2.3. Правила машинописного и компьютерного оформлениядокументов

Правила машинописного оформления текста, требования к бланкам

2.3. Правила машинописного и компьютерного оформлениядокументов

В памяти компьютера должны быть формы документов, которые разрабатываются в соответствии с нормативными документами. Если создаются документы, на которых нет утвержденных форм, то самими работниками могут быть разработаны свои трафаретные тексты, или типовые – шаблоны.

Шаблон может быть чистым листом, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля шрифты и т.п.). Набор шаблонов позволяет значительно сократит время на подготовку документов, улучшить их оформление, унификацию, а значит, и облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и заложить в компьютер.

При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление. Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Например:

Направляем справку _____________________________________

указывают какую и о чем

ПРИЛОЖЕНИЕ: на_________л. в________экз.

Начальник управления Подпись Л.А. Перов

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательно надо вводить конкретную информацию данного документа.

Та поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов.

Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка состава данных, но индивидуальны по содержанию.

В кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например, при составлении приказов по командировкам, об изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации.

Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.

Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерацию страниц и т.п., на его основе строятся бланки документов (общие для письма, отдельных видов документов).

А на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов.

Таким образом, все элементы оформления и содержания документа будут повторяться во всех документах, создаваемых на основе общих шаблонов.

Особенно облегчает компьютер составление таблиц. Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р. 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению изложению и содержанию стандартов П. 4.5.4 Таблицы.

Значительно улучшает восприятие информации, прежде представленной в числовом выражении, ее графическое оформление — в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для приятия в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (претензии) используются цветные диаграммы.

Порядок представления графического материала в документах определен в ГОСТ Р. 1.5-92.

Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут, автоматически нумероваться (команда Название меню Ставка).

Это позволяет осуществлять автоматическое изменение нумерации при добавлении нового элемента и вставлять в текст документа ссылки на соответствующие таблицы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлением, как номера элемента, так и номера страницы, на которой он находится.

Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка.

Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменения размера и типа позволяют улучшить восприятие содержания. Однако применение в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более 2-3 шрифтов одновременно.

Для того чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, везде выглядели одинаково, на всех компьютерах организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты.

Лучше всего при подготовке документов использовать только входящие в комплекс русской версии Windows шрифты Times И Roman, Courier New, которые имеются в Windows-95, 98, 98se, Nt4, 2000.

Эти шрифты в различных сочетаниях с использованием жирного начертания, курсива, различного размера шрифта и подчеркивания могут обеспечить достаточно разнообразное оформление документов. При необходимости на компьютеры организации можно установить дополнительно один-два русских шрифта.

Для выделения важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако следует иметь в виду, что при распечатке на черно-белом принтере некоторые цвета дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудночитаемым.

Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в новом режиме одновременно с созданием документа и подчеркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно держащие ошибку, а в контекстном меню предлагает варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее, рекомендуется по завершении создания документа запустить проверку грамматики с одновременной проверкой орфографии. Грамматические проверки позволяют выявить неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари — синонимов, антонимов, а при подготовке текстов на иностранных языках — англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и другие, позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выборному слову.

При оформлении реквизитов документа необходимо знать следующее.

Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:

СОГЛАСОВАНО

[1,5]

Руководитель

организации

[1-2]

А.Б. Ларина

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используются восемь стандартных положений табулятора:

0 – от границы левого поля для печатания реквизитов «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложения», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1 – после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 – после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 – после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 – после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»;

5 – после 40 печатных знаков для реквизитов «гриф утверждения» и «гриф ограничения доступа к документу»;

6 – после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «подпись»;

7 – после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют в правом верхнем углу поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм- верхнее, левое, нижнее; 10 мм — правое.

Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Общий бланк в зависимости от документов организации включает реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания), наименование организации, место для даты, место составления или издания документа.

Бланк письма включает реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, наименование организации, справочные данные об организации.

При необходимости проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа включает следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставления его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле.

Установлено два формата бланков – А4 и А5 по ГОСТ 9327. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов.

На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

Изображение Государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машинописным способами.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, 3489 10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.

Бланки документов должны иметь поля: левое, верхнее и нижнее – 20 мм, правое – не менее 10 мм.

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Источник: https://studopedia.org/2-56038.html

Основы машинописи

2.3. Правила машинописного и компьютерного оформлениядокументов

Формат бумаги

Оформление машинописной  страницы

Нумерация страниц

Письмо с  оборотом

Нумерация пунктов

Абзац

Знаки

Оформление заголовков  и подзаголовков

Оформление примечаний,  приложений, оснований

Оформление ссылок

ФОРМАТ  БУМАГИ

1.           Служебную документацию оформляютна бумаге стандартных форматов. Форматбумаги зависит от того, где ее используют:на ПК, ПМ, копировальной или множительнойтехнике.

2.           Согласно   ГОСТ  все    форматы  делятся   на  три   ряда: А, В, С.

Ряд А- основной, используется для изготовленияписчей бумаги. Ряды В и С — дополнительные,используются для изготовления папок,конвертов, обложек.

3.        Все ряды делятся на классы. Ряд А имеет 13 классов: А1, А2, А3 … и т.д. Исходный формат ряда А — А0 = 841 ´1189 мм.

РядА1 = 594 ´841 мм

РядА2 = 420 ´594 мм

РядА3 = 297 ´420 мм

РядА4 = 210 ´297 мм

РядА5 = 148 ´210 мм

РядА6 = 105 ´148 мм

Наиболееупотребляемые форматы — А4 и А5.

ОФОРМЛЕНИЕ  МАШИНОПИСНОЙ СТРАНИЦЫ

1.           Машинописная страница заполняетсятекстом, цифровым или смешанным текстом,который ограничивается полями.

2.           Страница имеет левое, правое, верхнее инижнее поля. Размер левого поля составляет35 мм (на ПМ — 13 ударов по клавишу пробела).Размер правого — не менее 8 мм (на ПМ — 3-4 ударапо клавишу обратного хода каретки). Верхнееполе — 20 мм (на ПМ — 4,5 удара интервальнойручкой). Нижнее поле: не менее 19 мм — дляформата А4, не менее 16 мм — для формата А5.

3.        Левое поле предназначено для подшивки вскоросшиватель, для переплета рукописи.

4.        Правое поле предназначено для того,чтобы не затирались буквы прииспользовании документов.

5.     На верхнем и нижнемполях проставляют делопроизводственныепометки.

НУМЕРАЦИЯ СТРАНИЦ

Привыполнении текста на нескольких страницахпервую страницу не нумеруют, но учитывают.

Страницынумеруют арабскими цифрами. Номер страницырасполагают посередине страницы от 4-гоположения табулятора, отступив от верхнегокрая листа 10-15 мм. Знак “№” и точка послецифры  не  ставятся.  От  номера страницы  до первой  строки текста —

2,5интервала.

ПИСЬМО С  ОБОРОТОМ

При письметекста большого объема его располагают сдвух сторон  листа.  Нумеруют  в  правом верхнем  углустраницы, отступив сверху 10 мм. Поля наобратной стороне листа должны бытьобратными, т.е. левое поле — 8-10 мм, правое — 35мм, а лицевые стороны последующих листовбудут нечетными. На двух сторонах листапечатают документы со сроком хранения до 3-хлет.

НУМЕРАЦИЯ ПУНКТОВ

Вмашинописных работах существуют дваспособа нумерации пунктов:

1)  с красной строки (с абзаца);

2)  от нулевого положения табулятора(от левого поля).

Нумерациюпунктов выполняют арабскими цифрами. Послецифры ставится точка, затем пробел и спрописной буквы печатают текст.

Наиболеераспространен вариант нумерации пунктовс абзацного отступа. Применяется приоформлении положений, приказов, инструкций,правил, где каждый пункт может содержатьнесколько строк.

В этом случае первуюстроку, содержащую порядковый номер пункта,пишут с абзацного отступа, а всепоследующие строки — от левого поля. Текстможно писать через один, полтора или дваинтервала.

Если текст оформляют через одининтервал, то между пунктами делают по дваинтервала.

Нумерацияпунктов от левого поляприменяется в случае, когда содержаниетекста пунктов вместе с порядковым номеромне превышает размера одной машинописнойстроки, т.е. 64-х ударов: списки, перечни,реестры. Пункты при этом располагают черезполтора или два интервала.

Этотвариант можно использовать при оформленииработ на бумаге малого формата: карточек,билетов.

В этом случае размер машинописнойстроки может быть меньше стандартного, атекст пунктов будет располагаться внесколько строк.

В этом случае вторую и всепоследующие строки необходимо писать не отлевого поля формата, а отступив три-четырезнака, то есть столбиком одну под другойчерез один интервал, а между пунктами — подва интервала.

Существуетдве системы нумерации пунктов:традиционная и новая. При оформленииотчетов, инструкций, контрактов и другихдокументов применяют одну из них.

Традиционная— обозначение римскими, арабскими цифрами ибуквами. Если текст сложный, то цифры ибуквы используют в такойпоследовательности:

А

Б

В

Г

I

II

III

IV

1

2

3

4

а

б

в

г

Прописнымибуквами пользуются редко. Чаще используют:

                  раздел — римскими

                  подраздел — арабскими цифрами

                  пункты — строчными буквами

Новая— применяется в научно-техническойлитературе и в делопроизводстве,оформляется только арабскими цифрами.

1.

раздел

1.1.

часть

1.1.1.

пункт

1.1.1.1.

подпункт

АБЗАЦ

Любой текстсостоит из отдельных предложений,объединенных одной мыслью, и разбивается наотдельные абзацы. Они облегчают восприятиеновых мыслей при чтении.

Абзацы принятоначинать с новой строки.

Первая строкакаждого нового абзаца в машинописныхработах начинается с отступом на пятьзнаков от левого поля. Для этого делаютпять ударов по клавишу пробела и на шестомначинают писать текст.

При письме текстачерез один интервал между абзацами делаютдополнительный межстрочный интервал дляудобства чтения текста. При выполнениитекста через полтора или два интерваладополнительный интервал между абзацами неделается.

ЗНАКИ

1.     Знаки: . ,  : ;  …  « (  ) !  ?  % —  пишут безпробела.

2.     Знаки:№   §  -пишут с пробелом.

3.     Знак»черточка»: перенос и дефис – пишут безпробела;тире –с пробелом.

4.        Подчеркивающаячерта: точка и запятая – не подчеркиваются,скобки и кавычки – подчеркиваются.

5.        Математические  знаки  + —  :  х  = пишут с пробелом.

6.        Буквенныеобозначения единиц, входящих впроизведение, следует отделять точками насредней линии как знаками умножения: А . м2

7.        Допускается  в машинописных текстах точкимежду буквенными обозначениями единиц,входящих в произведение, не поднимать: А . м2

8.        Показателистепени и индексы пишут на пол-интервалавыше или ниже строки:     63   А4.

9.     Градусы(строчная буква «о»), минуты (запятая),секунды (кавычки)  -пишут без пробела. Градусы и минуты – на пол-интервалавыше:  5о14'30″.

10.        Разделительнаячерта используется для написания простыхдробей, пишут без пробела. У смешанныхдробей целые числа отделяют пробелом: 7  1/2.

11.        Десятичныедроби пишут через запятую без пробела: 12,8.

12.        Единицыизмерения в сочетании с цифрами пишут спробелом: 2 см   3 м  9 кг.

13.        Химическиеформулы печатают прописными буквами, цифры– на пол-интервала ниже: Н2SО4.

14.        Буквенно-цифровыеобозначения пишут без пробела или черездефис: дом 9а,  9-а.

15.        Инициалыпишут без пробела:  Н.П.Корж.

16.   Принаписании римских цифр для обозначениявеков, томов, глав используют прописныебуквы. Римские цифры главенствуют надарабскими: Раздел III,глава 7.

17.   Числа,имеющие значение более одной тысячи,рекомендуется писать цифрами и словами: 20тыс.экз

18.        Расшифровкаденежной суммы имеет только одну формунаписания: вначале пишется вся денежнаясумма цифрами, а затем в скобках суммасловами:              300 (триста) гривень.

19.        Рекомендуетсяопускать слово «год» при цифровомобозначении дат в круглых скобках: (1998-2000)

20.   Цифрыв номерах телефонов отделяют пробелом: 2421624.

ОФОРМЛЕНИЕ ЗАГОЛОВКОВ  И ПОДЗАГОЛОВКОВ

1.           Заголовки пишут по центру рабочейстроки прописными буквами (научные статьи,доклады, инструкции, наименованиядокументов, литературные произведения).

Расчетзаголовка по центру строки производят поформуле:

(64- х) : 2,

где 64— количество знаков в рабочей строке;

       х  — количествознаков, букв и пробелов в заголовке.

2.     В конце заголовка знакипрепинания не ставятся, кроме ? и !.

3.     Перенос в словезаголовка запрещен.

4.     Если заголовок состоитих двух и более предложений, их разделяютточкой.

5.        Короткиезаголовки (менее 15 знаков) пишут вразрядку.

6.        Заголовки (более50 знаков) пишут в несколько строк через одининтервал, учитывая смысловое значение.

7.     От заголовка к текстуделают интервал в 2 раза больше, чем в тексте.

8.     Если на одной страниценесколько коротких текстов с заголовками,то от последней строки текста до следующегозаголовка делают двойной интервал (в двараза больше).

9.        Заголовки отлевого поля пишут при оформлении рабочихматериалов с большим количествомзаголовков и подзаголовков.

10.        Подзаголовки:

            а)пишут строчными буквами;

б)выделяют подчеркиванием, разрядкой,заключают в скобки;

в)расстояние от заголовка до подзаголовка — 2интервала;

г)от подзаголовка к тексту в 2 раза больше, чемв тексте.

ОФОРМЛЕНИЕ  ПРИМЕЧАНИЙ, ПРИЛОЖЕНИЙ,  ОСНОВАНИЙ

1.        Примечание— это дополнительное пояснение к тексту.

        1.1.       Слово “Примечание” пишут строчнымибуквами от левого поля, в конце ставят точку(если одно примечание) или двоеточие (еслинесколько примечаний).

        1.2.       Текст примечаний пишут столбиком черезодин интервал.

        1.3.       Если примечаний несколько, то онинумеруются арабскими цифрами, а междупримечаниями делают два интервала.

        1.4.   От текста до слова “Примечание” — дваинтервала.

2.        Приложение— это дополнение текста справочнымиматериалами (справки, таблицы, чертежи и т.д.).Оформляется аналогично примечанию, новсегда пишется в единственном числе,ставится двоеточие.

3.        Основание— это причины, факты, доводы, на основаниикоторых созданы документы (приказы, акты).Оформляется аналогично приложению.

ОФОРМЛЕНИЕ  ССЫЛОК

Ссылка— это дополнение, пояснение или указание втексте.

1.           Ссылка обозначается знаком “сноской”- арабскими цифрами или звездочкой (строчнаябуква “х” и черточка под цифрой “2”).

2.           Звездочки применяют в цифровых работах,где не больше трех ссылок на страницу.

3.           Сноски нумеруют на каждой страницеотдельно, порядковый номер ставится на пол-интервалавыше строки без пробела (звездочки ставяттаким же образом).

4.        Текст  ссылки  пишут внизу  страницы под  чертой (длина  черты — 20ударов).

5.        От текста до черты и после нее до ссылкидолжно быть по два интервала.

6.           Последняя строка последней ссылкидолжна располагаться на уровне нижнегополя страницы.

7.        Номер ссылки ставят с абзаца на пол-интервалавыше текста ссылки, затем делают пробел ипишут ее с заглавной буквы.

8.        Текст большой ссылки пишут через одининтервал, вторую и последующие строкиначинают от левого поля.

9.           Расчет размещения ссылки можнопредставить следующей формулой:

(А + В) — С,    где

А  —  общееколичество строк в ссылках;

В —  общее  количество    интервалов,    только   между    ссылками,   учитывая два интервала подчертой;

С —  количествоссылок.

10.       Нумерация сносок может бытьпостраничной (в пределах одной страницы) исквозной (через всю работу). 

Источник: http://delovodstvo.ru/mashinopis.htm

Scicenter1
Добавить комментарий