5. 3. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна»

Содержание
  1. Порядок ведения делопроизводства документов, содержащих коммерческую тайну
  2. Юридические истории #117: Коммерческая тайна
  3. Коммерческая тайна при обмене документами с контрагентом
  4. Чем руководствоваться
  5. Режим коммерческой тайны — Все о кадрах
  6. Шаг 1. Закрепляем перечень информации, составляющей коммерческую тайну
  7. Шаг 2. Регламентируем порядок обращения с конфиденциальной информацией
  8. Шаг 3. Устанавливаем перечень должностей работников, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям
  9. Шаг 4. Фиксируем нормы о режиме коммерческой тайны в должностных инструкциях
  10. Шаг 5. Наносим гриф «Коммерческая тайна»
  11. Шаг 6. Знакомим работников с правилами, установленными в отношении режима коммерческой тайны
  12. Шаг 7. Вносим изменения в трудовые договоры с работниками
  13. Шаг 7. Получаем у работников согласие на неразглашение сведений, составляющих коммерческую тайну
  14. Шаг 8. Ведем учет предоставления работникам информации, составляющей коммерческую тайну
  15. Шаг 9. Создаем условия для соблюдения режима коммерческой тайны

Порядок ведения делопроизводства документов, содержащих коммерческую тайну

5. 3. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна»

I. Общие положения

  1.1. Настоящий порядок определяет обязательные для всех исполнителей требования но учету, размножению, хранению, использованию, отбору для архивного хранения и уничтожению документов, содержащих коммерческую тайну-

  1.2. Организация и ведение делопроизводство документов, содержащих коммерческую тайну, возлагается на специальное подразделение к составе Службы безопасности или на специально назначенных работников предприятия (далее по тексту спецподразделение).

  1.3. Структура, штаты и численность спецподразделения определяется руководством предприятия в зависимости от объема документооборота.

  1.4. Для всех работников спецподразделения необходимо разработать должностные инструкции с указанием их прав, обязанностей и ответственности.

II. Размещение спецподразделения

2.1. Спецподразделение должно быть, расположено и отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ в которые должен быть исключен.

2.2. Документы. содержащие коммерческие секреты, следует хранить, в металлических шкафах, сейфах или на металлических закрывающихся стеллажах, либо в помещениях секретного подразделения, либо, с разрешения руководства предприятия, в других подразделениях при обеспечении условий их гарантированной  сохранности.

В любом случае необходимо обеспечить раздельное хранение документов, содержащих  коммерческую тайну, от других документов (отдельные сейфы, шкафы, стеллажи).

III. Учет документов, содержащих коммерческие секреты

3.1 Все документы с грифом»коммерческая тайна» подлежат учету в спецподразделении.

3.2 Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от содержащих гостайну и несекретных документов.

3.3 С целью сохранности документов, облегчение справочной работы и обеспечения контроля исполнения рекомендуется вести следующие виды учета: 

—  учет и регистрация входящих документов;

—  учет и регистрация исходящих документов;

—  инвентарный учет;

—  номенклатура дел, журналов и карточек

3.4. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов, содержащих коммерческую  тайну:

а)  прием и регистрация поступивших на предприятие документов. Содержащих коммерческую тайну:

б)  при поступлении всей получаемой корреспонденции а также при получении корреспонденции в нерабочее время  дежурным по предприятию пакеты с грифом»Коммерческая тайна» не вскрываются а передаются в спецподразделение:

в)  в случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений ) с грифом»коммерческая тайна» составляется соответствующий акт  в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю;

г) регистрация поступивших документов проводится на  карточках или в журналах, которые должны иметь аналогичные грифы;

д) картотеки или журналы учета входящих документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются; 

е) на первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом»коммерческая тайна» проставляется штамп, делается отметка с указанием предприятия, входящий номер документа, дата регистрации, количество листов основного документа и прилодений; 

ж) па нервом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп (делается отметка) с указанием  номера входящего документа, приложением к которому является данный документ и количество листов данного приложения;

3.5 Печатание и учет подготовленных на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну:

а) печатание документов производится в спецподразделении По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии соблюдения требований конфиденциальности;

б)  на последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа проставляется количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, печатавшего документ и дата исполнения. 

в) отпечатанный документ, в также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в спецподразделении на соответствующих карточках или в журналах, имеющих соответствующие графы.

Картотеки или журналы учета подготовленных документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров;

г) все черновики, а также варианты и испорченные  при печатании листы должны быть сданы в спецподразделение для уничтожения (при использовании персональных компьютеров для подготовки документов создается спецархив для магнитных носителей информации и организуется строгий порядок их учета, хранения, копирования и уничтожения, исключающий возможность утечки закрытой информации);

  3.6. Инвентарный учет документов, содержащих коммерческие секреты:

 а) инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий документы, не подлежащие подшивке в дела. Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации но входящему учету и рассмотрения соответствующими исполнителями;

б) на инвентарный учет не берутся документы, присланные на согласование и во временное пользование;

к) при необходимости инвентарный учет может вестись раздельно (по отдельным картотекам, в отдельных журналах) по наименованиям и видом документов, а также по видам производства;

г) инвентарный учет ведется по соответствующим карточкам или журналам, имеющим аналогичные грифы. Картотеки или журналы учитываются  в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются;

д) на документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием инвентарного номера  и даты регистрации.

3.7. Учет дел, журналов, карточек. Формирование дел с грифом «коммерческая тайна»:

а) дела, журналы, картотеки учитываются по общей номенклатуре дел предприятия. При этом под индексом, присвоенным данному делу, журналу, картотеке,  проставляется гриф  » коммерческая тайна», после графы «Заголовок дела» вводится графа «Фамилии исполнителей, которым предоставлено право пользования  делом»;

б) документы с грифом «коммерческая тайна» подшиваются в дела в  соответствии с номенклатурой после их исполнения. Все дела с грифом «коммерческая тайна» независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела;

в) листы дело нумеруются, после  закрытия дела прошиваются и опечатываются. Заверительный лист подписывается сотрудниками спецподразделения.

IV. Отправка документов с грифом «коммерческая тайна»

4.1 Отправка документов с грифом»коммерческая тайна» во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответсвующие полномочия руководителем предпритяия.

4.2 Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. По согласованию с соответствующими органами желательно использовать каналы специальной связи.

4.3 При отправке документов заказными или ценными отправлениями не следует проставлять на пакетах гриф «коммерческая тайна», что может спровоцировать хищение документа и привести к утечке информации. В таких случаях рекомендуется использовать двойной конверт, с указанием на внутреннем конверте грифа «коммерческая тайна» и номера документа, а на внешнем адреса получателя.

4.4 Исходящим номером документа с грифом «коммерческая тайна» является номер, за которым зарегистрирован документ.

4.5 После отправки документа в карточке (журнале учета), по которому зарегестрирован отправляемый документ, является отметка об отправке заверяемая подписью лица, производившего отправку.

4.6 При необходимости документы с грифом «коммерческая тайна»могут доставляться адресату нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.

VРазмножение документов с грифом»коммерческая тайна»

5.1

5.2 Размножение документов и снятие копий производится по письменному опредлению лиц, определенных руководителем подразделения. Дополнительно размноженные экземпляры документов уничтожаются спецподразделением за номерами подлинников.

5.3 Выписки из документов с грифом «Коммерческая тайна» производится по разрешению соответсвующих руководителей и учитываются за новым номером по карточкам (журналам) учета подготовленных документов. На самом документе, из которого производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившего выписку.

 VI. Уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна.»

6.1. Уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна», в том числе черновиков,  бракованных листов и испорченных копий, должно производится  спецподразделением с обязательной простановкой отметок об уничтожении в соответствующих учетных документах.

6.2. Порядок уничтожения черновиков, испорченных листов, неподписанных проектов документов с грифом  «коммерческая тайна»

а) сданные в спецподразделение  черновики документов, испорченные листы:, варианты и неподписанные  проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель). В учетных  данных документа (карточке, журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием  количества листов и проставлением  подписи сотрудника спецподразделения  и даты;

б) по мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля) изымается работниками  спецподразделения и уничтожается. Периодичность изъятия  может  устанавливаться  начальником спецподразделения в зависимости от количества документов и условий уничтожения;

в) уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна» производится установленным порядком в соответствии со сроками хранения 

г) разрешение на уничтожение  дает  руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции «Уничтожить», своей подписи и даты;

д) при проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное состояние, отбор документов на уничтожение производит экспертная  комиссия;

е) отобранные для уничтожения документы и дела с грифом «коммерческая тайна» вносятся в акт установленной формы, сверяются перед уничтожением работниками  спецподразделения с учетными данными н уничтожаются.;

ж) после уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения и подписи сотрудников, производивших уничтожение.

з) уничтожение документов и дел с грифом «коммерческая тайна» должно производится  путем их сожжения  или измельчения или другим  путем исключающим восстановление текста документов.

VII. Проверка наличия документов с грифом»коммерческая тайна»

7.1. В ходе проверок устанавливается соответствие наличия документов учетных данных, правильность ведения учетов, проверяется порядок обращения  с документами, рассматриваются вопросы снятия грифа.

7.2. Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комиссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом «коммерческая тайна».

7.3 Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью проверяются полистно. В ходе проверок устанавливается соответствие  и правильность, заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.  

7.4. Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с грифом»коммерческая тайна».

7.5. Проверки наличия документов проводятся  также при смене руководителя спецподразделения или сотрудников этих подразделений, ответственных за  учет и хранение документов.

7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

VIIIПорядок хранения и обращения с документами с грифом»коммерческая тайна»

81. Документы с грифом»коммерческая тайна» в нерабочее время должны хранится в помещениях спецподразделения. Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается с разрешения руководства предприятия при наличии условий , обеспечивающих их сохранность. 

8.2 Выдача документов с грифом»коммерческая тайна» сотрудниками предприятий, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится  только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предпритии  разрешительной  системой под роспись в соответствующей карточке учета выдачи документа или дела или в учетной карточке документа. 

8.3. Передача документов  с грифом «коммерческая тайна» между сотрудниками предприятия может осуществляться  только под  расписку и в  пределах круга лиц,  допущенных к данному документу в соответствии с деист куницей на предприятии разрешительной системой.

Источник: https://hr-portal.ru/doki/poryadok-vedeniya-deloproizvodstva-dokumentov-soderzhashchih-kommercheskuyu-taynu

Юридические истории #117: Коммерческая тайна

5. 3. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна»

В последнее время часто задают вопросы относительно коммерческой тайны, что это такое, и с чем ее едят. Работодатели всячески пытаются запугать и ограничить сотрудников в распространении сведений относительно работы, убеждая работника, что даже длина усов главбуха Елизаветы Палны является коммерческой тайной.

А что такое, вообще, коммерческая тайна? Как ее правильно получить, сохранить и продать с максимальной выгодой?

Для начала — о печальном. За незаконное получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, предусмотрена ответственность ст. 183 УК РФ, максимальное наказание по которое предусмотрено до 7 лет. А это уже тяжкое преступление…

Вообще же положения, качающиеся коммерческой тайны, содержатся в ФЗ №98 «О коммерческой тайне».

Какая информация может быть отнесена к коммерческой тайне?

В соответствии с пп. 2 ст. 3 ФЗ №98:

информация, составляющая коммерческую тайну, — сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны;

Т.е. поначалу кажется, что коммерческая тайна — это вообще все. И право на отнесение информации к информации, составляющей коммерческую тайну, и на определение перечня и состава такой информации принадлежит обладателю такой информации с учетом положений ФЗ №98.

Т.е. если работодатель решит, что количество краски на голове главного бухгалтера составляет коммерческую ценность, поскольку чем больше краски на голове бухгалтера — тем лучше бухгалтер, то это уже коммерческая тайна.

Однако ст. 5 ФЗ №98 гласит:

Режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении следующих сведений:
1) содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
2) содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
3) о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
4) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;
5) о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;
6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и социальным выплатам;
7) о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;
10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;
11) обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

Т.е. сведения, содержащиеся в учредительных документах, не могут являться предметом коммерческой тайны. Информация, например, о лицензиях или участии организации в СРО — тоже не могут являться коммерческой тайной.

Не могут являться коммерческой тайной сведения, что, например, организация в целях экономии сливает химикаты в ближайшую речку. О количестве работяг/инженеров, наличия вакансий и т.д.

Или о том, что на компьютерах организации стоит пиратский Фотошоп.

А как вообще определить, что является коммерческой тайной, а что — нет? На этот вопрос дает ответ ст. 10 ФЗ №98:

1. Меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя:
1) определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
2) ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
3) учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
4) регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;
5) нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных выше.

Т.е. если на папке с документами нет грифа «Коммерческая тайна», то это не коммерческая тайна. Или не ведется учет лиц, получивших доступ к информации — тоже не коммерческая тайна.

Если где-то в офисе, среди кучи народа, лежит непонятная папка, которую может прочитать любой — режим коммерческой тайны не установлен. Директор не может потом заявить, что в этой папке содержалась коммерческая тайна.

В соответствии со ст. 11 ФЗ №98

1. В целях охраны конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, работодатель обязан:
1) ознакомить под расписку работника, доступ которого к этой информации, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, необходим для исполнения данным работником своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну;
2) ознакомить под расписку работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;
3) создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

Принципиальным моментом является то, что работника, против его воли, никто не может ознакомить с информацией, содержащей коммерческую тайну. Только с его письменного согласия, в котором должен быть указан как перечень информации, так и правила к обращению с информацией, так и меры за нарушения.

Помимо этого работодатель должен создать условия, это — возвращаясь к примеру выше к папке в горнице, полной народу.

Может ли работодатель сослаться на нарушение коммерческой тайны в случае, если работник читал секретные документы в столовой, хотя это не было запрещено режимом коммерческой тайны, или работнику не было предоставлено для этого отдельное помещение? Конечно — нет!

Вот основные положения относительно коммерческой тайны, которые стоит знать каждому. Возвращаясь назад — отмечу, эти положения на моей памяти не соблюдал ни единый работодатель, который пытался привлечь сотрудника к какой-либо ответственности за разглашение коммерческой тайны.

Особенно громко я смеялся, когда видел договор на оказание риелторских услуг, в котором риелтор пытался установить ответственность для продавца квартиры за разглашение какой-то коммерческой тайны.

[моё] Юридические истории Коммерческая тайна Длиннопост Текст

Источник: https://pikabu.ru/story/yuridicheskie_istorii_117_kommercheskaya_tayna_6562418

Коммерческая тайна при обмене документами с контрагентом

5. 3. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна»

Вопрос в тему

Показать

Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Можно ли установить режим коммерческой тайны для информации, которой обмениваются две организации, если в одной или в обеих компаниях нет внутренних документов, регулирующих порядок охраны коммерческой тайны? Ведь режим коммерческой тайны, установленный в ЛНА, – это только для своих работников? А со сторонней организацией все можно прописать в договоре, и это будет иметь силу?

Как нанести гриф ограничения доступа к документу, если такой документ отсутствует на физических носителях (электронное письмо, проект договора в электронной форме, электронная база данных и т.п.)?

Давайте для начала разберемся, что на самом деле скрывается под термином «коммерческая тайна» и как должны выглядеть мероприятия по ее охране на практике.

Чем руководствоваться

Основными документами, регулирующими режим работы с данной информацией в организации, являются два профильных законодательных акта. Первый так и называется – «О коммерческой тайне»1, второй – «Об информации, информационных технологиях и защите информации»2.

Фрагмент документа

Показать

Статья 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

1) коммерческая тайна – режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду;

2) информация, составляющая коммерческую тайну, – сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны;

Как мы видим, главный акцент сделан на экономической составляющей – сохранение сведений в тайне должно быть выгодным. Если информация не имеет коммерческой ценности в силу ее общеизвестности, общедоступности либо просто потому, что не может быть использована для извлечения прибыли, то в отношении нее не может устанавливаться режим коммерческой тайны.

За нарушение режима коммерческой тайны виновное лицо может быть привлечено к ответственности (ч. 1 ст. 14 Закона о коммерческой тайне). Данная норма подразумевает 4 вида ответственности (см. п. 1, 3–5 в списке ниже). И есть еще 5-й, который предусмотрен только трудовым законодательством (см. п. 2 в списке ниже). Рассмотрим, на кого они распространяются.

1.

Дисциплинарная (ст. 192 Трудового кодекса РФ), к которой может быть привлечено только физическое лицо, в связи с исполнением трудовых обязанностей получившее доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты.

2. Материальная (полная) — данный вид ответственности также установлен Трудовым кодексом РФ (п. 7 ч. 1 ст. 243) и только для физических лиц — работников, причинивших ущерб работодателю разглашением сведений, составляющих коммерческую тайну. В Законе о коммерческой тайне такая ответственность не упоминается, но это нисколько не умаляет возможности ее применения.

3. Уголовная (ст. 183 Уголовного кодекса РФ, далее – УК РФ), к которой в силу правовой природы данного вида ответственности (ст. 19 УК РФ) могут быть привлечены тоже лишь физические лица, незаконно получившие или разгласившие сведения, составляющие коммерческую тайну.

4. Административная (ст. 13.14 Кодекса РФ об административных правонарушениях), которую опять же могут понести только физические лица, получившие доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей. Именно так сформулированы условия привлечения к ответственности (штраф накладывается только на граждан и должностных лиц).

5. Гражданско-правовая. Она подразумевает обязанность возместить убытки, включая реальный ущерб и упущенную выгоду (ст. 15 и 1472 Гражданского кодекса РФ, далее – ГК РФ). Вот к этой-то ответственности могут быть привлечены как физические лица, так и юридические.

Таким образом, для организаций, обменивающихся между собой информацией, составляющей коммерческую тайну, возможен только один вид ответственности — установленный гражданским законодательством.

Сразу оговоримся, ГК РФ достаточно скуп на прямые упоминания коммерческой тайны. Так, вы можете найти указание на коммерческую тайну лишь в ст. 727 и 1465 ГК РФ.

Фрагмент документа

Показать

Гражданский кодекс РФ

Статья 727. Конфиденциальность полученной сторонами информации

Если сторона благодаря исполнению своего обязательства по договору подряда получила от другой стороны информацию о новых решениях и технических знаниях, в том числе не защищаемых законом, а также сведения, в отношении которых их обладателем установлен режим коммерческой тайны, сторона, получившая такую информацию, не вправе сообщать ее третьим лицам без согласия другой стороны.

Статья 1465. Секрет производства (ноу-хау)

1.

Секретом производства (ноу-хау) признаются сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие) о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере и о способах осуществления профессиональной деятельности, имеющие действительную или потенциальную коммерческую ценность вследствие неизвестности их третьим лицам, если к таким сведениям у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и обладатель таких сведений принимает разумные меры для соблюдения их конфиденциальности, в том числе путем введения режима коммерческой тайны.

2. Секретом производства не могут быть признаны сведения, обязательность раскрытия которых либо недопустимость ограничения доступа к которым установлена законом или иным правовым актом.

Источник: http://www.Delo-Press.ru/articles.php?n=29127

Режим коммерческой тайны — Все о кадрах

5. 3. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна»

Изобретения, технологии и секреты производства не случайно оберегаются компаниями. Ведь они приносят успех именно вследствие их неизвестности конкурентам.

Причем опасность распространения конфиденциальной информации исходит не только от недобросовестных контрагентов, но и от работников организации.

Как защитить конфиденциальную информацию компании и чем могут помочь работники кадровой службы организации?

Любые сведения, образующиеся в ходе работы компании, она вправе отнести к охраняемым законом, для которых может быть установлен режим коммерческой тайны. Целесообразно его устанавливать в отношении информации, которая имеет коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам (ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне»; далее — Закон N 98-ФЗ).

К сведению. Коммерческая информация — это сведения финансового и делового характера. А коммерческая тайна — это специально установленный законодательством правовой режим, при правильном применении которого государство встает на защиту коммерческой информации компании.

Разработка нормативных документов, необходимых для установления режима, производится комиссией из представителей разных подразделений. Ведущую роль играют кадровая служба компании, секретариат, служба безопасности и IT-подразделение.

На отделе кадров лежит сразу несколько задач:

— довести до сведения каждого работника разработанные локальные нормативные акты, касающиеся коммерческой тайны;

— подготовить дополнительные соглашения к трудовым договорам и подписать их;

— разъяснить содержание локальных нормативных актов, ответить на вопросы сотрудников, убедиться, что они понимают содержание установленных правил.

Правильное применение режима коммерческой тайны поможет компании защитить конфиденциальную информацию от недобросовестных конкурентов и собственных работников. Рассмотрим подробнее меры, которые должны быть приняты для установления режима коммерческой тайны.

Шаг 1. Закрепляем перечень информации, составляющей коммерческую тайну

Для начала работодатель обязан установить перечень информации, составляющей коммерческую тайну. Здесь следует учитывать, что некоторые нормативные правовые акты ограничивают этот режим. Так, режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении данных, указанных в ст. 5 Закона N 98-ФЗ. Это сведения:

1) содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

2) содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

3) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности и т. д.;

4) о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, о наличии свободных рабочих мест;

5) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

6) о нарушениях законодательства РФ и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

7) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.

К коммерческой тайне не могут быть отнесены и сведения, перечисленные в Постановлении Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну». К ним относятся:

1) учредительные документы;

2) документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью;

3) сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности;

4) документы о платежеспособности;

5) сведения о численности работающих, их составе, заработной плате, условиях работы, наличии свободных рабочих мест;

6) документы об уплате налогов и обязательных платежей;

7) сведения о соблюдении правил охраны труда;

8) сведения о соблюдении установленных норм охраны окружающей среды;

9) сведения о нарушении антимонопольного законодательства;

10) сведения о реализации продукции, причинившей вред здоровью населения.

Иные нормативные правовые акты также могут вносить ограничительные меры. Например, коммерческой тайной нельзя назвать бухгалтерскую (финансовую) отчетность (ч. 11 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Образец перечня информации, составляющей коммерческую тайну, приведем в примере 1.

Пример 1. Фрагмент перечня информации, составляющей коммерческую тайну.

Приложение

к Положению о защите коммерческой тайны

ООО «Наше богатство»

Перечень информации, составляющей коммерческую тайну ООО «Наше богатство»

1. Управление и персонал

1.1. Сведения о применяемых методах управления в Организации.

1.2. Сведения о подготовке, принятии и исполнении решений руководства Организации по коммерческим, организационным, производственным, научно-техническим и иным вопросам.

1.3. Сведения о персональных данных работников.

1.4. Сведения о структуре Организации, складских мощностях, типе и размещении оборудования, запасах готовой продукции.

1.5. Сведения о фактах проведения, целях, предмете и результатах совещаний и заседаний органов управления Организации; о будущих наборах работников; о приеме на работу руководителей, специалистов и переговорах с ними; о планируемых перемещениях и назначениях руководителей, специалистов.

2. Планы

2.1. Сведения о планах расширения или свертывания продаж различных видов продукции, их технико-экономических обоснованиях.

2.2. Сведения о намечаемых либо выполняемых инвестиционных программах, проектах, планах перспективного развития Организации.

2.3. Сведения о планах закупок и продажи продукции, географии поставок, объемах продаж.

3. Финансы и бухгалтерский учет

3.1. Сведения о балансах Организации.

3.2. Сведения, содержащиеся в бухгалтерских книгах.

3.3. Сведения об обороте средств Организации.

3.4. Сведения о финансовых операциях.

3.5. Сведения о состоянии банковских счетов и производимых расчетах.

3.6. Сведения об уровне доходов и расходов.

3.7. Сведения о долговых обязательствах Организации.

3.8. Сведения о состоянии активов и пассивов.

3.9. регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности.

4. Цены и ценообразование

4.1. Сведения о методике расчета цен на продукцию.

4.2. Сведения о себестоимости продукции, об уровне рентабельности.

4.3. Сведения о методах расчета, структуре, уровне цен на продукцию.

4.4. Сведения о размерах и условиях предоставления скидок.

5. Рынок и маркетинг

6. Партнеры, переговоры и договоры

Отсутствие перечня информации, составляющей коммерческую тайну, или неознакомление с ним работника, имеющего доступ к коммерческой тайне, рассматриваются судами как повод встать на сторону работника. Приведем пример.

Судебная практика.

Работодатель обратился в суд с иском о признании незаконными действий бывшего работника по разглашению конфиденциальной информации, обязании прекратить разглашение и возместить убытки.

Суд отказал в иске, поскольку ответчик был ознакомлен только с локальным нормативным актом об установлении режима коммерческой тайны, но не был ознакомлен с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну (Определение Московского городского суда от 22.06.2011 по делу N 33-19046).

Шаг 2. Регламентируем порядок обращения с конфиденциальной информацией

Работодатель обязан установить порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и контроль за его соблюдением. Для этого следует утвердить локальный нормативный акт, например, положение о коммерческой тайне.

Кроме того, текст документа должен содержать инструкцию о работе с конфиденциальными сведениями, либо они могут быть изложены в отдельном акте, например инструкции по организации и ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна».

К сведению. Положение может включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Обеспечение режима коммерческой тайны.

3. Обязанности работника.

4. Ответственность за разглашение коммерческой тайны.

Приложениями могут служить перечень сведений, отнесенных к коммерческой тайне; перечень должностей, имеющих доступ к коммерческой тайне; образец обязательства о неразглашении коммерческой тайны.

Инструкция, в свою очередь, обычно содержит следующие разделы:

1. Учет документов с грифом «Коммерческая тайна».

2. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна».

3. Размножение документов с грифом «Коммерческая тайна».

4. Уничтожение документов с грифом «Коммерческая тайна».

5. Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна».

6. Порядок хранения и обращения с документами с грифом «Коммерческая тайна».

Отсутствие локального нормативного акта, регулирующего режим коммерческой тайны в организации, а также перечня информации, составляющей коммерческую тайну, является основанием для восстановления судом на работе сотрудника, уволенного за разглашение подобных сведений.

Шаг 3. Устанавливаем перечень должностей работников, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям

Работодатель обязан составить перечень должностей работников, имеющих доступ к коммерческой тайне, и вести их учет. Список должен четко отражать, работники каких должностей и к каким именно сведениям имеют доступ.

Руководители предприятия должны иметь доступ к любой информации, касающейся деятельности предприятия, руководители подразделений — к информации, касающейся работы вверенного им подразделения, специалисты — доступ к такому объему информации, который им необходим для выполнения своих обязанностей, технический персонал — минимум доступа к конфиденциальной информации.

Шаг 4. Фиксируем нормы о режиме коммерческой тайны в должностных инструкциях

Обязанности по обеспечению режима коммерческой тайны должны быть отражены в должностных инструкциях тех лиц, которые допущены к подобным сведениям. Этот шаг необходим, так как согласно ч. 2 ст. 11 Закона N 98-ФЗ доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями.

Поэтому при отсутствии закрепленных в должностной инструкции обязанностей работодатель не сможет не только обязать работника выполнять режим коммерческой тайны, но даже заставить его работать с такими данными. Приведем пример формулировки подобной обязанности (пример 2).

Пример 2. Фрагмент должностной инструкции.

3. Должностные обязанности

Бухгалтер обязан:

3.5. Работать с информацией, составляющей коммерческую тайну компании, в рамках своих должностных обязанностей в соответствии с правилами, установленными локальными нормативными актами компании, трудовым договором.

Необходимо иметь в виду, что работник имеет право в судебном порядке обжаловать незаконное установление режима коммерческой тайны в отношении информации, к которой он получил доступ в связи с исполнением им трудовых обязанностей (ч. 8 ст. 11 Закона N 98-ФЗ).

Шаг 5. Наносим гриф «Коммерческая тайна»

На материальные носители информации должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации — полное наименование организации и место нахождения (ч. 4 ст. 6 Закона N 98-ФЗ).

При хранении секретной информации в виде электронного документа нанесение грифа «Коммерческая тайна» не всегда является технически возможным.

На практике гриф наносится на сопроводительные документы, представленные в бумажной форме и передаваемые вместе с носителем коммерческой тайны работнику. Возможно нанесение грифа в электронном виде при помощи колонтитулов.

https://www.youtube.com/watch?v=mvIFFAdSWA4

Отсутствие грифа «Коммерческая тайна» на документах, составляющих сведения промышленного и коммерческого характера, сводит на нет все усилия по защите информации и позволяет работникам безнаказанно распространять указанную информацию. Суд восстановит работника, уволенного за разглашение коммерческой тайны, если на документах, содержащих конфиденциальную информацию, отсутствовал соответствующий гриф.

Судебная практика.

Работник, уволенный за разглашение коммерческой тайны, обратился в суд с иском о восстановлении на работе.

Суд иск удовлетворил на основании того, что на материальные носители, содержащие, по мнению ответчика, информацию, составляющую коммерческую тайну, гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (полного наименования и места нахождения юридического лица) нанесен не был.

Отсутствие грифа «Коммерческая тайна», учета лиц, получивших доступ к информации, является основанием считать, что в отношении документов, разглашение содержания которых работодатель вменил истцу, режим коммерческой тайны не установлен.

Следовательно, в этом случае разглашения коммерческой тайны не было, независимо от того, что данные указаны в перечне информации, составляющей коммерческую тайну (Кассационное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 25.05.2011 по делу N 33-1796).

Шаг 6. Знакомим работников с правилами, установленными в отношении режима коммерческой тайны

Работодатель обязан ознакомить персонал с нормами, установленными в отношении режима коммерческой тайны, и с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну. Оформить ознакомление можно двумя способами:

— проставить подписи работников в специальном журнале ознакомления с локальными нормативными актами;

— проставить подписи в листах ознакомления с ЛНА.

В обязательном порядке работник ставит свою личную подпись, проставляет фамилию с инициалами и дату ознакомления. Отсутствие доказательств об ознакомлении работников с соответствующими локальными нормативными актами влечет восстановление на работе сотрудников, уволенных за разглашение коммерческой тайны, что подтверждается судебной практикой.

Судебная практика.

Суд отказал компании в удовлетворении иска о признании незаконными действий по использованию и разглашению информации, относящейся к производственной деятельности, на которую был введен режим коммерческой тайны.

Причина в том, что работник не был ознакомлен с положением об организации защиты сведений, составляющих коммерческую тайну (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2013 по делу N 11-28840).

Шаг 7. Вносим изменения в трудовые договоры с работниками

Работодателю необходимо внести в текст трудовых договоров положения, предусматривающие соблюдение работником режима коммерческой тайны. Приведем пример описания в трудовом договоре соответствующих обязанностей работника (пример 3).

Пример 3. Фрагмент трудового договора.

3. Обязанности работника

3.1. Работник обязуется:

3.1.7.

1) соблюдать режим коммерческой тайны, установленный у работодателя в соответствии с локальными нормативными актами, определяющими порядок защиты коммерческой тайны, перечень сведений, относящихся к коммерческой тайне;

2) не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, которая будет ему доверена или станет известна в ходе выполнения трудовой функции;

3) не передавать третьим лицам и не раскрывать публично сведения, составляющие коммерческую тайну работодателя, без предварительного согласия непосредственного руководителя;

4) сохранять информацию, составляющую коммерческую тайну организаций — контрагентов работодателя;

5) выполнять требования всех локальных нормативных актов работодателя по обеспечению сохранности коммерческой тайны;

6) использовать информацию, составляющую коммерческую тайну работодателя, исключительно в целях выполнения трудовой функции в соответствии с настоящим трудовым договором;

7) при попытке третьих лиц получить от работника конфиденциальную информацию незамедлительно информировать об этом непосредственного руководителя;

8) при увольнении сдать уполномоченному лицу все носители, содержащие коммерческую тайну работодателя (документы, чертежи, рукописи, магнитные носители, видео — и фотоматериалы, изделия и т. д.), которые находились в распоряжении работника в связи с выполнением им должностных обязанностей. Не оставлять себе копий этой информации.

Что касается уже работающих сотрудников, работодатель должен предложить им внести необходимые дополнения в трудовые договоры. Согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон.

Шаг 7. Получаем у работников согласие на неразглашение сведений, составляющих коммерческую тайну

Работодатель должен представить доказательства того, что работник обязался не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну (п. 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.

2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). На практике это реализуется путем подписания работниками обязательства о неразглашении коммерческой тайны.

Приведем пример такого письменного документа, который, как было отмечено выше, может быть приложением к положению о коммерческой тайне.

Шаг 8. Ведем учет предоставления работникам информации, составляющей коммерческую тайну

Для учета того, какая именно информация предоставлена конкретным лицам, можно вести журнал учета выдачи документов, прочих материальных носителей, получения доступа работников к тем или иным электронным ресурсам.

При возникновении споров такой журнал может послужить доказательством использования сотрудниками информации, составляющей коммерческую тайну. Отсутствие учета лиц, получивших доступ к коммерческой тайне, является частой ошибкой работодателя.

Судебная практика.

Суд пришел к выводу, что увольнение работника в соответствии с пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (разглашение охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей) следует признать незаконным, изменить формулировку увольнения на увольнение по собственному желанию и взыскать средний заработок за период вынужденного прогула.

При вынесении решения суд учитывал, что работодателем не были приняты меры по охране конфиденциальности информации; в том числе работодатель не вел учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну (Определение Московского городского суда от 12.08.2011 по делу N 33-23113).

Шаг 9. Создаем условия для соблюдения режима коммерческой тайны

Работодатель должен создать работнику условия для соблюдения режима коммерческой тайны — обеспечить материальными ресурсами и техническими возможностями. Причем хранение документов и материальных носителей информации может быть различным: в сейфе, металлическом запираемом шкафу, в специально оборудованном помещении; деревянных запирающихся шкафах и пр.

Организация может выбрать любую приемлемую для нее форму хранения. Основной критерий — ограничение доступа к данным документам, что достигается прежде всего наличием замков на шкафах, помещениях, передачей ключей строго определенным работникам, допущенным к использованию информации.

Кстати, обеспечить следует режим не только хранения, но и уничтожения таких документов. Например, использовать специальные аппараты для уничтожения документов (шредеры).

Создание условий для соблюдения конфиденциальности информации включает в себя ограничение доступа к электронным ресурсам. Сюда относятся:

— кодирование сообщений, передаваемых по каналам электронной или факсимильной связи;

— установление различных устройств, препятствующих снятию информации в процессе ее прохождения по каналам связи;

— шифрование сведений,

— установка паролей для доступа к определенной информации.

Приведенный перечень охранных мер не является закрытым. Работодатель вправе принимать другие меры и использовать иные способы защиты информации, которые должны быть оговорены в локальных нормативных актах.

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/statya-ustanavlivaem-rezhim-kommercheskoj-tajny-zhizherina-yu_/

Scicenter1
Добавить комментарий