3.1. Виды коммуникаций в организации: Вертикальные коммуникации. Этот вид обмена информацией составляет

Реферат: Виды коммуникаций в системе менеджмента. Структура управления организации

3.1. Виды коммуникаций в организации:  Вертикальные коммуникации. Этот вид обмена информацией составляет

Тема: Виды коммуникаций в системе менеджмента. Структура управления организации

Раздел: Бесплатные рефераты по менеджменту

Тип: Реферат | Размер: 26.96K | Скачано: 95 | Добавлен 12.10.12 в 18:02 | : 0 | Еще Рефераты

СОДЕРЖАНИЕ

1. ВВЕДЕНИЕ 3

2. Виды коммуникаций в системе менеджмента 4

3. Структура управления организации 11

4. ЗАДАЧА 13

5. ТЕСТ 14

6. ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15

7. Список литературы 16

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникации – связующие нити, объединяющие взаимозависимые части организации.

Менеджмент — это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент —  функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях.

Менеджмент — это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию.

Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров — это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению.

Коммуникации в организациях и между организацией и ее средой вместе составляют то, что называют организационной коммуникацией. Приступая к разъяснению основных понятий, используемых для описания процесса коммуникаций между людьми, нужно сказать, что коммуникационный процесс в организации, как правило, является упорядоченным и обусловленным определенной регламентацией и предсказуемостью.

Цель данной работы — ознакомится с природой и сложностями коммуникаций, в современном менеджменте.

Каждый сотрудник участвует ежедневно в процессе обмена информации в организации, и эффективность коммуникационного процесса влияет на успешность бизнеса в целом. Если нарушается процесс обмена информацией в организации, то сразу наступает рассогласование коллективных действий.

Главным направлением совершенствование процесса коммуникации в менеджменте является совершенствование коммуникативных навыков всех участников коммуникативного процесса.

Виды коммуникаций в системе менеджмента

Коммуникация — это процесс передачи информации от источника к

получателю с целью изменить его знания, установки и поведение.

  Система коммуникации состоит из четырех основных взаимосвязанных элементов: лицо, передающее информацию; сама информа­ция; способ передачи информации; лицо, получившее информацию.

Кроме того, необходимо выделить этап подготовки информации, в котором может быть задействовано как одно лицо, так и множество исполнителей, целые отделы и службы, и, наконец, этап принятия решения на основе полученной информации.     

Движение информации по каналам коммуникации от отправи­теля к получателю разграничивается на несколько этапов: 1) отбор необходимого материала; 2) обработка информации и выбор лицом, которому предназначается информация; 3) передача и получение информации; 4) обмен информацией по обратной связи или под­тверждение ее получения.

Основные виды коммуникаций представлены в таблице 1.       

Таблица 1.

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ КОММУНИКАЦИЙ

Критерии классификацииВиды коммуникаций
Способ передачимежличностные; с использованием технических средств
Среда существованиявнутренние; внешние
Тип связейвертикальные; горизонтальные
Формальностьформальные; неформальные
Условия возникновенияпостоянные; ситуационные
Вид интересоворганизационные; социально – психологические; экономические

Внешние коммуникации – это обмен информацией между  организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой.

И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общест­венное мнение и т. д.

) оказывают наибольшее влияние на рабо­ту организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.

У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окру­жения.

Так, например, с имеющимися и потенциальными по­требителями производимых товаров и услуг фирмы общаются прежде всего с помощью рекламы и других средств продвиже­ния товаров на рынок (выставки-продажи, директ-мейл, лич­ные продажи и т. п.), а также проводя различные социологиче­ские опросы [2, 347].

Внутренние коммуникации. Под ними понимаются информа­ционные обмены, осуществляемые между элементами органи­зации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

Вертикальные коммуникации. С их помощью информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по

нисходящей. Таким образом работникам организации сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т.д. [2, 349].

Горизонтальные коммуникации. Так как организация состоит из нескольких (иногда множества) подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызы­вает у них необходимость обмениваться между собой информацией.

Таким образом, в дополнение к вертикальным организа­ции нуждаются и в горизонтальных коммуникациях.

Их существенное отличие заключается не в направлении движения ин­формации, а в том, что в отличие от вертикальных, основанных
на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.

 Коммуникации между руководителем и подчиненным.

Это вид внутренних коммуникаций составляет абсолютное боль­шинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений.

По­этому, хотя коммуникации типа руководитель — подчиненный формально являются одной из разновидностей вертикальных
коммуникаций, их в силу особой значимости принято рассмат­ривать отдельно.

Неформальные коммуникации.

В любой организации наряду с формальной структурой существу­ет и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофици­альная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций.

Неформальными коммуникациями довольно часто пользу­ются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности нефор­мальных коммуникаций — гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений.

Наличие в организации неформальных коммуникаций — явление нормальное, однако, лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи — это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений, распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее неэффективности [3, 147].

Коммуникации могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот, и другой вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом, напротив, неустойчивые. Всё зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения.

Конечно, понятие устойчивости коммуникаций носит условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему мешают в работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а какие могут быстро и безболезненно исчезнуть.

Одноканальные и многоканальные коммуникации. Каждый человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей.

Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера.

Многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем [5, 162].

По условию возникновения и характеру проявления в деятельности человека коммуникации могут быть ситуационными и постоянными.

Ситуационные коммуникации нередко отражают возникновение конфликтов и тем самым требуют дополнительного внимания. Эти коммуникации могут быть разрушительными для организации.

Ситуационные коммуникации возникают как результат деятельности менеджера. Ведь конфликт – не всегда отрицательное явление, он может быть и благом [5, 165].

Коммуникации отражают различные виды интересов, определяющих результаты деятельности человека. В связи с этим можно выделить коммуникации социально-психологического, организационного и экономического характера. На формировании этих коммуникаций строится система стимулирования и мотивации [5, 164].

Сети — это соединение определенным образом участвующих в коммуникационных процессах индивидов и элементов с помощью информационных потоков:

  1. централизованные информационные потоки (тип «колесо-ра- диальная») характеризуется тем, что один из членов группы всегда находится на пересечении всех направлений общения(рис. 1);

Рис. 1. Централизованные информационные потоки

  1. всеканальная сеть — характерна для работы команд, препятствия для взаимодействия всех членов групп нет (рис. 2);

Рис. 2. Всеканальная сеть

  1. цепочка, характерна для вертикального и горизонтального потока информации, для конвейерного производства (рис. 3).

Рис. 3. Цепочка

Понимание типов коммуникационных сетей важно при опреде­лении властных полномочий и социальных позиций в группе.

Классификация управленческих ролей по Г. Минцбергу (рис. 4), свидетельствует о том, что межличностные коммуникации находятся в центре деятельности любого менеджера.

Межличностные роли
-главный руководитель-лидер-связующее звено
-приемник информации-распространитель информации-представитель
Роль, связанная с принятием решений
-предприниматель-устраняющий нарушения-распределитель ресурсов-ведущий переговоры

Рис. 4. Десять управленческих ролей по Г. Минцбергу

Человек почти никогда не может абсолютно точно выразить свою мысль или чувство — этому препятствуют коммуникационные шумы, т.е. все, что приводит к искажению смысла посылаемого сообще­ния [1, 203].

Различают следующие виды шумов: физический шум; плохое знание языка; недостаток компетенции в обсуждаемой области;  культурологический шум; ментальные фильтры; эмоциональные фильтры.

Критерий эффективности коммуникации — снижение информа­ционных шумов. Для того чтобы компенсировать их негативное воз­действие и повысить эффективность обмена информации, в процессе коммуникации необходима обратная связь — реакция получателя на принятое сообщение, позволяющая оценить, насколько правильно воспринято и понято сообщение.

Причина низкой эффективности в том, что менеджеры забыва­ют, что коммуникация — это обмен, в котором обе стороны играют активную роль.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уро­вень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Организация нуж­дается и в коммуникациях по восходящей, когда служащие инфор­мируют начальника о событиях и изменениях.

Преграды для обмена информацией в организациях:

— искажение сообщений;

— информационные перегрузки;

— неудовлетворительная структура организации;

— конфликты между подразделениями [4, 357].

Структура управления организации

Представьте в виде схемы структуру управления конкретной организации. Покажите иерархию управления, выявите недостатки этой структуры и дайте рекомендации по ее совершенствованию. В случае значительных изменений представьте новую структуру управления с учетом рекомендаций по ее совершенствованию.

Структура организации ООО «Холод»

Данная структура организации имеет недостатки. В ней отсутствует связь между отделами. Рационально будет отдел рекламы преобразовать в отдел маркетинга и отдел сбыта сделать его функциональным подразделением, как и отдел рекламы.

Также в отделе маркетинга выделить отдельную службу по сбору и анализу внешней и внутренней информации.

Поскольку телефонная служба в основном занята приемом заявок от покупателей и обеспечением их необходимой информацией о товаре, также целесообразно ее включить в отдел сбыта.

Новая организационная структура

ЗАДАЧА

Составьте таблицу принятия управленческих решений руководителями и работниками на примере конкретной организации по предложенной схеме.

№  п/пПеречень управлен-ческихрешенийКто подго-товилС кем согласо-вывалосьКто принимает решения
директорзам. дирек-то­ра по произ­водствузам. дирек­тора по эко­номикеНачаль-ник отдела кадров
1Принятьна работу3-х грузчиков.Приказ о приеме на работу подготовил начальник отдела кадров.С директором.Принимает решение о приеме на работу и подписывает приказ.
2Принять решениео дисцип- линарном наказании работника.Начальник отдела кадров.Принимает решение.
3Принять решение о повышении должности работника.Начальник отдела кадров.С директором.Принимает решение.
4Направление сотрудника на повышение квалификации.С директором.Прини-мает решение

ТЕСТ

В менеджменте в соответствии с теорией мотивации «Х» Мак Грегора мотивация должна осуществляться, опираясь на:

а) потребности в самоуважении;

б) физиологические потребности работника;

в) социальные потребности;

г) потребности в безопасности.

Ответ: г. Мак Грегор утверждает, что существует, по меньшей мере, два подхода, которые менеджеры используют для управления подчиненными. Эти подходы являются следствиями двух различных взглядов на природу человека: принципиально негативного (теория X) и принципиально положительного (теории У).

Мировосприятие менеджеров, руководствующихся теорией X, базируется на следующих четырех постулатах:

  1. Среднему человеку присуща неприязнь к работе и желание, по возможности, избежать ее. Так, менеджерам необходимо придавать особое значение продуктивности, стимулирующим схемам и «честной дневной работе» и предвидеть «ограничение результатов».
  2. Из-за человеческой неприязни к работе большинство людей необходимо контролировать, принуждать, направлять, подвергать наказаниям для того, чтобы цели организации были достигнуты.
  3. Средний человек предпочитает, чтобы его направляли, предпочитает избегать ответственности, имеет относительно малое честолюбие, желает иметь вовсем безопасность.

4.   Превыше всего работниками ценится гарантированность рабочего места, и они практически лишены честолюбивых помыслов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все люди живут, обмениваясь информацией, друг с другом. И чем эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной личной жизни.

Коммуникации – это процесс информирования. Эффективность принятия управленческих решений руководителем непосредственно зависит от эффективности коммуникационных процессов в организации.

Для руководителя организации любого типа важен каждый из элементов процесса коммуникации. Многие практики и теоретики управления считают, что формы, в которых осуществляется коммуникации, зависят от того, что известно о получателе информации.

Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя, т.е.

важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки и получения информации, а так же значение обратной связи.

От эффективности коммуникационных процессов, их организации зависит скорость и эффективность принятия управленческих решений, поэтому руководителю организации следует больше уделять внимания совершенствованию информационной системы, увеличению скорости и достоверности передаваемых данных, выбирать элементы информационной системы согласно свойственным его предприятию особенностям.

Список литературы

  1. Менеджмент: учебно-практическое пособие / Игнатьева А.В., Максимцов М.М., Вдовина И.В. – М.: Вузовский учебник; ИНФРА – М, 2010. – 284с.
  2. Менеджмент: учебник / Виханский О.С., Наумов А.И. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Экономистъ, 2006. – 670с.
  3. Менеджмент: учебник / Под ред.

    Томилова В.В. – М.: Юрайт-Издат, 2003. – 373с.

  4. Основы менеджмента: учебное пособие / Под ред. Королева В.И. – М.: Магистр, 2008. – 620с.
  5. Основы менеджмента: учебное пособие / Под ред. Балашов А.П. – М.: Вузовский учебник, 2008. – 288с.

Сколько стоит заказать работу?

Бесплатная оценка

0

Размер: 26.96K

Скачано: 95

Скачать бесплатно

Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Рефераты на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Рефераты для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Реферат, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавление отзыва к работе

могут только зарегистрированные пользователи.

Похожие работы

Источник: https://studrb.ru/works/entry12361

Виды коммуникаций в организации

3.1. Виды коммуникаций в организации:  Вертикальные коммуникации. Этот вид обмена информацией составляет

Коммуникативное поведение в организации

Основы коммуникации

Коммуникации занимают важнейшее место в жизни организации и оказывают огромное влияние на индивидов и групп. Эффективный обмен информацией необходим на всех этапах деятельности и во всех подразделениях организации для достижения намеченных целей.

Коммуникационный процесс сложен. Он состоит из ряда этапов, которые взаимосвязаны между собой и взаимозависимы. Каждый из этапов необходим для того, чтобы мысли и идеи одного индивида стали понятны другому.

Особого внимания заслуживают межличностные коммуникации, которые зависят от множества факторов. Изучение влияния различных факторов, таких, как, обратная связь, статусные различия, компетентность, доверие и совместимость работников, культурные различия и многие другие, позволит изучить процессы межличностных коммуникаций.

Для того чтобы обеспечить четкие и эффективные коммуникации в организации, необходимо знать и предотвращать возможные помехи в процессе их осуществления.

Итак, коммуникации — это передача информации от одного человека к другому, один из способов доведения индивидом до других людей идей, фактов, мыслей, чувств и ценностей. Цель коммуникации — добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. В коммуникациях всегда участвуют, по крайней мере, два лица — отправитель и получатель.

Отправитель — это любой индивид (сотрудник), имеющий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации.

Получатель — индивид, воспринимающий сообщение получателя.

Отсюда образуется двусторонний коммуникативный процесс, который представляет собой способ, посредством которого сообщение отправителя достигает получателя.

Двусторонние коммуникации, возникающие при наличии обратной связи, предполагают диалог получателя и отправителя. В результате получается развертывающаяся игровая ситуация, в которой отправитель может (и должен) корректировать свое следующее послание в соответствии с полученным ответом. Отправитель всегда нуждается в обратной связи и должен прилагать все силы к ее установлению.

Двусторонние коммуникации обеспечивают высокую степень удовлетворения отправителя и получателя, позволяют минимизировать искажения, достоверность сообщений существенно повышается.

Виды коммуникаций в организации

Коммуникации в организации классифицируются по следующим видам:

1.По субъектам и средствам коммуникаций:

межличностные коммуникации — коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения;

коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий. Такие коммуникации в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий и др.

2.По форме общения:

вербальные коммуникации — коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования. Многие сотрудники организаций проводят в состоянии различных форм вербальных коммуникаций более 50% рабочего времени;

невербальные — сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с помощью жестов, мимики, поз, манер и т.д. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. Невербальные коммуникации полезны, но их интерпретация субъективна и заранее несет в себе возможность ошибки.

3.По каналам общения:

формальные коммуникации — позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки; определяются организационными и функциональными регламентами. Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления;

неформальные коммуникации — социальные взаимодействия между людьми, выражение человеческой потребности в общении; дополняют формальные коммуникации. Неформальную систему коммуникаций часто называют «виноградной лозой»; информация в ней часто распространяется с помощью слухов. По данным некоторых исследователей слухи, по меньшей мере, на 75% являются точными.

4.По организационному признаку (по пространственному расположению каналов):

вертикальные — коммуникации, координирующие и интегрирующие деятельность сотрудников различных отделов и подразделений в вертикальной плоскости иерархии, либо сверху вниз, либо наоборот;

горизонтальные — коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации;

диагональные — коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях когда коммуникации работников организации другими способами затруднено.

5.По направленности общения:

нисходящие коммуникации — коммуникации, направленные сверху вниз от руководителя к подчиненным;

восходящие — коммуникации, направленные снизу вверх от подчиненных к руководителю.

Коммуникативные барьеры

Даже если получатель получает сообщение и честно пытается его декодировать, понимание может быть ограничено целым рядом помех или барьеров, которые могут возникать либо в физическом окружении, либо в сфере эмоций человека.

Помехи могут сделать невозможными коммуникации: либо через них “прорывается” только часть информации, либо получатели неправильно интерпретируют значение сообщения.

Итак, барьеры — это коммуникативные помехи, препятствия, любые вмешательства в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающие смысл сообщения.

Выделяют следующие типы барьеров:

1.Личностные барьеры — это комуникативные помехи, порождаемые человеческими эмоциями, системами ценностей и неумением слушать собеседника. Нередко они возникают в связи с разницей в образовании, расе, поле, социально-экономическом статусе участников коммуникаций.

К личностным барьерам относится и так называемая психологическая дистанция — чувство эмоциональной несовместимости людей, аналогичное реальному физическому расстоянию между сторонами.

2.Физические барьеры — представляют собой коммуникативные помехи, возникающие в материальной среде коммуникаций.

Физические барьеры — это неожиданный отвлекающий шум, который временно заглушает голос, передающий сообщения, расстояния между людьми, стены или статические помехи, возникающие во время приема радиопередачи.

Обычно участникам коммуникаций становится известно о возникновении такого рода барьеров, и они стремятся «преодолеть» препятствия.

3.Семантические барьеры — коммуникативные помехи, возникающие вследствие неправильного понимания значения символов, используемых в коммуникациях. К символам общения относятся, в частности, слова, действия.

4. Языковые барьеры — коммуникативные барьеры, возникающие вследствие языковых различий отправителя и получателя. Обе стороны не только должны знать буквальные значения слов используемого я зыка, но и интерпретировать в контексте использования.

Одним из проявлений этого барьера выступает внутрирупповой язык. Трудовые, профессиональные и социальные группы часто создают жаргон, понятный только членам этих групп. Он облегчает внутригрупповое общение.

Однако при взаимодействии с другими людьми, не входящими в данную группу, и с другими группами его использование может привести к серьезным помехам в общении.

5. Организационные барьеры — коммуникационные помехи, обусловленные характеристиками любой организации: число звеньев и ступеней управления, тип взаимосвязей между ними, распределение прав, обязанностей и ответственности в системе управления и т.д.

6.Различие в статусе — также может стать барьером на пути коммуникации. Лицо более низкого уровня иерархии может воспринимать различия в статусе как угрозы, что мешает общению или даже прерывает его.

7.Культурные барьеры — коммуникативные помехи, возникающие вследствие культурных различий отправителя и получателя, незнания национальных обычаев, традиций, норм общения, системы жизненных ценностей и т.д. Культурные различия проявляются как при вербальном так и при невербальном общении.

8.Временные барьеры — коммуникативные помехи, возникающие вследствие недостатка времени для осуществления полной коммуникации.

9. Коммуникативные перегрузки — препятствуют эффективному общению. Они возникают, когда объем коммуникативных входов существенно превышает возможности их обработки или реальные потребности.

10. Нежелание делиться информацией. Обладание информацией — один из источников власти. Те, кто располагают эксклюзивной информацией, получают возможность использовать ее для влияния на других людей.

Часто такие владельцы не хотят ею делиться, хранят для того, чтобы использовать в подходящий момент.

Владеющие полной информацией могут передать лишь незначительную ее часть, использование которой не дает возможности принять оптимальное решение.

Заключение.

Коммуникации занимают важнейшее место в жизни организации и оказывают огромное влияние на индивидов и групп.

Коммуникации — это передача информации от одного человека к другому, один из способов доведения индивидом до других людей идей, фактов, мыслей, чувств и ценностей. Цель коммуникации — добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. В коммуникациях всегда участвуют, по крайней мере, два лица — отправитель и получатель.

Отсюда образуется двусторонний коммуникативный процесс, который представляет собой способ, посредством которого сообщение отправителя достигает получателя.

Данный процесс вне зависимости от того, разговаривают ли собеседники, обмениваются ли люди жестами или общаются по электронной почте, всегда включает в себя восемь шагов: рождение идеи, кодирование, передача, получение, декодирование сообщения, принятие сообщения, использование информации, обеспечение обратной связи.

Мотивация.

В самом общем виде мотивация человека к деятельности понимается как совокупность движущих сил, побуждающих человека к осуществлению определенных действий. Эти силы находятся вне и внутри человека и заставляют его осознанно или же не осознанно совершать некоторые поступки.

При этом связь между отдельными силами и действиями человека опосредована очень сложной системой взаимодействий, в результате чего различные люди могут совершенно по-разному реагировать на одинаковые воздействия со стороны одинаковых сил.

Более того, поведение человека, осуществляемые им действия в свою очередь также могут влиять на его реакцию на воздействия, в результате чего может меняться как степень влияния воздействия, так и направленность поведения, вызываемая этим воздействием.

Мотивация — это совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение определенных целей. Влияние мотивации на поведение человека зависит от множества факторов, во многом индивидуально и может меняться под воздействием обратной связи со стороны деятельности человека [25].

Для того чтобы всесторонне раскрыть понятие мотивации, необходимо рассмотреть три аспекта этого явления:

— что в деятельности человека находиться в зависимости от мотивационного воздействия;

— каково соотношение внутренних и внешних сил мотивационного воздействия;

— как мотивация соотносится с результатами деятельности человека.

Мотив — это то, что вызывает определенные действия человека. Мотив находится «внутри» человека, имеет «персональный» характер, зависит от множества внешних и внутренних по отношению к человеку факторов, а также от действия других, возникающих параллельно с ним мотивов. Мотив не только побуждает человека к действию, но и определяет, что надо сделать и как будет осуществлено это действие.

Поведение человека обычно определяется не одним мотивом, а их совокупностью, в которой мотивы могут находиться в определенном отношении друг к другу по степени их воздействия на поведение человека, поэтому мотивационная структура человек может рассматриваться как основа осуществления им определенных действий.

Мотивационная структура человека обладает определенной стабильностью. Однако она может меняться, в частности, сознательно в процессе воспитания человека, его образования.

Мотивирование — это процесс воздействия на человека с целью побуждения его к определенным действиям путем пробуждения в нем определенных мотивов. Мотивирование составляет сердцевину и основу управления человеком. Эффективность управления в очень большой степени зависит от того, насколько успешно осуществляется процесс мотивирования [41].

В зависимости от того, что преследует мотивирование, какие задачи оно решает можно выделить два основных типа мотивирования. Первый тип состоит в том, что путем внешних воздействий на человека вызываются к действию определенные мотивы, которые побуждают человека осуществлять определенные действия, приводящие к желательному для мотивирующего субъекта результату.

При данном типе мотивирования надо хорошо знать то, какие мотивы могут побуждать человека к желательным действиям и то, как вызывать эти мотивы. Этот тип мотивирования во многом напоминает вариант торговой сделки: «Я даю тебе, что ты хочешь, а ты даешь мне что я хочу».

Если у двух сторон не оказывается точек взаимодействия то и процесс мотивирования не сможет состояться. Второй тип мотивирования своей основной задачей имеет формирование определенной мотивационной структуры человека.

В этом случае основное внимание обращается на то, чтобы развить и усилить желательные для субъекта мотивирования мотивы действии человека, и наоборот, ослабить те мотивы, которые мешают эффективному управлению человеком.

Этот тип мотивирования носит характер воспитательной и образовательной работы и часто не связан с какими-то конкретными действиями или результатами, которые ожидается получить от человека в виде итога его деятельности.

Второй тип мотивирования требует гораздо больших усилий, знаний и способностей для его осуществления. Однако и его результаты в целом существенно превосходят результаты первого типа мотивирования. Организации, освоившие его и использующие в своей практике, могут гораздо успешнее и результативнее управлять своими членами.

Первый и второй типы мотивирования не следует противопоставлять, так как в современной практике управления прогрессивно управляемыми организации стремятся сочетать оба эти типа мотивирования.

Стимулы выполняют роль рычагов воздействия или носителей «раздражения», вызывающих действие определенных мотивов.

В качестве стимулов могут выступать отдельные предметы, действия других людей, обещания, носители обязательств и возможностей, предложено человеку в компенсацию за его действия или что он желал бы получить в результате определенных действий.

Человек реагирует на многие стимулы не обязательно сознательно. На отдельные стимулы его реакция даже может не поддаваться сознательному контролю [60].

Реакция на конкретные стимулы не одинакова у различных людей. Поэтому сами по себе стимулы не имеют абсолютного значения или смысла, если люди не реагируют на них.

Например, в условиях развала денежной системы, когда практически ничего невозможно купить за деньги, заработная плата и денежные знаки в целом теряют свою роль стимулов и могут быть очень ограниченно использованы в управлении людьми.

Процесс использования различных стимулов для мотивирования людей называется процессом стимулирования. Стимулирование имеет различные формы. В практике управления одной из самых распространенных его форм является материальное стимулирование. Роль данного процесса стимулирования исключительно велика.

Однако очень важно учитывать ситуацию, в которой материальное стимулирование осуществляется, и стараться избрать преувеличения его возможностей, так как человек имеет очень сложную и не однозначную систему потребностей, интересов, приоритетов и целей.

Стимулирование принципиально отличается от мотивирования. Суть этого отличия состоит в том, что стимулирование — это одно из средств, с помощью которого может осуществляется мотивирование. При этом чем выше уровень развития отношений в организации, тем реже в качестве средств управления людьми применяется стимулирование.

Это связано с тем, что воспитание и обучение, как один из методов мотивирования людей приводят к тому, что члены организации сами проявляют заинтересованное участие в делах организации, Осуществляя необходимые действия не дожидаясь или же вообще не получая соответствующего стимулирующего воздействия.

Если посмотреть, на что в деятельности человека оказывает воздействие мотивация то выяснится что это следующие характеристики деятельности: усилие; старание; настойчивость; добросовестность; направленность.

Одну и ту же работу человек может делать, затрачивая различные усилия. Он может работать в полную силу, а может работать в полсилы.

Также он может стремиться брать работу полегче, а может браться за сложную и тяжелую работу, выбирать решение попроще, а может искать и браться за сложное решение. Все это отражает то, какие усилия готов затрачивать человек.

И зависит это от того, насколько он смотивирован на затрату больших усилий при выполнении своей работы.

Человек может по-разному стараться, выполняя свою роль в организации. Одному может быть 6езразлично качество его труда, другой может стремиться делать все наилучшим образом, работать с полной отдачей, не отлынивать от работы, стремиться к повышению квалификации, совершенствованию своих способностей работать и взаимодействовать с организационным окружением [26].

Третья характеристика деятельности, на которую влияет мотивация, состоит в настойчивости продолжать и развивать начатое дело. Это очень важная характеристика деятельности, так как часто встречаются люди, которые быстро теряют интерес к начатому делу.

Даже если они имели очень хорошие результаты деятельности в начале, потеря интереса и отсутствие настойчивости может привести к тому, что они сократят усилия и станут меньше стараться, выполняя свою роль на существенно более низком уровне по сравнению с их возможностями.

Отсутствие настойчивости сказывается также негативно на доведении дела до конца. Работник может выдвигать прекрасные идеи и ничего не делать для их выполнения, что на практике будет оборачиваться для организации упущенными возможностями.

Добросовестность при исполнении работы, означающая ответственное осуществление работы, с учетом всех необходимых требований и регулирующих норм, для многих работ является важнейшим условием их успешного выполнения. Человек может обладать хорошей квалификацией и знанием, быть способным и созидательным, много работать.

Но при этом он может относиться к своим обязанностям «спустя рукава», безответственно. И это может сводить на нет все положительные результаты его деятельности. Руководство организации должно хорошо представлять себе это и стараться таким образом строить систему мотивирования, чтобы она развивала у сотрудников эту характеристику их поведения.

Направленность как характеристика деятельности человека указывает на то, к чему он стремится, осуществляя определенные действия.

Человек может выполнять свою работу потому что она приносит ему определенное удовлетворение (моральное или материальное), а может делать ее потому, что он стремиться помочь своей организации добиться ее целей.

Для управления очень важно знать направленность действий человека, однако не менее важно также уметь, если надо, с помощью мотивирования ориентировать эти действия в направлении определенных целей.

Дата добавления: 2016-11-02; просмотров: 9280 | Нарушение авторских прав

Рекомендуемый контект:

Похожая информация:

Поиск на сайте:

Источник: https://lektsii.org/8-56096.html

Виды коммуникаций в организациях

3.1. Виды коммуникаций в организации:  Вертикальные коммуникации. Этот вид обмена информацией составляет

Вертикальные коммуникации.

Этот вид обмена информацией состав­ляет основную часть коммуникационного процесса у руководителя Составляющие вертикальных коммуникаций следующие: проясне­ние задач, приоритетов, ожидаемых результатов; обеспечение во­влеченности подчиненных в решение задач; обсуждение проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствование и развитие способностей у подчиненных; сбор информации о назревающей или реально суще­ствующей проблеме; оповещение подчиненных о грядущих измене­ниях; получение сведений об идеях, усовершенствованиях и пред­ложениях.

Интерактивные (горизонтальные) коммуникации в организациях воз­никают в процессе взаимодействия с лицами, равными по положе­нию. Они обеспечивают человеку необходимую социальную под­держку.

Как и другие типы организационных коммуникаций, интерак­тивный процесс имеет множество поведенческих следствий. Воз­можно, что психологически человеку удобнее обратиться за под­держкой именно к тем, кто стоит примерно на том же уровне, а не к выше- или нижестоящим.

Если поддержка способствует объедине­нию усилий для достижения общих целей и задач, то интерактив­ные коммуникации оказывают положительное влияние.

Однако, если в группе «равных» не возникает необходимости объединить свои усилия, содержание происходящих между ними коммуника­ций может принять неадекватные или даже деструктивные формы» Кроме того, интерактивные коммуникации между работниками одного уровня могут осуществляться в ущерб вертикальным комму­никациям. Работники, которые успешно общаются между собой на одном уровне и оказывают друг другу социальную поддержку, могут оказаться совершенно несостоятельными в ситуации с нисходящими или восходящими коммуникациями.

Исследователями обобщены и выделены четыре наиболее важные цели интерактивных коммуникаций:

координация заданий.Руководители отделов могут соби­раться ежемесячно для того, чтобы обсудить, какой вклад может внести каждый из отделов в достижение общих целей организа­ции;

решение проблем. Работники отдела могут собраться для того, чтобы обсудить, как они будут работать, если реализуется угроза сокращения бюджета, они могут использовать метод моз­гового штурма для решения возникающих перед ними проблем;

обмен информацией. Работники разных отделов могут встретиться, чтобы обменяться новыми данными;

разрешение конфликта. Работники отдела могут со­браться для того, чтобы обсудить внутренний конфликт.

На развитие интерактивных коммуникаций оказывают влияние новейшие технологии — использование компьютеров, телефонов и телевидения.

Конечно, члены организации могут общаться через компьютерную сеть, но коммуникации по-прежнему остается динамичным межличностным процессом.

Во многих современных исследованиях подчеркивается, что коммуникации представляют собой понимание не явного, а скрыто-вносящего личностный характер.

Межличностные коммуникации в организации. Самым главным в межличностных коммуникациях является передача инфор­мации от одного лица к другому. В процессе межличностной коммуникации важное значение имеет обратная связь, поскольку она превращает коммуникационный процесс в двухсторонний. Исследова­ли выделяют следующие основные характеристики эффективной обратной связи :

Таблица12.1. Характеристики обратной связи при эффективных и неэффективных межличностных коммуникациях в управлении человеческими ресурсами

Эффективная обратная связь Неэффективная обратная связь
Имеет целью помочь работнику Имеет целью унизить работника
Конкретная Имеет общий характер
Описательная Имеет оценочный характер
Полезная Неадекватная
Своевременная Несвоевременная
Принимает во внимание готовность к Заставляет работника оправдываться
восприятию обратной связи
Ясная Невразумительная
Достоверная Неточная

-намерение. Эффективная обратная связь не должна осуществляться в форме личных нападок, унижающих чувство достоин­ства или затрагивающих репутацию человека;

конкретность. Получатель должен обеспечиваться конкретной информацией, после которой не возникают вопросы и чело­век не попадает в ситуацию фрустрации, не зная, что делать;

-о п и с а т е л ь н о с ть. Информация должна носить описатель­ный, а не оценочный характер; содержать объективные сведения о том, что сделал человек, а не оценку его деятельности;

-полезность. Информация должна быть такой, чтобы работ­ник смог ее использовать для улучшения своего труда, так как сам по себе работник не может что-либо исправить;

-своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем лучше, так как работник имеет возможность точнее понять, что от него требуется

-готовность. Для того чтобы обратная связь была эффективной, необходимо, чтобы у работников была готовность ее под­держивать;

-ясность. Реципиент должен ясно понимать руководителя. При этом и руководитель должен стремиться быть понятым;

— достоверность. Чтобы обратная связь была эффективной она должна быть надежной и достоверной. Ситуация или про­блема только осложняются, если руководитель оперирует невер­ной информацией, подчиненный может счесть, что к нему отно­сятся предвзято и несправедливо.

Составляющие межличностных коммуникаций. Процесс межлич­ностного общения характеризуется множеством составляющих, на­пример доверие, ожидания, статус, совместимость. Межличност­ные коммуникации можно рассматривать как нисходящие, восходя­щие и интерактивные процессы.

Нисходящие коммуникации следует представлять скорее кик установление межличностных связей.

В литературе встречается описание пяти основных целей коммуникаций в организации, направленных сверху вниз: постановка конкретных задач по выполнению работы; обеспечение информа­цией о принятых в данной организации процедурах и практике; обеспечение информацией, касающейся смысла исполняемой работы; информирование подчиненных о качестве их работы; предоставление идеологической информации для облегчения восприятия целей.

Нисходящие коммуникации осуществляются с помощью разнообразных письменных (рабочие материалы, руководства, журналы, письма, доски объявлений, плакаты, меморандумы) и приказы руководителей, речи, заседания, программы для служащих, которые передаются по внутренним телевизионным новостям, система публичных выступлений, телефоны. В некоторых организациях Японии, США и др. есть свои гимны, которые исполняются перед началом работы) средств.

Подобные нисходящие коммуникации способствуют созданию элитарной системы в организации, вследствие чего работники конца понимают смысл выполняемого задания, его идейной язи с общими целями организации.

Самая большая проблема, по мнению Ф. Лютенса, заключается в том, что при передаче информации не уделяется должного внимания получателю. Существуют следующие закономерности воздействия нисходящего потока информации на получателя:

— интерпретируя информацию, человек следует по пути наименьшего сопротивления;

-человек более открыт для сообщений, которые созвучны имею­щимся у его представлениям, идеалам и ценностям;

-Сообщения, которые противоречат ценностным установкам че­ловека, вызывают у него большее сопротивление, чем сообще­ния, противоречащие рациональной логике;

-поскольку человек испытывает постоянное желание удовлетво­рить свои потребности, сообщения, которые способствуют их удовлетворению, воспринимаются легче, чем те, которые этому не способствуют;

-когда человек видит изменения в окружающей среде, они более открыты по отношению к поступающим сообщениям;

-на коммуникацию оказывает влияние ситуация в целом; сообще­ние, которое может показаться сообразным в одной ситуации, в другой может представиться несообразным.

Коммуникативный процесс эффективен в том случае, когда руководители всех уровней и рангов осознают, как на их подчиненных воздействует коммуникативный процесс, как следует переда­ть информацию по нисходящим коммуникациям и как адекватно реагировать на нее.

Восходящие коммуникации практически лишены директивности. Необходимым условием эффективных восходящих коммуни­каций является свободный подход, вовлекающий работников в про­се управления и наделяющий их полномочиями. Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, выполняют функцию оповещения о том, что делается на низших уровнях.

Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты для исправления продолжения дел. В организации процесса восходящих коммуникаций в XX в.

появилась управленческая инновация — использование потенциала групп рабочих, которые регулярно, например один раз в неделю, собираются для обсуждения или решения проблем произ­водства или обслуживания потребителей. Эти группы получили на­звание кружков качества.

Обмен информации по восходящей про­исходит в основном в форме отчетов, предложений и объяснитель­ных записок.

Для повышения эффективности восходящих коммуникаций ис­пользуют следующие методы:

— процедура обжалования, которая позволяет работни­кам обратиться с жалобой к вышестоящему руководителю в обход своего непосредственного начальника. Данная процедура защищает работника от произвола их непосредственного на­чальника и поощряет подачу жалоб. В настоящее время в неко­торых компаниях создаются специальные комитеты для рас­смотрения жалоб;

-политика открытых дверей, т.е. дверь к руководителю открыта для того, чтобы можно было поделиться с ним своими соображениями;

-консультации, опрос общественного мнения, собесе­дования с работниками, увольняющимися из организации. Отдел кадров может значительно повысить эффективность вос­ходящих коммуникаций путем не директивных конфиденциаль­ных консультаций, опросов мнения работников, интервью с ра­ботниками, увольняющимися из организации;

партисипативные методы — принятие решений с учас­тием работников. Во многих исследованиях отмечается, что эти работники испытывают большее удовлетворение от работы, более преданы своей организации и лучше работают, чем те, кто не вовлечен в процесс коммуникации;

-использование приемов активного слушания— наиболее простого и эффективного способа развития навыков слушания. Руководитель с развитыми навыками слушания значи­тельно повышает эффективность восходящих коммуникаций. В целом информация, которая передается по восходящим ком­муникациям, может быть разделена на две группы:

1) информация, которая имеет технический характер и касается производственной деятельности; это жизненно важный фактор контроля в любой организации;

2) личная информация о мыслях, установках, деятельности; обычно она отражается в том, что говорят работники своему руководителю, например: какую работу они выполнили; какую работу выполнили их подчиненные; какую работу выполнили другие работники в совместной деятельности; что они считают необходимым предпринять; какие у них проблемы; какие проблемы существуют в их подразделении; что следует пересмотреть в практике и политике организации.

Современные инновационные организации стремятся использовать в своей политике и в практике восходящие коммуникации.

Искажение информации. Канал неформальных комму­никаций можно назвать каналом распространения слухов. По данному каналу связи информация передается намного быстрее, чем каналам формального сообщения. Слухам приписывается репутация неточной информации.

Однако, как отмечает известный исследователь коммуникационного процесса К. Дэвис, информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, чаще оказывается точной, нежели неточной. Согласно исследованию Дэвиса, D-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой организации.

Но уровень точности значительно понижается, если речь идет о личной или эмоционально окрашенной информации.

По каналам распространения слухов обычно передается информация о предстоящем сокращении рабочих мест; об изменениях в структуре организации; грядущих перемещениях и повышениях; сообщается, кто кому назначил свидание после рабочего дня.

Благодаря обратной связи, даже при имеющихся искажениях, коммуникация превращается в дорогу с двусторонним движением, сам процесс приобретает динамику. При этом достаточно, чтобы обратная связь в ее кодовой системе была известна новому получателю. Например, порой на какую-то фразу мы можем ответить просто кивком головы.

Современные коммуникационные технологии в организации.

I. Достижение современных информационных технологий — управленческие информационные системы; их задача — оптимизация процессов генерации, обработки и передачи информации.

Данные системы включают в себя компьютеры, их программное обеспече­ние, обрабатываемые данные, основной персонал и пользователей. Многие организации используют новые информационные технологии для совершенствования процесса внутренних коммуникаций.

Примером может служить практика применения внутриорганизационных видеоконференций, создание страниц Интернет, доступных всем работникам, формирование адресной сети тронной почты.

Современная система персональных телекоммуникационных услуг использует цифровую компьютерную электронику, способную передавать данные, графические изображения и видеоматериалы

Современные телекоммуникационные технологии доступны многим современным организациям: определители номера теле­фонного абонента, электронная почта, ые, интеллектуаль­ные автоответчики, электронные доски объявлений и т.п.

Дата добавления: 2017-09-19; просмотров: 665; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

ПОСМОТРЕТЬ ЁЩЕ:

Источник: https://helpiks.org/9-30712.html

Scicenter1
Добавить комментарий