5.4. Обработка отправляемых документов: Отправляемые из фирмы документы называют исходящими. Обработка

Методическое пособие основы защищенного делопроизводства

5.4. Обработка отправляемых документов:  Отправляемые из фирмы документы называют исходящими. Обработка

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависи­мости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятель­ности, распоряжения, решения);

— документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

информалионно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельно­сти (налоги, охрана окружающей среды и т. п.), которые составляют отдельную группу — нормативные документы государственных органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты(договоры), которые являются основными документами предпринима­тельской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к организационно-рас­порядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки, регламентируемые специальными инструкциями.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъектив­ных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Часть документов ОРД, мало используемых на практике или имею­щих незначительные отличия от других, не рассматривается в данной книге.

Например, такие документы, как распоряжения и решения, оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит «наимено­вание вида документа» и в тексте, вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», упот­ребляются слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ» для распоряжений и «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ» для решений. Распоряжения руководства предприятия издаются, как правило, по оперативным административно-хозяйственным вопросам.

Решение представляет собой документ коллегиального органа (сове­та директоров, общего собрания и т. п.), составляемый по производст­венным вопросам.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных до­кументов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия.

Во внешних документах обязательно следует указывать спра­вочные данные об организации, на внутренних документах они не указы­ваются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой.

Различия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.

5.2. Организация работы с документами

Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической системы работы с докумен­тами определяется оперативностью перемещения и исполнения доку­ментов и эффективностью обеспечения руководства предприятия доку­ментированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (рис. 1).

Рис.1 Схема организации работы с документами фирмы

К таким операциям можно отнести: согласование документа; регист­рацию; исполнение; контроль исполнения; формирование дел; подго­товку и передачу дел в архив.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существен­ных отличий от схемы организации работы с внутренними документа­ми, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов за­канчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации.

Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и в некоторых случаях — исходящие.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия.

Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.

Разделение труда между ра­ботниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии и содержит образцы правильно оформленных докумен­тов, правила работы с ними, ответственность должностных лиц за кон­кретные виды работ с документами.

5.3. Обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуще­ствляется секретарем-референтом или работником службы делопро­изводства.

Поступившие документы проходят следующие этапы (рис.2):

— первичную обработку;

— предварительное рассмотрение, разметку;

— регистрацию;

— рассмотрение документов руководством;

— направление на исполнение;

— контроль исполнения;

— исполнение документов;

— подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за ис­ключением личной корреспонденции (с пометкой «Лично»).

Затем не­обходимо проверить: правильность адресования вложенного в конверт документа; количество листов документа; наличие приложений.

При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «Конфиденциально», «Срочно».

. Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируе­мые.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумера­тором реквизит «Отметка о поступлении», содержащий наименование фир­мы-получателя, дату поступления, входящий номер документа.

Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также про­спектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих доку­ментов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов, которые складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю.

Остальные документы, не требу­ющие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы за­местителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

При современной организации труда и росте квалифи­кации работников количество документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в пра­вом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» — отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения.

При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы. Для отличия от других пометок эта запись обводится кружком.

В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должно­стных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 — генеральный директор, 02 — зам. директора и т. п.

В значительной степени облегчает процесс предварительного рас­смотрения документов настольное устройство сортировки, состоящее из лотков (секций), имеющих этикетки для вставки услов­ных обозначений (индексов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждают­ся ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе допол­нительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, норматив­ных документов и т. д.).

Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю фирмы.

Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о по­ступивших документах, ему необходимо самому предварительно озна­комиться с этими материалами.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению до­кументы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника фирмы.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству фирмы должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и при­нятия решения руководителю фирмы.

Принятие управленческого реше­ния по конкретному документу — одна из основных функций руководи­теля, центральное, решающее звено в технологии управления.

Руководитель фирмы, рассматривая входящий документ, должен опре­делить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполне­нию документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

Сведения, взятые из резолюций (исполнитель, срок исполне­ния), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрацион­ный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответствен­ным исполнителем.

Рис.2 Блок-схема работы с входящими документами

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения, а также рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

Стремление отдельных руководителей иметь собственный «архив», состоящий из копий полученных или подписанных документов, свиде­тельствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секретарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупорядоченно, поиск их затруднен. Таких «архивов» быть не должно.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих докумен­тов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение до­кументов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом «Конфиденциально».

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входя­щий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса.

Когда рабо­та над документом завершена (составлен ответный документ, выполне­но конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.

После этого поступивший до­кумент и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела.

В фирме для ряда документов может быть принят порядок, при ко­тором рассмотрение документов руководителем осуществляется после окончания их исполнения, одновременно с подготовленными для под­писания проектами внутренних или отправляемых документов.

Это по­зволит сэкономить время руководителя за счет не двукратного, а одно­кратного ознакомления с документом.

Но для введения такого порядка необходимо четко разграничить, какие виды служебных документов могут так обрабатываться, а какие нет, и провести этап проверки этого порядка на практике.

5.4. Обработка отправляемых документов

Отправляемые из фирмы документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций (рис. 3):

— составление проекта документа исполнителем;

— согласование проекта документа;

— проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

— подписание документа руководителем (в необходимых случаях ут­верждение);

— регистрация документа;

— отправка документа адресату;

— подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правиль­ность его оформления проверяется секретарем-референтом фирмы.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исклю­чением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласо­ван с другими специалистами фирмы. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нор­мативные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий до­кумент передается секретарю-референту для регистрации. Отправляе­мые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов.

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

— индекс документа, включающий номер дела;

— дата документа;

— адресат (корреспондент);

— краткое содержание или заголовок;

— отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера доку­ментов-ответов);

— исполнитель;

— примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера не­обходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день конвертуются и отправ­ляются. При помещении документа в конверт сверяется адрес по­лучателя на письме и на конверте. При отправке письма в конверте с прозрачным «окошком» документ складывают таким образом, .чтобы адрес получателя был хорошо виден. В этом случае необходимо убе­диться, что адрес не сместится внутри конверта.

Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с перепиской (исходящей).

5.5. Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов: централизо­ванная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно в другом структурном подразделении.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

— входящие документы;

— исходящие документы;

— внутренние документы;

— контракты коммерческие;

— документы, имеющие гриф «Конфиденциально».

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу, начиная с № 1 (или № 01) с 1 января каждого года по 31 декабря.

Рис. 3. Блок-схема работы с исходящими документами

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа № 72/1-5 включает:

72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5- номер дела по номенклатуре.

Источник: https://textarchive.ru/c-2743556-p6.html

Экспедиционная обработка документов

5.4. Обработка отправляемых документов:  Отправляемые из фирмы документы называют исходящими. Обработка

Термин «экспедиционная обработка документов» образован от слова «экспедиция» в значении «подразделение службы делопроизводства, осуществляющее обработку документов».

Создание специального подразделения – экспедиции – характерно для крупных организаций с большим объемом документооборота.

В организациях средних и небольших экспедиционная обработка документов выполняется одним из работников службы делопроизводства (канцелярии) или работником, отвечающим за организацию работы с документами, если в учреждении вообще нет службы делопроизводства.

Рассмотрим основные этапы экспедиционной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

Этапы обработки поступающей корреспонденции

Обработка поступающей корреспонденции включает в себя:

  • проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех приложений);
  • фиксацию факта поступления документов;
  • сортировку документов для последующей передачи по назначению.

Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов или иной упаковки – необходимо прежде всего убедиться, что вся корреспонденция доставлена по правильному адресу. Если выявляется корреспонденция, предназначенная другому адресату, то она возвращается в почтовое отделение.

При обнаружении повреждений конверта (а возможно, и документов) составляется акт, в котором фиксируется факт поступления корреспонденции в поврежденном виде. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой остается в службе делопроизводства организации.

После проверки правильности доставки конверты с корреспонденцией вскрываются, за исключением конвертов с грифом ограничения доступа («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» или др.) либо отметку «лично».

Конверты вскрываются с помощью ножниц или, при большом объеме переписки, с помощью специального устройства – конвертовскрывателя. Как правило, конверты уничтожаются, но и здесь есть свои исключения.

Конверты не уничтожаются в следующих случаях:

  • при поступлении обращений граждан;
  • при отсутствии на конверте отметок («лично» или отметок, обозначающих ограничение доступа к информации), или если при вскрытии конверта обнаруживается, что документы имеют особый статус;
  • когда только по почтовому штемпелю на конверте можно установить дату отправки и получения документа;
  • когда только по конверту можно установить адрес отправителя при значительном повреждении конверта;
  • при наличии в конверте только приложений без сопроводительного письма.

В перечисленных случаях конверты скрепляются вместе с документами и далее по инстанциям передаются вместе, в комплекте.

Следующий шаг – проверка комплектности документов. При проверке содержимого конверта может обнаружиться:

  • отсутствие отдельных приложений к документу или, наоборот, сопроводительного письма к приложениям,
  • присутствие документов, предназначенных для другого адресата.

При отсутствии приложений на сопроводительном письме проставляется соответствующая запись, при отсутствии в конверте самого сопроводительного письма отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается).

И в том и в другом случае отправитель документов должен быть проинформирован (устно или в форме письма) о некомплектности отправленных им документов.

При обнаружении документов, предназначенных для другого адресата, эти документы пересылаются в соответствии с указанным в них адресом или возвращаются отправителю также с уведомлением о том, что документы направлены не по адресу.

Телеграммы и телефонограммы, поступающие на обработку одновременно с письмами, обрабатываются в первую очередь.

На всех поступивших документах проставляется отметка о поступлении с помощью так называемого входящего штампа, в котором от руки указывается дата поступления документов. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о поступлении проставляется на сопроводительном письме или первом листе документа на нижнем поле справа.

Если конверты в ходе первоначальной обработки не вскрывались, отметка о поступлении проставляется на самом конверте. Кроме даты поступления, в отметке может указываться время поступления в часах и минутах, если документ требует срочного рассмотрения.

Первоначальная обработка документов заканчивается их сортировкой. Документы распределяются на два массива: регистрируемые и нерегистрируемые.

К нерегистрируемым документам относят документы, не требующие исполнения или использования в справочных целях — как правило, это рекламные материалы, письма-приглашения, поздравления, благодарности, документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация и др.

, плановые, финансовые документы, информационные материалы, присланные для сведения, учебные планы, программы и др. Перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству организации.

Нерегистрируемые документы раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, в котором каждому подразделению организации соответствует своя ячейка. При отсутствии такого шкафа могут использоваться папки с названиями подразделений.

Дальнейшая работа ведется с массивом документов, подлежащих регистрации.

Если в организации принята централизованная форма делопроизводства, при которой все документы регистрируются в службе делопроизводства, то экспедиционная обработка этого массива документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регистрацию.

Если в организации смешанная форма организации делопроизводства, при которой документы регистрируются в службе делопроизводства и в подразделениях, то экспедиционная обработка завершается сортировкой документов на две группы:

  • документы, поступающие на рассмотрение руководства (они передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию в службу делопроизводства),
  • документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения на регистрацию и рассмотрение.

Документы, предназначенные для передачи в подразделения, раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, как и нерегистрируемые документы.

Этапы обработки отправляемых документов

Обработка отправляемых документов включает в себя:

  • проверку комплектности документов;
  • сортировку;
  • нанесение адреса на конверт;
  • фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальц-сгиба) и упаковку документа;
  • отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).

Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 14.04.2005 № 221).

Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами.

При отправке документов проверяется правильность адреса корреспондента, на документах, подлежащих возврату, ставится штамп «Подлежит возврату».

Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно.

Если письмо направляется в несколько адресов (до четырех), то работник экспедиции, вкладывая документ в конверт, подчеркивает наименование того адресата, которому отсылается данный экземпляр письма. Если адресатов больше четырех, отправка документов осуществляется по списку, который готовится исполнителем и передается в экспедицию вместе с экземплярами письма.

На этапе отправки документов производится их сортировка по адресатам. Документы, подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Адреса на конвертах в письмах, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке.

Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи адрес пишется в следующем порядке:

  • для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество;
  • название улицы, номер дома, номер квартиры;
  • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
  • название района;
  • название республики, края, области, автономного округа (области);
  • название страны (для международных почтовых отправлений);
  • почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового конверта, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

После нанесения адреса на конверт (от руки или с помощью ПК), документы вкладываются в конверт и заклеиваются. При отправке документов постоянным корреспондентам в экспедиции целесообразно иметь конверты с уже напечатанными адресами или адресами, напечатанными на ярлыках – полосках бумаги, которые при отправке документов наклеиваются на конверт.

В экспедиции могут использоваться конверты с окнами. Окно – вырез прямоугольной формы на лицевой стороне конверта. Окно закрывается защитной пленкой, через которую должен легко читаться адрес получателя. При использовании конвертов с окнами документ складывается так, чтобы через него читался адрес, напечатанный на документе. В этом случае указывать адрес на конверте нет необходимости.

Почтовые отправления могут быть:

  • простыми (принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении);
  • регистрируемыми: заказными, с объявленной ценностью, обыкновенными (принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении).

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.

Организациям рекомендуется отправлять корреспонденцию заказной почтой (в том числе с уведомлением) только в тех случаях, когда этого требует законодательство, или в случаях крайней необходимости.

Услуги почтовой связи являются платными. Для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты. В качестве государственных знаков почтовой оплаты используются:

  • почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки;
  • оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франкировальными машинами;
  • иные знаки, установленные Федеральным агентством связи и наносимые типографским способом.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи наклеивание почтовых марок на письменную корреспонденцию на сумму стоимости услуги почтовой связи входит в обязанность отправителя. Наклеивать одну почтовую марку на другую запрещается. Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу письменной корреспонденции.

Простая письменная корреспонденция, оплата услуг по пересылке которой подтверждена почтовыми марками, может опускаться в почтовые ящики. Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин и иными знаками, подтверждающими оплату услуг почтовой связи, принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доцент Государственного университета управления

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2006/expeditsionnaay_obr_doc/

Обработка отправляемых документов

5.4. Обработка отправляемых документов:  Отправляемые из фирмы документы называют исходящими. Обработка

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее регистрацию и обработку для отправки.

Регистрацию отправляемой корреспонденции обычно осуществляет служба делопроизводства, а отправку корреспонденции в крупных учреждениях, с большим объемом документооборота, — экспедиция.

В случае отсутствия в организации специализированного подразделения документы отправляются секретарем или сотрудником службы делопроизводства в соответствии с приказом Минкомсвязи России от 31.07.

2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

Регистрация отправляемых документов может осуществляться в трех формах:

  • — журнальной;
  • — карточной;
  • — автоматизированной.

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции —

это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения об исходящих документах, отправляемых корреспондентам из организации. Примерная форма такого журнала представлена в табл. 4.5.

Таблица 4.5

Примерная форма журнала регистрации отправляемых документов

ДатаPer. №ВидАдресатЗаголовок к текстуКол-волис-товКол-во экз.Примечания
123456789

Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем, или уполномоченным лицом и проставляется в графе 1. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (01.06.2017).

Регистрационный номер отправляемого документа — это порядковый номер документа в пределах календарного года, который добавляется к индексу структурного подразделения и номеру дела по номенклатуре.

Регистрационный номер заносится в графу 2. Например, исх.

№ 02-03/165 (где 02 — индекс структурного подразделения — исполнителя, 03 — номер дела по номенклатуре, 165 — порядковый номер в пределах календарного года.

Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Регистрация документа осуществляется в день его подписания или утверждения.

Регистрировать отправляемые документы под одним регистрационным номером можно, когда нескольким адресатам высылают документы типового содержания.

При направлении письма нескольким адресатам одни и те же реквизиты (дату и номер документа) проставляют в каждом подлинном экземпляре (в заверенной копии письма — если документы направляют в подведомственные организации) и на копии письма, остающейся в деле организации-автора.

Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов — отчетов, справок о выполнении поступивших поручений.

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Вид документа отмечается в журнале в графе 3.

Адресат отмечается в журнале в графе 4: указывается, кому и куда направляется документ. Это Ф. И. О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации-адресата пишется полностью, сокращенное наименование допускается, если оно общеизвестно.

Заголовок документа или его краткое содержание пишется в журнале в графе 5.

В графе 6 указывается количество листов в документе. Если документ отправляется с приложением, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15.

После регистрации документа службой делопроизводства или исполнителем (это должно оговариваться в инструкциях по делопроизводству)

организуется его размножение в количестве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранение обязательного экземпляра: тираж = Т адресов + 1 экземпляр.

В графе 7 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых по большому количеству адресов, исходящий номер документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров, например:

Директору ООО «Прогресс» И. И. Савченко — 1 экз.

Директору ООО «Рефлекс» И. А. Сидорову — 2 экз.

Заместителю директора ПАО[1] «КАС» — 3 экз.

В графу 8 заносится Ф. И. О. исполнителя документа и указывается структурное подразделение.

В графе 9 журнала можно указать, например, вид отправления (нарочным, заказным письмом и т.п.).

Регистрация отправляемой корреспонденции может производиться и на карточках (табл. 4.6).

Таблица 4.6

Технологический процесс регистрации отправляемой корреспонденции на карточках

Перечень и последовательность операцийработы
Получение отправляемой корреспонденцииИсполненные документы доставляются из структурного подразделения для регистрации
Проверка правильности оформления документовПроверка наличия подписи, необходимых виз, правильности указания адреса, наличия приложений
Подбор регистрационных карточекПоиск и извлечение из картотеки регистрационных карточек на исполненные документы
Запись в регистрационную карточку сведений об исполнении документовЗаполнение соответствующих граф регистрационной карточки
Индексация исходящих документовПроставление исходящего номера и даты отправления
Заполнение регистрационных карточек на инициативный документЗапись в соответствующих графах регистрационных карточек сведений об отправляемых документах
Расстановка регистрационных карточек в картотеке

В процессе регистрации отправляемых документов службой делопроизводства должны проверяться:

— правильность оформления реквизитов, особенно придающих документу юридическую значимость;

  • — соответствие подписи должностному лицу, указанному в документе;
  • — наличие необходимого числа копий;
  • — идентичность всех копий подписанному подлиннику.

Уточняется также форма отправки корреспонденции: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовая. В последнем случае важен вид почтового отправления: бандероль, простое, заказное, ценное письмо.

Документы в канцелярию или экспедицию должны сдаваться ответственным исполнителем только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные в установленном порядке.

Правило!

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой делопроизводства должны возвращаться исполнителям.

Порядок направления документации ответственным исполнителем в службу делопроизводства (экспедицию) для ее последующей доставки необходимо закрепить в локальном нормативном акте организации.

Интересным представляется опыт одной фармацевтической компании по организации процесса передачи документов на отправку в экспедицию или канцелярию.

Пример

При направлении документов в службу делопроизводства (экспедицию) ответственный исполнитель заполняет карточку на доставку/получсние документов.

Это внутренний документ организации, который должен быть утвержден локальным нормативным актом. Все карточки после доставки или получения документации подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (экспедиции).

Карточка доставки документов выполняет несколько функций:

  • — содержит перечень направляемых документов, что дает возможность не готовить сопроводительное письмо;
  • — позволяет фиксировать факт передачи документов ответственным исполнителем в службу делопроизводства (экспедицию);
  • — дает дополнительную информацию о способе, времени доставки, об адресате;
  • — содержит отметку о получении документа уполномоченным представителем сторонней организации или отправке его по почте;
  • — позволяет осуществлять оперативный контроль за доставкой (получением) документов.

Для отправки в названии карточки подчеркивается слово «доставку», для получения документов — слово «получение».

При заполнении строки 3 «Перечень документов» обращаем ваше внимание на следующее.

Если ответственный исполнитель готовит сопроводительное письмо, которое содержит список передаваемых в стороннюю организацию документов, то в карточке досгавки/получения указываются только номер и дата такого письма, далее письмо регистрируется в установленном порядке и, следовательно, копия письма хранится в службе делопроизводства отправителя.

1

В этом случае отпадает необходимость дублирования информации в карточке досгавки/получения. При необходимости отправки документов через почтовое отделение связи в строке «Способ доставки» дополнительно указывается категория почтового отправления (простое или заказное, с объявленной ценностью и т.д.).

В случае отправки документов по почте в строке 7 необходимо указывать номер и дату почтового списка, по которому осуществляется передача документов в отделение почтовой связи, например: «Список № 20 от 23.04.2006». В нашем примере строку 7 карточки заполняет получатель корреспонденции по просьбе курьера.

Источник: https://studme.org/307219/dokumentovedenie/obrabotka_otpravlyaemyh_dokumentov

Порядок обработки исходящих документов

5.4. Обработка отправляемых документов:  Отправляемые из фирмы документы называют исходящими. Обработка

Тема 8. Технология обработки отправляемых (исходящих) документов

8.1. Определение понятия «исходящие (отправляемые) документы». Общая организация работы с исходящими документами.

8.2. Порядок обработки отправляемых документов. Получение указания на разработку документа. Этапы исполнения документов. Согласование и подписание документов. Регистрация и тиражирование документов. Экспедиционная обработка документов. Помещение второго экземпляра документа в дело.

___________________________________________________________________

Определение понятия «исходящие (отправляемые) документы».

Общая организация работы с исходящими документами

Исходящие документы– это документы, разработанные внутри организации и отправленные за ее пределы должностным (или физическим) лицам, учреждениям, предприятиям.

Общая организация работы с исходящими документами

Технология обработки и движения отправляемых и внутренних документов на стадии их подготовки во многом совпадает и включает следующие последовательно выполняемые этапы:

· Получение указания на разработку документа, ее уяснение (уточнение).

· Разработка проекта документа (составление ответного или инициативного документа, его машинописное изготовление).

· Согласование, визирование (в необходимых случаях) проекта документа с заинтересованными должностными лицами.

· Корректировка документа по результатам согласования и его оформление.

· Проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение (при необходимости).

· Тиражирование и регистрация документа.

· Экспедиционная обработка (упаковка и отправка) документа.

· Помещение второго экземпляра документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, списание и уничтожение.

Блок-схема работы с исходящими документами

Получение указания на разработку документа

Разработка проекта (исполнение) документа

Согласование, визирование проекта документа

Корректировка документа и его оформление

Подписание (утверждение) документа

Регистрация и тиражирование документа

Экспедиционная обработка документа

Помещение второго экземпляра в дело

↓ ↓ ↓

Работа с документом Текущее и архивное хранение Списание и уничтожение

Порядок обработки исходящих документов

1. Получение указания на разработку документа.Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения.

При этом принимается во внимание функциональные обязанности, квалификация и равномерная загрузка всех исполнителей и соисполнителей.

Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

Для документов с длительными сроками исполнения (не менее шести месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля, сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля исполнения.

Многие поступившие документы не требуют составления ответного письма и присылаются для:

· использования в работе (нормативные, инструктивные и др.),

· информирования по основным вопросам деятельности,

· обобщения и включения в плановые, отчетные и другие документы.

Результат целевого использования информационных сведений указывается непосредственно на самом поступившем документе и в РКК. Например: Включено в план; Ознакомлен (дата, подпись).

Для ускорения решения управленческих задач и сокращения рабочего времени специалистов, затрачиваемого на подготовку документов, целесообразно отказаться от составления ответных документов по многим текущим вопросам.

решения или результат работы с поступившим документом сообщается в этом случае заинтересованному учреждению или лицу по телефону.

Телефонный разговор позволяет, кроме того, уточнить необходимую информацию и избежать новых письменных запросов.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично исполнитель делает на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме (например, в РКК) отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении, например:

Вопрос решен по телефону 377-65-48 с заведующим отделом маркетинга А.Р. Кузиным. На совещании будет присутствовать заместитель Н.П. Антонов.

(подпись) Л.М. Коновалов

12.04.2011

Если необходимо письменно подтвердить устное сообщение, то учреждению возвращают поступивший от него документ, на котором проставлена резолюция руководителя, заверенная печатью, или прилагают к нему решение (справку) специалиста. Перед отправкой с документа снимается ксерокопия для включения в дело. В РКК вносятся отметки, отражающие процесс работы с документом.

2. Составление проекта ответного или инициативного документа, прежде всего его текста, является начальной творческой операцией, входящей в этап исполнения документов, и осуществляется руководителями и специалистами.

Ответные документы содержат результаты работы с поступившими документами, устными запросами учреждений и лиц.

Инициативные документы отражают решения руководителей, советов трудовых коллективов и специалистов, принимаемые ими при выполнении управленческих функций.

Доля всех творческих операций на этапе исполнения документов не превышает обычно 10-12 %. Остальные операции имеют формально-логический и технический характер и связаны с неоднократным перепечатыванием документов, считыванием и правкой текста, перемещением документа по инстанциям в процессе согласования, подписания, утверждения.

3. Согласование и подписание документов.Проекты документов на стадии их предварительной подготовки при необходимости согласовываются с уполномоченными представителями всех заинтересованных сторон

Согласование — это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Согласование может проводиться как внутри организации — с различными подразделениями, службами и должностными лицами, так и вне ее — с подведомственными и неподведомственными органами.

Внутреннее согласованиепроектов документов называетсявизированиеми проводится в такой последовательности:

· с функциональными подразделениями;

· с совещательными органами;

· с общественными организациями;

· с главными, старшими специалистами по функциональным вопросам;

· с финансовой службой;

· с юридической службой;

· с заместителями руководителя организации, ведающими вопросами, указанными в проекте документа.

Первым проект документа визирует его исполнитель — в подтверждение того, что он несет ответственность за его качество.

Виза должна включать личную подпись визирующего и дату визирования, которые могут дополняться наименованием должности и расшифровкой подписи визирующего, например:

Начальник Отдела маркетинга (подпись) С.Д. Соловьев

02.04.2011

Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме: «Замечания прилагаются».

Визы проставляются на экземплярах, которые остаются в организации, ниже подписей.

Внешнее согласованиепроекта документа производится в оговоренные сторонами сроки, по определенной программе (т.е.

оговаривается, что именно и в какой последовательности должно быть согласовано) и занимает, как правило, не более 3-5 дней, включая сюда и время на доставку, и возврат документа.

Если необходимо согласовать проект документа с несколькими сторонами в сжатые сроки, то целесообразно созвать совещание с представителями заинтересованных сторон и т.п.

Внешнее согласование может быть оформлено:

· грифом согласования;

· при последовательном согласовании — листом согласования, в соответствующих графах которого полномочные представители сторон оставляют свои визы и замечания по содержанию проекта документа;

· справкой согласования;

· протоколом обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования оформляется по форме:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

(подпись) А.Б. Ветров

02.04.2011

или:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минюста России

от 14.06.2011 № 124-8/2205

Грифы согласования проставляются на первом экземпляре проекта документа ниже подписей.

При оформлении листа согласования на документе должна быть сделана отметка: «Лист согласования прилагается».

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Фамилия, инициалы, должность лица, с которым производится согласование содержания Замечания по содержанию представленного проекта Подпись лица, с которым производится согласование Дата согласования

При отсутствии возражений, замечаний согласуемый документ визируется соответствующими должностными лицами в пределах своих полномочий.

В случае возникновения разногласий представитель сторонней организации обязан дать мотивированное объяснение по поводу своих замечаний проекта. Свои замечания и предложения по проекту документа уполномоченное лицо излагает в листе согласования или в служебной записке.

Если документ не удается согласовать в установленные сроки, разработчик документа обязан заблаговременно информировать об этом заинтересованные стороны в письменной форме.

В этом случае, как правило, кратко указывается содержание основных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложений. Получатели извещаются о новых сроках согласования проекта документа.

Ответственному за разработку документа представляется письменный (реже – устный) доклад по перечисленным выше вопросам.

Количество согласований (виз и грифов согласования) должно быть минимальным и определяться реальной деловой необходимостью.

Согласованный проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием и возникшими при его составлении, передается руководителю для подписания.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может и передать его на доработку, если увидит в этом необходимость.

В таком случае исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями и вновь собирает визы согласования.

Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен проводить всю процедуру подготовки проекта от начала и до конца.

Руководитель учреждения подписывает наиболее важные исходящие документы, относящиеся к сфере деятельности учреждения в целом.

Документы, не требующие подписи руководителя, подписывают заместители руководителя и руководители структурных подразделений (письма родителям неуспевающих студентов, письма-вызовы студентам-заочникам и пр.

). Демократизация процесса управления требует снижения уровня подписания документов и предоставления этого права основным специалистам в рамках их должностей и профессиональной компетенции.

4. Регистрация и тиражирование документов.После подписания отправляемые документы передаются в документационную службу для регистрации (учета и включения в справочно-информационную систему).

Перед регистрацией сотрудник документационной службы проверяет:

· правильность оформления документа;

· наличие подписи необходимого уровня;

· наличие виз (при необходимости);

· наличие приложений, указанных в основном документе;

· соответствие данных о приложениях, указанных в основном документе и непосредственно на самих приложениях (название приложения, его номер, количество листов и др.).

Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются специалисту.

Регистрация ведется децентрализованно в соответствии с уровнем подписания документа. Документы за подписью руководителя учреждения или его заместителей регистрируются в канцелярии, остальные документы — секретарем структурного подразделения.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

· порядковый номер документа, включающий номер дела;

· адресат (корреспондент);

· краткое содержание или заголовок;

· отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

· исполнитель;

· примечание.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Регистрационный номер инициативного отправляемого документа (письма, заключения, отчета и др.) строится так же, как и индекс поступившего документа, однако может дополнительно содержать индекс подразделения, в котором готовился документ.

Ответному отправляемому документу присваивается индекс поступившего документа с добавлением очередного порядкового номера в классификационной группе. Отдельная РКК на него не заводится. Факт отправки ответного документа фиксируется в РКК соответствующего поступившего документа.

На инициативные отправляемые документы заполняются экземпляры РКК, которые включаются в рубрику неисполненных документов справочной картотеки (раздела), в соответствующую группу корреспондентов или адресатов.

Если документ направляется более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку. После регистрации документа служба ДОУ или исполнитель (это должно оговариваться в инструкциях по ДОУ) организует его размножение в количестве экземпляров, достаточном для отправки по всем адресам рассылки и сохранения обязательного экземпляра. Тираж = Т адресов + 1.

5. Экспедиционная обработка документов.После регистрации первый экземпляр отправляемого документа передается в экспедицию.

При необходимости специалист — составитель документа указывает вид корреспонденции и форму отправки: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовое отправление. В последнем случае важен вид почтового отправления: бандероль, простое письмо, заказное письмо, ценное письмо и т.

д.). Вопрос о том, отправить ли документы по почте или передать их с помощью курьеров (сотрудников), решается исходя из конкретной ситуации.

Если несколько авторов посылают документы одному адресату, то сотрудник, отправляющий корреспонденцию, обычно формирует единое почтовое отправление.

Распорядительные, инструктивные и другие подобные документы, протоколы рассылаются в виде размноженных заверенных копий или выписок. Рассылка осуществляется по подведомственным организациям и предприятиям почтой, по структурным подразделениям учреждения — курьерами.

Отправка документов ведется централизованно экспедицией, а в некрупных учреждениях — секретарем. Документы должны быть отправлены адресатам в день подписания. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Экспедиционная обработка отправляемых документоввключает следующие виды операций:

· сортировку почты по корреспондентам (адресатам) и по видам почтовых отправлений;

· проверку комплектности документов — наличия всех листов (в документах, состоящих из двух и более листов), а также наличия приложений, указанных в основном документе;

· проверку соответствия количества экземпляров документа количеству адресатов в указателе рассылки;

· фальцевание (складывание, перегиб) документов в соответствии с форматом конвертов (упаковок);

· укладку документов в конверты/упаковки в соответствии с адресными данными;

· написание на конвертах/упаковках почтового адреса и наименования адресата;

· проставление знака почтовой оплаты;

· маркировку конвертов/упаковок посредством простановки штемпелей, указывающих на принадлежность почтового отправления к предприятию;

· заклейку конвертов/упаковок;

· составление реестров (отдельно — на простые и на заказные или ценные почтовые отправления);

· укладку почтовых отправлений в сумку (ящик или иную тару для переноса или транспортировки);

· передачу корреспонденции в отделение связи.

Документы на машинных носителях, посылки и бандероли отправляют в упаковке, соответствующей техническим требованиям, для сохранности носителей и записанной на них информации.

Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно со службой ДОУ.

Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

Упаковка и оформление корреспонденции осуществляются в соответствии с действующими Почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Оформлять и отправлять служебные телеграммы следует в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.

Телефонограммы, факсограммы, электронные версии документов посылаются, обычно минуя службу ДОУ (если руководство организации не принимает решение о подконтрольной централизованной рассылке всех исходящих документов).

Документы на бумажных носителях, в том числе и телеграммы, отправляются, как правило, централизованно через экспедицию.

Документы, подлежащие отправке, следует обрабатывать в день их поступления в службу ДОУ. При этом дополнительно проверяется: наличие адресов рассылки на самом документе или на отдельном листе; наличие необходимого числа копий без учета экземпляра, остающегося в организации.

6. Помещение второго экземпляра документа в дело.Исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть подшит контрольный экземпляр документа, содержащий отметки о согласовании, и проставляет на нем отметку о направлении в дело; если документ является ответом на запрос, то документ-запрос подшивается в дело вместе с ответным документом.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/8_134539_poryadok-obrabotki-ishodyashchih-dokumentov.html

Лекции — Организация защищенного делопроизводства — файл КУРС ЛЕКЦИЙ 1.doc

5.4. Обработка отправляемых документов:  Отправляемые из фирмы документы называют исходящими. Обработка
Лекции — Организация защищенного делопроизводства
скачать (954.6 kb.)

содержание
1   …   4   5   6   7   8   9   10   11   12 Реклама MarketGid:
Отправляемые организацией документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций (рис. 34):

— составление проекта документа исполнителем;

— проверка правильности оформления проекта документа; — согласование проекта документа; — подписание документа руководителем (в необходимых случаях ут­верждение); — регистрация документа; — отправка документа адресату; — подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. Проект исходящего документа составляется исполнителем, правиль­ность его оформления проверяется секретарем-референтом или работ­ником службы делопроизводства. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исклю­чением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В раде случаев проект исходящего документа должен быть согласо­ван с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформ­ляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предос­тавлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы). Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий до­кумент передается секретарю-референту для регистрации. Отправляе­мые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов» (рис. 36). Для регистрации исходящих документов необходимы следующие дан­ные: — номер документа, включающий номер дела; — дата документа; — адресат (корреспондент); — краткое содержание или заголовок; — отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера доку­ментов-ответов); — исполнитель; — примечание. После регистрации и присвоения исходящему документу номера не­обходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской. Рис. 34. Блок-схема работы с исходящими документами Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами: — составление проекта документа исполнителем; — проверка правильности оформления проекта документа; — согласование проекта документа; — подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях); — регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспече­нию сохранности документов или их больших объемах). На этапах исполнения и завершения работ с внутренними докумен­тами порядок операций такой же, как и с входящими документами: — передача документа исполнителю (копирование документа при на­личии нескольких исполнителей); — контроль исполнения документа; — исполнение документа; — проставление отметки об исполнении; — подшивка исполненного документа в дело. Завершающими стадиями работы с внутренними документами явля­ются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценно­сти документов). В результате решения экспертной комиссии предпри­ятия внутренние документы могут использоваться в справочно-инфор­мационной работе службы делопроизводства, переданы в архив, или уничтожены. Регистрация документа — запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти ПК с последующим проставлени­ем на документе номера и даты регистрации. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Существуют несколько форм регистрации документов: централизо­ванная, децентрализованная и смешанная. Наибольшая эффективность достигается при централизованной сис­теме регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных опе­раций в одном месте (экспедиции, канцелярии) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях. В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации. Регистрация должна быть однократной, т. е. зарегистрированный до­кумент не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: — входящие документы; — исходящие документы; — внутренние документы; — контракты коммерческие; — документы, имеющие гриф ограничения доступа. При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутрен­них документов и коммерческих контрактов, как правило, используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декаб­ря, начиная с № 1 (или № 01). Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руково­дства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело. Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. В практической деятельности применяются регистрационные журна­лы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов (рис. 35, 36). При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет с использованием годовых раз­делителей. Журналы включают следующие графы: — номер документа; — дата документа; — автор документа (внешняя организация) — для входящих документов; — адресат (корреспондент) — для исходящих документов; — количество листов документа; — резолюция; — исполнитель; — подпись исполнителя; — срок исполнения; — отметка об исполнении; — номер дела.

Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмот­рению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, ис­ключив лишние. ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

Индекс (№) документа Дата документа Исх. № Краткое содержание (заголовок) Испол­нитель Подпись ис­полнителя Срок исполне­ния Приме­чание
1 2 3 4 5 6 7 8

Рис. 35. Журнал регистрации входящих документов

регистрации исходящих документов»

№№ п/п Адресат (кому) Краткое содержание (заголовок) Исполнитель № дела Примечание
1 2 3 4 5 6

Рис. 36. Журнал регистрации исходящих документов Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой «лично»; программы конференций, совещаний и т. п. Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью пер­сонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Система регистрации на ПК может быть создана в среде систем управления базами данных (Access), с помощью электронных таблиц (Ехсе1, Lotus), с использованием программы Cardfile (картотека) из Windows 95 и другими программными средствами. Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.). Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа, определяется специальной инструкцией.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап кон­троля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть не­разрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов.

Основная цель контроля — обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на кон­троль. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуще­ствляет секретарь-референт или работник службы делопроизводства. После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок». Затем в регист­рационном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, от­ветственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля. Срок исполнения для большинства документов не должен превы­шать 10 дней. Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте. Для ведения контрольных операций можно использовать персональ­ный компьютер. Ряд программ (Lotus Organiser, Schedule+, Outlook и др.) предостав­ляют секретарю возможность вести рабочий календарь-ежедневник с помощью ПК. Такой календарь можно использовать для проведения контроля исполнения документов. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо). В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним кон­трольных операций. ПК не только будет давать предварительные напо­минания секретарю, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ ис­полнения документов и в случае существенного отставания, задержки ис­полнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экс­тренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения мо­жет производиться только по указанию руководителя. Документ считается исполненным и снимается с контроля руководи­телем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на са­мом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Контроль исполнения документов как составная часть делопроиз­водства и контроль исполнения как функция управления в ряде фирм совмещены.

Высокая исполнительская дисциплина и ответственность работников предприятия, единство исполнителей в достижении постав­ленных целей («единство команды») и другие факторы, влияющие на результативность работы, могут вообще привести к исключению кон­троля за исполнением документов в фирме.

1   …   4   5   6   7   8   9   10   11   12 Скачать файл (954.6 kb.)
Нажми чтобы узнать.

Источник: http://gendocs.ru/v10497/%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%86%D0%B8%D0%B8_-_%D0%BE%D1%80%D0%B3%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F_%D0%B7%D0%B0%D1%89%D0%B8%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%B3%D0%BE_%D0%B4%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B0?page=10

Scicenter1
Добавить комментарий