4.3. Контроль исполнения документов: Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

VI. ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

4.3. Контроль исполнения документов:  Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

VI. Контроль исполнения документов (поручений)

6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

руководителем или иным должностным лицом организации — исполнения документов (поручений) по существу;

Службой делопроизводства организации и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях — сроков исполнения документов (поручений).

В Службе делопроизводства централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»), проставляемой в соответствии с пунктом 2.54 Примерной инструкции, а в структурных подразделениях организации — все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

6.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

6.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

6.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

6.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» — в течение одного дня, «срочно» — в 3-дневный срок; «оперативно» — в 10-дневный срок; остальные — в срок не более 30 дней;

по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения.

по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;

по обращениям граждан — 30 дней со дня регистрации.

6.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).

6.8. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, работник Службы делопроизводства, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.

6.9. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

6.10. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:

документов (поручений) последующих лет — не реже одного раза в год;

документов (поручений) последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

документов (поручений) текущего месяца — за 5 дней до истечения срока исполнения.

6.11. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).

6.12. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения).

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства .

———————————

Аналогичным образом могут быть внесены изменения в состав исполнителей документа (поручения) с обязательным информированием Службы делопроизводства.

6.13. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.

Решение об исполнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства организации.

На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело в соответствии с пунктом 2.55 Примерной инструкции, сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

6.14. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.

6.15. Служба делопроизводства организации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:

в порядке предварительного контроля направляет в структурные подразделения организации напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают (за 3 — 5 дней до окончания срока исполнения документа);

раз в месяц и по окончании года руководителю организации и руководителям структурных подразделений направляет отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по организации в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, — по отдельным исполнителям.

Источник: https://bazanpa.ru/rosarkhiv-prikaz-n44-ot11042018-h4139204/instruktsiia/6/

Тема 3. Контроль исполнения документов

4.3. Контроль исполнения документов:  Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Предыдущая12345678910111213141516Следующая

Контроль исполнения документов является важнейшей функцией управления.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, а также получение информации об уровне исполнительской дисциплины структурных подразделений и сотрудников. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

Вопросы, касающиеся этапов контроля, сроков исполнения, организации контроля исполнения в условиях традиционной обработки документов были освещены в основных положениях ГСДОУ и взяты за основу организациями в их практической деятельности.

Приступая к изучению темы, в первую очередь необходимо остановиться на двух моментах: сроках исполнения документов и направлениях контроля.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: внутренних — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с момента фиксации их поступления.

Необходимо отметить, что если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ должен быть исполнен не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются законодательными и нормативными актами, например: в Федеральном законе от 09.02.

2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» прописаны сроки рассмотрения запросов – 30 дней со дня регистрации с допустимым 15-дневным продлением; пользователь уведомляется об отсрочке ответа на запрос в течение семи дней со дня регистрации запроса.

Индивидуальные сроки исполнения могут содержаться в тексте самих документов (например, в приказах) или определяться руководителем в резолюции. Изменение типовых сроков исполнения производится только после принятия нового законодательного или нормативного акта, а индивидуальных — руководителями, которые их установили.

Различаются два направления контроля: контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов и контроль сроковисполнения.

Первый вид контроля осуществляется руководителями и специалистами, второй – службой ДОУ, однако в ряде организаций и тот и другой вид контроля может осуществляться одним специалистом, например, референтом руководителя.

Осуществляя контроль исполнения по существу, руководители и специалисты проверяют полноту исполнения задания, ответа на запросы, соответствие форм созданных документов их содержанию. Осуществление этого вида контроля входит в их должностные обязанности.

В службе ДОУ или специальной службе контроля, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п.

, контролируются своевременность исполнения документов, качество оформления документов с точки зрения соответствия утверждённой в установленном порядке инструкции по делопроизводству организации.

Однако необходимо отметить, что в настоящее время специальные службы контроля создаются всё реже из-за стремления руководства организаций к сокращению до минимума численности сотрудников службы ДОУ.

В отдельных случаях по решению руководства ведение срокового контроля может быть возложено и на сотрудника, не входящего в состав службы делопроизводства, или оставлено руководителем за собой. В небольших организациях работа по осуществлению срокового контроля возлагается на секретаря.

Контролируемые документы делятся на две группы:

-документы, сроки исполнения которых контролируются в службе ДОУ (распорядительные документы руководства, вышестоящей организации и др.);

-документы, сроки исполнения которых контролируются в соответствующих подразделениях(бухгалтерские, плановые, по материально-техническому снабжению и др).

Для правильной организации срокового контроля в организациях разрабатывается Перечень документов, подлежащих контролю в службе ДОУ, который включается в Инструкцию по делопроизводству.

Далее необходимо приступить к изучению этаповконтроля, которые были в своё время прописаны ещё в ГСДОУ.

Контроль исполнения включает следующие этапы:

-постановка документа на контроль;

-проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

-предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

-снятие документа с контроля;

-учёт и обобщение результатов контроля исполнения документов;

-информирование руководителя о ходе и результатах исполнения документов.

Постановка документа на контрольвозможна только после его регистрации. На самом документе при этом делается отметка о контроле в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 (п.3.19, рис.А1, А2).

Если в организации нет автоматизированной системы регистрации и контроля исполнения документов, то для контроля используют один экземпляр РКК, заполненный при регистрации. Если в организации используется журнальная форма регистрации, то РКК заполняется на данном этапе.

РКК можно заполнить как на компьютере, так и вручную. Один экземпляр карточки при традиционном ведении контроля остаётся с службе ДОУ, а другой следует направить исполнителю для ведения контроля в подразделении.

На каждое контролируемое поручение составляется отдельная карточка или, при условии использования автоматизированной системы, заполняется самостоятельная экранная форма.

РКК или её экранная форма представляют собой входной формат контрольной системы и являются техническим средством контроля исполнения документов.

Контрольный массив организуется по срокам исполнения (по дням текущего месяца, по месяцам текущего года и т.д.).

Своевременность доведения документов до исполнителей является важным условием исполнения документа. В условиях работы с традиционными документами работник службы ДОУ, на которого возложена передача документов исполнителям, передаёт исполнителю документ с двумя экземплярами РКК.

Один из этих экземпляров останется в подразделении, а другой, с росписью исполнителя, возвращается в службу ДОУ. Этот второй экземпляр является доказательством своевременного вручения документа исполнителю.

Он помещается в раздел сроковой картотеки, который может называться «Контролируемый массив» или «Неисполненные документы».

Если в исполнении документа задействовано несколько исполнителей, то подлинник передаётся ответственному исполнителю, а остальным могут вручаться копии.

При пересылке документа для исполнения в подведомственную организацию вместе с ним пересылается два экземпляра РКК. Один экземпляр при этом остаётся в контрольной картотеке в службе ДОУ до исполнения документа. После исполнения один экземпляр из подведомственной организации возвращается с указанием содержания исполнения и даты и помещается в раздел картотеки «Исполненные документы».

Предварительная проверка и регулирование хода исполнения осуществляются на всех этапах.

Эта работа необходима для того, чтобы исполнитель не забывал о приближающихся сроках исполнения документов.

С этой целью служба ДОУ может проводить устные (например, по телефону) или письменные (например, рассылка напоминаний) проверки. В ГСДОУ обозначены следующие сроки проверки хода исполнения документа:

-заданий последующих лет – не реже одного раза в год;

-заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

-заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней, за пять дней до истечения срока.

Вся информация о ходе исполнения документа фиксируется в контрольном массиве (если речь идёт о традиционной РКК, то – на её оборотной стороне).

Снятие документа с контролявозможно, когда вопросы, поставленные в документе, решены по существу. Снять документ с контроля может должностное лицо, поставившее его ранее на контроль, или ответственный исполнитель после выполнения задания.

При этом на самом документе проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело, а в самом контрольном массиве (карточке, базе данных) проставляется отметка о снятии документа с контроля.

РКК исполненного документа изымается из раздела «Контролируемый массив» и помещается в раздел «Исполненные документы».

Если служба ДОУ (контроля) устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. Окончательное решение о снятии документа с контроля остаётся за руководителем.

Учёт и обобщение результатов контроля исполнения документов проводятся службой ДОУ (контроля) по распоряжению руководителя, но не реже одного раза в месяц. Сами контрольные формы также устанавливаются руководством по представлению службы ДОУ. В условиях традиционной обработки документов используются чаще всего месячные сводки, в которых указываются:

-общее количество документов, находящихся у исполнителя;

-количество документов, исполненных с опережением;

-количество документов, исполненных в срок;

-количество документов, исполняемых в срок;

-количество документов с продлённым сроком исполнения;

-количество неисполненных в срок документов;

-причины задержек исполнения документов.

Подобные сводки могут составляться по подразделениям, исполнителям, организации в целом.

Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документовявляется заключительным этапом контроля исполнения. На основе анализа представленных данных в организации принимаются меры по повышению исполнительской дисциплины.

Особое внимание следует обратить на характерные причины неисполнения документов в срок: высокая степень централизации полномочий, перегрузка исполнителей, недисциплинированность исполнителей, слишком сжатые сроки исполнения, нерациональная система документооборота, отсутствие или недостаток современных технических средств.

Внедрение в сферу делопроизводства автоматизированных систем позволяет службе ДОУ осуществлять работу по контролю исполнения на более высоком уровне. Автоматизированные системы позволяют вести сроковый контроль с момента регистрации документа, в кратчайшие сроки получать данные об исполнительской дисциплине, оперативно отслеживать перемещения документа.

Необходимо отметить, что ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, устанавливая общие требования к управлению документами в организациях, определяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения.

В соответствии с этим стандартом «контроль действий в системе управления документами допускается применять для процессов, в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий:

а)определяет этапы выполнения решений или операций, зафиксированных в документе;

в)распределяет между исполнителями ответственность за действия;

с)фиксирует даты предполагаемого и реального выполнения действий

Контроль действий можно эффективно применять, только если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем направлен исполнителям» (п. 9.8.2).

О контроле местонахожденияв стандарте значится следующее: «движение документов должно быть документально зафиксировано для обеспечения доступа к ним всегда, когда это требуется. Механизмы контроля могут предусматривать фиксацию идентификатора документа, его заголовка, сведений о сотруднике или подразделении, обладающем документом, и времени (даты) перемещения документа».

Следует обратить внимание на сопоставимость риведённых положений стандарта (2007 г.) и положений ГСДОУ (1988 г.), прописанных в подразделе, посвящённом контролю исполнения документов (п. 3.3).

Контрольные вопросы

1.С какой целью осуществляется контроль исполнения документов?

2.Какие документы подлежат контролю?

3.Как исчисляются сроки исполнения документов?

4.Как устанавливаются типовые и индивидуальные сроки исполнения документов?

5.Назовите направления контроля исполнения документов.

6.Кем осуществляется контроль по существу?

7.Кто осуществляет сроковый контроль документов?

8.Какие документы контролируются в службе ДОУ?

9.Назовите этапы контроля исполнения документов.

10.Что представляет собой входной формат контрольной системы?

11.Как организуется контрольный массив?

12.Как организуется доставка документов исполнителям?

13.Что понимается под предварительной проверкой и регулированием хода исполнения документов?

14.Где фиксируется информация о ходе исполнения документа?

15.Кто вправе осуществить снятие документа с контроля?

16.Может ли служба ДОУ вернуть документ на доработку без продления сроков хранения документов?

17.Какие данные может включать месячная сводка о результатах контроля исполнения документов?

18.В чём заключается преимущество ведения контроля исполнения документов с помощью автоматизированных систем?

Предыдущая12345678910111213141516Следующая .

Источник: https://mylektsii.ru/10-102772.html

Контроль исполнения документов

4.3. Контроль исполнения документов:  Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Неотъемлемой составляющей деятельности по управлению документацией является контроль исполнения документов. Надлежащая организация контроля исполнения документов имеет огромное значение для эффективного управления документацией.

Контроль исполнения документов – это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение надлежащего (т.е. своевременного, точного и полного) исполнения документов.

Организация системы контроля позволяет решать следующие задачи:

— учет хода исполнения документов;

— выявление нарушений сроков исполнения;

— информирование руководства организации о ходе исполнения документов;

— выявление и своевременное устранение причин неисполнения документов;

— повышение персональной ответственности исполнителей за своевременное исполнение документов;

— укрепление исполнительской дисциплины.

Контролю подлежат в первую очередь документы, для исполнения которых установлены конкретные сроки.

Сроки исполнения устанавливаются в соответствии с:

— требованиями законодательства, нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ;

— предписаниями, содержащимися в документах, подлежащих исполнению;

— резолюцией (решением) должностного лица, уполномоченного устанавливать порядок исполнения и, в том числе, сроки исполнения тех или иных документов.

Однако контроль должен распространяться на все исполняемые организацией документы.

При этом в качестве основных объектов контроля исполнения документов следует рассматривать:

— сроки исполнения документов;

— объемы исполнения документов;

— соответствие исполненных документов установленным требованиям, в том числе , структуре, стилю изложения и оформлению.

Контроль исполнения документов в организации могут осуществлять:

— руководитель организации;

— служба ДОУ и (или) должностные лиц ответственное за документационное обеспечение управления в организации;

— руководители структурных подразделений, как непосредственные руководители ответственных исполнителей (исполнителей);

— ответственные исполнители (ведущие специалисты по направлениям деятельности).

А также особое место в непосредственном осуществлении контроля исполнения документов организации принадлежит специальному контрольному органу – отделу (группе) контроля исполнения документов – или специально уполномоченному должностному лицу (инспектору по контролю исполнения документов (КИД)).

Указанный орган (должностное лицо) могут осуществлять свои полномочия в составе службы ДОУ или вне ее, подчиняясь непосредственно руководителю организации или одному из его заместителей – например, заместителю по управлению (последнее наиболее характерно для малых предприятий с численностью работников до 100 чел.). Определенными полномочиями по контролю исполнения наиболее важных и срочных документов, как правило, наделяется и секретариат (секретарь) руководителя организации.

В конечном счете контрольная деятельность всех перечисленных структурных подразделений (должностных лиц) должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Контроль исполнения документа включает:

— постановку документа на контроль;

— проверку своевременного доведения документа (содержания поручения) до сведения исполнителя (ответственного исполнителя);

— предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;

— в необходимых случаях – пересмотр сроков исполнения документа (уточнение общего порядка исполнения документа);

— учет и обобщение результатов контроля исполнения документов (за период времени, а также по основным видам документов);

— информирование руководителя организации, других должностных лиц, ответственных за организацию работы с документами, о результатах контроля.

В рамках контроля исполнения документов соответствующими структурными подразделениями (должностными лицами) организации осуществляются:

— формирование картотеки (базы данных) документов организации, подлежащих контролю;

— направление экземпляра регистрационно-контрольной формы (РКФ) документа, подлежащего контролю, соответствующему исполнителю (ответственному исполнителю);

— фиксация сведений об исполнителе (ответственном исполнителе) документа (фамилия, инициалы, должность, подразделение, номер контактного телефона, адрес электронной почты и т. п.);

— регулярное получение информации о ходе и результатах исполнения документа, выявленных при проведении контрольных мероприятий;

— фиксация результатов контроля;

— периодическое информирование руководителя организации о состоянии исполнения документов и результатах контроля исполнения;

— снятие документов с контроля (после их надлежащего исполнения);

— формирование и ведение картотеки исполненных документов организации.

Рассмотрим вышеперечисленные мероприятия более подробнее.

При постановке документа на контроль в его контрольном экземпляре и регистрационной форме (например, РКК), заполняемой при регистрации документов проставляется отметка о постановке документа на контроль. А из РКК всех поставленных на контроль документов формируется картотека (база данных) документов организации, подлежащих контролю.

РКК контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

При формировании сроковой контрольной картотекицелесообразно предусмотреть как минимум 33 раздела (ячейки): 1-31 ячейки заполняются РКК со сроками исполнения документов по числам текущего месяца; в 32 ячейку помещают РКК документов, не исполненных в установленный срок (просроченных); после определения нового срока их исполнения РКК переносятся в соответствии с этим сроком в одну из ячеек с 1 по 31; в 33 ячейку помещают РКК на документы, срок исполнения которых приходится на следующие месяцы.

Экземпляр РКК документа, подлежащего контролю, передается соответствующему исполнителю (ответственному исполнителю). Сведений об исполнителе (ответственном исполнителе) документа (фамилия, инициалы, должность, подразделение, номер контактного телефона, адрес электронной почты и т. п.); фиксируются в карточке.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях для внутренних документов с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих – начиная с даты их регистрации и определяются в соответствии с резолюцией (решением) руководителя организации (иного должностного лица, в полномочия которого входит установление сроков исполнения тех или иных документов). При этом следует различать типовые и индивидуальные и сроки исполнения документов.

Типовые сроки исполнения документов – это сроки, устанавливаемые в отношении определенных категорий (видов) документов законодательными или нормативно-правовыми актами органов федерального, территориального, ведомственного или местного управления. В настоящее время типовые сроки исполнения основных категорий (видов) документов установлены Типовой инструкцией по делопроизводству.

В соответствии с данной инструкцией документы организации (если иное не определено содержанием соответствующего документа) подлежат исполнению в сроки, представленные в таблице 2. Типовые сроки исполнения документов организации, как правило, фиксируются в Табеле исполнения документов и в Инструкции по документационному обеспечению управления организации.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем организации (в резолюции), если срок не указан в тексте документа исходя из типовых сроков, предусмотренных для исполнения соответствующих категорий (видов) документов в соответствии с законодательными и нормативно-правовыми актами органов управления и зафиксированных в Табеле исполнения документов и Инструкции по документационному обеспечению управления организации. При определении срока исполнения документа руководитель организации или иное должностное лицо, уполномоченное определять сроки исполнения, должен, кроме того, принимать во внимание необходимость своевременного исполнения других документов, а также реальные возможности соответствующих исполнителей.

Дата исполнения документа, указанная в резолюции (решении) руководителя организации (иного должностного лица с соответствующими служебными полномочиями), в обязательном порядке фиксируется в регистрационно-контрольной форме (карточке, журнале, книге и т. п.). Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Таблица 2 – Категории документов, подлежащих исполнению и типовые сроки их исполнения

Категории документов, подлежащих исполнениюТиповые сроки исполнения
Документы без указания конкретной даты исполнения, но имеющие в тексте, пометку «срочно»3 дня
Документы без указания конкретной даты исполнения, но имеющие в тексте пометку «оперативно»10 дней
Прочие документы без указания конкретной даты исполнения30 дней
Документы, подлежащие исполнению по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы30 дней
Документы, подлежащие исполнению по поручениям Правительства РФ, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства РФ, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства РФ, поступившим от ответственного исполнителя на согласование10 дней
Документы, подлежащие исполнению по письмам Министерства иностранных дел РФ (без согласования с другими организациями)15 дней
То же, с согласованием30 дней
Документы, подлежащие исполнению в связи с обращениями граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки15 дней
То же, требующие дополнительного изучения и проверки30 дней

Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документа осуществляется на всех этапах до истечения срока, например, в следующем порядке: заданий последующих лет – ежеквартально; заданий последующих месяцев текущего года – ежемесячно; заданий текущего месяца – каждые 10 дней, а в последнюю декаду – за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководителя и помогая организовать исполнение документа.

Особого внимания в ходе исполнения требуют сложные по составу текста документы, включающие комплекс заданий по решению определенной проблемы (например, приказы руководителя организации по основной деятельности).

В работе с такими документами нередко принимают участие специалисты нескольких структурных подразделений организации, а сроки исполнения отдельных заданий, как правило, различны.

В подобных ситуациях на каждый контролируемый документ временно оформляется «контрольное» дело, в которое собираются все материалы, относящиеся к исполнению данного документа: справки, отчеты, докладные записки, объяснительные записки и т.п., отражающие ход исполнения и результаты проверок.

После снятия документа с контроля эти дела расформировываются, а содержавшиеся в них документы помещаются в другие дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел организации.

Пересмотр сроков исполнения документа производится в исключительных случаях (например по просьбе исполнителя, изложенной в докладной записке исполнителя содержащей мотивированные уважительные причины) с разрешения руководителя организации (иного должностного лица), установившего первоначальный срок исполнения документа. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится в контрольную карточку.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе (отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ.

Выводы о результатах контроля делаются на основании оценки фактического исполнения документов по состоянию на момент выполнения соответствующих контрольных мероприятий. Оценке подлежат сроки и объемы исполнения документов, а также то, насколько полно соответствует порядок исполнения документов и сами документы установленным на этот счет требованиям.

Объем исполнения документа (документов) в зависимости от содержания и задач контрольного мероприятия определяется с учетом:

— фактического объема исполнения документа на момент, соответствующий ранее установленному сроку его исполнения;

— фактического объема исполнения документа на момент проведения контрольного мероприятия;

— соотношения количества фактически исполненных документов к числу запланированных к исполнению документов за определенный период времени (например, месяц, квартал и т.д.).

Поясним, что документ признается полностью исполненным в случае, если исполнителем к ранее установленному сроку произведены все предписанные соответствующей резолюцией (решением) действия, направленные на надлежащее исполнение документа, и последний не требует какой-либо доработки (переделки и т. п.).

Соответствие исполненного документа требованиям, определяющим порядок его исполнения, устанавливается (с учетом степени полноты исполнения документа) исходя из соответствия действий, выполненных исполнителем, требованиям законодательства, нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ, предписаниям, содержащимся в документах, подлежащих исполнению и резолюции (решению) должностного лица, уполномоченного устанавливать порядок исполнения.

Соответствие исполненного документа требованиям, предъявляемым к его содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению, определяется с учетом:

— соответствия содержания документа существу освещаемого в нем вопроса (с учетом функционального назначения данного документа);

— соответствия структуры документа структуре типовых (аналогичных) документов (структуре шаблона или формы документа либо структуре трафаретного текста, на основе которого производится подготовка данного документа);

— соответствия стиля изложения документа стилю типовых (аналогичных) документов (в общем случае – служебно-деловому стилю);

— соответствия оформления документа требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, а также требованиям, предъявляемым к оформлению отдельных видов документов соответствующими законодательными, нормативно-правовыми актами и (или) организационно-распорядительными документами.

Документ считается исполненным иснимается с контроля после:

— получения документального подтверждения о выполнении поручения, указанного в решении (резолюции), например в виде утвержденного (подписанного) документа;

— отправки исходящего документа в адрес соответствующего предприятия (организации, учреждения) или конкретного должностного лица;

— нанесения отметок об исполнении на документ, подлежавший исполнению и в его регистрационно-контрольную форму.

Анализируя состояние исполнительской дисциплины, особенно важно указать, что явилось причиной срыва исполнения документа: объективные обстоятельства или ненадлежащее исполнение работником должностных обязанностей.

Многолетняя практика ведения контроля исполнения документов показывает, что целесообразно разработать классификатор причин неисполнения документов, например:

— направление работника в командировку;

— временная нетрудоспособность работника;

— форс-мажорные обстоятельства;

— непредоставление информации ответственному исполнителю другими работниками организации;

— несвоевременная передача службой ДОУ документов ответственному исполнителю;

— нерациональное распределение контрольных заданий между исполнителями;

— отсутствие у исполнителя доступа к необходимой информации;

— отсутствие у исполнителя уважительной причины неисполнения документа и т.п.

В случае частичного или полного неисполнения документа в установленные сроки, а также при наличии письменной просьбы исполнителя о переносе срока или о снятии документа с контроля в связи с невозможностью или нецелесообразностью его исполнения необходимо получить от исполнителя подробные разъяснения и подтверждающие его мнение материалы, которые должны быть доведены до сведения руководителя организации. Полученная аналитическая информация вносится в специально разработанную отчетную форму и передается на рассмотрение руководителю организации.

Вопросы для самопроверки:

1. Дайте понятие документооборот?

2. Что включает в себя организация документооборота?

3. Каковы требования к системам документооборота?

4. Перечислите типы документопотоков и этапы управления каждым их них?

5. Как ведется учет количества обрабатываемых документов?

6. Что такое информационно-поисковая система, ее функциональное назначение?

7. Что такое регистрация и индексация документов и чем они отличаются?

8. Порядок регистрации документов входящих, исходящих и внутренних документов?

9. Задачи контроля исполнения документов?

10. Кто осуществляет контроль исполнения документов и какие документы подлежат контролю?

11. Этапы контроля исполнения документа?

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/7_185341_kontrol-ispolneniya-dokumentov.html

Регистрация и контроль исполнения документов

4.3. Контроль исполнения документов:  Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п.

Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация необходима:

— для обеспечения сохранности документов;

— для удобства поиска документов;

— для учета и контроля исполнения документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

информационные материалы, присланные в копии для сведения;

поздравительные письма и телеграммы;

прейскуранты;
пригласительные билеты;

программы конференций, совещаний;

рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Формы регистрации документов:

— централизованная;

— децентрализованная;

— смешанная.

Централизованнаясистема предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованнаясистема предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д.

Смешаннаясистема предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп,каждая из которых регистрируется отдельно:

— входящие документы;

— исходящие документы;

— внутренние документы;

— контракты коммерческие;

— документы, имеющие гриф ограничения доступа.

В свою очередь внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно. Например: приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу, протоколы, акты и т.д.

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

  • наименование организации (автора или корреспондента);
  • наименование вида документа;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • дата и индекс поступления;
  • заголовок к тексту (краткое содержание документа);
  • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
  • срок исполнения документа;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков.

Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, с оставляются следующие самостоятельные картотеки:

  • справочные, контрольно-справочные;
  • картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
  • тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию.

Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части.

Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

  • составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
  • систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм)

лицевая сторона

оборотная сторона

Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документовведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными.

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

  • быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
  • автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
  • автоматический контроль за исполнением документа;
  • возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
  • возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Источник: https://cyberpedia.su/6x6365.html

Контроль исполнения документов. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов

4.3. Контроль исполнения документов:  Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Основная цель организации контроля исполнения обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнитель.

Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления (для общений граждан – до 1 месяца со дня поступления, а для обращений не требующих дополнительного изучения – 15 дней).

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя.

Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Контроль исполнения включает:

1. постановку документа на контроль;

2. проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

3. проверку и регулирование хода исполнения;

4. учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная карточка) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции:

· формирование картотеки контролируемых документов;

· направление карточки контролируемого документа в подразделение – исполнитель;

· выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя (в крупных организациях);

· напоминание подразделению – исполнителю о сроке исполнения;

· получение информации о ходе и результатах исполнения;

· запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

· регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

· сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

· снятие документов с контроля по указанию руководителей;

· формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе (отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

В контроле выделяются два аспекта:

1. Контроль по существу решения вопроса;

2. Контроль сроков исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса – это оценка того, насколько правильно ведется работа, насколько полно и эффективно решен вопрос. Эту сторону контроля осуществляет руководитель (организации или отдела), специально уполномоченные лица или вышестоящая организация путем проверок, отчетов, ревизий и т.д.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Проверка хода исполнения осуществляется раз в 2-3 дня. Секретарь обязан вносить в карточку все существенные моменты хода исполнения документа: передача документа из одного отдела в другой, от исполнителя к исполнителю, изменение сроков исполнения.

Все перемещения документа должны идти только через секретаря.

Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого необходимо за три дня предупредить каждого исполнителя о том, что заканчивается срок исполнения документа.

Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе-запросе и в контрольной карточке.

Когда документ исполнен, проставляется отметка об исполнении документа, а не обратной стороне карточки пишут «документ снят с контроля» и карточку переставляют в раздел исполненных документов.

Контроль исполнения исходящих документов ведется исполнителями, которые готовили эти документы и заинтересованы в получении ответа. В небольших организациях эта работа поручается секретарю.

Секретарь должен связаться с организацией, в которую был отправлен документ, выяснить присвоенный документу входящий номер, исполнителя и ожидаемые сроки отправки ответа.

Если ответ вовремя не получен, секретарю надо уточнить, в каком состоянии подготовка ответного документа. Вся информация, полученная в результате переговоров, фиксируется в РКК в графе «Контрольные отметки».

Источник: https://studopedia.su/9_32931_kontrol-ispolneniya-dokumentov.html

Scicenter1
Добавить комментарий