4.1. Элементы организации документооборота: Документооборот — это движение документов с момента их получения или

Организация документооборота

4.1. Элементы организации документооборота:  Документооборот - это движение документов с момента их получения или

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

1

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

1. Организация документооборота

2. Регистрация документов

3. Контроль исполнения документов

4. План работ по совершенствованию делопроизводства

Список использованной литературы

f1. Организация документооборота

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

* документы, поступающие из других организаций (входящие);

* документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

* документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

* первичную обработку; документ обработка дело фиксация

* предварительное рассмотрение;

* регистрацию; документ обработка фиксация

* рассмотрение руководством;

* передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

— направляемые на рассмотрение руководителю организации,

— направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи.

Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

2. Регистрация документов

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:

— учет количества документов;

— обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

— обеспечение возможности ведения контроля исполнения

документов;

— обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

— порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

— индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/08-17, где

218 — порядковый регистрационный номер;

08-17 — номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации но журналу довольно продолжителен по времени.

Соблюдая на званные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов.

Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации.

РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяем создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку.

Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

— автор (корреспондент);

— название документа;

— дата документа;

— индекс документа;

— дата поступления документа (для входящих документов);

— индекс поступления документа (для входящих документов);

— заголовок документа или его краткое содержание;

— резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

— срок исполнения;

— отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа — ответа);

— номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

* исполнители;

* расписка исполнителя в получении документа;

* ход исполнения;

* приложения и др.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

3. Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

* постановку документа на контроль;

* проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

* проверку и регулирование хода исполнения;

* учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения — обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные — руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится |из резолюции в контрольную карточку.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

— формирование картотеки контролируемых документов;

— направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

— выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

— напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

— получение информации о ходе и результатах исполнения;

— запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

— регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

— сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

— снятие документов с контроля по указанию руководителей;

— формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

* заданий последующих лет — не реже одного раза в год;

* заданий последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

* заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

4. План работ по совершенствованию делопроизводства

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте.

Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.

К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах.

Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:

1. Документирование

1.1 Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.

1.2 Изучение и анализ составления и оформления документов предприятия (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).

1.3 Доработка основных видов документов по рекомендациям ГОСТ 6.38-96.

1.4 Разработка фирменных бланков двух видов (бланка для писем, факсов и внутренних документов).

1.5 Составление файла образцов основных видов документов предприятия с трафаретными текстами.

1.6 Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.

2. Организация работы с документами

2.1 Изучение и анализ технологии работы с документами.

2.2 Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования. 2.3. Составление номенклатуры дел.

2.4 Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.

2.5 Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по его совершенствованию с использованием ПК.

2.6 Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой — на уничтожение.

2.7 Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).

2.8 Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).

2.9 Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.

2.10 Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современным инфотехнологиям.

Секретарь-референт может внести посильный вклад в решение какой-либо проблемы, стоящей перед руководителем. Некоторые секретари считают свою должность слишком незначительной, чтобы оказывать влияние на процесс принятия решения, тем самым ограничивая рамки своей работы и карьеры одновременно.

Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей. Руководители могут спросить у секретаря что угодно, исходя из укоренившегося представления, что секретарь «должен знать все!». Естественно, что подобное невозможно.

Конкретизировав эти требования, можно установить наиболее общие информационные рамки для секретаря.

Секретарю необходимо:

— знать основные направления работы руководителя и фирмы;

— знать, где можно найти информацию и хранить информационные источники;

— предвидеть потребность руководителя в той или иной информации;

— выработать у руководителя уверенность в вашей способности найти необходимые данные.

fСписок использованной литературы

Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998. — 192 с.

Секретарское дело — М.: «Издательство ПРИОР», 1998. 192с.

Размещено на Allbest.ru

Источник: https://revolution.allbest.ru/audit/00453805_0.html

Организация документооборота. Документооборот— это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения

4.1. Элементы организации документооборота:  Документооборот - это движение документов с момента их получения или

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Документооборот— это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);

• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Движение входящих документов включает:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение;

• регистрацию;

• рассмотрение руководством;

• передачу на исполнение;

• исполнение;

• контроль за исполнением;

• списание исполненного документа в дело.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, орготдел и т.п.

), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

До настоящего времени во многих организациях документы поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать,их передают по назначению без обработки.

В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся в них документам.

Конверты целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

Предварительное рассмотрениедокументов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока:

> направляемые на рассмотрение руководителю организации;

> направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителемпередаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения.

Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит ускорить и их исполнение.

На рассмотрение руководствапередаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений, например:

1. Письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от другой организации.

2. Жалоба покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данной организацией.

3. Копия приказа генерального директора организации, присланная в ее филиал.

Целесообразно передать на исполнение в структурные подразделения (исполнителям) без рассмотрения руководителем организации, например, следующие документы:

1. Письмо-напоминание от организации-партнера о приближении очередного срока оплаты выполненных работ.

2. Рекламный проспект изделий, присланный из другой организации.

3. Письмо-запрос, полученный от торгового дома, о видах продукции, которая будет выпускаться данной организацией в новом году.

Все подлежащие исполнению документы регистрируютсяи затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям.

Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи.

Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку для подтвержения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т. е. учитывать объем документооборота.Учету подлежат все оригиналы документов и все их размноженные экземпляры (копии), например:

1. Приказ директора организации был размножен в 10 экз., документооборот этого приказа составил 11 документов (1 оригинал +10 копий).

2. Письмо-приглашение было разослано в 15 организаций, его документооборот составил 16 документов (15 экз. отправлено и 1 экз. подшит в дело).

В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте.

При подсчете объема документооборота за учетную единицуудобнее всего принять документы наиболее распространенного формата — А4 (210 х 297 мм), а документы другого формата — А5 (148 х 210 мм) учитывать по схеме:

2 документа формата А5 = 1 документу формата А4.

Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, созданную по усмотрению самой организации и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ, например:

Источник: https://studopedia.su/14_73957_organizatsiya-dokumentooborota.html

Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Всепоступающие в организацию документынезависимо от спо­соба поступления(почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь,факс и т.д.) передаются конкретномудолжностному лицу службы делопроизводства.

Припоступлении документа по почте довскрытия конверта проверяют правильностьих доставки по адресу, целостностькон­вертов, упаковки, а также документови вложений. Неправильно адресованныеили поврежденные документы возвращаютсяот­правителям.

Конверты с корреспонденцией,поступившей в ад­рес конкретногоработника с пометкой «лично», передаютсяра­ботнику без вскрытия. Если в конвертеслужебный документ, то адресат послепрочтения возвращает его в канцеляриюдля реги­страции.

В отдельных случаях(на документе нет даты, адреса отправителя)вместе с документом необходимо сохранятьконвер­ты. Конверты с обращениямиграждан сохраняются всегда.б

Прежде чемзарегистрировать документ, необходимоего пред­варительно рассмотреть.Предварительное рассмотрение докумен­товработником службы делопроизводствасущественно повышает эффективностьуправленческого процесса в целом.

цель предварительного рассмотрениядокумента — установить подраз­делениеили должностное лицо, которому необходимонаправить документ на рассмотрение.Надо всегда иметь в виду, что нетнеоб­ходимости все документы передаватьруководителю учреждения.

Во многихучреждениях руководители получают80-90% всех по­ступающих документов, азатем переадресовывают их своимзаме­стителям. При этом решениепринимается по 2-3% документов. Последующиерезолюции ничего нового исполнителюне дают. На подпись также передаются90-95% отправляемых документов.

Та­койпорядок снижает обоснованность решенийи их оперативность (время ожиданиярассмотрения в 2-3 раза превышает времярабо­ты над документом), инициативуи ответственность исполнителей.

При предварительномрассмотрении документа необходимоучи­тывать важность его содержания,сложность и новизну поставлен­ныхвопросов, авторство, вид документа.

Исходя из оценкидокумента и в соответствии с функциямиструктурных подразделений производитсяраспределение поступа­ющих документов.Документы, адресованные конкретнымдолж­ностным лицам, как правило, послерегистрации передаются им. Допускаетсяпри отсутствии руководителя передаватьдокумент для исполнения должностномулицу с последующей информациейру­ководителя.

Предварительноерассмотрение документов осуществляютсек­ретари-референты, заведующиеканцелярией, секретариатами, об­щимиотделами, помощники руководителя и т.д.После предвари­тельного рассмотрениядокументы направляются на регистрациюили регистрируются этим же должностнымлицом.

На всех регистрируемыхдокументах в правом нижнем углу пер­войего страницы проставляется регистрационныйштамп:

Наименование организацииВх. №__________________От_____________________

Проставлениештампа, даты, регистрационного номера(по по­рядку номеров начиная скалендарного года) производится в деньпоступления документа.

Регистрацииподлежат не все документы. Необходиморегист­рировать документы, поступающиеиз вышестоящих органов, об­щественныхорганизаций, важные письма другихорганизаций, об­ращения граждан и др.

Не надо регистрировать: поздравительныетелеграммы, проспекты, приглашения,программы, извещения, а также документы,поступающие в копиях для сведения.

Вкаждой организации перечень такихдокументов разрабатывается руково­дителемслужбы делопроизводства и дается винструкции по де­лопроизводству,утвержденной руководителем организации.

Все документы(поступающие, отправляемые, внутренние)в организации регистрируютсяцентрализованно. Децентрализован­наярегистрация документов допускается вучреждениях, которые имеют территориальнообособленные структурные подразделенияи особые условия работы.

В учреждениях сгодовым документооборотом 100 тыс.доку­ментов и более, где нельзяосуществлять централизованнуюреги­страцию, важнейшие документынеобходимо регистрировать в кан­целярии,остальные — в структурных подразделениях.

Документырегистрируются на карточках. На первомэтапе регистрации заполняют разделыкарточки (ма­шинописным или рукописнымспособом):

• входящийномер и дата регистрации. Например:

Источник: https://studfile.net/preview/5998932/

Документооборот Понятие документооборота и его основные этапы

4.1. Элементы организации документооборота:  Документооборот - это движение документов с момента их получения или

Документооборот— это движение документов с момента ихполучения или создания до завершенияисполнения, отправки адресату или сдачиих на хранение.

Соответственномасштабам движения документов можетбыть выделен в качестве самостоятельногообъекта рассмотрения документооборотконкретного гражданина, семьи, должностноголица, структурного подразделения,организации в целом, синдиката, отраслигосударственного управления, государства.Ведь, в конечном итоге, любой документи каждая его копия где-то откладываетсяи после истечения срока храненияаннулируется и уничтожается. Различиесостоит в длине пройденного пути, этапахобработки документов и сроках ихпоследующего хранения.

Действующиенормативные акты и методические пособия,в том числе и «Государственная системадокументационного обеспечения управления.Основные положения.

Общие требованияк документам и службам документационногообеспечения» (гсдоу)исходя изпрагматических соображений, рассматриваютв качестве объекта регулирования толькодокументооборот организации в целом исоответственно потоки входящих,внутренних и исходящих документов.

Документооборот,или порядок движения документов ворганизации, можно разделить на следующиеэтапы:

1. Экспедиционнаяобработка документов, поступающих ворганизацию.

2. Предварительноерассмотрение документов службойдокументационного обеспечения.

3. Рациональноедвижение документов внутри организации.

4. Обработкаисполненных и отправляемых документов.

Какие документы обращаются в организации

Основные принципыорганизации документооборота:

— прохождениедокументов должно быть оперативным;

— каждое перемещениедокумента должно быть оправданным,необходимо исключить или ограничитьвозвратные перемещения документов;

— порядок прохожденияи процесс обработки основных видовдокументов должны быть единообразными,

Такимобразом, основная задача организациидокументооборота — прямоточностьв движениидокументов и однократность их обработки.

Длявыбора оптимальных маршрутов движениядокументов на предприятии разрабатываютсярациональные маршрутно-технологическиесхемы движения и обработки основныхвидов документов. Схемы позволяютопределить места операций по их обработке.

Вдокументообороте выделяют тридокументопотока: входящие,внутренниеи исходящие документы.Хотя онитесно связаны между собой, каждый изэтих потоков имеет свои правила обработкии направления движения.

Обработкавходящихдокументовпредставляет первый этап работы сполученными документами.

Входящийдокументопоток составляют:

— документывышестоящих организаций, постановления,решения, распоряжения, приказы, письмаи т. п., содержащие директивные указания,разъяснения и другие сведения;

— документыподведомственных организаций (фирм),присылающих первичную отчетно-учетнуюдокументацию и различного рода запросы;

— документы прочихорганизаций, обменивающихся информациейдля решения вопросов, требующих совместныхдействий;

— жалобы и заявленияграждан.

Вомногих организациях операции по приемуи первичной обработке документовпроводятся централизованно экспедицией(в крупных учреждениях), либо секретарем.Последовательность прохождения входящейдокументации показана на схеме (рис.8).

Задачапервичной обработки поступившейкорреспонденции — проверить правильностьдоставки и целостность вложений, учестьпоступившие документы и подготовитьих к передаче по назначению.

Проверяетсяцелостность конвертов — все конверты,за исключением личной корреспонденциии корреспонденции в адрес профсоюзнойорганизации, вскрываются, документыизвлекаются из конвертов и сверяютсяприложения.

Если будет обнаруженоповреждение, отсутствие документа илиприложения к нему, об этом и сообщаетсяотправителю.

Рис. 8. Схемапрохождения входящей документации

После вскрытиякорреспонденции конверт сохраняетсятолько в следующих случаях:

  • если на документе отсутствует дата;

  • если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т. п.);

  • если адрес отправителя есть только на конверте.

В остальных случаяхконверты уничтожаются.

Вынувкорреспонденцию из конверта и убедившисьв ее сохранности, приложения располагаютв порядке номеров и скрепляют вместе ссопроводительным письмом, скрепляюттакже документы, состоящие из несколькихлистов.

Спроставления регистрационного штампаначинается учет входящих документов.Регистрационный штамп, фиксирующийвремя и факт поступления документа вучреждение (реквизит 28), проставляетсяна месте, указанном ГОСТ Р 6.30-97.Централизованный прием корреспонденциипозволяет учесть все поступившиедокументы, т. е. иметь точные данныеобъема этой части документооборота.

Обработкадокументов в экспедиции заканчиваетсяих сортировкой на регистрируемыеи нерегистрируемыев соответствии с перечнем, утвержденнымруководителем организации. Нерегистрируемыедокументы раскладываются по структурнымподразделениям для доставки по назначению,остальная документация передается длярегистрации.

Распределениепоступивших документов во многомопределяет прямоточность их движения.

Ужев процессе первоначальной обработкипроводится предварительное рассмотрениедокументов без детального ознакомленияс их содержанием.

Часть документовотделяется и направляется для исполнениянепосредственно в структурныеподразделения; письма, жалобы и заявленияграждан после регистрации поступаютна рассмотрение руководству или вструктурное подразделение.

Документыс надписью «Лично» или в адрес профсоюзнойорганизации сразу направляются поназначению.

Такимобразом, главная цель предварительногорассмотрения — отобратьдокументы в адрес руководства.

Учитывая, что в настоящее время большинстворуководителей перегружено избыточнойинформацией, этот поток документовдолжен быть подвергнут тщательномуанализу.

Руководству организациинаправляют документы по принципиальнымвопросам деятельности учреждения,исполнение которых требует решенияруководства, и документы, содержащиенеобходимую для руководства информацию.Они составляют примерно 20% всейдокументации.

Прираспределении документов пользуютсяположениями о структурных подразделениях,должностными инструкциями, схемамидвижения документов. Проводятпредварительное рассмотрение документовлица, имеющие полномочия для направлениядокументов по назначению. Это могутбыть секретари, секретари-референтыили помощники руководителя.

Припредварительном рассмотрении документовпроставляется условное обозначениеструктурного подразделения, в котороенаправляется документ, или фамилияисполнителя. Для этого в учрежденииимеется список структурных подразделенийс присвоенными им кодами.

При предварительномрассмотрении выясняется также, ненуждается ли документ, передаваемыйруководству, в подборке предыдущейпереписки по данному вопросу, нормативныхдокументов и пр. Эти документы передаютсяруководителю вместе с полученнымидокументами.

Передачадокументов на рассмотрение должнаосуществляться в день их получения.Телеграммы и другие срочные документыпередаются в первую очередь.

Руководительучреждения или структурного подразделения,рассматривая полученный документ,должен дать четкие и конкретные указанияпо его исполнению.

Этиуказания оформляются в виде резолюции,которая содержит решение руководителейпо существу поставленного в документевопроса. Если документ проходит несколькоинстанций, на нем появляется рядрезолюций. Не допускается противоречиеих друг другу. В том случае, когдаисполнение документа поручаетсянескольким лицам, ответственным считаетсялицо или подразделение, названное врезолюции первым.

С резолюциейдокумент передается ответственнымисполнителям. Если указано несколькоисполнителей, документ передаетсякаждому из них поочередно. Для одновременнойработы над документом с него изготавливаютсяксерокопии по числу исполнителей.Подлинник документа направляетсяответственному исполнителю, указанномув резолюции первым.

Резолюцияруководителя на документе должна бытьотражена в регистрационных карточкахдля информации контрольной службе.

Дляконтрольной службы резолюция можетявиться основанием взятия исполнениядокумента на контроль, в ней указываютсянеобходимые для контроля сведения:фамилия исполнителя, принятое решение,срок исполнения.

Все перемещениядокумента между структурнымиподразделениями и исполнителямиосуществляются без расписок, но должныобязательно отмечаться в регистрационнойкарте.

Поступив кисполнителю, документ находится у негодо полного решения вопроса. Когда работанад документом полностью завершена, наинициативном документе проставляетсяотметка о его исполнении и направлениив дело. Затем документ со всеми другимиотносящимися к нему материаламипередается делопроизводственномуработнику для подшивки в дело.

Исходящиедокументыв процессе обработки также проходятряд инстанций. Работа над ними складываетсяиз составления проекта документа,перепечатки, согласования, визирования,подписания, регистрации и обработкидля отправки (рис. 9).

Рис. 9. Схемапрохождения исходящей документации

Настадии проекта исполнитель должен знатьтребования, предъявляемые к текстудокумента, и требования государственныхстандартов к оформлению документов.

Значительно сокращает время составлениядокументов использование типовыхтекстов и трафаретных бланков. Проектдокумента оформляют в соответствии стребованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Перепечатанныйи сверенный проект передается исполнителюдля дальнейшего оформления — согласования,визирования, подписания.

Наэтом этапе движения документов следуетстремиться к сокращению лишних инстанцийи повторных операций, например, излишнегосогласования документов или визирования.Подготовленные и согласованные проектыисходящих документов передаются наподпись руководителю организации илируководителям структурных подразделений.

Руководителиучреждений должны быть освобождены отрешения множества второстепенныхвопросов, в том числе подписания рядадокументов. Право подписания частидокументов передается руководителямструктурных подразделений и ответственнымисполнителям, что оговаривается вположениях о структурных подразделенияхи должностных инструкциях.

Такой порядокспособствует повышению ответственностиисполнителей и значительно упрощаетдокументооборот. Перед подписаниемисполнитель обязан проверить правильностьоформления документа, наличие всехприложений, необходимых виз.

Ответныедокументы передаются руководителям наподписание вместе с материалами, наосновании которых они составлены.

Послеподписания документы передаются нарегистрацию и отправку. Перед отправкойеще раз проверяется правильность ихоформления. Обработка отправляемойкорреспонденции включает сортировку,адресование, фальцевание (складывание),вложение в конверты, заклеивание,определение стоимости отправлений,составление реестра на заказную почтуи передачу корреспонденции на почтамт,

Всепоступающие на отправку документысортируются по адресатам. Для постоянныхадресатов используются заранееприготовленные конверты, адрес накоторых напечатан средствами оперативногоразмножения.

Если документы направляютсяв два или три адреса, то на каждом из нихподчеркивается тот адрес, в которыйданный документ направляется.

Принаправлении документа одновременноболее чем четырем адресатам составляетсясписок на рассылку, который передаетсяна отправку вместе с экземплярамидокумента.

Документыдолжны быть отосланы в день их подписания,телеграммы и вся срочная корреспонденцияотправляется немедленно.

Внутренниедокументыпроходят следующие стадии: подготовкапроекта документа, перепечатка,согласование, визирование, подписание,передача адресату. Поэтому маршруты ихпрохождения на этапах подготовки иоформления те же, что и у исходящихдокументов, а на этапе исполнениясовпадают с маршрутами входящихдокументов.

Однаконекоторые виды внутренних документовмогут иметь свои маршруты. Распорядительныедокументы (приказы, распоряжения)проходят через юридический отдел;протоколы не требуют составленияпроекта; докладные записки, справки ит. п.

поступают прямо к руководителю, наимя которого они написаны.

Некоторыевнутренние документы регистрируютсяв канцелярии, имеют свою индексацию(акты, протоколы, приказы), часто требуютразмножения в копировально-множительнойслужбе и рассылки в структурныеподразделения.

Учетобъемадокументооборота.Объем документооборота — это общееколичество входящих, исходящих ивнутренних документов за год.

Учетдокументооборота необходим дляопределения загрузки подразделений,отдельных работников и организации вцелом.

Эти данные используются приразработке мероприятий по совершенствованиюделопроизводства и при решении вопросао внедрении средств механизации дляобработки документов.

Входящие,исходящие, внутренние документы,предложения и заявления граждан подлежатраздельному учету.Копии документов, изготовленные средствомоперативного размножения, учитываютсяотдельно. Общее количество выражаетсядробью, где числитель обозначаетколичество основных документов, азнаменатель — количество экземпляровкопий документов.

Входящиеи исходящие документы учитываются научастке приема и отправки корреспонденции.Внутренние документы учитываются поместу их регистрации или подготовки.Каждый документ учитывается один раз.

Систематический подсчет документооборотапозволяет определить динамику егороста.

Анализ этих данных используетсяпри формировании штатов структурныхподразделений, рациональной организациирабочего дня сотрудников.

Организациядоставки документов.Доставка документов во многом определяетбыстроту их обработки и исполнения.Доставку документов внутри учрежденияосуществляют курьерская связь исекретари. В крупных учрежденияхцелесообразно использовать техническиесредства — пневмопочта, транспортеры.

Дляповышения оперативности доставкидокументов должны быть разработанырациональные маршруты движения курьера,установлено целесообразное числодоставок документов в день, сокращеночисло операций по приему-передачедокументов (отмена расписок) и т. д.

Порядокдоставки документов фиксируется вграфике, устанавливающем время и маршрутыкурьерской связи. В небольших организацияхи в пределах' структурного подразделениядокументы доставляются секретарем.

Источник: https://studfile.net/preview/360502/page:15/

Scicenter1
Добавить комментарий