5.3. Обработка поступающих документов: Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется

Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов

5.3. Обработка поступающих документов:  Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется

Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ).1 При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

  • ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
  • полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов.

В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

В экспедиции не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф «Лично».

При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:

  • в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
  • в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
  • получена доплатная корреспонденция;
  • полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф «Лично» отсутствует. 2

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. 3

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию,которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации.

Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику.

Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать.

Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме. 4

Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем.5 При этом обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.6

При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:

  • если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
  • если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
  • если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ»;
  • если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения;
  • если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 7

В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку. 8

Предварительное рассмотрение документов
службой документационного обеспечения управления (ДОУ)

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.1

При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.2

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.3

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

  • примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
  • перечня должностных лиц и их обязанностей;
  • технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д. 4

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

  • важность его содержания;
  • сложность и новизна поставленных вопросов;
  • авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
  • реальная срочность исполнения документа;
  • вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. 5

К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций.

Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам.

При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. 6

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 7

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. 1

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе.

При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует.

Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. 2

Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:

  • учет документов,
  • контроль за их исполнением;
  • справочную работу по документам. 3

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. 4

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени); информационные материалы, присланные в копии для сведения; поздравительные письма и телеграммы; прейскуранты; пригласительные билеты; программы конференций, совещаний;

рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.5

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. 6

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно: в местах создания и исполнения документов.

Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству управления или в Табеле документов организации. 7

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

  • наименование организации (автора или корреспондента);
  • наименование вида документа;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • дата и индекс поступления;
  • заголовок к тексту (краткое содержание документа);
  • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
  • срок исполнения документа;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

  • гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
  • внутренняя переадресация документов по исполнителям;
  • код по тематическому классификатору;
  • ключевые слова;
  • количество листов документа;
  • наличие приложений;
  • должностное лицо, поставившее документ на контроль;
  • промежуточные сроки исполнения;
  • перенос сроков исполнения;
  • срок хранения документа;
  • статус документа (проект, версия);
  • вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 8

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/13_71076_priem-i-pervichnaya-obrabotka-postupayushchih-v-organizatsiyu-dokumentov.html

Обработка поступающих документов

5.3. Обработка поступающих документов:  Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется

Доставка корреспонденции в организации обычно осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи или курьером. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

Обработка входящих документопотоков включает следующие основные этапы:

  • 1) первичная обработка поступивших документов;
  • 2) регистрация поступающих документов;
  • 3) предварительное рассмотрение документов;
  • 4) проставление резолюции на документе;
  • 5) перенос резолюции в регистрационную форму;
  • 6) передача документов исполнителю (сортировка корреспонденции). Организация работы с поступающими документами обязательно закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Пример

  • 4.1. Прием и обработка поступающих в Общество документов производится в централизованном порядке канцелярией.
  • 4.2. Прием входящих документов, доставленных нарочно, курьерской или фельдъегерской службой, осуществляется делопроизводителем канцелярии под роспись с указанием даты и времени приема документов.
  • 4.3. Способ доставки документа, дата получения и подпись делопроизводителя, принявшего документ, указываются на обороте последнего листа входящего документа.

Корреспонденция обычно принимается специально выделенным должностным лицом (лицами): работником службы делопроизводства (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений.

Обработку поступающей корреспонденции еще называют экспедиционной обработкой, так как она может производиться в специальном структурном подразделении — экспедиции. Обычно экспедиция как структурное подразделение образуется при большом объеме документооборота.

Порядок и срочность экспедиционной обработки документов зависит от их содержания, а не от вида почтового отправления. Так, телеграммы и телефонограммы, не требующие, исходя из их содержания, срочного исполнения, следует обрабатывать вместе с остальной корреспонденцией.

Практика

При необходимости срочного исполнения любого документа, в том числе телеграммы, письма и др., службе делопроизводства должно быть вменено в обязанность знакомить предполагаемого исполнителя с их содержанием до прохождения документом всех стадий обработки. Установлен в ГСДОУ и срок ответов на такую корреспонденцию — двое суток.

Прием входящих документов, доставленных нарочным, курьерской или фельдъегерской службой, осуществляется под роспись с указанием даты и времени приема документов.

Способ доставки документа, дата получения и подпись работника, принявшего документ, могут указываться на обороте последнего листа входящего документа.

Желательно, чтобы в организации был централизованный учет всей поступающей корреспонденции.

Поэтому входящие документы, полученные работниками структурных подразделений из различных источников, подлежат обязательной передаче со всеми приложениями в службу делопроизводства на регистрацию в день получения, а срочные — незамедлительно.

На оборотной стороне последнего листа такого документа получивший его работник оформляет запись, в которой указывает дату и способ получения документа, количество листов и заверяет запись своей подписью с расшифровкой.

Внимание!

Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

Первичная обработка поступивших документов (входящих потоков)

включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на вскрываемые и не вскрываемые, на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

При обработке не вскрывается корреспонденция, имеющая отметку «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и др.). В организации может быть составлен перечень документов, которые не будут вскрываться службой делопроизводства.

Вскрывается корреспонденция с помощью специального ножа для резки бумаги или конвертовскрывающей машины.

Конвертовскрывающие машины бывают ручные и полуавтоматические. Вскрытие конвертов заключается в обрезании кромки конверта шириной 0,5—0,8 мм. Для этого в ручных конвертовскрывающих устройствах за режущей кромкой ножа имеется упор, до которого доводится кромка конверта.

Упор можно убирать, что позволяет использовать эти устройства для обычной резки бумаги. В полуавтоматических конвертовскрывателях применяют дисковые ножи с электрическим приводом.

Перед вскрытием конверты необходимо устанавливать на вибросталкиватель листов для смещения корреспонденции с целью исключения повреждений ее при обрезке.

После извлечения документа из конверта проверяется правильность его адресования (ошибочно поступающие документы пересылаются по принадлежности), проверяется наличие, комплектность и целостность документа и всех приложений. При некомплектности или повреждении документа на нижнем поле последнего листа делается соответствующая отметка и информируется корреспондент.

При отсутствии или недостаче приложений на документе проставляется отметка «Получено без приложений».

Запросы о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются отправителям, с приложением акта о факте недостачи (недовложении) документов. Один экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам.

Форма такого акта не унифицирована и составляется организацией самостоятельно. Примерная форма акта представлена в приложении 2 к учебнику.

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожаются, исключения делаются только в следующих случаях:

  • — в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
  • — в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
  • — если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) отметки «лично» не было;
  • — при желании взыскать с корреспондента доплату почтовой службе.

Ситуации, которые могут возникнуть при приеме корреспонденции, и алгоритм их решения рассмотрены в табл. 4.1.

Таблица 4.1

Алгоритм действий при получении корреспонденции

СитуацияАлгоритм решения
Курьер принес письмо, адресованное в другую организациюНе принимать письмо и вернуть письмо курьеру
Курьер принес письмо с неполным комплектом документовНе принимать письмо, составить в трех экземплярах акт и зафиксировать, какие вложения отсутствовали в полученной корреспонденции
Курьер принес письмо, которое было повреждено по дороге (вскрыто, порвано, залито водой и т.п.)Не принимать письмо, составить в грех экземплярах акт и зафиксировать, какие вложения отсутствовали в полученной корреспонденции
По почте доставлено письмо, адресованное в другую организациюСвязаться с организацией-отправителем и узнать дальнейший алгоритм действий
По почте доставлено письмо с повреждениямиСоставить акт в присутствии почтальона
По почте доставлен конверт с пометкой «Лично»Письмо не вскрывать и передать непосредственно адресату
Курьер принес письмо с грифом «Конфиденциально», « Коммерческая тайна» или др.Письмо не вскрывать и передать в подразделение, которое ведет работу с конфиденциальными документами, или сотруднику, отвечающему за их обработку

На поступающих регистрируемых документах проставляется отметка (штампом, нумератором или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке пакетов; при регистрации эти штампы должны быть продублированы и на документах, содержащихся в этих упаковках.

Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то после проставления регистрационного штампа документ сканируется и прикрепляется к регистрационной карточке в СЭД.

Приложение к поступающему документу не сканируется в случае, когда является книгой, брошюрой, фотографическим материалом, скреплено внутри по смысловым частям, прошито и скреплено печатью или имеет большой объем (например, более 100 листов).

При поступлении документа в организации, использующие корпоративную СЭД, такой документ не распечатывается, штамп на нем не проставляется, информация о входящем номере фиксируется СЭД на электронном документе автоматически в виде записи на нижнем поле первого листа.

В этом случае документ сразу направляется в электронном виде на рассмотрение и может, при необходимости, распечатываться только для подшивки копии в дело.

Правило!

Обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после окончания предыдущего рабочего дня, а также документов, поступивших в нерабочие дни.

В каждой организации должен иметься перечень документов, не регистрируемых службой делопроизводства. К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях.

Их перечень включается в инструкцию по делопроизводству (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.).

Эти документы имеют самый короткий маршрут в организации, поскольку они сразу передаются в соответствующие подразделения.

Практика

Отдельную часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой не указано про функции службы делопроизводства в процессе обработки бухгалтерской корреспонденции.

Поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.

Регистрации обычно не подлежат:

  • — пригласительные билеты;
  • — приглашения на семинары, обучение;
  • — приглашения на мероприятия (направленные в организацию по листу рассылки и не имеющие обращения к конкретному должностному лицу);
  • — поздравительные письма, поздравительные телеграммы, открытки;
  • — периодические издания (газеты, журналы, книги);
  • — тематические и специальные бюллетени, каталоги, сборники (без сопроводительного письма);
  • — рекламные материалы;
  • — бухгалтерские, финансовые документы (без сопроводительного письма);
  • — обращения граждан, не содержащие информации об отправителе (фамилии и инициалов), а также обратного адреса.

Сортировкой называют распределение корреспонденции по получателям и исполнителям. При сортировке документы раскладываются по ячейкам сортировочного устройства. Номер каждой ячейки должен соответствовать номеру корреспондента или получателя (структурного подразделения).

Нерегистрируемые документы раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, в котором каждому подразделению организации соответствует своя ячейка. При отсутствии такого шкафа могут использоваться папки с названиями подразделений.

Документы, предназначенные для передачи в подразделения, раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, как и нерегистрируемые документы.

Если в организации принята централизованная форма делопроизводства, при которой все документы регистрируются в службе делопроизводства, то экспедиционная обработка этого массива документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регистрацию.

Если в организации применяется смешанная форма организации делопроизводства, при которой документы регистрируются в службе делопроизводства и в подразделениях, то экспедиционная обработка завершается сортировкой документов на две группы:

  • — документы, поступающие на рассмотрение руководства (они передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию в службу делопроизводства),
  • — документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения на регистрацию и рассмотрение.

Внимание!

Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

Прием и отправка электронных документов также осуществляются службой делопроизводства.

При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю, направлении их в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении их вместе с другими электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

Предварительное рассмотрение документов. Распределение поступающих документов по адресатам начинается в экспедиции после окончания их первичной обработки. В результате формируются следующие группы документов:

  • — документы, адресованные руководству организации;
  • — документы, адресованные в структурные подразделения;
  • — документы, адресованные руководителям структурных подразделений;
  • — предложения, заявления, жалобы граждан, в том числе адресованные в структурные подразделения.

Перед тем как направить документы исполнителям или руководителю для оформления поручения недостаточно только знакомства с заголовком документа и адресатом, требуется ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является предварительное рассмотрение (см. гл.

3 учебника). Оно может производиться в службе делопроизводства на основе делегирования руководителем прав начальнику службы и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям.

При этом учитывается:

  • — важность содержания:
  • — вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.);
  • — сложность и новизна поставленных вопросов;
  • — авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
  • — реальная срочность исполнения документа.

На данном этапе задачей является определение наиболее рационального и короткого маршрута движения каждого документа до соответствующего специалиста, что позволяет оперативно и компетентно решать поставленные в документах вопросы и освобождает руководителей от излишнего потока документов.

Порядок рассмотрения поступивших извне запросов и подготовки ответов определяется внутренними инструкциями, принятыми в организации.

Например, если в качестве адресата указан отдел кадров, а вопросы, затронутые в документе, входят в компетенцию юриста организации, то при предварительном рассмотрении документ будет направлен юристу. Адресат не вправе указывать, какой сотрудник организации должен рассмотреть их письмо. Это право принадлежит исключительно руководителю организации, получившей документ.

Сотрудник, ответственный за предварительное рассмотрение документов, знакомится с содержанием поступивших документов и распределяет их по руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от характера затронутых вопросов.

Руководителю организации и заместителям направляются наиболее важные документы по принципиальным вопросам деятельности организации или относящиеся к компетенции нескольких руководителей и специалистов.

Предложения, заявления и жалобы граждан направляются тому должностному лицу, в компетенцию которого входит право окончательного решения затронутого в письме вопроса.

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководства организации, распределяются по структурным подразделениям.

Предварительное рассмотрение документов — одна из технологических операций в делопроизводственном цикле и должна завершаться документированной отметкой.

Такая отметка имеет силу резолюции руководителя.

Отметка о предварительном рассмотрении поступивших документов в настоящее время является дополнительным реквизитом, правила ее оформления не установлены стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.

Отметка должна отражать результат предварительного рассмотрения, т.е. содержать фамилию руководителя, должностного лица, специалиста или наименование структурного подразделения (в именительном или дательном падеже), которым документ направляется на исполнение. Отметка должна быть датирована и подписана сотрудником службы делопроизводства:

Источник: https://studme.org/307217/dokumentovedenie/obrabotka_postupayuschih_dokumentov

Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (не вступило в силу)

5.3. Обработка поступающих документов:  Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется

В соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239), приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления.

2. Настоящий приказ вступает в силу с момента вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации о признании утратившим силу пункта 1 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Руководитель А.Н. Артизов

Зарегистрировано в Минюсте РФ 27 декабря 2019 г.

Регистрационный № 57023

УТВЕРЖДЕНЫ
приказомФедерального архивного агентства

от 22 мая 2019 г. № 71

I. Общие положения

1.1.

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее — Правила делопроизводства) разработаны в соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239).

1.2. Правила делопроизводства разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления.

1.3. Действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления (далее — государственные органы, органы местного самоуправления).

1.4. Требования Правил делопроизводства применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Действие Правил делопроизводства не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6.

Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее — обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций устанавливается в государственном органе, органе местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»1.

1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»2.

Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»3.

1.8. На основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления (далее — инструкция по делопроизводству) после ее согласования4:

федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом — с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления — с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

1.9. В органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота (далее — СЭД), может применяться инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления.

1.10. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

1.11.

Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления, возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее — Служба делопроизводства). При его отсутствии обязанности по ведению делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника).

Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления (далее — делопроизводитель подразделения).

В территориальных органах федерального государственного органа в субъектах Российской Федерации и органах, подведомственных государственному органу субъекта Российской Федерации, организация и ведение делопроизводства осуществляются Службой делопроизводства или государственным служащим (работником), назначенным ответственным за ведение делопроизводства правовым актом соответствующего государственного органа.

1.12. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем государственного органа, органа местного самоуправления и определяющего наименование Службы делопроизводства, ее структуру, задачи и функции.

Должностные обязанности специалистов Службы делопроизводства и делопроизводителей подразделений государственного органа, органа местного самоуправления устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.13.

На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.14. Государственные служащие и работники государственного органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления.

1.15. служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации5.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

2.2. В государственном органе, органе местного самоуправления создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.3. СЭД, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства6.

2.4.

Документы государственного органа, органа местного самоуправления могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, подлежит согласованию с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела и делопроизводства7.

2.5.

Документы государственного органа, органа местного самоуправления оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации8, герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления в соответствии с муниципальными правовыми актами, на листах бумаги формата А4.

Источник: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/72191836/

Лекция 9. 2. прием и обработка входящих документов

5.3. Обработка поступающих документов:  Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется

«ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА»

План:

1. Общие положения

2. Прием и обработка входящих документов

3. Распределение поступивших документов

4. Рассмотрение и исполнение документов

5. Прохождение и обработка исходящих и внутренних документов

6. Учет объема документооборота

7. Организация доставки документов

1. Общие положения

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. При этом документы не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а постоянно учитываются, обрабатываются, с ними совершаются определенные делопроизводственные операции.

Основные принципы организации документооборота заключаются в следующем:

q прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

q следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью, каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;

q порядок прохождения и процесс обработки основных категорий документов должны быть максимально единообразными.

Таким образом, основная задача в рациональной организации документооборота — прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

В документообороте выделяются три документопотока:

q входящие документы;

q внутренние документы;

q исходящие документы.

Для упорядочения документооборота и выбора оптимальных маршрутов движения документов в учреждении или на предприятии разрабатываются маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных групп и видов документов. Схемы позволяют установить маршруты документов, определить места операций по их обработке.

2. Прием и обработка входящих документов.

Это первый этап работы с полученными документами.

Во многих учреждениях, организациях и на предприятиях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях) либо секретарем. Централизация приема документов позволяет ускорить доставку документов к месту их исполнения, автоматизировать участок приема и обработки документов.

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции — проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Получив почту, экспедиция или секретарь начинает ее обработку с проверки правильности доставки.

Затем проверяется целостность принятых конвертов; все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес общественных организаций. После вскрытия конверта нужно проверить, все ли вложения, указанные в документе, на месте.

Кроме того, следует проверить, не содержится ли в поступлении документов, направленных не по адресу (т.е.

ошибочным является адрес, указанный не на конверте, а на самом документе), все ли количество указанных в приложении документов имеется в наличии, а также комплектны ли документы в общем конверте, обозначения для которых указаны на внешней стороне отдельных конвертов или упаковок.

Конверт сохраняется только в следующих случаях:

q если на документе отсутствует дата;

q если налицо несоответствие между записью на конверте и его содержимым;

q если на конверте имеются служебные отметки (секретно, ценные, заказные, срочные и с извещением о вручении);

q значительного повреждения конвертов;

q когда документ-вложение имеет личный характер, а на конверте нет надписи «лично»;

q если адрес отправителя есть только на конверте.

Учет входящих документов начинается с проставления регистрационного штампа.

Заканчивается обработка документов в экспедиции их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые. Последние раскладываются в сортировочном устройстве по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

3. Распределение поступивших документов.

Основная задача предварительного рассмотрения — отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут особенно тщательному анализу.

При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, схемами движения документов.

Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие необходимую квалификацию и полномочия для направления документов по назначению.

Это могут быть референты или помощники руководителя, заведующие делопроизводственной службой, референты по делопроизводству, секретари.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Радиограммы, телеграммы и другие срочные документы предаются в первую очередь.

4. Рассмотрение и исполнение документов

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций.

Последующие резолюции должны детализировать порядок исполнения документа или уточнять его исполнителя.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом и сокращения срока его исполнения с него изготавливаются копии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция, проставленная руководителем на документе, должна быть отражена в регистрационных карточках для информации делопроизводственной и контрольной служб.

Поступив к исполнителю, документ находится у него в работе до полного решения вопроса. В это время он хранится в рабочей папке исполнителя. Когда работа над документом полностью завершена и, если требуется, составлен ответный документ, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.

5.Прохождение и обработка исходящих и внутренних документов

Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций.

Начинается работа над исходящим документом с составления его проекта. На этой стадии исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования ГОСТов к оформлению документов. Перепечатанный и сверенный проект документа передается исполнителю для дальнейшего оформления — согласования, визирования, подписания.

Руководители учреждений должны быть освобождены от решения множества второстепенных вопросов и, следовательно, подписания соответствующих документов.

Право подписания таких документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.

Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличия всех приложений, необходимых виз. После подписания документы передаются на отправку.

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Они проходят следующие стадии:

q подготовка проекта документа;

q перепечатка;

q согласование;

q визирование;

q подписание;

q исполнение.

Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако различные виды внутренних документов будут иметь свои маршруты. Например, распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.д.

) проходят через юридический отдел; протокол не требует составления проекта; докладные записки, справки и т.п. поступают прямо к тому руководителю, на имя которого они написаны и т.д.

Внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (протоколы, приказы), часто требуют размножения и рассылки в структурные подразделения.

6. Учет объема документооборота

Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и учреждения в целом.

Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

В учреждении должны учитываться все документы, независимо от авторства, содержания, объема, количества копий.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции (секретарь). Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ должен быть учтен только один раз.

Систематический подсчет документооборота позволяет составлять таблицы, показывающие динамику его роста по годам, месяцам, дням недели, объемы потоков документов, поступающих в структурное подразделение.

Анализ этих данных используется при определении штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

7. Организация доставки документов

Доставку документов внутри учреждения осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях при большом объеме документооборота целесообразно использовать технические средства.

Для повышения оперативности доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты движения курьера, установлено целесообразное число доставок документов в день (в крупных учреждения до четырех, в остальных — не менее двух), сокращено число операций по приему-передаче документов (отмена расписок, реестров для доставки корреспонденции и т.д.)

Порядок доставки документов фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. Такие делопроизводственные подразделения, как экспедиция, канцелярия, машбюро, копировально-множительная служба, входят в каждый маршрут.

Источник: https://studopedia.su/8_49012_lektsiya-.html

Прием и первичная обработка входящих документов

5.3. Обработка поступающих документов:  Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется

Операции по приему документов обычно проводят централизованно. В крупных организациях прием документов осуществляется службой документационного обеспечения управления (экспедициями или специально выделенным сотрудником). В организациях и фирмах, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов проводятся секретарем.

Централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота. Современные способы доставки документов разнообразны.

Они могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Передача документов с помощью факсимильной связи или электронной почты значительно сокращает время поступления информации, упрощает ее обработку.

Задача службы ДОУ — организовать движение документов, поступивших как по почте, так и другим средствами связи, их первичную обработку, координировать их движение.

Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлено, что электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке[1].

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

Правила первичной обработки документов, поступивших по почте, сводятся к следующему.

Прежде всего проверяется правильность адресования и доставки документов. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату. Заказная почта и телеграммы принимаются под расписку с указанием даты и времени приема.

Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений.

При обнаружении повреждений конвертов, отсутствии документов, приложений к ним или отдельных страниц документа, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.

Если документы получены по факсу, проверяется общее количество страниц, его соответствие количеству страниц, указанному на документе. В случае каких-либо несоответствий или плохого качества переданного текста об этом незамедлительно сообщается отправителю.

Инструкция по делопроизводству должна содержать порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и др.[2] Например, составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним (один акт остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).

Все конверты поступивших по почте документов вскрываются. Исключение составляют конверты с надписью «Лично»: они должны без вскрытия передаваться непосредственно адресату. Однако если количество таких поступлений достаточно большое, документы должны учитываться при первичной обработке. В этом случае дата и учетный номер проставляются на конвертах.

Конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда только по конверту возможно определить адрес отправителя, а также подтвердить факт времени отправки и получения документа.

На поступивших документах проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа.

Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса. Отметка о поступлении позволяет учитывать поступившие в организацию документы. Документы, полученные по факсу, имеют дату получения.

Однако на них также должна быть проставлена отметка о получении с очередными учетными номерами.

При первичной обработке поступивших документов их сортируют на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации).

Полученные документы сортируют по адресатам. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию (службу делопроизводства) для подготовки к рассмотрению и регистрации.

Туда же поступают документы, направленные в адрес организации (без указания фамилии должностного лица).

Документы, адресованные структурным подразделениям, передаются по назначению непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство.

Для федеральных органов исполнительной власти установлен порядок передачи на рассмотрение руководителя, а также направления в структурные подразделения и ответственным исполнителям поступивших электронных документов. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи1.

Таким образом, обработка документов при их поступлении в организацию позволяет выделить первичные потоки документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей.

Инструкция по делопроизводству должна установить сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время.

Например, для федеральных органов исполнительной власти документы, поступившие в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время — на следующий рабочий день; документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно[2] [4].

Источник: https://studref.com/325682/dokumentovedenie/priem_pervichnaya_obrabotka_vhodyaschih_dokumentov

Scicenter1
Добавить комментарий