 8. Наименование структурного подразделения. Помещается ниже наименования организации в том случае, когда документы издают структурные подразделения организаций.
  • 9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер факса, номер телефона, номер счета в банке. Проставляются ниже наименования организации. Например: 630011, г. Новосибирск, ул. Кирова, д. 76, тел. 66-12-72, факс 66-01-12, р/с №
  • 10. Название вида документа. Название документа должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия.