4.2. Снятие грифа «Коммерческая тайна» с документов и изделий

Работа с документами под грифом коммерческая тайна на предприятиях малого бизнеса

4.2. Снятие грифа «Коммерческая тайна» с документов и изделий

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 12

Работа с документами под грифом коммерческая тайна на предприятиях малого бизнеса

Деятельность предприятия малого бизнеса специфична тем, что она осуществляется малым количеством сотрудников, территориально и функционально тесно связанных между собой.

Каждый сотрудник общается практически со всеми сотрудниками организации и в силу этого бывает посвящен во множество вопросов, не имеющих прямого отношения к выполнению своих должностных обязанностей.

Они, вольно или невольно, могут способствовать распространению сведений, составляющих «секрет фирмы».

Очевидные способы борьбы — строгий контроль исполнения и хранения документов, ликвидация правовой безграмотности работников по вопросам коммерческой тайны, дифференциация доступа работников к некоторым сведениям об организации, а также строгая регламентация делопроизводства документов, содержащих сведения ограниченного доступа, и присвоение им грифа «Коммерческая тайна».

Предприятия малого бизнеса представляют собой слой мелких собственников, которые в силу своей массовости в значительной мере определяют социально-экономический и отчасти политический уровень развития страны.

По своему уровню жизни и социальному положению они принадлежат к большинству населения, одновременно являясь как непосредственными производителями, так и потребителями широкого спектра товаров и услуг. Сектор малого бизнеса образует самую разветвленную сеть предприятий, действующих в основном на местных рынках и непосредственно связанных с массовым потреблением товаров и услуг.

В совокупности с небольшими размерами малых предприятий, их технологической, производственной и управленческой гибкостью это позволяет чутко и своевременно реагировать на изменяющуюся конъюнктуру рынка.

К основным достоинствам предприятий малого бизнеса относят: возможность разработки и применения инновационных идей, инновационных технологий, мобильность в управлении, производстве.

Словарь кадрового делопроизводства. Инновация (позднелат. innovatio, англ. innovation — нововведение) — явления культуры,

1) которых не было на предшествующих стадиях ее развития, но которые появились на данной стадии и получили в ней признание;

2) зафиксированные в знаковой форме и (или) в деятельности посредством изменения способов, механизмов, результатов, содержаний самой этой деятельности. Во втором случае чаще используют понятие «нововведение», выражая его сущность в терминах инновационной деятельности и инновационных процессов (если учитывается процесс сопряженных изменений в среде).

Нововведение — комплексный процесс создания, распространения и использования нового практического средства (новшества) для удовлетворения человеческих потребностей, меняющихся в ходе развития социокультурных систем и субъектов.

Сами инновационные идеи, технологии, разработки являются коммерческой тайной предприятия.

Словарь кадрового делопроизводства. Коммерческая тайна — режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

В силу небольших размеров к трудовой деятельности на предприятии малого бизнеса привлекаются родственники, близкие знакомые, проверенные лица, заинтересованные в прибыли предприятия и, соответственно, в его развитии. Но тем не менее к деятельности на предприятии могут привлекаться и люди со стороны.

В настоящее время в области информационной безопасности существует понятие «инсайдерство», которое означает случайное или преднамеренное распространение работником организации конфиденциальной информации о ее деятельности, финансовых показателях, стратегии развития, клиентских взаимоотношениях и др.

Инсайдерами могут стать не только злоумышленники-профессионалы, которые за распространение конфиденциальной информации получают вознаграждение от заинтересованных лиц, но и лояльные и преданные компании сотрудники, например, забывшие важный документ в общественном транспорте. Также к списку инсайдеров можно добавить недовольных, обиженных сотрудников, которые могут тем или иным способом повлиять на распространение, хищение, уничтожение или искажение конфиденциальной информации.

Важно отметить, что инсайдеры могут не только скопировать важную информацию с помощью технических средств, но и просто запомнить ее.

Таким образом, одних технических средств для борьбы с инсайдерством недостаточно, важно разделить открытую информацию и информацию ограниченного доступа, а также разработать инструкцию по работе с документами с грифом «Коммерческая тайна». Традиционно такой документ называют «Инструкция по организации и ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» и оформляют на стандартных листах формата А4. Такая инструкция может выглядеть следующим образом:

— 1-й лист — титульный лист или обложка инструкции, на которой указывают название инструкции, дату вступления в действие, должностное лицо, утвердившее инструкцию, или распорядительный документ;

— 2-й лист — содержание документа (разделы) с указанием страниц;

— 3-й и последующие листы — текст инструкции.

В содержательной части инструкции должны быть предусмотрены следующие разделы:

1. Учет документов с грифом «Коммерческая тайна».

2. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна».

3. Размножение документов с грифом «Коммерческая тайна».

4. Уничтожение документов с грифом «Коммерческая тайна».

5. Проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна».

6. Порядок хранения и обращения с документами с грифом «Коммерческая тайна».

Данная инструкция утверждается приказом руководителя, в котором оговариваются дополнительно сроки вступления документа в действие, порядок ознакомления с ним сотрудников и их ответственность за исполнение и неисполнение, другие вопросы.

Поскольку на предприятии малого бизнеса, как правило, нет специализированных режимно-секретных подразделений, ведение делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» возлагается на секретаря, специалиста по делопроизводству (делопроизводителя) или других специально назначенных лиц.

Хранение документов с грифом «Коммерческая тайна» должно осуществляться отдельно от других документов. С целью осуществления контроля над качеством хранения документов ограниченного доступа рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия и состояния хранения документов с грифом «Коммерческая тайна».

Работнику, по роду своей служебной деятельности имеющему доступ к конфиденциальной информации, могут быть внесены дополнения в трудовой договор, например:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ … │

│ Сотрудник обязуется сохранять в тайне все ставшие ему известными в│

│рамках его служебной деятельности сведения, составляющие коммерческую│

│тайну. Это обязательство о неразглашении действует и после увольнения. │

│ Сотрудник обязуется при увольнении сдать все находящиеся у него в│

│связи с его служебной деятельностью документы и изделия, содержащие│

│сведения, составляющие коммерческую тайну. Он не имеет права предъявлять│

│какие-либо требования на оставление у себя подобной документации и│

│изделий. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Законодательная база, содержащая нормативно-правовые требования к перечню и содержанию сведений, составляющих коммерческую тайну, порядку обработки, хранения, предоставления, передачи этих сведений, а также ответственность за действия или бездействия, повлекшие за собой разглашение таких сведений, включает:

Источник: https://hr-portal.ru/article/rabota-s-dokumentami-pod-grifom-kommercheskaya-tayna-na-predpriyatiyah-malogo-biznesa

Методическое пособие основы защищенного делопроизводства

4.2. Снятие грифа «Коммерческая тайна» с документов и изделий

4.2. Снятие грифа «Коммерческая тайна» с документов и изделий

Снятие грифа «Коммерческая тайна» с документа или изделия осуществляет должностное лицо, подписавшее (утвердившее) этот документ или техническую документацию на изделие, или руководитель предприятия.

Основанием для снятия грифа «Коммерческая тайна» с документов и изделий являются:

требования заказчика;

соответствующая корректировка «Перечня сведений, составляющих коммерческую тайну» предприятия;

гриф «Коммерческая тайна» был установлен неправильно;

истечение установленного срока действия грифа.

О снятии грифа «Коммерческая тайна» соответствующее должностное лицо делает отметку на самом документе и в технической (сопроводительной) документации на изделие путем зачеркивания грифа с проставлением своей подписи и даты.

Лица, осуществляющие учет документов (изделий) с грифом «Коммерческая тайна», делают необходимые отметки в соответствующих учетных документах (формах) с указанием фамилии лица, снявшего гриф, и даты снятия.

О снятии грифа «Коммерческая тайна» предприятие, устанавливавшее гриф, извещает все предприятия, связанные договорными обязательствами с предприятием-разработчиком в части охраны коммерческой тайны.

Извещение является основанием для снятия грифа «Коммерческая тайна» с полученных документов или изделий.

Выполняют эту операцию лица, осуществляющие учет документов или изделий с грифом «Коммерческая тайна».

4.3. Обеспечение правильности определения своевременности

установления и снятия грифа «Коммерческая тайна»

Ответственность за правильность определения и своевременность установления и снятия грифа «Коммерческая тайна» несут разработчики этих документов или изделий и руководители, подписавшие (утвердившие) документы или техническую документацию на изделия.

Контроль за правильностью определения и своевременностью установления и снятия грифа «Коммерческая тайна» осуществляют лица, назначенные руководителем предприятия. Права, обязанности и ответственность этих лиц должны быть определены документально (например, в должностных инструкциях, Положениях и т. п.) и известны сотрудникам предприятия.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ

«КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА».

Настоящие рекомендации позволяют установить обязательные для всех исполнителей требования по учету, размножению, хранению, использованию, отборке на архивное хранение и уничтожение документов с грифом «Коммерческая тайна».

Рекомендации разработаны с учетом положений «Единой государственной системы документированного обеспечения управления» (ЕГСДОУ) и действующих ГОСТов на организационно-распорядительную документацию (ОРД), использованы основополагающие и наиболее эффективные методы и приемы ведения делопроизводства, обеспечивающие надежную сохранность документов и безопасность информации, содержащей коммерческую тайну предприятия.

Организация и ведение делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» возлагается на специальное подразделение или на специально назначенных работников предприятия.

Учитывая большой опыт по ведению секретного делопроизводства, а также наличие специально оборудованных помещений и средств, целесообразно поручить ведение делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» сотрудникам секретных органов.

В случае, если на предприятии отсутствуют секретные органы, ведение делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» возлагается на канцелярию, специально созданное подразделение и на специально назначенных лиц.

Независимо от системы делопроизводства, существующей на предприятии (централизованная, децентрализованная, смешанная), необходимо обеспечить методическое единство в построении учета, прохождения и обращения документов с грифом «Коммерческая тайна».

Структура, штаты и численность подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» определяются руководителем предприятия в зависимости от объема документооборота, разрабатываются должностные инструкции, в которых необходимо предусмотреть их права, обязанности, ответственность по вопросам сохранения коммерческих секретов.

5.1. Размещение подразделений по ведению делопроизводства

с грифом «Коммерческая тайна»

Подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» должны размещаться в отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ, в которые должен быть исключен.

Документы должны храниться на металлических закрывающихся стеллажах, в металлических шкафах или сейфах. Хранение документов с грифом «Коммерческая тайна» в служебных помещениях других подразделений может осуществляться по разрешению руководителя предприятия при обеспечении условий их надежной сохранности.

В случае размещения подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» в помещениях секретных органов или канцеляриях должно быть обеспечено отдельное хранение документов с грифом «Коммерческая тайна» от других документов (отдельные комнаты, сейфы, стеллажи).

5.2. Учет документов с грифом «Коммерческая тайна»

Все документы с грифом «Коммерческая тайна», изданные или поступившие на предприятие, подлежат учету в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна».

Учет документов с грифом «Коммерческая тайна» осуществляется отдельно от учета секретных и несекретных, а также с грифом «Для служебного пользования» документов.

Для решения задач сохранности документов, облегчения справочной работы и обеспечения контроля исполнения целесообразно вести следующие виды учета:

— учет входящих документов;

— учет исходящих (подготовленных) документов;

— инвентарный учет;

— номенклатура дел, журналов, карточек.

Прием и регистрация документов с грифом «Коммерческая тайна» осуществляется подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна». Однократная регистрация распространяется и на документы с грифом «Коммерческая тайна».

Если на предприятии вся получаемая корреспонденция поступает в экспедицию, а также при получении корреспонденции в нерабочее время дежурным по предприятию, пакеты с грифом «Коммерческая тайна» не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна».

Ошибочно поступившие документы с грифом «Коммерческая тайна» возвращаются отправителю.

В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт (приложение № 1) в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Регистрация поступивших документов с грифом «Коммерческая тайна» производится на карточках (приложение № 2) или в журналах, которые должны иметь аналогичные грифы.

Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом «Коммерческая тайна» учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

На первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом «Коммерческая тайна» проставляется штамп, в котором указывается наименование предприятия, входящий номер документа, дата регистрации, количество листов основного документа и приложений.

Образец штампа:

Наименование предприятия
Входящий № Количество листови дата основных приложений

На первом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп с указанием номера входящего документа, приложением к которому является данный документ и количество листов данного приложения.

Образец штампа:

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится в машбюро подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна». По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения получения охраняемой информации посторонними лицами.

На последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа необходимо проставить количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя документа, фамилию машинистки или лица, печатавшего документ и дату.

Отпечатанный документ, а также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» на карточках (приложение № 3) или в журналах, имеющих соответствующие графы.

Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом «Коммерческая тайна» учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров.

Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.

Инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий научно-технические, чертежно-конструкторские и Другие документы, не подлежащие подшивке в дела. Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.

На инвентарный учет не берутся технические и другие документы, подшиваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во временное пользование.

В зависимости от специфики предприятия, количества документов инвентарный учет может вестись раздельно по наименованиям и видам документов, а также по видам производства.

Инвентарный учет ведется по карточкам (приложение № 4) или журналам, имеющим графы, аналогичные графам карточки. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Картотеки или журналы учитываются в номенклатуре.

На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических документов. Копии учитываются за номером оригинала. Если документ изготавливается машинописным способом и черновик уничтожается сразу после изготовления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в карточке (журнале) учета делается отметка об уничтожении черновика.

На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием инвентарного номера и даты регистрации.

Образец штампа:

Инв. н“____” ___________ 2000 г.

Штамп с инвентарным номером проставляется:

на сброшюрованных документах — в верхнем левом углу обложки и титульного (первого) листа документа;

на документах, хранящихся россыпью — в верхнем левом углу каждого листа;

на графических документах — над основной надписью.

Дела, журналы, картотеки с грифом «Коммерческая тайна» учитываются по общей номенклатуре дел предприятия.

В графе 1 номенклатуры под индексом, присвоенным данному делу, журналу, картотеке, проставляется гриф «Коммерческая тайна». После графы «Заголовок дела» вводится графа «Фамилии исполнителей, которым предоставлено право пользования делом».

Для подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» делается выписка из номенклатуры, в которую вносятся все дела, журналы и картотеки с грифом «Коммерческая тайна».

При составлении номенклатуры дел, включающей дела с грифом «Коммерческая тайна», кроме учета требований общего делопроизводства о порядке комплектования дел в соответствии с различными признаками классификации необходимо предусмотреть круг лиц, имеющих право пользоваться делом, не допуская необоснованного его расширения, но и не затрудняя решение производственных вопросов.

Документы с грифом «Коммерческая тайна» подшиваются в дела в соответствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с грифом «Коммерческая тайна» независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела.

Листы дела нумеруются, после закрытия дела прошиваются и опечатываются. Заверительный лист подписывается сотрудником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна».

5. 3. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна»

Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна», во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответствующие полномочия руководителем предприятия.

Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. По согласованию с соответствующими органами целесообразно использовать каналы специальной связи.

При отправке документов заказными или ценными отправлениями не рекомендуется проставлять на конвертах (пакетах) гриф «Коммерческая тайна», так как это может привлечь внимание посторонних лиц и привести к утечке (хищению) охраняемой информации. В таких случаях рекомендуется использовать двойной конверт. На внутреннем конверте указывать гриф «Коммерческая тайна» и номера документов, а на внешнем — адрес получателя.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Исходящим номером документа с грифом «Коммерческая тайна» является номер, за которым зарегистрирован документ. Например: документ, зарегистрированный по входящему учету, отправляется во внешнюю организацию за своим входящим номером.

Документ, стоящий на инвентарном учете, в случае, если он отправляется без сопроводительного письма, отправляется за своим инвентарным номером.

Исходящим номером документа, зарегистрированного по учету подготовленных документов, будет этот номер.

После отправки документа в карточке ( журнале) учета, по которому зарегистрирован отправляемый документ, делается отметка об отправке, заверяемая подписью лица, производившего отправку.

При необходимости документы с грифом «Коммерческая тайна» могут доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.

5.4. Уничтожение документов с грифом «Комическая тайна»

Уничтожение документов с грифом «Коммерческая тайна», в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, должно производиться подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» с обязательной простановкой отметок: об уничтожении в учетных данных документов.

Порядок уничтожения черновиков, испорченных листов, неподписанных проектов документов с грифом «Коммерческая тайна».

Сданные в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» черновики, испорченные листы, варианты и неподписанные проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель).

В учетных данных документа (карточке, журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника подразделения по ведению делопроизводства с грифов «Коммерческая тайна» и даты.

По мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля) изымается работниками подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» и уничтожается. Периодичность изъятия может устанавливаться начальником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» в зависимости от количества документов и условий уничтожения.

Уничтожение документов с грифом «Коммерческая тайна» производится в соответствии со сроками и в порядке, определяемом Главным архивным управлением РФ или ведомством.

Разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции «Уничтожить», своей подписи и даты.

При проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное хранение, отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия.

Отобранные для уничтожения документы и дела с грифом «Коммерческая тайна» вносятся в акт установленной формы, сверяются перед уничтожением работниками подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» с учетными данными и уничтожаются.

После уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения и подписи сотрудников, производивших уничтожение.

Уничтожение документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» должно производиться путем их сожжения или измельчения или другим путем, исключающим восстановление текста документов.

5.5. Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна»

Периодические проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» являются важным фактором, обеспечивающим их физическую сохранность.

В ходе проверок устанавливается соответствие наличия документов учетных данных, правильность ведения учетов, проверяется порядок обращения с документами, рассматриваются вопросы снятия грифа «Коммерческая тайна».

Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комиссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом «Коммерческая тайна».

Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью, проверяются полистно. В ходе проверок устанавливается соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.

Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна».

Квартальная проверка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.

В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.

Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года.

В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных документов с грифом «Коммерческая тайна», а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.

Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.

Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

5.6. Порядок хранения и обращения с документами с грифом

«Коммерческая тайна»

Документы с грифом «Коммерческая тайна» в нерабочее время должны храниться в помещениях подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна». Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается по решению руководителя предприятия при наличии условий, обеспечивающих их сохранность.

Выдача документов с грифом «Коммерческая тайна» сотрудникам предприятия, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой под роспись в карточке учета выдачи документа или дела (приложение № 5), или в учетной карточке документа.

Передача документов с грифом «Коммерческая тайна» между сотрудниками предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой (приложение № 6).

При работе с документами с грифом «Коммерческая тайна» сотрудникам предприятия следует помнить о своих обязательствах по неразглашению охраняемых сведений и выполнению на предприятии правил обращения с грифованной информацией принимать необходимые разумные меры, исключающие утрату документов или утечку коммерческих секретов.

Источник: https://textarchive.ru/c-1460084-p5.html

Основы защищенного делопроизводства (Ч.2)

4.2. Снятие грифа «Коммерческая тайна» с документов и изделий

   Авторы: О.Б. Макаревич, Л.К. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко

   Пособие составлено на основе практического опыта государственных и коммерческих предприятий с учетом действующих нормативно-методических документов Российской Федерации.

   Содержит материал по двум неразрывно связанным компонентам делопроизводства:   — организация работы с документами под грифом «Коммерческая тайна»   — составление документов под грифом «Коммерческая тайна» и правила их оформления.

   Требования к оформлению документов даны на основе стандарта ГОСТ Р 6.30-97, введенного в действие с 1 июля 1998 года.

СОДЕРЖАНИЕ

1. МЕТОДОЛОГИЯ ФОРМИРОВАНИЯ ТРЕБОВАНИЙ К СИСТЕМЕ ЗАЩИЩЕННОГО  ОКУМЕНТООБОРОТА 3

2. ДОКУМЕНТООБОРОТ И КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА 9

3. ДОКУМЕНТООБОРОТ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАЩИТЫ СЕКРЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ 22

4. ПОРЯДОК УСТАНОВЛЕНИЯ И СНЯТИЯ ГРИФА «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА» НА ПРИЕДПРИЯТИИ 35

4.1. Установление грифа «Коммерческая тайна» документам и изделиям 354.2. Снятие грифа «Коммерческая тайна» с документов и изделий 374.3. Обеспечение правильности определения своевременности установления и снятия грифа «Коммерческая тайна» 37

5. ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА» 38

5.1. Размещение подразделений по ведению делопроизводства с грифом «Коммерческая тайна» 385.2. Учет документов с грифом «Коммерческая тайна» 395.3. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна» 425.4. Уничтожение документов с грифом «Комическая тайна» 425.5. Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» 435.6. Порядок хранения и обращения с документами с грифом «Коммерческая тайна» 44

6. ПОЛУЧЕНИЯ РАЗРЕШЕНИЙ НА ДОСТУП К ИНФОРМАЦИИ, ЯВЛЯЮЩЕЙСЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНОЙ НА ПРЕДПРИЯТИИ 45

6.1. Структура системы получения разрешения на доступ к информации, являющейся коммерческой тайной предприятия 466.1.1. Права, обязанности и ответственность работников предприятия в пределах «Разрешительной системы»  476.1.2. Схема выдачи разрешений на доступ сотрудников предприятия к сведениям, составляющим коммерческую тайну 496.1.3. Порядок оформления разрешения на доступ к сведениям, состав-ляющим коммерческую тайну предприятия 516.1.4. Рассылка документов с грифом «Коммерческая тайна» в другие предприятия передача между подразделениями предприятия 526.1.5. Порядок доступа на совещание по вопросам, содержащим сведе-ния, являющиеся «Коммерческой тайной» 536.1.6. Порядок доступа к сведениям, «Коммерческую тайну», предста-вителей других предприятий и государственных органов 54

7. ПОРЯДОК УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ ИЗДЕЛИЙ С ГРИФОМ «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА» НА ПРЕДПРИЯТИИ 55

7.1. Учет изделий с грифом «Коммерческая тайна» 557.2. Получение и отправка изделий с грифом «Коммерческая тайна» 567.3. Транспортировка изделий с грифом «Коммерческая тайна» 57 7.4 Проверка наличия (инвентаризация) изделий с грифом «Коммерческая тайна» 58 7.5. Требования к помещениям, предназначенным для разработки, изготовления или хранения изделий с грифом «Коммерческая тайна» 59

8. ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ, СОСТАВЛЯЮЩАЯ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ, ПРИ ОБРАБОТКЕ И ХРАНЕНИИ ЕЕ В АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМАХ 60

8.1 Основные требования к системам защиты информации 638.2. Требования к системам защиты информации от несанкционированного доступа 658.3. Требования к системам защиты информации от перехвата элек-тромагнитных излучений и наводок (ПЭМИН) 68

9. ПРИЛОЖЕНИЯ 70

ЛИТЕРАТУРА 76

Формат: PDF
Язык: Русский

Скачать учебник
Основы защищенного делопроизводства (Ч.2) (О.Б. Макаревич, Л.К. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко.)

Основы защищенного делопроизводства (Ч.1)
   Авторы: О.Б. Макаревич, Л.К. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко   Пособие составлено на основе практического опыта государственных и коммерческих предприятий с учетом действующих нормативно-методических документов Российской Федерации.   Содержит материал по двум неразрывно связанным компонентам делопроизводства:   — организация работы с документами;   — составление документов и правила их оформления.   Требования к оформлению документов даны на основе стандарта ГОСТ Р 6.30-97, введенного в действие с 1 июля 1998 года.1. Основы защищенного делопроизводства 31.1. Организация труда работников делопроизводства 51.2. Основные понятия и определения 61.3. Организационные формы защищенного делопроизводства 91.4. Должностной состав и обязанности работников делопроизводства 101.5. Общие требования к условиям труда работников делопроизводств 122. Документирование управленческой деятельности предприятия 132.1. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления 132.2. Требования к бланкам документов 252.3. Правила машинописного и компьютерного оформления документов 263. Подготовка и оформление основных видов документов 283.1. Организационные документы 283.2. Распорядительные документы 303.3. Информационно-справочные документы 324. Технология работы с документами на предприятии 364.1. Элементы организации документооборота  364.2. Регистрация документов 384.3. Контроль исполнения документов 404.4. Систематизация документов 414.5. Формирование дел 434.6. Подготовка документов к архивному хранению 455. Организация функционирования управления делами 485.1. Основные документы управления 515.2. Организация работы с документами 525.3. Обработка поступающих документов 535.4. Обработка отправляемых документов 575.5. Регистрация и контроль исполнения документов 585.6. Формирование и оформление дел 635.7. Подготовка документов к передачи на архивное хранение 665.8. План работ по совершенствованию делопроизводства 696. Ответственность за неправомерные действия с документами и информацией 717. Литература 758. Приложения 76Формат: PDFЯзык: РусскийСкачать учебникОсновы защищенного делопроизводства (Ч.1) (О.Б. Макаревич, Л.К. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко.)

 

Источник: https://studentam.net/content/view/536/

Порядок работы с документами с грифом

4.2. Снятие грифа «Коммерческая тайна» с документов и изделий

Порядок работы с документами с грифом «Коммерческая тайна»

Документы, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну, подлежат обязательной регистрации в канцелярии службы безопасности или в общем делопроизводстве подразделения уполномоченным службы безопасности.

Они должны иметь реквизиты, предусмотренные положением, и гриф «КТ» (или полностью «Коммерческая тайна»). На документах, передаваемых иностранцам, гриф «КТ» не проставляется.

Полученные от иностранцев документы маркируются грифом «КТ» графитным карандашом.

В тексте документа и его реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию и другие.

Отсутствие грифа «КТ» и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и должностное лицо, санкционирующее (подписавшее, утверждавшее документ) ее распространение, предусмотрели все возможные последствия свободной рассылки и несут за это всю полноту ответственности.

Вся поступающая корреспонденция с грифом «КТ» или другими грифами принимается и вскрывается сотрудниками канцелярии, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «КТ» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых отправляется отправителю.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом «КТ». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — поэкземплярно.

Учет документов и изданий с грифом «КТ» ведется в журналах (форма 1) или на карточках (форма 2) отдельно от учета другой несекретной документации.

Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Издания, которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета (форма 5).

Движение документов и изданий с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.

На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом «КТ» проставляется штамп, в котором указываются наименование, регистрационный номер документа и дата его поступления.

Тираж издания с грифом «КТ», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в журнале учета и распределения изданий (форма 3).

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

Печатание материалов с грифом «КТ» производится в бюро оформления технической документации или в структурных подразделениях под ответственность их руководителей.

Отпечатанные и подписанные документы с грифом «КТ» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику канцелярии, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены». Дата. Подпись.

Размножение документов и изданий с грифом «КТ» в типографиях и на других множительных аппаратах производится с разрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и утвержденным заместителем директора по направлению. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно в специальном журнале.

Рассылка документов и изданий с грифом «КТ» осуществляется на основании подписанных руководителем структурного подразделения списков с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

Документы с грифом «КТ» после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «КТ».

При пользовании открытой радиосвязью запрещается передавать сведения, имеющие гриф «КТ». Такие сведения могут передаваться только по закрытым техническим средствам связи или по открытой телетайпной связью с проставлением на документах и телеграммах соответствующего штампа.

При пользовании проводной связью запрещается указывать должности адресатов и отправителей, разрешается указывать только телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей.

Снятие копий (рукописных, машинописных, микро- и фотокопии, электрографических и др.), а также производство выписок из документов и изданий с грифом «КТ» сотрудниками производится по разрешению руководителей подразделений.

Снятие копий для сторонних организаций с документов и издании с грифом «КТ» производится на основании письменных запросов по разрешению руководителей подразделений, подготовивших эти документы и издания.

Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

Порядок работы на ЭВМ при обработке информации с грифом «КТ» осуществляется в соответствии с требованиями инструкции о порядке работы на ПЭВМ при обработке несекретной информации

Источник: http://sec4all.net/prak24.html

Scicenter1
Добавить комментарий