5.2. Организация работы с документами: Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных

Организация работы с документами Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента. — презентация

5.2. Организация работы с документами:  Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных

1

2 Организация работы с документами Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

3 Организация работы с документами 4 организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов) 4 систематизация архивного хранения документов (организация хранения и использования документов в текущей деятельности)

4 Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив. Объем документооборота – число документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Объем документооборота зависит: — от значимости организации; — ее функций и уровня решаемых задач; — от связей с внешними организациями.

5 Основные типы документов : 4 входящие (документы, поступившие из внешних организаций); 4 исходящие (документы, создаваемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации); 4 внутренние (документы, издаваемые руководителем или структурным подразделением для рассылки внутри службы.

6 Основные принципы работы с документами 4 единый порядок составления и оформления документов и работы с ними; 4 четкое разделение функций и обязанностей между сотрудниками; 4 современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства оргтехники); 4 целесообразность всех делопроизводственных операций (необходимость документа); 4 умелое сочетание документного управления с бездокументным.

7 Для эффективной работы с документами должны быть предусмотрены: 4 инструкция по делопроизводству предприятия 4 образцы правильно оформленных документов (на ПК) 4 номенклатура дел предприятия 4 должностные инструкции работников 4 техническое обучение персонала новым технологиям работы с документами

8 Для эффективной работы с документами должны быть предусмотрены: 4 методическое руководство со стороны служб делопроизводства 4 информирование руководства о состоянии работы с документами 4 назначение ответственных лиц за организацию делопроизводства в подразделениях

9 ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены по почте; курьером; по факсу; как электронное сообщение.

10

11 Маршрут входящего документа Внешний мир Секретари, экспедиция РуководителиИсполнители Входящий документ Экспедицион- ная обработка, регистрация входящих Рассмотрение, резолюция по исполнению Исполнение, контроль за исполнением, отчет руководителю Принятие решения по исполнению документа Снятие с контроля Архив

12 СХЕМА РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

13 Передача зарегистрированных документов заместителю директора, в структурные подразделения или исполнителям. Передача зарегистрированных документов заместителю директора, в структурные подразделения или исполнителям.

Прием документов, проверка правильности адресования и приложений Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка) Передача (доклад) документов руководителю.

Рассмотрение документов руководителем (резолюция) Внесение сведений из резолюции в журнал регистрации Передача документов исполнителю Контроль исполнения документов Исполнение документов Подшивка документов в дело.

Регистрация Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения Постановка отметки о поступлении (входящего ) на документах

14 Маршрут исходящего документа Секретари, экспедиция РуководителиИсполнители Исходящий документ Регистрация, контроль за сроками исполнения Задание по подготовке документа Исполнение, подготовка документа Утверждение Снятие с контроля, регистрация исходящего документа, экспедицион- ная обработка Согласование Корреспонденты

15 СХЕМА РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

16 Составление проекта исходящего документа Проверка правильности оформления проекта документа Согласование проекта документа Подписание руководителем Регистрация документа Простановка исходящего номера на документе Проверка правильности адресования Отправка документа адресату Подшивка второго экземпляра (копия) в дело

17 Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные: u номер документа, включающий номер дела; u дата документа; u адресат (корреспондент); u краткое содержание или заголовок; u отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); u исполнитель; u примечание.

18 ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы.

19 На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами: t составление проекта документа исполнителем; t проверка правильности оформления проекта документа; t согласование проекта документа; t подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях): t регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах):

20 На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами: t передача документов исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); t контроль исполнения документа; t исполнение документа; t проставление отметки об исполнении; t подшивка исполненного документа в дело.

21 Маршрут внутреннего документа Секретари, экспедиция РуководителиИсполнители Регистрация, контроль за сроками исполнения Задание по подготовке документа Исполнение, подготовка документа УтверждениеСогласование Архив Работа с копией документа

22 Совершенствование делопроизводства (для внутренних документов) использовать возможности локальной сети предприятия ; заменять традиционные документ электронными, где это возможно.

23 Эффективность u Экономится бумага. u Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать им на ПК электронный документ. u Возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри предприятия. u Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах.

24 Вопросы???

25 Конец!

Источник: http://www.myshared.ru/slide/45609/

Организация работы с документами это обеспечение оптимальных

5.2. Организация работы с документами:  Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Организация работы с документами 4 организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов) 4 систематизация архивного хранения документов (организация хранения и использования документов в текущей деятельности)

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив. Объем документооборота – число документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Объем документооборота зависит: — от значимости организации; — ее функций и уровня решаемых задач; — от связей с внешними организациями.

Основные типы документов: 4 входящие (документы, поступившие из внешних организаций); 4 исходящие (документы, создаваемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации); 4 внутренние (документы, издаваемые руководителем или структурным подразделением для рассылки внутри службы.

Основные принципы работы с документами 4 единый порядок составления и оформления 4 4 документов и работы с ними; четкое разделение функций и обязанностей между сотрудниками; современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства оргтехники); целесообразность всех делопроизводственных операций (необходимость документа); умелое сочетание документного управления с бездокументным.

Для эффективной работы с документами должны быть предусмотрены: 4 инструкция по делопроизводству 4 4 предприятия образцы правильно оформленных документов (на ПК) номенклатура дел предприятия должностные инструкции работников техническое обучение персонала новым технологиям работы с документами

Для эффективной работы с документами должны быть предусмотрены: 4 методическое руководство со стороны служб делопроизводства 4 информирование руководства о состоянии работы с документами 4 назначение ответственных лиц за организацию делопроизводства в подразделениях

ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены • по почте; • курьером; • по факсу; • как электронное сообщение.

Маршрут входящего документа Внешний мир Секретари, экспедиция Экспедиционная обработка, регистрация входящих Входящий документ Снятие с контроля Архив Руководители Рассмотрение, резолюция по исполнению Принятие решения по исполнению документа Исполнители Исполнение, контроль за исполнением, отчет руководителю

СХЕМА РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Прием документов, проверка правильности адресования и приложений Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка) Постановка отметки о поступлении (входящего №) на документах Регистрация Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения Передача (доклад) документов руководителю.

Рассмотрение документов руководителем (резолюция) Внесение сведений из резолюции в журнал регистрации Передача документов исполнителю Контроль исполнения документов Исполнение документов Подшивка документов в дело.

Передача зарегистрированных документов заместителю директора, в структурные подразделения или исполнителям.

Маршрут исходящего документа Корреспонденты Секретари, экспедиция Регистрация, контроль за сроками исполнения Исходящий документ Снятие с контроля, регистрация исходящего документа, экспедиционная обработка Руководители Задание по подготовке документа Утверждение Исполнители Исполнение, подготовка документа Согласование

СХЕМА РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Составление проекта исходящего документа Проверка правильности оформления проекта документа Согласование проекта документа Подписание руководителем Регистрация документа Простановка исходящего номера на документе Проверка правильности адресования Отправка документа адресату Подшивка второго экземпляра (копия) в дело

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные: u номер документа, включающий номер дела; u дата документа; u адресат (корреспондент); u краткое содержание или заголовок; u отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); u исполнитель; u примечание.

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами: t составление проекта документа исполнителем; t проверка правильности оформления проекта документа; t согласование проекта документа; t подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях): t регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах):

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами: t передача документов исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); t контроль исполнения документа; t исполнение документа; t проставление отметки об исполнении; t подшивка исполненного документа в дело.

Маршрут внутреннего документа Секретари, экспедиция Руководители Задание по подготовке документа Регистрация, контроль за сроками исполнения Архив Утверждение Исполнители Исполнение, подготовка документа Согласование Работа с копией документа

Совершенствование делопроизводства (для внутренних документов) • использовать возможности локальной сети предприятия ; • заменять традиционные документ электронными, где это возможно.

Эффективность u Экономится бумага. u Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать им на ПК электронный документ. u Возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри предприятия. u Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах.

Конец!

Источник: https://present5.com/organizaciya-raboty-s-dokumentami-eto-obespechenie-optimalnyx/

Все по одной теме Организация работы с документами Автор Аналитическая редакция АПС «Бизнес-Инфо»

5.2. Организация работы с документами:  Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных

Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Представленная подборка аналитических материалов поможет лицам, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), правильно организовать документооборот, зарегистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, контролировать исполнение документов, составлять номенклатуру дел, формировать и оформлять дела.

1. Документооборот в организации: схемы, учет, анализ

СправочноДокументооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (подп.138.1 п.138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее — Инструкция по делопроизводству).Электронный документооборот организации — движение электронных документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или помещения в электронное дело (часть первая п.13 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее — Инструкция № 19).

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) (п.6 Инструкции по делопроизводству).

При небольшом объеме документооборота в организации служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

К организации документооборота предъявляются следующие требования:

• оперативность прохождения документов;

• исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

• соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации (подп.138.2 п.138 Инструкции по делопроизводству).

СправочноЭлектронный документооборот организации осуществляется в рамках автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее — АС ДОУ) (часть вторая п.13 Инструкции № 19).Организация электронного документооборота регулируется главой 3 Инструкции № 19.

Учету подлежат все документы организации.

Количество документов подсчитывается по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Отдельно учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.

В организации может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т. д.).

Анализ документооборота проводится в следующих направлениях:

• состав документов;

• количество документов;

• маршруты движения документов;

• организация работы с документами (регистрация, контроль исполнения, формирование в дела, оперативное и архивное хранение);

• формы документов.

В целях оптимизации документооборота проводится его анализ с целью:

• сокращения документооборота;

• сокращения трудоемкости обработки документов;

• увеличение скорости движения и, соответственно, исполнения документов.

Дополнительно по теме:

Источник: http://bii.by/tx.dll?d=317434

9.5.Организация работы с документами

5.2. Организация работы с документами:  Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных

Организация работыс документами включает следующиесоставляющие: регистрацию документов,контроль их исполнения, систематизацию,формирование и оформление дел, подготовкуи передачу дел в архив.

Регистрациядокументов этофиксация факта создания и получениядокумента путем проставления на неминдекса с последующей записью необходимойинформации о документе в регистрационныхформах.

Нормальная работа организациивозможна, когда любая необходимаяинформация может быть быстро найдена.

Ни один документ не должен остатьсянеисполненным, а это достигается путемучета всех документов и контроляисполнения.

Регистрациядокументов осуществляется специалистом,ответственным за ведение организацииработы с документами. Существуют триформы регистрации: журнальная, картотечнаяи электронная, а также используютсмешанную. Выбор формы регистрациизависит от размеров и структуры учреждения.

Документы,поступающие в организацию и отправляемыеиз нее, внутренние документы, регистрируются.

Принимаютсядокументы, поступающие в организациюпо почте, факсу, электронной почте, черезкурьеров. При получении проставляетсяотметка, затем документы разделяютсяна требующие регистрации и нерегистрируемые(последними могут быть пригласительныеи рекламные письма, прайс-листы, печатныеиздания, почта с пометкой «лично»,документы, присланные для сведения ит.п.).

В регистрационнуюформу могут включаться следующиесведения (реквизиты): дата получения;номер валовой нумерации—регистрационный номер; дата документа;номер документа; количество листов вдокументе и приложении; вид документа;краткое содержание; автор и текстрезолюции; исполнители; срок исполнения;дата фактического исполнения; номердела, в которое подшит исполненныйдокумент.

Регистрационнаяформа для исходящих документов практическианалогична, но есть и отличия: указываютсяназвание подразделения, отправляющегодокумент; исходящий номер;

дата документа;адресат, которому посылается документ;исполнитель; контрольная дата ожидаемогоответа.

При регистрациивнутренних документов в регистрационныеформы заносятся: порядковый регистрационныйномер внутреннего документа; виддокумента (каждый вид документа нумеруетсяотдельно); дата документа; количестволистов— документаи приложений (отдельно); ответственныеисполнители; срок исполнения; ходисполнения; отметка об исполнении; номердела, в которое подшит исполненныйдокумент.

Зарегистрированныедокументы, входящие и внутренние,передаются исполнителям. Передвижениедокументов внутри учреждения осуществляетсяпосредством курьерской связи, котораяохватывает все структурные подразделения.

Поиск документа в оперативномделопроизводстве осуществляетсяпосредством вопросной картотеки,встроенной по структурному принципу,тематическому (если она ручная), любомудругому удобному для пользователя.

Картотека делится на две части:

неисполненные иисполненные документы. Первая частьиспользуется для поиска информации впроцессе исполнения документа, а вторая— дляпоиска документа по определенномувопросу.

С целью своевременногои качественного выполнения заданийруководства контролю подлежат всезарегистрированные документы. Преждевсего контроль исполнения предусматриваетпроверку своевременного доведениядокумента до исполнителя, регулированиехода исполнения документов, их учет,анализ результатов контроля исполнения.

Контрольнаятехнология включает контроль: по существуисполнения, т.е. по существу вопроса,поставленного в документе; за срокамиисполнения; за формой исполнения.

Контроль по существувопроса осуществляет лично руководительучреждения, или он делегирует эту частьфункций руководителям структурныхподразделений или другому конкретномулицу. Контроль за сроками и формойисполнения могут производитьделопроизводственные службы илиспециальные контрольные службы.

Существуют типовыеи индивидуальные сроки исполнениядокументов.

Индивидуальныесроки исполнения определяются вдокументе, остальные документыконтролируются по типовым срокам,установленным для определенных видови категорий документов. Типовые сроки,как правило, ориентированы на10 дней,более длительные сроки устанавливаютсядля сложных категорий документов. Срокисполнения документа исчисляется смомента его регистрации.

Контрольосуществляется как до истечения срока(предварительный), так и после егоистечения (последующий). Как правило,контроль исполнения производится поконтрольным экземплярам регистрационныхкарт— онипомещаются в контрольную картотеку,систематизированную по срокам исполнениядокументов.

В обязанности должностноголица, контролирующего исполнениедокументов в учреждении, входит: проверкасоответствия подготавливаемых вучреждении документов документамвышестоящих органов; заполнениеконтрольных карточек на приказы ипоручения руководства и другиеконтролируемые документы; оценкаконтрольной картотеки; извещениеисполнителей о наступающих срокахисполнения; выявление и сообщение опричинах неисполнения документов вустановленные сроки; подготовкааналитических материалов о ходе ипричинах задержки исполнения документов.Ответственный за контроль может требоватьот исполнителей информацию о ходеисполнения документов.

Документ считаетсяисполненным и снимается с контролялицом, поставившим его на контроль. Приналичии карточной формы регистрации врегистрационно-контрольную карточкузаносится: номер ответного документа;краткое содержание выполненногопоручения; дата снятия документа сконтроля; подпись лица, снявшего документс контроля; номер дела, в котороеподшивается исполненный документ.

Для обеспеченияпорядка формирования и учета дел ворганизации составляется номенклатурадел—систематизированный перечень заголовковдел, заводимых в организации, с указаниемсроков их хранения, оформленный вустановленном порядке.

Номенклатурадел намечает группировку исполненныхдокументов в дела, систематизацию дел,индексацию и сроки хранения дел, являетсяосновой для составления описей делпостоянного и долговременного храненияи основным учетным документом вделопроизводстве.

В номенклатуредел должны быть предусмотрены заголовкидел для группировки документов, отражающиевсе документируемые участки работыданной конкретной организации, в томчисле заголовки дел для группировкидокументов, образующихся в деятельностиколлегиальных органов— общеесобрание, профсоюзный комитет и т.п.

Заголовки дел повопросам, не разрешенным в течениеодного года, считаются переходящими ивносятся в номенклатуру дел следующегогода. Заголовки печатных изданий невключаются в номенклатуру дел. Недопускаются неконкретные формулировкивместо заголовка дела, например «разныематериалы», «общая переписка» и т. п.,но в процессе формирования дел заголовкимогут уточняться.

Грамотно составленныйзаголовок дела состоит из следующихэлементов: название вида дела (переписка,журнал и т.п.) или разновидности документов(протоколы, приказы и т.д.);

название авторадокументов; название адресата иликорреспондента документов; краткоесодержание документов дела; названиетерритории, с которой связано содержаниедокументов дела; начальная и конечнаядаты документов дела; указание наподлинность или копийность документовдела. Характер заголовка определяетсяхарактером документов дела.

В заголовках дел,содержащих документы по одному, несвязанному последовательнымделопроизводством вопросу, употребляетсятермин «документы», а в концезаголовка в скобках перечисляютсяосновные разновидности документов,которые должны быть сгруппированы вделе, например: «Документы о проведенииконференции по установлению контактовс зарубежными туристическими агентствами(планы, списки, доклады)».

Термин «документы»применяется также в заголовках дел,содержащих приложения к какому-либодокументу, например, «Документы кпротоколам заседаний Совета университета».

В заголовках дел,предназначенных для группировкидокументов одного вида, указываетсяэтот вид документов во множественномчисле. В заголовках дел, содержащихпереписку, указывается, с кем и по какомувопросу она ведется.

Если перепискаведется с однородными корреспондентами,то они не перечисляются, а указываетсяих общее видовое название: «Перепискас фирмами о поставке мебели».Если переписка ведется с разнороднымикорреспондентами, то они тоже неуказываются, а пишется о чем переписка.

Если большая переписка ведется сконкретным корреспондентом, то онуказывается в заголовке дела.

Номенклатуры делбывают трех видов: типовые, примерныеи индивидуальные. Типовая номенклатурадел устанавливает типовой состав дел,заводимых в делопроизводстве определеннойкатегории организаций, единую индексациюэтих дел и является нормативнымдокументом.

Примерная номенклатура делустанавливает примерный состав дел,заводимых в делопроизводстве организаций,на которые она распространяется, суказанием их индексов, и носитрекомендательный характер.

Типовая ипримерная номенклатуры дел являютсяметодическими пособиями и используютсяпри составлении индивидуальныхноменклатур дел. Заголовки при этомпереносятся несколько болееконкретизированными с учетом спецификиорганизации.

Сроки хранения делпереносятся в конкретную номенклатурудел без изменений. Индивидуальнаяноменклатура дел может быть какноменклатурой дел организации, так иее структурного подразделения.

Номенклатура делорганизации оформляется на общем бланке,в ее заголовке указывается календарныйгод, на который она составлена. Обновляетсяноменклатура ежегодно. В конце каждогогода номенклатура дел составляется наследующий год, а предыдущая уточняетсяи, если нужно, дополняется.

Текст номенклатурыдел представляется в табличной форме.Названиями разделов номенклатуры делорганизации являются названия еефункциональных служб. Первый разделноменклатуры включает заголовки дел,содержащие организационно-распорядительнуюдокументацию. Таблица номенклатуры делсостоит из пяти граф.

В графе1 проставляютсяиндексы каждого дела, включенного вноменклатуру. Индекс состоит из принятогов организации цифрового обозначенияфункциональной службы (направлениядеятельности) и порядкового номеразаголовка дела в пределах функциональнойслужбы (или организации в целом).

В графу2 включаютсязаголовки дел, которые располагаютсяпо степени важности, по алфавитукорреспондентов или географическихназваний. Графа3 номенклатурыдел (количество дел, томов, частей)заполняется по окончании календарногогода. В графе4 указываютсясрок хранения дела и номера статей соссылкой на перечень или примернуюноменклатуру дел.

В графе5 в течениевсего срока действия номенклатурыпроставляются отметки о переходящихделах, о выделении дел к уничтожению,об уточнении сроков хранения дел.

По окончаниикаждого календарного года службойдокументационного обеспечения организациисоставляется итоговая запись о количествезаведенных дел (томов, частей)— всего,затем отдельно— постоянногои временного хранения. Эти сведениясообщаются в архив.

В результатедеятельности в любой организациинакапливается большое количестводокументов. Даже после того, как информацияиз документов была использована, онаможет еще не один раз понадобиться.

Чтобы легко можно было подобрать нужныедокументы, после исполнения их нужносгруппировать в дела в соответствии сноменклатурой дел. Формирование деланачинается с начала года, и на каждыйуказанный в номенклатуре дел заголовокзаранее заводится папка.

Если используютсяпапки, рассчитанные на400—500листов, рекомендуется применятьразделители с указанием года.

Оформляетсяобложка каждого заводимого дела— вначалеуказывается название учреждения, затем— структурногоподразделения; в середине обложки отлевого поля указывается индекс дела пономенклатуре и полностью переноситсязаголовок дела из номенклатуры.Желательно, чтобы индексы дел оставалисьстабильными, т.е. из года в годсоответствовали одним и тем же заголовкам.Внизу обложки дела указывается срокхранения.

При формированиидел необходимо соблюдать следующиеобщие правила. В дело должны помещатьсядокументы, которые по своему содержаниюсоответствуют заголовку дела и которыеправильно оформлены— имеютиндекс, дату, подписи, отметку «в дело»,т.е. являются исполненными.

Все документы,относящиеся к разрешению одного вопроса,помещаются в одном деле, приложениягруппируются вместе с основнымидокументами (если приложения имеютбольшой объем, то из них формируетсяотдельное дело). Документы одногокалендарного года, за исключениемпереходящих, личных, арбитражных,судебных и т.п. дел, группируются вотдельное дело.

Следует раздельногруппировать в дела документы постоянногои временного хранения. Не помещаются вдело документы, подлежащие возврату,лишние экземпляры, черновики; подлинникигруппируются отдельно от копий (заисключением переписки); документы сгрифом ограничения доступа группируютсяотдельно от документов без этогореквизита; утвержденные документыгруппируются отдельно от их проектов.

Одно дело не должно превышать250 листов,а его толщина— 4 см, иесли дело получается толще, то начинаютформировать следующий том (часть),имеющий те же индексы и заголовки.

Документы внутридела можно располагать по вопросному,хронологическому, а также алфавитному,нумерационному принципам. Эти принципычасто комбинируются.

Приказы по основнойдеятельности группируются отдельно отприказов по личному составу. Документы,являющиеся основанием для изданияприказа по личному составу, подшиваютсяв личные дела соответствующих сотрудников.

Лицевые счета сотрудников по заработнойплате группируются в самостоятельныеот личных дел и располагаются в них поалфавиту. Переписка систематизируетсяв вопросно-логической и хронологическойпоследовательности: документ-ответпомещается за документом-запросом.

Обращения граждан формируются отдельноот прочей переписки.

Правильнаягруппировка документов в дела ирациональная систематизация документоввнутри дел облегчит и ускорит поискнеобходимой информации.

Работу по организациии проведению экспертизы ценностидокументов, их отбору и подготовке дляхранения должна проводить экспертнаякомиссия—совещательный орган, назначаемыйприказом руководителя учреждения.

Всостав комиссии обязательно включаетсяспециалист, ответственный за организациюработы с документами и заведующийархивом. Экспертиза ценности документовпостоянного и временного сроков хранениядолжна проводиться ежегодно.

Отбордокументов постоянного храненияпроводится на основании номенклатурыдел организации с обязательным полистнымпросмотром всех дел, при этом подлежатизъятию все документы с временнымисроками хранения, черновики, дубликаты.

По результатам работы экспертнойкомиссии составляются описи делпостоянного и временного хранения иакты о выделении дел к уничтожению.

Делавключаются в акт о выделении к уничтожению,если предусмотренный в них срок храненияистек до1 январягода, в котором составлен акт, например,дела со сроком хранения3 года,законченные в1989 г.,могут быть включены в акт, составленныйне ранее1 января1994 г. Дела,предназначенные для уничтожения, могутбыть уничтожены только после того, какописи на дела постоянного хранения засоответствующий период будут должнымобразом утверждены, а дела переданы вархив. И акты и описи согласовываютсяс архивом.

Законченныеделопроизводством дела постоянного ивременного хранения после окончаниякалендарного года подлежат оформлениюи описанию. Полное или частичноеоформление дел проводится в зависимостиот сроков хранения: дела постоянногохранения подлежат полному оформлению,а дела временного хранения— частичному.

Полное оформление предусматриваетподшивку или переплет дела; нумерациюлистов дела (черным карандашом в верхнемправом углу на свободном месте арабскимицифрами); составление внутренней описидокументов дела и заверительной надписи(для учета количества листов в деле ификсации особенностей их нумерации);внесение уточнений в обложку дела— уточнениезаголовка, даты заведения и окончаниядела, названия структурного подразделения.Дела временного хранения должны подлежатьчастичному оформлению: дела допускаетсяхранить в скоросшивателях, листы ненумеровать, заверительные надписи несоставлять и не проводить пересистематизациюв деле.

Внутренняя описьдокументов дела составляется для учетадокументов в табличной форме и состоитиз следующих граф:

номер по порядку;индекс документа; дата документа;заголовок документа; номера листов делаи примечания. Внутренняя опись документовдела может состоять из нескольких листов— в этомслучае они нумеруются римскими цифрами.

Помещается внутренняя опись документовв начале дела, под обложкой. Заверительнаянадпись делается на отдельном листеформата А4 (а не на обороте последнеголиста) и помещается в конце дела.

Кромеколичества листов в деле, она может вслучае необходимости фиксироватьособенности физического состояниядела.

С целью систематизациии закрепления за каждым деломиндивидуального номера внутри фонда,а также для учета дел составляется описьдел. Для делопроизводственных службопись является сдаточным документом,а для архива— одновременноучетным документом и справочником посодержанию документов.

Опись состоитиз годовых разделов и представляетсобой систематизированный переченьзаголовков и других необходимых сведенийо составе и содержании дел. Одновременнодолжны составляться три разные описи:на дела постоянного, временного храненияи на личные дела.

Все описи ведутся сединой валовой нумерацией в течениеряда лет и заканчиваются по согласованиюс архивом. До передачи в госархив описьне сшивают, а хранят в папках.

Источник: https://studfile.net/preview/2974501/page:50/

Организация работы с документами

5.2. Организация работы с документами:  Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация работы с документами

fОсновные виды работ с документами

Организация работы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

К таким работам можно отнести:

1 — прием и регистрацию документов

2 — рассмотрение документов руководителем

3 — порядок прохождения документов в организации

4 — их исполнение

5 — контроль исполнения

6 — формирование дел

7 — подготовку и передачу дел в архив

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:

— поступающие (входящие) документы

— внутренние документы

— отправляемые (исходящие) документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции.

Для исходящих документов добавляется операция «Отправка адресату» после их регистрации.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение — исходящие.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые за редким исключением, на архивное хранение не передаются.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия.

Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника, в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.

Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов по ГОСТ 6.30-2003 и правила работы с ними.

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт руководителя.

Понятие о документообороте и документопотоке

Документооборот — это прохождение документа в учреждении с момента создания до завершения исполнения или отправки.

Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими.

Сокращению документооборота способствует также уменьшение физического размера документа и экономия бумаги.

Применение угловых стандартных бланков позволяет сэкономить 1/5 площади листа.

Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю и проверке исполнения.

Часто документы размножаются сверх нужного тиража без всякой надобности, это приводит к росту документооборота.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления.

Организация документооборота в каждом учреждении должна отвечать следующим требованиям:

1. Прохождению документов в учреждении должно быть оперативным.

2. Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Необходимо исключить возвратные перемещения документов.

3. В порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия.

Схема документооборота имеет вид:

Размещено на http://www.allbest.ru/

fРазличают три основных документопотока:

— входящий

— исходящий

— внутренний.

Одним из важных условий рационального движения документов в учреждении является четкое распределение функций между исполнителями в учреждении.

Документооборот включает такие основные этапы работы с документами как:

— прием

— обработка

— распределение корреспонденции

— передача и доставка документов

— учет объема документооборота

— регистрация

— контроль за исполнением документов

Прием и обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

— первичную обработку

— предварительное рассмотрение, разметку

— регистрацию

— рассмотрение документов руководством

— направление на исполнение

— контроль исполнения

— исполнение документов

— подшивку документов в дело.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений.

При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

При обработке не вскрываются письма с пометкой «Лично».

С пометкой «Конфиденциально» — обрабатывается сотрудником, который имеет к ней допуск.

Предварительное рассмотрение входящих документов производится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется 29 реквизит — «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю.

Наиболее важные и срочные дела ложатся в папку и передаются на рассмотрение руководителю.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут передаваться заместителю руководителя или исполнителю.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

Руководитель, рассматривая документ, определяет исполнителя, дает четкие указания по исполнению документа и устанавливает сроки.

Эти указания оформляются в виде резолюции на документе.

Далее эти документы передаются исполнителю под расписку с отметкой в журнале регистрации входящих документов.

Когда работа над документом завершена, то на документе ставится 28 реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

После этого документ подшивается в соответствующее дело.

Схема работы с входящими документами выглядит следующим образом:

fСхема работы с входящими документами

Размещено на http://www.allbest.ru/

fОбработка отправляемых документов

Их называют исходящими.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

1 — составление проекта документа исполнителем

2 — проверка правильности оформления проекта документа

3 — согласование проекта документа

4 — подписание документа руководителем

5 — регистрация документа

6 — проставление исходящего номера на документе

7 — проверка правильности адресования

8 — отправка документа адресату

9 — подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия.

Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю организации.

Руководитель вправе внести изменения, дополнения, вернуть на доработку исполнителю.

После подписания руководителем 2-х экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

1 — номер документа, включающий номер дела

2 — дата документа

3 — адресат (корреспондент)

4 — краткое содержание или заголовок

5 — отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов)

6 — исполнитель

7 — примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату.

Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с исходящей перепиской.

Схема работы с исходящими документами выглядит следующим образом:

Схема работы с исходящими документами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Порядок работы с внутренними документами

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках своего предприятия, не выходя за его пределы.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

— составление проекта документа исполнителем

— проверка правильности оформления проекта документа

— согласование проекта документа

— подписание документа руководителем

— регистрация документа.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

— передача документа исполнителю

— контроль исполнения документа

— исполнение документа

— проставление отметки об исполнении документа и направлении его в дело

— подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами является использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертиза ценности документов).

В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трехлетнего срока или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

Регистрация документов, формы регистрации

Регистрация документа — запись основных сведений о документе в журнале, на карточке или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существует несколько форм регистрации документов:

— централизованная

— децентрализованная

— смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником — секретарем-референтом.

Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрация должна быть однократной.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

— входящие документы

— исходящие документы

— внутренние документы

— контракты коммерческие

— документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров.

Номера присваиваются в рамках одного года.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из:

— порядкового номера документа с начала года (17)

— номера дела, в которое будет подшит документ или его копия (12)

— целевого обозначения структурного подразделения или должностного лица (21)

Например: № 21 — 12/17

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации.

Каждое предприятие может составить для себя список нерегистрируемых документов:

— поздравительные письма

— приглашения

— рекламные письма

— каталоги

— журналы

— извещения

— письма с пометкой лично и т.д.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью ПК можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением.

Способы регистрации документов и порядок их заполнения

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка.

В учреждениях с объемом документооборота до 600 документов в год допускается регистрация документов в журналах регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.

Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Бланки карточек изготовляются типографским способом и выглядят следующим образом:

fЛицевая сторона

1 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31
2 Корреспондент
3 Дата поступления и индекс документа 4 Дата и индекс документа
5 Краткое содержание
6 Резолюция или кому направлен документ
7 Отметка об исполнении документа

Оборотная сторона

8 Контрольные отметки
9 Фонд 10 Опись 11 Дело №

1 — календарная шкала для контроля за сроками исполнения документа

2 — название организации, из которой поступил документ

3 — дата документа и индекс присвоенные в организации куда поступил

4 — дата и индекс присвоенные организацией автором

5 — вид документа и краткое содержание текста

6 — полное содержание резолюции, ее автора и дата

7 — конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос

8 — фиксируют отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки

9, 10, 11 — заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются по истечении срока хранения в текущей работе с документами.

Ведение журнала регистрации документов имеет недостаток:

— возникает необходимость повторной регистрации документа.

Журнал регистрации входящих документов

Индекс№ док-таДата док-таАвтор док-та(от кого)Краткое содержание (заголовок)ИсполнительПодпись исполнителяПримеча-ние
Дата поступления документа 03.08.2008

Источник: https://revolution.allbest.ru/audit/00312531_0.html

Тема 8. организация работы с документами

5.2. Организация работы с документами:  Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных

1. Понятие «документооборот» и его развитие. 2. Основные правила организации документооборота в организации (учреждении). 3. Схема движения и технология обработки документов. 4. Учет объема документооборота.

5. Регистрация документов.

1. Понятие » документооборот » и его развитие

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев и др.

были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания.

В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота».

В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг.

, «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году » Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения » уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ Р 51141 » Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия » документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

2. Основные правила организации документооборота в организации
(учреждении)

Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов.

В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются: оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей. Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении) Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящие. Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе. Исходящие. Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов ( например запросы в другие организации). Внутренние. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

3. Схема движения и технология обработки документов

3.1. Входящие документы

Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Схема № 11).

Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению.

В организации (учреждении) обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. Регистрируемые документы делятся на два потока: 1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2. Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока — в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию. Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов.

Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ.

Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации (учреждения) и в структурные подразделения организации. Руководству организации (учреждения) передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения).

Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию (учреждение).

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации (учреждения) и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

3.2. Исходящие документы

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации (Схема № 12). В соответствии с ГОСТ Р 6.

30-97, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа».

Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа».

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. Целесообразно в организации (учреждении) установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации (учреждения), но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными. Руководитель организации (предприятия) в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию.

Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию.

Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. Целесообразно иметь массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

3.3. Внутренние документы

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах одной организации (учреждения). Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

4. Учет объема документооборота

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Учет объема документооборота организуется для установления: загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления; потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель — количество основных документов, знаменатель — количество копий.

5. Регистрация документов

5.1. Общие правила регистрации документов

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения . Следуя определению, регистрация документа — это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке.

Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения.

Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

5.2. Индексация документов

Индексация документов в делопроизводстве — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации .

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает: 06 — индекс структурного подразделения; 10 — номер соответствующего дела по номенклатуре; 96 — индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации. Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение). Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 — 97.

5.3. Формы регистрации документов и порядок их заполнения

В практической деятельности, в зависимости об объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации.

Форма карточки — регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству.

Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы.

Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка.

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

5.4. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов .
Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица.

Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения). В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации (учреждения).

Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком «К» или штампом «КОНТРОЛЬ».

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»).

Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:

1. Дайте определение понятия «документооборот». 2. Каковы основные этапы документооборота? 3. Какие этапы обработки проходят входящие документы? 4. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов? 5. Какие документы называют исходящими? 6.

Какие операции входят в состав обработки исходящей документации? 7. Какие документы называют внутренними? 8. В чем заключается особенность работы с внутренними документами? 9. Для чего и как производится учет объема документооборота? 10. Какие виды документов подлежат регистрации? 11.

Какие существуют формы регистрации документов?

12. Какие документы подлежат обязательному контролю?

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/5_166400_tema--organizatsiya-raboti-s-dokumentami.html

Scicenter1
Добавить комментарий