5.1. Основные документы управления: Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных

6. Основные документы управления

5.1. Основные документы управления:  Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных

Деятельностьлюбого предприятия сопровождаетсясоставлением разных видов документов.Однако при всем их многообразии внезависимости от специфики предприятияможно выделить следующие основныегруппы документов:

  • организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
  • распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
  • документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
  • финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
  • информационно-справочные документы предприятия (акты. Письма, факсы справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

От государственныхи муниципальных организаций могутпоступать на предприятие документы.Регулирующие различные вопросы егодеятельности (налоги, охрана окружающейсреды и т.п.). Эти документы составляютотдельную группу – нормативные документывышестоящих органов.

В самостоятельнуюгруппу можно выделить коммерческиеконтракты (договоры), которые являютсяосновными документами предпринимательскойдеятельности.

Все перечисленныедокументы относятся к управленческимили организационно-распорядительнымидокументами (ОРД). Исключением являютсяфинансово-бухгалтерские документы,имеющие специфические особенностисоставления и обработки.

6.1 Приказы по основной деятельности

Приказы являютсяодними из наиболее важных документовпредприятия

Приказы – этонормативный документ, издаваемыйдиректором предприятия для решениякаких-либо задач (производственных илисвязанных с персоналом предприятия).

Приказы поорганизации работы предприятия,финансированию, планированию, отчетности,снабжению, реализации продукции и другимпроизводственным вопросам относятсяк приказам по основной деятельности.

Подготовка приказавключает следующие стадии: изучениесущества вопроса и сбор необходимыхсведений; подготовка проекта приказ;согласование проекта; подписаниеруководителем.

Проекты приказовготовятся специалистами предприятияпо поручению руководителя.

Приказ должениметь название вида документа, дату иномер. Датой приказ является дата егоподписания руководителем. Нумерацияприказов производится в валовом порядкес января по декабрь в пределах года (№1,№2 и т.д.).

Приказы по основнойдеятельности нумеруются и ведутсяотдельно от приказов по личному составу.

Приказ должениметь заголовок, отвечающий на вопрос«О чем?», например: «О реорганизациипредприятия», «Об изменении оплатыотпусков» и т. д. Недопустимо использоватьзаголовки типа: «Приказ генеральногодиректора».

Текст приказасостоит, как правило, из двух частей. Впервой части, констатирующий, указываютсяоснования издания приказа. Основаниемдля издания приказа являются:

  • нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);
  • решения Совета директоров, общих собраний акционеров;
  • производственная необходимость.

Констатирующуючасть приказа опускают. Если причинаиздания приказа очевидна и не нуждаетсяв разъяснении.

Во второй частиприказ, распорядительной, начинающейсясо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому»(исполнителю или структурномуподразделению), «что сделать» (указываютконкретную работу), « до какого числа»(сроки ее окончания).

Если поручениеисполнителю дается постоянное, то срокисполнения в приказе может отсутствовать.

Приказы подписываютсяруководителем или его заместителями,которым предоставлено такое право.Приказ вступает в силу с моментаподписания, если в тексте не указандругой срок введения его в действие.

Секретарь-референтпосле издания приказа организуетознакомление сотрудников предприятияс его содержанием.

Один экземпляр приказавывешивается на доске объявлений, надругом экземпляре, который идет в дело,фиксируется ознакомление с приказомсотрудников, ответственных за егоисполнение.

На нижнем поле документаили на обороте листа сотрудник пишет«ознакомлен», ставит подпись и датуознакомления. При необходимостиподписанный приказ копируется секретареми раздается исполнителем для работы.

Аналогичнопроисходит работа с такими управленческимидокументами, как решения и распоряжения.

Источник: https://studfile.net/preview/399689/page:4/

Основные документы управления

5.1. Основные документы управления:  Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных

Сохрани ссылку в одной из сетей:

«Основныедокументы управления»

Деятельностьлюбого предприятия сопровождаетсясоставлением разных видов документов.Документ — зафиксированнаяна материальном носителе информация сопределенными реквизитами. Однакопри всем их многообразии вне зависимостиот специфики предприятия можно выделитьследующие основные группы документов:

  • Организационно — правовые документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
  • Распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
  • Документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
  • Информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.);
  • Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.).

Отгосударственных и муниципальныхорганизаций могут поступать на предприятиедокументы, регулирующие различныевопросы его деятельности (налоги, охранаокружающей среды и т. п.).Эти документысоставляют отдельную группу — нормативныедокументы вышестоящих органов.

Всамостоятельную группу можно выделитькоммерческие контракты(договоры), которые являютсяосновными документами предпринимательскойдеятельности.

Всеперечисленные документы относятся куправленческим или организационно-распорядительнымдокументам (ОРД).

Исключениемявляются финансово-бухгалтерскиедокументы, имеющие специфическиеособенности составления и обработки.

Взависимости от объективных (профильпредприятия) и субъективных (требованияруководителя предприятия или деловыхпартнеров) факторов какая-либо группадокументов может преобладать или бытьнезначительной.

Схема оформления большинстваорганизационно-распорядительныхдокументов достаточно типична и строитсяпо формуляру-образцу .

Оформляющаячасть практически во всех документаходинакова. Отличаются только заголовочныечасти внутренних и внешних документов.Во внешних документах обязательноследует указывать юридический адреспредприятия, на внутренних документахон не указывается.

Организационно — правовыедокументы

Организационнаядеятельность учреждения фиксируетсяв организационно-правовых документах,содержащих правила, нормы, положения,определяющие статус организации, еекомпетенцию, структуру, штатнуючисленность и должностной состав,функциональное содержание деятельностиорганизации в целом, ее подразделенийи работников, их права, обязанности,ответственность

идругие аспекты.

Основнаяуправленческая функция организационныхдокументов — организационная, то естьсоздание документов, содержащих правила,нормы, положения, статус.

Кним относятся: устав, положение, штатноерасписание, инструкция.

Организационныедокументы содержат строго обязательныедля исполнения положения. Обязательноих утверждение. Цель создания — наиболеерациональное разделение труда. Срокдействия— бессрочные, действуют доотмены. Порядок внесения изменений—по мере необходимости, с утверждениемвышестоящей

организациейс информированием регистрирующегооргана приказами

ираспоряжениями. Датой документовявляется дата утверждения.

Устав— правовой акт, определяющий структуру,функции и права предприятия, организации,учреждения.

Уставыутверждаются:

•общие — высшими органамигосвласти;

•общественных организаций — ихсъездами;

•госпредприятий и организаций —вышестоящими организациями;

•муниципальных предприятий —районными (гор) администрациями;

•частные — их владельцами иликоллективами и регистрируются вадминистрациях.

Оформлениереквизитов устава: Министерство, названиеорганизации, название вида документа,индекс, дата, место издания, грифутверждения или регистрации, текст иподпись.

Текстустава состоит из разделов: общиеположения, акционерный (уставный)капитал, порядок деятельности, управление,учет и отчетность (распределениеприбыли), прочие накопления, прекращениедеятельности.

Положение— правовой акт, устанавливающий порядокобразования, правовое положение, права,обязанности, организацию работыучреждения, структурного подразделения.Положения бывают типовыми (для системыучреждений) и индивидуальными.

Оформлениереквизитов положения: наименованиеМинистерства, организации, структурногоподразделения, дата, индекс, наименованиевида документа, место издания, грифутверждения, заголовок к тексту, текст,подпись, отметка о согласовании.

Структуратекста положения включает следующиеразделы:

общиеположения, основные задачи, функции,права и обязанности, ответственность,взаимоотношения.

Уставыи положения — документы сложные.

Штатноерасписание — правовойакт, определяющий структуру, численность,должностной состав и оплату трудаработников организации.

Штатноерасписание оформляется на стандартныхлистах бумаги формата А4 с нанесениемреквизитов общего бланка: наименованиеорганизации, наименование вида документа,дата, номер документа, место составления,заголовок к тексту, подпись, грифутверждения. В заголовке к текстууказывается год, на который

составленоштатное расписание.

Ответственностьза подготовку штатного расписания несутпланово-экономическое подразделениеи служба персонала. Проект штатногорасписания визируют руководителиподразделений, главный бухгалтер,юрисконсульт, заместители руководителяорганизации.

Текстштатного расписания составляется втабличной форме. Указываются коды инаименования структурных подразделенийи должностей, количество единиц поштату, должностной оклад, надбавки имесячный фонд зарплаты по должностнымокладам.

Взависимости от условий организациитруда штатное расписание может содержатьи другие графы. Штатное расписаниеподписывается руководителем подразделения,

ответственногоза его подготовку, или заместителемруководителя организации, утверждаетсяруководителем организации с проставлениемпечати организации на грифе утверждения.

Инструкция— правовой акт, издаваемый органомгосуправления в целях установленияправил, регулирующих различные стороныдеятельности организации. Инструкцияутверждается распорядительным актоми является приложением к приказу,распоряжению и т. д.

Должностнуюинструкцию составляет руководительструктурного подразделения на основанииКвалификационного справочника должностейслужащих.

Инструкция подписываетсяруководителем структурного подразделения,руководителями заинтересованныхподразделений и юрисконсультом (принеобходимости), утверждается руководителеморганизации. Документ регистрируется.Датой инструкции является датаутверждения.

Обязательно присутствуетреквизит «Виза ознакомления»: сотрудникпроставляет свою подпись и датуознакомления с инструкцией(эта датабудет самой поздней в документе).

Распорядительные документы

Независимоот организационно-правовой формы,характера и содержания деятельностиорганизации, ее компетенции, структурыи других факторов руководство любойорганизации наделяется правом осуществлятьисполнительно-распорядительнуюдеятельность и, соответственно, издаватьраспорядительные документы.

Основноеназначение распорядительных документов— регулирование

икоординация деятельности, позволяющиеоргану управления обеспечивать реализациюпоставленных перед ним задач, получатьмаксимальный эффект от своей деятельности.Оттого, насколько эффективно регулируетсядеятельность учреждения, зависятрезультаты работы организации.

Решения,фиксирующиеся в распорядительныхдокументах, могут касаться совершенствованияорганизационной структуры учреждения,определения или корректировки средстви способов осуществления основной(производственной) деятельности,обеспечения организации финансовыми,трудовыми, материальными,

информационнымии иными ресурсами.

Постановление— определено как «правовой акт, принимаемыйвысшими и некоторыми центральнымиорганами коллегиального управления вцелях разрешения наиболее важных ипринципиальных задач, стоящих передданными органами, и установлениястабильных норм, правил поведения».

Решение- как распорядительныйдокумент является правовым актом,принимаемым местными органами власти.Решениями оформляют также результатыдеятельности и других коллегиальныхорганов— коллегий министерств иведомств, научных советов и т. п.

Распоряжение— акт управлениягосударственного органа, имеющего

властныйхарактер и изданный в рамках присвоеннойдолжностному лицу, государственномуоргану компетенции, носит директивныйхарактер, имеет обязательную силу дляграждан и организаций, которым распоряжениеадресовано.

Распоряженияявляются подзаконными актами и делятсяна две группы:

•распоряжения общего, длительногодействия;

•распоряжения, касающиесяконкретного узкого вопроса, разовогослучая.

Приказ— правовой акт, издаваемый руководителямиучреждений, объединений, организацийи предприятий, действующих на основеединоначалия. Приказ издается длярешения основных оперативных задач,стоящих перед данным органом.

Можновыделить следующие стадии подготовкираспорядительного документа: изучениесущества вопроса, подготовка проектадокумента, согласование документа,подписание.

Текстраспорядительного документа состоитиз двух частей:

констатирующейи распорядительной.

Констатирующаячасть является введением в существорассматриваемого вопроса, призванаобъяснить, чем вызваны распоряжения.

Основнуюнагрузку в распорядительных документахнесет распорядительная часть, котораяизлагается в повелительной форме.

Взависимости от вида документа онаначинается словами:

«ПОСТАНОВЛЯЕТ»— в постановлении;

«РЕШАЕТ» («РЕШИЛ») —в решении;

«ПРЕДЛАГАЮ»—в распоряжении;

«ПРИКАЗЫВАЮ»—в приказе.

Видраспорядительного документа предопределяети характер изложения его текста.

Слова«ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»),«ПРЕДЛАГАЮ»,«ПРИКАЗЫВАЮ» печатаются прописнымибуквами от поля отдельной строкой,отделяя констатирующую часть документаот распорядительной.

Затемс новой строки с абзаца следует текстпостановляющей части. К формулировкамэтой части документа предъявляютсяособенно жесткие требования. Они должныбыть конкретными, не противоречить посмыслу ранее изданным распорядительнымдокументам, четкими, ясными, не допускающимиразличных толкований.

Еслираспорядительная часть предполагаетразличные по характеру действия инескольких исполнителей, она делитсяна пункты, которые нумеруются арабскимицифрами. В каждом пункте указываютсяисполнитель (организация, структурноеподразделение, конкретное должностноелицо, например, в приказах), предписываемоедействие и срок исполнения.

Текстраспорядительного документа должениметь заголовок. Заголовок начинаетсяс предлога «О» («Об») и формулируетсяпри помощи отглагольных существительных,например: «О назначении…», «Обутверждении…», «О введении…», «Осоздании…» — или существительных,указывающих на предмет, например: «Обитогах…», «О мерах…». Подготовив текстраспорядительного

документа,приступают к его оформлению. Распорядительныедокументы оформляются на общем бланке,формат А4.

Всостав реквизитов входят: герб,наименование ведомства, наименованиеучреждения, название вида документа,дата, индекс (номер),место составления,заголовок, текст, подпись (подписи),отметки о согласовании. Завершающимэтапом работы с проектами распорядительныхдокументов является их согласование иподписание.

Проект до подписания подлежитсогласованию с заинтересованнымиучреждениями, структурными подразделениямиили должностными лицами, которых онкасается. Согласование осуществляетсяпутем визирования или проставлениягрифа согласования. Виза юрисконсультасвидетельствует о соответствии документазаконодательным и нормативным актам.

Проекты распорядительных документов,принимаемых коллегиальными органами,— постановлений и решений — обсуждаютсяи принимаются на заседаниях. В ходеобсуждения в них можно вносить поправкии дополнения. Доработанные проектывыносятся на утверждение на следующеезаседание. Полностью подготовленныепроекты документов представляются наподпись.

Приказы и распоряженияподписываются руководителем или егозаместителем. Постановление и решениеимеют две подписи — председателя исекретаря (управляющего делами)

коллегиальногооргана. Подписывается первый экземплярдокумента, изготовленный на бланке.Распорядительные документы вступаютв силу с момента их подписания илидоведения до сведения исполнителя. Вряде случаев срок вступления в силу исрок действия акта управления указываютсяв самом документе. Особое значениепридается доведению распорядительного

документадо исполнителя. Постановления, решения,распоряжения,

приказытиражируются и рассылаются в соответствиисо списком, подготовленным составителямипроекта документа.

Источник: https://works.doklad.ru/view/dkRfwSUSiKM.html

Методические рекомендации. Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов

5.1. Основные документы управления:  Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 18Следующая ⇒

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

организационные (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания, постановления);

документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

финансово-бухгалтерские (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы,, счета, кассовые книги и др.);

информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.)

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу — нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД).

Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Признаки классификации документов:

— по способу фиксации (письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические);

по содержанию (организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые и др);

по наименованию (письма, приказы, уставы, положения и т.д.);

по видам (типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные);

по степени сложности (простые, сложные);

по месту составления (внутренние и внешние);

по срокам исполнения (срочные и несрочные);

по происхождению (служебные, официально-личные);

по степени гласности (обычные, секретные, для служебного пользования);

по юридической силе (подлинные, подложные);

по назначению (подлинник, копия; виды копий — отпуск, выписка из документа, дубликат);

по срокам хранения (постоянного, временного срока хранения свыше 10, или до 10 лет);

по роду деятельности (классифицируют на системы документации —организационно-распорядительная, расчетно-денежная и т.д.).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

— юридическую силу; качественное и своевременное составление документов;

организацию оперативного поиска.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Реквизит — это элемент официального документа.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов.

Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» (УСОРД), который устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, — 29. В документе конкретного вида их гораздо меньше.

Формуляр-образец — совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, присущей всем видам документов данной системы.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов.

На внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних они не указываются.

Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой.

Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и ведении. Так как они подтверждают трудовой стаж работников, необходимо обеспечить их сохранность на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой дея­тельности и личной жизни граждан) Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.

Типовой формуляр — совокупность реквизитов, необходимых для данного вида документа.

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными и переменными.

К постоянным относятся реквизиты, постоянно присутствующие на документе в неизмененном значении и которые можно заранее нанести на бланк организации: Государственный герб Российской Федерации или гербы субъектов Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке); эмблема (если она есть у организации), наименование организации, ее справочные данные, код; код формы документа (например, служебного письма).

Перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в государственных организациях.

Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно — это сокращает время, затрачиваемое на подготовку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены типографским способом.

К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит «дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» — от того, о чем будет сказано в документе, т.е. от содержания вопроса, освещаемого в документе.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные обеспечивают юридическую силу документа и присутствуют всегда на любом виде ОРД: наименование организации-автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.

Дополнительные могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Они могут характеризовать этапы обработки документа (например, «отметка о поступлении», «идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на его юридическую силу.

Бланки документов предприятия

Бланк- это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводятся постоянные реквизиты организации-автора. Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование форматов A3 и А6. Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:

левое — 20 мм;

верхнее -15 мм;

правое- 10 мм;

нижнее-10 мм.

Виды бланков:

общий;

для письма;

конкретного вида документа;

структурного подразделения;

должностного лица.

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;

эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

наименование вышестоящей организации (если она имеется);

наименование организации или предприятия.

На общих бланках допускается указывать трафаретные части отдельных реквизитов, а также ограничительные метки для полей и следующих реквизитов:

грифа утверждения;

заголовка к тексту;

отметки о контроле.

Бланк письма содержит следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города); такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;

эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование вышестоящей организации (если она имеется);

наименование организации (предприятия);

справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов).

Также допускается указывать номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницу в Интернете, номера расчетных корреспондентских счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), наименование банка, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии; код организации (предприятия) по ОКНО.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например, «ПРИКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.п.

В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств — должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например, «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Генеральный директор ЗАО «РЕАЛ» и т.п.

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения, например: ЗАО «АРСЕНАЛ», ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА.

Существуют два основных вида расположения реквизитов на бланках:

продольное;

угловое.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с центровкой, т. е. равным удалением каждой строки от левого и правого полей.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа.

Часто при оформлении общих бланков применяется продольное, а для бланков писем — угловое расположение реквизитов.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на английском или на языке партнера.

Бланки документов следует изготавливать на белой или светлых тонов бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствовать требованиям по плотности и белизне.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Date: 2016-01-20; view: 287; Нарушение авторских прав

Источник: https://mydocx.ru/10-74987.html

Методическое пособие основы защищенного делопроизводства

5.1. Основные документы управления:  Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависи­мости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятель­ности, распоряжения, решения);

— документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

информалионно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельно­сти (налоги, охрана окружающей среды и т. п.), которые составляют отдельную группу — нормативные документы государственных органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты(договоры), которые являются основными документами предпринима­тельской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к организационно-рас­порядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки, регламентируемые специальными инструкциями.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъектив­ных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Часть документов ОРД, мало используемых на практике или имею­щих незначительные отличия от других, не рассматривается в данной книге.

Например, такие документы, как распоряжения и решения, оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит «наимено­вание вида документа» и в тексте, вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», упот­ребляются слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ» для распоряжений и «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ» для решений. Распоряжения руководства предприятия издаются, как правило, по оперативным административно-хозяйственным вопросам.

Решение представляет собой документ коллегиального органа (сове­та директоров, общего собрания и т. п.), составляемый по производст­венным вопросам.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных до­кументов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия.

Во внешних документах обязательно следует указывать спра­вочные данные об организации, на внутренних документах они не указы­ваются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой.

Различия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.

5.2. Организация работы с документами

Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической системы работы с докумен­тами определяется оперативностью перемещения и исполнения доку­ментов и эффективностью обеспечения руководства предприятия доку­ментированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (рис. 1).

Рис.1 Схема организации работы с документами фирмы

К таким операциям можно отнести: согласование документа; регист­рацию; исполнение; контроль исполнения; формирование дел; подго­товку и передачу дел в архив.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существен­ных отличий от схемы организации работы с внутренними документа­ми, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов за­канчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации.

Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и в некоторых случаях — исходящие.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия.

Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.

Разделение труда между ра­ботниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии и содержит образцы правильно оформленных докумен­тов, правила работы с ними, ответственность должностных лиц за кон­кретные виды работ с документами.

5.3. Обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуще­ствляется секретарем-референтом или работником службы делопро­изводства.

Поступившие документы проходят следующие этапы (рис.2):

— первичную обработку;

— предварительное рассмотрение, разметку;

— регистрацию;

— рассмотрение документов руководством;

— направление на исполнение;

— контроль исполнения;

— исполнение документов;

— подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за ис­ключением личной корреспонденции (с пометкой «Лично»).

Затем не­обходимо проверить: правильность адресования вложенного в конверт документа; количество листов документа; наличие приложений.

При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «Конфиденциально», «Срочно».

. Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируе­мые.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумера­тором реквизит «Отметка о поступлении», содержащий наименование фир­мы-получателя, дату поступления, входящий номер документа.

Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также про­спектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих доку­ментов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов, которые складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю.

Остальные документы, не требу­ющие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы за­местителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

При современной организации труда и росте квалифи­кации работников количество документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в пра­вом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» — отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения.

При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы. Для отличия от других пометок эта запись обводится кружком.

В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должно­стных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 — генеральный директор, 02 — зам. директора и т. п.

В значительной степени облегчает процесс предварительного рас­смотрения документов настольное устройство сортировки, состоящее из лотков (секций), имеющих этикетки для вставки услов­ных обозначений (индексов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждают­ся ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе допол­нительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, норматив­ных документов и т. д.).

Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю фирмы.

Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о по­ступивших документах, ему необходимо самому предварительно озна­комиться с этими материалами.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению до­кументы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника фирмы.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству фирмы должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и при­нятия решения руководителю фирмы.

Принятие управленческого реше­ния по конкретному документу — одна из основных функций руководи­теля, центральное, решающее звено в технологии управления.

Руководитель фирмы, рассматривая входящий документ, должен опре­делить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполне­нию документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

Сведения, взятые из резолюций (исполнитель, срок исполне­ния), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрацион­ный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответствен­ным исполнителем.

Рис.2 Блок-схема работы с входящими документами

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения, а также рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

Стремление отдельных руководителей иметь собственный «архив», состоящий из копий полученных или подписанных документов, свиде­тельствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секретарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупорядоченно, поиск их затруднен. Таких «архивов» быть не должно.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих докумен­тов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение до­кументов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом «Конфиденциально».

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входя­щий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса.

Когда рабо­та над документом завершена (составлен ответный документ, выполне­но конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.

После этого поступивший до­кумент и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела.

В фирме для ряда документов может быть принят порядок, при ко­тором рассмотрение документов руководителем осуществляется после окончания их исполнения, одновременно с подготовленными для под­писания проектами внутренних или отправляемых документов.

Это по­зволит сэкономить время руководителя за счет не двукратного, а одно­кратного ознакомления с документом.

Но для введения такого порядка необходимо четко разграничить, какие виды служебных документов могут так обрабатываться, а какие нет, и провести этап проверки этого порядка на практике.

5.4. Обработка отправляемых документов

Отправляемые из фирмы документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций (рис. 3):

— составление проекта документа исполнителем;

— согласование проекта документа;

— проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

— подписание документа руководителем (в необходимых случаях ут­верждение);

— регистрация документа;

— отправка документа адресату;

— подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правиль­ность его оформления проверяется секретарем-референтом фирмы.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исклю­чением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласо­ван с другими специалистами фирмы. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нор­мативные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий до­кумент передается секретарю-референту для регистрации. Отправляе­мые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов.

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

— индекс документа, включающий номер дела;

— дата документа;

— адресат (корреспондент);

— краткое содержание или заголовок;

— отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера доку­ментов-ответов);

— исполнитель;

— примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера не­обходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день конвертуются и отправ­ляются. При помещении документа в конверт сверяется адрес по­лучателя на письме и на конверте. При отправке письма в конверте с прозрачным «окошком» документ складывают таким образом, .чтобы адрес получателя был хорошо виден. В этом случае необходимо убе­диться, что адрес не сместится внутри конверта.

Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с перепиской (исходящей).

5.5. Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов: централизо­ванная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно в другом структурном подразделении.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

— входящие документы;

— исходящие документы;

— внутренние документы;

— контракты коммерческие;

— документы, имеющие гриф «Конфиденциально».

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу, начиная с № 1 (или № 01) с 1 января каждого года по 31 декабря.

Рис. 3. Блок-схема работы с исходящими документами

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа № 72/1-5 включает:

72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5- номер дела по номенклатуре.

Источник: https://textarchive.ru/c-2743556-p6.html

Scicenter1
Добавить комментарий