4.6. Подготовка документов к архивному хранению: Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем

Подготовка документов к архивному хранению

4.6. Подготовка документов к архивному хранению:  Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел организации. Текст примерного положения об ЭК организации приведен в приложении № 37.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел.

При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения.

Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи делпостоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также актыо выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтоженытолько после того как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и пере­даны в ведомственный архив организации.

Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй — прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий — остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Форма описи унифицирована (см. приложение № 38).

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению(см. приложение № 39). Не допускается уничтожение документов до полного истече­ния срока их хранения.

Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998г.

, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002г.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описаниедел.

Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения — частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает;

• перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающейся при формировании дела в течение года);

• нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

• составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

• составление заверительной надписи дела;

• подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела (см.

приложение № 40) составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.

п.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сфо-римированных из документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе(см. приложение № 41) и отражаета, при не­обходимости, особенности физического состояния дела (например, наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.).

Описание дела — это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются: наменование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела (см. приложение № 42).

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В ведомтсвенный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение — ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе (см. приложение № 43). В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д.

Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1

1.1 Секретариат является самостоятельным подразделением, подчиненным непосредственно директору организации.

1.2. Секретариат возглавляет заведующий секретариатом, назначенный на должность и освобождаемый от должности директором организации.

1.3. На должность зав. секретариатом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы в службах документационного обеспечения управления не менее одного года.

1.4. В штатный состав секретариата входят: секретарь-референт, два секретаря, делопроизводитель, курьер.

1.5. Секретариат в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, нормативно-методическими материалами в области работы с документами, приказами и распоряжениями директора организации, настоящим Положением.

1.6[84]…

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

2.1. Организация, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

2.2. Обеспечение единого порядка документирования деятельности организации.

2.3. Совершенствование документооборота организации, форм и методов работы с документами.

2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по ведению делопроизводства в организации.

2.5. Осуществление бездокументного обслуживания деятельности организации.

2.6…

3. ФУНКЦИИ

3.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

3.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

3.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

3.5. Организация копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

3.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

3.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

3.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

3.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

3.11. Организация работы ведомственного архива.

3.12. Повышение квалификации сотрудников секретариата.

3.13. Организация рабочих мест сотрудников секретариата, совершенствование условий их труда.

3.14…

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

4.1. Секретариат имеет право:

4.1.1. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации

4.1.2. Запрашивать от структурных подразделений и организации сведения, необходимые для работы секретариата.

4.1.3. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.1.4. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства организации.

4.1.5. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.1.6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.1.7. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.1.8. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов о состоянии работы с документами, и совершенствовании форм и методов работы с ними.

4.1.9. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников секретариата, их поощрении наложении взысканий.

4.1.10….

4.2. Секретариат обязан:

4.2.1. Своевременно обеспечивать руководство организации информацией, необходимой для принятия управленческих решений.

4.2.2. Вносить изменения в локальные нормативные акты по вопросам документационного обеспечения управления при изменении общего-государственных нормативных актов.

4.2.3. Совершенствовать работу с документами на основе применения современных автоматизированных информационных технологий.

4.2.4…

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретариат несет ответственность за:

5.1. Необеспечение установленного порядка работы с документами в организации.

5.2. Невыполнение указаний и поручений руководства организации и несоблюдение необходимых условий труда работников секретариата.

5.3. Неиспользование предоставленных прав.

5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

5.5…

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

Секретариат взаимодействует:

6.1. Со структурными подразделениями организации — по вопросам документационного обеспечения управления.

6.2. С юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.3. Со службой кадров, — по вопросам подбора и расстановки кадров секретариата и повышения их квалификации.

6.4. Со службой хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников секретариата.

6.5. С коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов.

6.6…

7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

7.1.Сотрудники секретариата работают в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

7.2.Сотрудники секретариата имеют ненормированный рабочий день.

7.3.Реорганизация секретариата, изменение его штатного состава и штатной численности осуществляется на основании приказов директора организации.

7.4…

секретаря-референта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Секретарь-референт является специалистом канцелярии и подчиняется непосредственно начальнику канцелярии.

1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности директором организации.

1.3. При отсутствии секретаря-референта его функции выполняет другой сотрудник канцелярии в соответствии с приказом директора организации.

1.4. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется: действующим законодательством Российской Федерации, нормативно-методическими материалами соответствующих министерств и ведомств в области работы с документами, учредительными документами организации, приказами и распоряжениями директора организации, Положением о канцелярии и настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо с высшим специальным образованием без предъявления требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года в области документационного обеспечения управления.

1.6….

2. ФУНКЦИИ

2.1. Регистрация получаемых, отправляемых и внутренних организационно-распорядительных документов.

2.2. Контроль исполнения получаемых и внутренних документов.

2.3. Анализ состояния исполнительской дисциплины и разработка мер по ее улучшению.

2.4. Учет объема документооборота организации.

2.5. Оформлениемотправление исходящих документов.

2.6. Формирование в дела исполнительных документов.

2.7. Составление внутренних описей документов, входящих в дела с длительными и постоянными сроками хранения.

2.8…

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Ведение регистрации организационно-распорядительных документов с использованием установленных регистрационных форм.

3.2. Передача зарегистрированных документов исполнителям под расписку.

3.3. Проверка правильности оформления внутренних и отправляемых документов до передачи их на подпись.

3.4. Организация поисково-справочной работы по зарегистрированным документам.

3.5. Совершенствование системы регистрации и поиска документов на основе применения современных информационных технологий.

3.6.Ведение контрольной картотеки.

3.7.Работа с исполнителями в ходе ведения предупредительного контроля исполнения документов.

3.8.Составление ежемесячных сводок об итогах работы исполнителей с контрольными документами.

3.9.Разработка предложений по повышению уровня исполнительской дисциплины.

3.10. Совершенствование системы контроля исполнения документов.

3.11. Обеспечение своевременного и правильного формирования документов в дела.

3.12. Оформление дел постоянного и длительного сроков хранения.

3.13….

4. ПРАВА

4.1. Требовать выполнения установленных правил работы с документами в функциональных службах организации.

4.2. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручению руководства организации.

4.3. Возвращать сотрудникам документы и требовать их соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения или оформления.

4.4. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы.

4.5. Требовать от руководства организации создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов.

4.6 …

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Некачественное выполнение работ по оформлению и тиражированию документов.

5.2. Невыполнение указаний и поручений руководства организации.

5.3. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

5.5….

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ

Секретарь-референт взаимодействует со всеми сотрудниками организации по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности.

7. ОЦЕНКА РАБОТЫ*

7.1….

7.2….

Приложение № 9

Пример выписки из приказа

по основной деятельности

ООО «СТРОИТЕЛЬ»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

08.01.2001 №2

Москва

О введении Инструкции

по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами в ООО «Строитель» и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

Источник: https://studopedia.su/14_73964_podgotovka-dokumentov-k-arhivnomu-hraneniyu.html

5.3 Подготовка документов к архивному хранению

4.6. Подготовка документов к архивному хранению:  Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия(ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел организации. Текст примерного положения об ЭК организации приведен в приложении № 37.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел.

При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения.

Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и пере­даны в ведомственный архив организации.

Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй — прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий — остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Форма описи унифицирована (см. приложение № 38).

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению (см. приложение № 39). Не допускается уничтожение документов до полного истече­ния срока их хранения.

Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998г.

, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002г.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.

Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения — частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает;

  • перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающейся при формировании дела в течение года);
  • нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;
  • составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;
  • составление заверительной надписи дела;
  • подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела (см.

приложение № 40) составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.

п.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сфо-римированных из документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе (см. приложение № 41) и отражаета, при не­обходимости, особенности физического состояния дела (например, наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.).

Описание дела — это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются: наменование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела (см. приложение № 42).

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В ведомтсвенный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение — ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе (см. приложение № 43). В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д.

Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.

1. ОБЩИЕПОЛОЖЕНИЯ1

1.1Секретариат является самостоятельнымподразделением, подчиненным непосредственнодиректору организации.

  1. Секретариат возглавляет заведующий секретариатом, назначенный на должность и освобождаемый от должности директором организации.

  2. На должность зав. секретариатом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы в службах документационного обеспечения управления не менее одного года.

  3. В штатный состав секретариата входят: секретарь-референт, два секретаря, делопроизводитель, курьер.

  4. Секретариат в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, нормативно-методическими материалами в области работы с документами, приказами и распоряжениями директора организации, настоящим Положением.

1.684…

2. ОСНОВНЫЕЗАДАЧИ

  1. Организация, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

  2. Обеспечение единого порядка документирования деятельности организации.

  1. Совершенствование документооборота организации, форм и методов работы с документами.

  2. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по ведению делопроизводства в организации.

  3. Осуществление бездокументного обслуживания деятельности организации.

2.6…

3.ФУНКЦИИ

  1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

  2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

  3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

  4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

  5. Организация копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

  6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

  7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

  8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

  9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

  1. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

  1. Организация работы ведомственного архива.

  2. Повышение квалификации сотрудников секретариата.

  1. Организация рабочих мест сотрудников секретариата, совершенствование условий их труда.

3.14…

4.ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

4.1. Секретариатимеет право:

  1. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации

  2. Запрашивать от структурных подразделений и организации сведения, необходимые для работы секретариата.

  3. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

  4. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства организации.

  5. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

  6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

  7. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.1.8.Участвовать в обсуждении руководствоморганизации вопросов о состоянии работыс документами, и совершенствовании форми методов работы с ними.

4.1.9.Вносить на рассмотрение руководствапредставления о назначении, перемещениии увольнении работников секретариата,их поощрении наложении взысканий.

4.1.10….

4.2. Секретариатобязан:

4.2.1.Своевременно обеспечивать руководствоорганизации информацией, необходимойдля принятия управленческих решений.

  1. Вносить изменения в локальные нормативные акты по вопросам документационного обеспечения управления при изменении общего-государственных нормативных актов.

  2. Совершенствовать работу с документами на основе применения современных автоматизированных информационных технологий.

4.2.4…

5.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретариатнесет ответственность за:

5.1.Необеспечение установленного порядкаработы с документами в организации.

  1. Невыполнение указаний и поручений руководства организации и несоблюдение необходимых условий труда работников секретариата.

  2. Неиспользование предоставленных прав.

5.4. Несоблюдениетрудовой и производственной дисциплины.

5.5…

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ.СВЯЗИ

Секретариатвзаимодействует:

  1. Со структурными подразделениями организации — по вопросам документационного обеспечения управления.

  2. С юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

  3. Со службой кадров, — по вопросам подбора и расстановки кадров секретариата и повышения их квалификации.

  4. Со службой хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников секретариата.

  5. С коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов.

6.6…

7. ОРГАНИЗАЦИЯРАБОТЫ

  1. Сотрудники секретариата работают в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

  2. Сотрудники секретариата имеют ненормированный рабочий день.

  3. Реорганизация секретариата, изменение его штатного состава и штатной численности осуществляется на основании приказов директора организации.

7.4…

секретаря-референта

1. ОБЩИЕПОЛОЖЕНИЯ

1.1Секретарь-референт является специалистомканцелярии и подчиняется непосредственноначальнику канцелярии.

  1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности директором организации.

  2. При отсутствии секретаря-референта его функции выполняет другой сотрудник канцелярии в соответствии с приказом директора организации.

  3. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется: действующим законодательством Российской Федерации, нормативно-методическими материалами соответствующих министерств и ведомств в области работы с документами, учредительными документами организации, приказами и распоряжениями директора организации, Положением о канцелярии и настоящей должностной инструкцией.

  4. На должность секретаря-референта назначается лицо с высшим специальным образованием без предъявления требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года в области документационного обеспечения управления.

1.6….

2. ФУНКЦИИ

  1. Регистрация получаемых, отправляемых и внутренних организационно-распорядительных документов.

  2. Контроль исполнения получаемых и внутренних документов.

  3. Анализ состояния исполнительской дисциплины и разработка мер по ее улучшению.

  4. Учет объема документооборота организации.

  5. Оформлениемотправление исходящих документов.

  1. Формирование в дела исполнительных документов.

  2. Составление внутренних описей документов, входящих в дела с длительными и постоянными сроками хранения.

2.8…

3. ДОЛЖНОСТНЫЕОБЯЗАННОСТИ

  1. Ведение регистрации организационно-распорядительных документов с использованием установленных регистрационных форм.

  2. Передача зарегистрированных документов исполнителям под расписку.

  3. Проверка правильности оформления внутренних и отправляемых документов до передачи их на подпись.

  4. Организация поисково-справочной работы по зарегистрированным документам.

  5. Совершенствование системы регистрации и поиска документов на основе применения современных информационных технологий.

  6. Ведение контрольной картотеки.

  7. Работа с исполнителями в ходе ведения предупредительного контроля исполнения документов.

  8. Составление ежемесячных сводок об итогах работы исполнителей с контрольными документами.

  9. Разработка предложений по повышению уровня исполнительской дисциплины.

  1. Совершенствование системы контроля исполнения документов.

  2. Обеспечение своевременного и правильного формирования документов в дела.

  3. Оформление дел постоянного и длительного сроков хранения.

4. ПРАВА

  1. Требовать выполнения установленных правил работы с документами в функциональных службах организации.

  2. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручению руководства организации.

  3. Возвращать сотрудникам документы и требовать их соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения или оформления.

  4. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы.

  5. Требовать от руководства организации создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов.

4.6…

Секретарь-референтнесет ответственность за:

  1. Некачественное выполнение работ по оформлению и тиражированию документов.

  1. Невыполнение указаний и поручений руководства организации.

  1. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

5.4. Несоблюдениетрудовой и производственной дисциплины.

5.5….

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ,СВЯЗИ

Секретарь-референтвзаимодействует со всеми сотрудникамиорганизации по вопросам документационногообеспечения управленческой деятельности.

7. ОЦЕНКАРАБОТЫ*

Приложение№ 9

Примервыписки из приказа

поосновной деятельности

ООО«СТРОИТЕЛЬ»

ВЫПИСКАИЗ ПРИКАЗА

Источник: https://studfile.net/preview/897737/page:20/

Формирование дел и подготовка их к архивному хранению

4.6. Подготовка документов к архивному хранению:  Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем

Формирование дел

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела.

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В организациях дела формируются централизованно в службе ДОУ или децентрализовано в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе ДОУ.

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, в планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Заведующий архивом организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь в формировании дел, а также руководит проведением этой работы.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

● включать в дело по одному экземпляру документа;

● помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

● помещать приложения вместе с основными документами;

● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию.  Входящие  документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года.

Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания.

Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и соответственно подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

■ Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу, имеющие (согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (ст. 6б), приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных административных отпусках, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности.

Например, группировать в дела отдельно приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате.

При этом в каждом деле приказы имеют самостоятельную валовую нумерацию.   

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

■ Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления.

■ Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

■ Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

■ Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

■ Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2008/formirowanie_del/

Подготовка документов к хранению в архиве

4.6. Подготовка документов к архивному хранению:  Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

По дисциплине: Основы делопроизводства

Подготовка документов к хранению в архиве

Оглавление

архивирование документационный электронный хранение

Введение

1.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение

1.

1 Экспертиза ценности документов

1.

2 Описи дел

1.

3 Оформление дел

2. Порядок передачи дел на архивное хранение

3. Хранение документов в электронном виде

Заключение

Список использованной литературы

fВведение

Деятельность любой организации сопровождается появлением огромного количества различных документов. Это может быть бухгалтерская, кадровая, производственная, или какая — либо другая документация.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

На предприятиях существует организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

· организационные документы;

· распорядительные документы;

· информационно — справочные документы.

На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

— экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

— описи дел;

— оформление дел;

— описание документов постоянного и долговременного хранения;

— обеспечение их сохранности;

— передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющейся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

1. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

1.1 Экспертиза ценности документов

Рассмотрение организации проведения экспертизы ценности документов предприятия представляется исключительно важным, поскольку эта процедура предваряет помещение документов и в архив предприятия, и впоследствии в ведомственный (государственный) архив. В соответствии с основными правилами работы архивов организаций экспертиза ценности документов проводится предприятием ежегодно, как правило, в начале очередного календарного года.

Проведение экспертизы включает в себя:

1.

Отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив;

2. Отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению по месту их формирования (в соответствующих структурных подразделениях предприятия);

3. Выделение дел (документов) с истекшими сроками хранения и не представляющими более научно — практической ценности к уничтожению.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел.

Номенклатура дел-это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатурадел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

Функциональное назначение номенклатуры дел заключается в организации группировки исполненных управленческих документов в дела. На основе номенклатуры дел службой ДОУ предприятия решаются задачи по:

· закреплению индексов дел;

· систематизации дел;

· определению сроков хранения дел;

· учету дел временного (до 10 лет) хранения;

· составлению описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Разработка проекта номенклатуры дел, как правило, производится на основе номенклатур дел структурных подразделений. При разработке проекта номенклатуры дел следует руководствоваться:

— положениями о структурных подразделениях;

— штатным расписанием;

— документами по планированию и отчетности о деятельности предприятия и службы ДОУ;

— перечнями документов с указанием сроков их хранения;

— примерными и типовыми формами номенклатуры дел.

Кроме того, принимается во внимание состав номенклатуры дел и управленческой документации предприятия за предшествующие 1-3 года.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации.

Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.п.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

· постоянного хранения в государственных архивах;

· временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

· временного хранения (до 10 лет);

подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

1.2 Описи дел

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись является учетным документом и основной частью научно — справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов.

Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй — прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий — остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения сроков их хранения.

Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт.

(Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1999 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2003 года).

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархиварная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

1.3 Оформление дел

Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства.

Основные правила формирования дел:

1.

В дела следует помещать исполненные документы (факт исполнения должен быть документально подтвержден в отметке об исполнении или иным аналогичным образом), относящиеся к одному календарному году, за исключением переходящих дел. Документы внутри дела, как правило, располагаются либо в обратной хронологической, либо в вопросно-логической, либо в комбинированной последовательности вместе с приложениями к ним.

2. Формирование документов в дела следует производить в зависимости от сроков хранения (временных — до или свыше 10 лет или постоянных), при этом общий объем дела (тома, части) не должен превышать 250 листов.

3. Документы коллегиальных органов управления целесообразно помещать в два дела — материалы по подготовке протокольных мероприятий и материалы проведения протокольных мероприятий (в том числе протоколы и решения). Приказы и распоряжения по кадрам (персоналу) помещаются в дела раздельно друг от друга и от приказов (распоряжений) по основной деятельности предприятия.

4. Копии поступающих на предприятие законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов помещаются в отдельное дело, а изданные в виде брошюр хранятся отдельно от указанного дела. Прилагаемые к помещенным в дело документам материалы, как правило, хранятся вместе с ними.

5. Документы протокольных мероприятий помещаются в дело в соответствии с прямой нумерацией (по возрастанию номеров). Материалы к соответствующим протоколам помещаются в дела непосредственно после них.

6. Утвержденные документы помещаются в дело отдельно от проектов, при условии, что последние подлежат хранению в составе дел. Документы переписки — телеграммы, телефаксограммы, телексограммы, электронные письма — помещаются в дела в виде бумажных копий (распечаток или ксерокопий), при этом ответные (исходящие) документы обычно следуют за входящими.

Не допускается помещать в дела документы, подлежащие возврату, а также их дублетные экземпляры и черновики. Личные дела работников формируются по мере приобщения к ним документов с соблюдением установленных правил.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дела предусматривает:

— перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течении года);

— нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

— составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

— составление заверительной надписи дела;

— подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

2. Порядок передачи дел на архивное хранение

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации.

Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение — ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение.

Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.

При сдаче дел на государственное хранение организация предоставляет в государственный архив:

— отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

— описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

-историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

— справку о неполной сохранности документов (если какие — либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация — сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.3. Хранение документов в электронном виде

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам.

Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Оно должно начинаться с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.

), затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере.

В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры — файл — серверы — рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе — это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

· устойчивого электропитания;

· резервного копирования;

· антивирусной защиты;

· профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения — на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования — бумажной или электронной — и определяются специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа «Электронный архив» учет и копирование производится автоматически.

В противном случае это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей.

При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом о “О бухгалтерском учете” — пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие — проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

Заключение

Передача документов на архивное хранение является завершающей частью цикла делопроизводства в организации. Данная операция производится согласно установленным правилам.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов.

Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления.

Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описания дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Список использованной литературы

1.

Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ.

2. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2010.

3. Делопроизводство: Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ — ДАНА, 2009.

4. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. — М.: ЗАО «Бизнес — школа «Интел — Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2012.

5. Мандрица В.М., Семенов М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности: экзаменационные ответы. Ростов н/Д: «Феникс», 2009.

6. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е. М, Осичкина Г.А. Архивоведческие ас?екты в дело?роизводстве: экс?ертиза ценности документов // Секретарское дело 2010. №1. с.79-83.

7. Басакина Н.В. Организация ?одготовки и ?ередачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2011. №3. С.87-90.

8. Государственная система документационного обес?ечения у?равления. Основные ?оложения. Общие требования к документам и службам документационного обес?ечения.М., ВНИИДАД. 2010.

9. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах.М., Государственная архивная служба России, 2009.

10. Сотов П.В., Делопроизводство: образцы документов: Инструкции и ГОСТы. М.: Норма, 2014- С. 143.

11. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 2010. №4. С.32-36.

Размещено на Allbest.ru

Источник: https://otherreferats.allbest.ru/audit/00680834_0.html

Scicenter1
Добавить комментарий