5.5. Регистрация и контроль исполнения документов: Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и

Регистрация документов: основные положения

5.5. Регистрация и контроль исполнения документов:  Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и

канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ: ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти* регистрация документа – это «присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе».

Следовательно, регистрация документа предполагает совершение двух действий: присвоение документу номера (индекса) и запись сведений о документе в регистрационно-учетную форму (базу данных, журнал или карточку на бумажном носителе).

Чем регистрация отличается от учета?

Объектом регистрации является документ, объектом учета может быть как любой объект (и документ тоже), так и любое действие.

Например, можно вести учет выданных справок, учет лиц, прибывающих и выбывающих в командировки, учет движения трудовых книжек и вкладышей в них и др.

Занимаясь регистрацией и учетом документов очень важно понимать разницу между этими видами действий.

Юридическая значимость регистрации

Регистрация – подтверждение факта существования документа и включения его в состав документального фонда организации. Регистрация документов позволяет вести поиск документов и информационно-справочную работу по документам организации. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов и требования к бланкам документам и оформлению реквизитов.

В частности, ГОСТом предусмотрено расположение реквизита «Регистрационный номер документа» в составе бланков документов.

При рассмотрении судебных дел как в арбитражных судах, так и в судах общей юрисдикции для подтверждения факта создания документа, поступления документа в организацию или отправки документа из организации могут запрашиваться регистрационно-учетные формы или выписки (извлечения) из них. Имеются в виду регистрационно-учетные журналы (картотеки, базы данных).

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────

│ РОСАРХИВ

│ Государственное учреждение

│ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

│ (ВНИИДАД)

ПРИКАЗ

│ _______________ № ___________

│ Москва

Расположение отметки для регистрационного номера документа
на бланке приказа

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────

│ РОСАРХИВ

│ Государственное учреждение

│ Всероссийский научно-исследовательский институт

│ документоведения и архивного дела

│ (ВНИИДАД)

│ Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

│ Тел./

│ E-mail:*****@***ru

│ http://www. *****

│ ОКНО , ,

│ ИНН//

│________________ № ___________________

│На № ____________ от ___________________

Расположение отметки для регистрационного номера документа
на бланке письма

Цели регистрации документов

Регистрация документов в организации проводится в целях:

·  подтверждения факта создания документа;

·  учета документов (поступивших, созданных в организации, отправляемых из организации);

·  контроля исполнения документов;

·  поиска документов.

Кем ведется регистрация документов в организации

Регистрация документов в организации ведется в соответствии с принятой организационной формой делопроизводства.

При централизованной формеорганизации делопроизводства регистрация документов ведется в службе делопроизводства (работником организации, в обязанности которого входит ведение делопроизводства).

При смешанной форме организации делопроизводства регистрация части документов ведется в службе делопроизводства, регистрация отдельных видов документов (бухгалтерских документов, договоров, протоколов коллегиальных и совещательных органов и др.), отражающих функциональную деятельность подразделений и органов управления организации, – в структурных подразделениях. В службе делопроизводства, как правило, регистрируются основные виды организационно-распорядительных документов:

    распорядительные документы, издаваемые руководителем организации и заместителями организации; входящие документы, поступающие на рассмотрение руководству; исходящие документы за подписью руководителя организации и его заместителей; протоколы и решения коллегиальных и совещательных органов.

Место регистрации документов должно быть определено инструкцией по делопроизводству.

При децентрализованной форме организации делопроизводства регистрация документов ведется в подразделениях организации.

Нормативная база регистрации документов организации

Порядок регистрации документов закрепляется в инструкции по делопроизводству.

При смешанной форме организации делопроизводства порядок регистрации отдельных видов документов, поступающих и создаваемых в структурных подразделениях организации, может устанавливаться отдельными нормативными документами, регламентирующими в целом порядок создания, обработки, организации хранения данных видов документов.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Регистрации подлежат все документы независимо от вида носителя, требующие исполнения или используемые в справочных целях, как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций (вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций, частных лиц (граждан).

Часть документов, поступающих в организацию, может не регистрироваться. Как правило, это документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях. Для того чтобы из всего массива поступающих документов выделить те, которые не подлежат регистрации, в организации разрабатывается перечень нерегистрируемых документов.

Как правило, в такой перечень включаются документы: приглашения, извещения, поздравительные письма, рекламные письма и издания, каталоги, буклеты, прайс-листы, сообщения о встречах, переговорах, документы с пометкой «Лично» (за исключением документов, имеющих также отметку о конфиденциальности), программы конференций, совещаний, нормы, расценки, бухгалтерские документы (учитываются в бухгалтерии), чистые бланки документов и унифицированные формы и др.

В перечень нерегистрируемых документов не включаются документы, регистрируемые не в службе делопроизводства, а в структурных подразделениях (при смешанной или децентрализованной формах делопроизводства).

Перечень нерегистрируемых документов, как правило, в качестве приложения включается в Инструкцию по делопроизводству.

Система регистрации организации

Систему регистрации документов в организации составляют:

·  принципы (правила) регистрации;

·  регистрационные формы (журналы, картотеки, автоматизированные базы данных), в которых хранятся сведения о зарегистрированных документах и которые используются для контроля исполнения документов и поиска необходимых документов;

·  классификаторы, справочники (должностных лиц, подразделений, номенклатура дел и др.), используемые при регистрации документов;

·  массивы регистрируемых документов (входящих, исходящих, внутренних), хранящихся в делах организации и в электронном виде (например, в виде отсканированных электронных образов документов) в системе электронного документооборота.

Принципы регистрации

Регистрация документов основывается на следующих принципах:

·  однократность регистрации документа в организации;

·  регистрация документов в пределах выделенных групп документов (документопотоков).

Однократность регистрации документа означает, что любой документ (поступающий в организацию, внутренний или исходящий) регистрируется в организации только один раз, при этом не важно, где осуществляется регистрация: в службе ДОУ или в структурном подразделении.

Второй принцип означает, что регистрация ведется по регистрируемым массивам документов (документопотокам).

Документопоток – организованная в рамках документооборота совокупность документов одного вида или назначения, имеющих одинаковый маршрут.

В делопроизводстве любой организации выделяется три основных документопотока: входящие документы, исходящие и внутренние. В рамках каждого из этих документопотоков могут быть выделены документопотоки следующего уровня.

Например, в составе входящих документов могут быть выделены в отдельный документопоток обращения граждан или иные документы.

Регистрация документов ведется отдельно по каждому выделенному документопотоку.

Системой регистрации организации может быть предусмотрено присвоение документу, кроме его порядкового номера в пределах выделенного документопотока, дополнительных кодов или индексов, в том числе буквенных, позволяющих определять по регистрационному номеру документа принадлежность его определенному документопотоку.

В качестве дополнительных кодов (индексов), как правило, используются литеры (буквы).

Например, при регистрации распоряжений в Правительстве РФ к порядковому номеру документа добавляется буквенный индекс «р» (распоряжение): распоряжение от 2 октября 2009 г. .

Формы регистрации

В делопроизводстве используются две основные формы регистрации: журнальная и карточная. Журнальная и карточная формы регистрации могут вестись на бумажном носителе в ручном режиме и с применением средств автоматизации.

Во втором случае в ходе регистрации документов формируется автоматизированная база данных по документам.

Функции регистрации документов реализованы во всех системах электронного документооборота, представленных на рынке программных продуктов для делопроизводства.

Вести регистрацию ручном режиме с применением регистрационно-учетного журнала можно только в том случае, если в организации небольшой объем документооборота (регистрируется не более 15-20 документов в день).

Но даже в этом случае поиск документов по журналу может занимать много времени.

Кроме того, журнал регистрации на бумажном носителе содержит ограниченное количество данных о документе, в то время как регистрация в автоматизированной системе делопроизводства или в системе электронного документооборота позволяет вводить в базу данных большее количество сведений о документе (регистрационная карточка в автоматизированной системе может содержать до двадцати и более полей для внесения информации о документах). Даже при небольшом объеме документооборота удобнее и эффективнее применять электронный журнал в виде таблицы Excel.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (п. 25) установлен перечень обязательных сведений о документах, используемых в системах электронного документооборота для учета и поиска документов. Перечень приведен в приложении к правилам:

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Входящий номер документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

10. Наименование текста документа.

11. Индекс дела.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.

Как отмечено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, в системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения о документах.

Классификаторы, справочники, используемые при регистрации документов

В состав системы регистрации входят классификаторы (справочники). При регистрации документов могут использоваться:

·  классификатор структурных подразделений;

·  классификатор должностных лиц;

·  классификатор видов документов;

·  классификатор вопросов деятельности (тематический классификатор);

·  номенклатура дел и др.

Классификатор – перечень наименований объектов с присвоенными им кодами. Как правило, в классификаторах используются цифровые, реже – буквенные коды. Буквенные коды могут использоваться в классификаторах должностных лиц (как правило, код должностного лица состоит из инициала имени и фамилии должностного лица). Например:

Классификатор структурных подразделений

Наименование структурного подразделения

Код

Отдел делопроизводства

01

Финансовый отдел

02

Отдел маркетинга и рекламы

03

Отдел продаж по Москве и Московской области

04

Региональный отдел продаж

05

Юридический отдел

06

Бухгалтерия

07

Отдел персонала

08

Административно-хозяйственный отдел

09

Классификатор должностных лиц

Наименование должности

Код

Генеральный директор ()

ПВ

Финансовый директор ()

ЛП

Коммерческий директор ()

МС

Зам. генерального директора по административно-хозяйственным вопросам ()

АБ

Коды по используемым классификаторам включаются в состав регистрационного номера документа.

Структура регистрационного номера документа

Структура регистрационного номера документа зависит от используемых при регистрации документов классификаторов (справочников).

Источник: https://pandia.ru/text/77/370/14024.php

Контрольная работа: Регистрация и контроль исполнения документов

5.5. Регистрация и контроль исполнения документов:  Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и

План

1. Регистрация и контроль исполнения документов

Журнальная форма регистрации документов

Карточная система регистрации документов

Индексация

Систематизация РКК

2. Приказ, их виды и реквизиты

3. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2000 г.

4. Оформите приказ о предоставлении административного отпуска работнику предприятия. Недостающие данные укажите самостоятельно

Список литературы

1. Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация — фиксация факта получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах.

Регистрация документа — «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения»[1] .

Регистрация — основа информационно-поисковой системы (ИПС) организации.

Основными целями регистрации являются справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов. Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте.

Если документ зарегистрирован службой ДОУ, в структурном подразделении он регистрироваться не должен.

Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.

Отдельные регистрационные массивы образуют (т.е. регистрируются со своими порядковыми номерами) входящие документы, исходящие документы и каждый вид (разновидность) внутренних документов.

Порядковые регистрационные номера обновляются в начале каждого года. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания. Приложения к документам отдельно не регистрируются.

Существует три вида регистрационных форм: журнал регистрации, регистрационно-контрольная карточка и компьютерные системы регистрации и контроля исполнения документов («системы электронного документооборота»).

Журнальная форма регистрации документов

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Дата поступления и регистрационный номерКорреспондент, дата и номер документаКраткое содержаниеРаспределение и перераспределениеХод исполнения, отметка о хранении
12345

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа. Сведения в графу 2 переносятся из бланка (06, 09,10 реквизиты корреспондента).

В графу 3 переносится заголовок (17) поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е.

резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются. В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ.

Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Дата и регистрационный номерКорреспондентКраткое содержаниеОтметка о хранении
1234

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. Сведения в графу 2 переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации.

В графу 3 переносится заголовок (17) отправленного документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются.

Журнал регистрации внутренних документов (примерная форма)

Дата и регистрационный номерКраткое содержаниеИсполнителиСрок исполненияХод исполнения, отметка о хранении
12345

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. В графу 2 переносится заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графе 3 указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения.

(Информация из текста документа). В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа). В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются.

Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

Заголовки граф иначе называются реквизитами регистрационной формы или поисковыми признаками.

При журнальной форме регистрации активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу.

Журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот записей.

Более удобной является карточная система регистрации, поскольку она позволяет преодолеть два принципиальных недостатка журнальной формы. Регистрационно-контрольная карточка позволяет более подробно фиксировать этапы перераспределения и хода исполнения документа и оптимизировать оперативный поиск документа или информации о нем.

Карточная система регистрации документов

Единая регистрационно-контрольная карточка оформляется на бумаге формата А5 или А6 (рис.1).

Рис.1. Форма регистрационно-контрольной карточки

В поля карточки заносят следующую информацию.

Корреспондент. Для входящих документов в этой позиции указывают реквизит 06 поступившего документа, для исходящих — сведения переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. Для внутренних — указывают вид документа (08).

Дата поступления и регистрационный номер. Заполняется только при регистрации входящих документов.

Дата и номер документа. Сведения переносятся из бланка (09,10 реквизиты).

Краткое содержание — заголовок документа (17); Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). При регистрации входящих документов в позицию 5 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е.

резолюция руководителя (16). Записи датируются. При регистрации внутренних документов указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа).

В позиции 6 указывают срок (сроки) исполнения на основании резолюции, анализа содержания (для входящих документов) или текста (для внутренних документов).

В позиции 7 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения соответствуют реквизиту 27.

Фонд №, Опись №, Дело № — позиции для фиксации отметок о хранении исполненного документа.

Как вариант, может использоваться другая форма записи сведений о хранении исполненного документа:

В позиции «Примечание» указывается фактическое местонахождение документа в том случае, если исполненный документ в дело не помещен или извлечен из дела. Записи датируются.

При карточной системе регистрации для присвоения регистрационных номеров используется нумерационный бланк — лист бумаги формата А4 с проставленными на нем порядковыми номерами.

Нумерационные бланки оформляют для каждого регистрационного массива (отдельно для входящих, исходящих и каждой разновидности внутренних документов).

Присвоенный документу порядковый номер вычеркивается из нумерационного бланка.

Индексация

Индексация — проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д. Например: 02-12/156, где:

02 — должное лицо — адресат;

12 — корреспондент;

156 — порядковый регистрационный номер.

Источник: https://www.bestreferat.ru/referat-144550.html

Регистрация и контроль исполнения документов

5.5. Регистрация и контроль исполнения документов:  Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п.

Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация необходима:

— для обеспечения сохранности документов;

— для удобства поиска документов;

— для учета и контроля исполнения документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

информационные материалы, присланные в копии для сведения;

поздравительные письма и телеграммы;

прейскуранты;
пригласительные билеты;

программы конференций, совещаний;

рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Формы регистрации документов:

— централизованная;

— децентрализованная;

— смешанная.

Централизованнаясистема предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованнаясистема предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д.

Смешаннаясистема предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп,каждая из которых регистрируется отдельно:

— входящие документы;

— исходящие документы;

— внутренние документы;

— контракты коммерческие;

— документы, имеющие гриф ограничения доступа.

В свою очередь внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно. Например: приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу, протоколы, акты и т.д.

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

  • наименование организации (автора или корреспондента);
  • наименование вида документа;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • дата и индекс поступления;
  • заголовок к тексту (краткое содержание документа);
  • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
  • срок исполнения документа;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков.

Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, с оставляются следующие самостоятельные картотеки:

  • справочные, контрольно-справочные;
  • картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
  • тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию.

Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части.

Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

  • составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
  • систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм)

лицевая сторона

оборотная сторона

Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документовведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными.

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

  • быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
  • автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
  • автоматический контроль за исполнением документа;
  • возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
  • возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Источник: https://cyberpedia.su/6x6365.html

4. Регистрация и контроль исполнения документов

5.5. Регистрация и контроль исполнения документов:  Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и

2.Понятиеи назначение службы ДОУ

Делопроизводство– отрасль деятельности, обеспечивающаядокументирование и организацию работыс официальными документами.

Делопроизводствоохватывает весь комплекс работ посозданию и оформлению документов, ихисполнению и контролю сроков исполнения,по учету документов, формированию делиз исполненных документов, хранению ииспользованию текущих дел, подготовкеих к сдаче в архив.

Внастоящее время термин «делопроизводство»чаще звучит как «документационноеобеспечение управления» (ДОУ).

Документационноеобеспечение управления выполняетспециальная служба, действующая направах самостоятельного структурногоподразделения. Это может быть: управлениеделами, общий отдел, канцелярия илисекретариат.

Внебольших организациях, где объемобрабатываемых документов невелик исоздание такой службы нецелесообразно,всю работу по документационномуобеспечению управления выполняетсекретарь руководителя или специальновыделенный для проведения этой работысотрудник.

Документационноеобеспечение управленческой деятельностиорганизации – важнейшая обслуживающаяфункция управления, от рациональнойорганизации которой зависят скоростьи качество принятия управленческихрешений, эффективность работы организациив целом.

Выборорганизационной форма службы ДОУ зависитот решения руководства и самой службыДОУ. Регламентация выбранной формыработы с документами закрепляется винструкции по делопроизводству.

3.Нормативная регламентация службы ДОУ

Дляуспешной работы и благоприятныхперспектив развития службы ДОУ необходиманормативная регламентация самой службыДОУ.

Структура,функции, задачи службы ДОУ и ее работников,технология работы с документамизакрепляется в ряде внутренних документов:положении, инструкциях и правилах.

Врегламентации деятельностиделопроизводственной службы значительнуюроль играет Устав организации – правовойакт, определяющий порядок образования,компетенцию организации, ее функции,задачи, порядок работы.

Разработкаустава влияет на общую постановкуделопроизводства.

Заложенное в уставеорганизационное построение даетвозможность определить комплексыдокументов, которые будут использоватьсяв управленческой деятельности.

Рассмотримосновные нормативные документы,регламентирующие деятельность службыДОУ организации.

Положениео службе ДОУ – это правовой акт,определяющий порядок образования,обязанности и организацию работы данногоподразделения, а также правовой статуси компетенцию должностных лиц,осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденноес соблюдением установленного порядкаи соответствующее действующим нормативнымдокументам, положение имеетобязательнуююридическую силу.

Положениео службе ДОУ, как и положение о структурномподразделении, имеет обязательную силупри рассмотрении споров в судах, припроведении проверок контролирующимиорганами и аудиторами.

Положениео службе ДОУ разрабатывает и подписываети подписывает руководитель службы,утверждает руководитель организации.Согласуется Положение с руководителямитех структурных подразделений, с которымив нем закреплены взаимосвязи.

Должностнаяинструкция – это основной организационныйдокумент, регламентирующий разграниченияобязанностей и прав между сотрудниками,служащий основой для устраненияпараллелизма и дублирования в выполненииотдельных операций.

Источникамидля разработки должностных инструкцийявляются:

1.Квалификационный справочник должностейруководителей, специалистов и другихслужащих, который содержит регламентированныйперечень требований к квалификацииспециалистов различных категорий.

2.Унифицированная система ОРД (УСОРД),Государственная система ДОУ (ГСДОУ) идругие нормативные документы, в которыхзакреплены формуляр и структура текстадолжностной инструкции.

3.Типовые долностные инструкции. Ониразработаны для отдельных категорийслужащих однотипных учреждений илиструктурных подразделений. Типовыеинструкции не могут заменить индивидуальные.

4.Положение о структурном подразделенииорганизации. Положение и должностныеинструкции – это взаимосвязанные ивзаимозаменяемые документы, т. к.обязанности каждого работникаустанавливаются исходя из всего комплексафункций, выполняемых службой ДОУ.

Посколькудолжностные инструкции являютсядокументом, регламентирующиморганизационно-правовое положениеработника, то необходимо их составлениедля каждой должности, предусмотреннойштатным расписанием.

Должностнаяинструкция подписывается руководителемслужбы ДОУ, утверждается руководителеморганизации. Кроме того, работник обязанознакомиться с должностной инструкциейпод расписку. Отметка об ознакомлениирасполагается ниже подписи руководителяслужбы ДОУ (разработчика должностнойинструкции) и состоит из слов «Синструкцией ознакомлен(а)», подписиработника, его инициалов, фамилии идаты.

Инструкцияпо делопроизводству – это основнойнормативный документ, регламентирующийправила, приемы, процессы созданиядокументов, технологию работы сдокументами.

Иными словами, инструкциязакрепляет систему делопроизводства,сложившуюся в организации.

Для эффективнойработы службы ДОУ и всех подразделенийорганизации, для четкого понимания ипредставления всех этапов работы сдокументами в каждой организации должнабыть составлена инструкция поделопроизводству с учетом спецификиее деятельности.

Источникамидля составления инструкции поделопроизводству организации служат:

Типоваяинструкция по делопроизводству вФедеральных органах исполнительнойвласти. М.: Росархив, 2004;

ГСДОУ.Основные положения. Общие требованияк документам и службам документационногообеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

Основныеправила работы архивов организаций.М.: Росархив, 2002.

Инструкциядолжна включать общие положения,тематические разделы, приложения.

Вцелом, инструкция должна отражать весьпроцесс работы с документами, всетехнологические операции в их логическойпоследовательности.

Подготовкуинструкции осуществляет служба ДОУ приучастии архива, юридической службы.Подписанная руководителем службыделопроизводства инструкция утверждаетсяруководителем организации и вводитсяв действие его приказом, после чегокопируется и рассылается во всеструктурные подразделения дляиспользования в работе.

Табельформ документов по типовым управленческимситуациям. Табель – это переченьунифицированных форм документов,необходимых и достаточных для реализациидокументационного обеспечения функцийи задач, решаемых компанией.

Он содержитхарактеристику каждого документа, егоюридического статуса и этаповдокументирования. Табель являетсяспособом нормативного закрепления каксостава применяющихся в аппаратедокументов, так и процедуры их подготовки.

ИспользованиеТабеля в работе делопроизводственныхслужб позволяет установить единуюклассификацию документов организациив соответствии с управленческимифункциями и задачами. Это, в свою очередь,позволяет исключить возможностьнеоправданного создания новых формдокументов. И, наконец, с помощью Табеляимеется возможность учесть количествовидов и форм документов.

СтруктураТабеля должна отражать наиболее удобнуюдля дальнейшего использованиясистематизацию форм документов.

Послезавершения работ по составлению Табеляон подлежит согласованию с руководителямиструктурных подразделений, сотрудникикоторых будут работать в соответствиис правилами, установленными Табелем.После утверждения руководителеморганизации Табель становится средствомнормативного закрепления этаповподготовки документов.

Альбомформ документов организации. Наряду сТабелем форм документов, любая организациядолжна иметь Альбом форм документов,который является сборником эталоновформ документов, включенных в Табель.

Унифицированныеформы документов располагаются в Альбомев порядке, предусмотренном Табелем.

Альбомсогласовывается и утверждается аналогичноТабелю. Подписывает его также руководительслужбы ДОУ. Как правило, Альбом создаетсяв виде подлинника, на бумаге, а также вэлектронном виде.

Регистрациядокумента –это запись учетных данных о документепо установленной форме, фиксирующейфакт его создания, отправления илиполучения.

 Можнодать и более развернутое определениерегистрации как подтверждения фактасоздания или получения документа путемвнесения его в регистрационную формус присвоением учетного регистрационногономера изаписью в форму основных сведений одокументе.

При этом регистрация позволяетсоздать базу данных о документахучреждения для последующего контроляза сроками исполнения документов исправочной работы по ней. Как вытекаетиз определения, регистрация, преждевсего, придает юридическую силу документу,так как фиксирует факт его создания илиполучения.

Пока документ не зарегистрирован,не получил своего номера, он не оформлен,он как бы еще не существует.Например, приказ,постановление ит.п. Если полученный документ незарегистрирован, организация за негоне отвечает, так как факт получения неподтвержден.

Изразвернутого определения видно, чторегистрация преследует три цели:

-учет документов,

— контрольза их исполнением;

— справочнуюработу по документам.

Регистрацииподлежат все документы, требующие учета,исполнения и использования в справочныхцелях (распорядительные, плановые,отчетные, учетно-статистические,бухгалтерские, финансовые и др.), каксоздаваемые и используемые внутриорганизации, так и направляемые в другиеорганизации; поступающие из вышестоящих,подведомственных и других организацийи частных лиц.

Однакосуществуют и нерегистрируемые документы,к которым можно отнести:

-печатные издания (книги, журналы,бюллетени); -информационные материалы, присланныев копии для сведения; — поздравительныеписьма и телеграммы; -прейскуранты; -пригласительные билеты; -программы конференций, совещаний; -рекламные материалы (листовки, программы,проспекты, извещения).

Документырегистрируются в организации один раз:создаваемые – в день подписания илиутверждения, поступающие – в деньпоступления. При регистрации поступающихдокументов проставляется дата и индекспоступления в регистрационном штампе.

Припередаче зарегистрированного документаиз одного подразделения в другое онповторно не регистрируется.

Каждыйдокумент, отнесенный к числу регистрируемых,получает свой регистрационный номер,состоящий из порядкового номера впределах регистрируемого массивадокументов, который, исходя из задачпоиска, можно дополнять индексами пономенклатуре дел, классификаторамкорреспондентов, исполнителей и др. Приэтом порядковые номера для распорядительныхи информационно-справочных документовприсваиваются в пределах календарногогода отдельно для каждого вида документа.

Регистрацияпоступающих и создаваемых документовпроводится, в основном, децентрализованно:в местах создания и исполнения документов.

Например, плановая документация – вплановом отделе, снабженческая – вотделе снабжения, распорядительныедокументы по основной деятельности,подписанные руководителем организации,документы, поступающие из вышестоящихорганизаций или направляемые им –в службедокументационного обеспеченияуправления ит.д. Место регистрации документазакрепляется в инструкции поделопроизводству управления или вТабеле документов организации.

Существуеттри формы регистрациидокументов: журнальная, карточная иавтоматизированная.

Длядостижения информационной совместимостирегистрационных данных в Типовойинструкции по делопроизводству вфедеральных органах исполнительнойвласти, утвержденной приказом Министерствакультуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации от 8 ноября 2005 г.№ 536, устанавливается следующий составреквизитов регистрации:

-наименование организации (автора иликорреспондента);

-наименование вида документа;

-дата и регистрационный номер документа;

-дата и индекс поступления;

-заголовок к тексту (краткое содержаниедокумента);

-резолюция (исполнитель, содержаниепоручения, автор, дата);

-срок исполнения документа;

-отметка об исполнении документа инаправлении его в дело.

Составосновных реквизитов регистрации взависимости от характера документа изадач использования информации можетдополняться другими реквизитами:

-гриф (отметка) ограничения доступа кдокументу;

-внутренняя переадресация документовпо исполнителям;

-код по тематическому классификатору;

-ключевые слова;

-количество листов документа;

-наличие приложений;

-должностное лицо, поставившее документна контроль;

-промежуточные сроки исполнения;

-перенос сроков исполнения;

-срок хранения документа;

-статус документа (проект, версия);

видпередачи документа (почтой, факсом ит.д.) и др.

Составвышеуказанных реквизитов в случаенеобходимости может быть дополнен. Приэтом порядок расположения реквизитовна регистрационных формах определяетсясамой организацией.

Контрольза исполнением документов и принятыхрешений – одна из важнейших функцийуправления, целью которой являетсясодействие своевременному и качественномуисполнению документов, обеспечениеполучения аналитической информации,необходимой для оценки деятельностиструктурных подразделений, филиалов,конкретных сотрудников.

Вконтроле исполнения документов можновыделить:

-контроль по существу решения вопроса,выполнения поручения;

-контроль за сроками исполнения задания.

Контрольпо существу вопроса решениявопроса осуществляетруководитель (организации или структурногоподразделения) или специальноуполномоченное лицо. Контроль по существу– это оценка, насколько правильно,удачно, полно решен вопрос.

Контрольза сроками исполнения документов осуществляетсяв крупной организации подразделениемили группой контроля, входящей в службудокументационного обеспечения управления(ДОУ), в небольшой организации –секретариатом или секретарем. В ГОСТеР 51141-98 «Делопроизводство и архивноедело. Термины и определения» закрепленоследующее определение: «Контрольисполнения документов –это совокупность действий, обеспечивающихсвоевременное исполнение документов».

Приэтом основными задачами группы контроляисполнения (сотрудника, осуществляющегоконтроль) являются:

отслеживаниехода и фиксация фактического исполнениявходящих, исходящих и внутреннихдокументов, имеющих достаточно важноезначение, зафиксированных указанийруководства;

обобщениесведений, получаемых в ходе отслеживанияпроцесса и результатов исполнения,доведения этих сведений до руководствав удобном формализованном виде;

выработкапредложений по ускорению документопотокови укреплению исполнительской дисциплины.

Иногдапо решению руководства организацииконтроль за исполнением документовможет быть возложен и на сотрудника, несостоящего в штате службы ДОУ.

Этодовольно распространенная практикапри подготовке распорядительныхдокументов, когда контроль исполненияможет быть возложен на любого изсотрудников или взят руководителем насебя.

Но централизация контроля заисполнением документов при этом являетсяважным фактором его эффективнойпостановки.

Контроль(за сроками) исполнения документоввключает в себя несколько последовательныхэтапов:

-постановку документов на контроль;

-проверку своевременности доведениядокументов до конкретных исполнителей;

-предварительную проверку и регулированиехода исполнения;

-снятие документов с контроля;

-учет и обобщение результатов контроляисполнения документов.

Началоопераций по контролю, то есть постановкадокументов на контроль,совпадает с моментом регистрациипоступивших или созданных в организациидокументов.

Если документ имеет конкретнуюдату исполнения, указанную в тексте,или документ входит в перечень документовс типовыми сроками исполнения, его имеетправо ставить на контроль служба ДОУсразу при регистрации.

Входящие документыс индивидуальными сроками исполненияставятся на контроль после рассмотренияих руководителем, который в своейрезолюции определяет конкретный срок.

Вовремя постановки документа на контроль,на его верхнем поле проставляетсяотметка о контроле (реквизит19).Такая же отметка проставляется врегистрационной форме.

Исполнениедокумента должно контролироваться смомента постановки на контроль, послеосуществления которой документ долженбыть передан исполнителю(ям). При этомжелательно, чтобы группа контроля илисотрудник, ответственный за контроль, провелипроверку своевременности доведениядокумента до конкретного исполнителя.

Втечение срока исполнения документадолжны осуществляетсяпредварительныепроверки и регулирование хода исполнения,результаты которых, как правило, такжефиксируются в регистрационно-контрольнойкарточке. Ответственность за правильностьпредставленной информации несутисполнители.

Проверкимогут проводиться в устной или письменнойформе. В последнем случае службойконтроля готовятся письменные напоминания.Они могут быть посвящены как конкретномузаданию, так и отдельному документу илиисполнителю. Возможна также подготовкаи рассылка напоминаний, содержащихсведения о документах, находящихся водном или нескольких структурныхподразделениях.

Срокиосуществления предварительных проверокхода исполнения документов должны бытьзакреплены в регламенте организации(или при его отсутствии в инструкции поделопроизводству).

Снятиедокумента с контроля осуществляетруководитель, установивший контроль,или по его поручению служба ДОУ, снятиедокумента с контроля оформляетсяотметкой об исполнении документа инаправлении его в дело (реквизит28).

Документсчитается исполненным и снимается сконтроля после фактического выполненияпоручений по существу, документированногоподтверждения исполнения и сообщениярезультатов заинтересованным организациями лицам или если в представленных понему материалах о выполнении не данодополнительных поручений и материалыне возвращены на доработку. 7 Передачадокументов на исполнение другимсотрудникам не является основанием дляснятия их с контроля или переноса сроковисполнения. Если контрольная службаустанавливает, что содержание, форма ипроцедура исполнения не соответствуетзаданию, она должна быть вправе вернутьдокумент на доработку без продлениясроков исполнения.

Данныео ходе и результатах контроля заисполнением документов должны учитыватьсяи периодически обобщаться,то есть анализироваться.

5. Впроцессе деятельности фирмы, учреждения,предприятия получают и создают большоеколичество документов. После ихиспользования в оперативной деятельностидля решения текущих вопросов документыстановятся хранителями информации,надобность в которой может возникнутьвновь через определённое время, т.е. онивыступают в роли памяти учреждения.

Быстрыйпоиск и использование таких документоввозможны лишь при чёткой их классификации.Простейшей классификацией документовявляется группировка их в дела.

Дело –совокупность документов или документ,относящиеся к одному вопросу или участкудеятельности и помещённые в одну обложку.Специальным классификационнымсправочником, определяющим порядокраспределения документов в дела, служитноменклатура дел.

Номенклатурадел–систематизированный перечень наименованийдел, заводимых в организации, с указаниемсроков их хранения, оформленный вустановленном порядке. То есть номенклатурадел позволяет быстро разложить документыпо папкам (делам) для быстрого их поискав случае надобности.

Ответственностьза разработку номенклатуры дел набольших предприятиях возлагается наканцелярию, а на малых – на секретаря.

Номенклатурадел должна быть в каждой организации иохватывать все документы, создаваемыев процессе их деятельности. Номенклатурыдел бывают трёх видов: типовые; примерные;индивидуальные.

Типовая номенклатурадел устанавливает типовой состав дел,заводимых в делопроизводстве определённойкатегории организаций, единую индексациюэтих дел в отрасли и является нормативнымдокументом.

Примерная номенклатурадел устанавливает примерный состав делс указанием их индексов и носитрекомендательный характер.

Типовымии примерными номенклатурами делпользуются как методическим пособиемдля составления индивидуальнойноменклатуры дел.

Индивидуальная номенклатурадел – это систематизированный списокназваний дел, заводимых в организациив течение календарного года.

Каждаяорганизация обязана иметь своюиндивидуальную номенклатуру дел.Разработка индивидуальных номенклатурдел начинает проводиться в организацияхв IV кварталетак, чтобы она была завершена не позднеедекабря, и с января следующего года еёможно было ввести в действие.

Присоставлении номенклатуры дел используются:Положение об учреждении и его структурномподразделении, штатное расписание,перспективный и текущий планы, описидел постоянного и временного хранения.Но главным источником являются документы.

Выявивкруг документов, подлежащих включениюв номенклатуру, приступают к составлениюзаголовков дел. Требование к заголовкудела – краткость, чёткость, предельнаяточность, т.к. по заголовку дела идётпоиск необходимого документа. Начинаетсязаголовок с указания рода заводимогодела (переписка, документы, дело) иливида документа (приказы, протоколы,планы, отчёты, акты).

Например, Личноедело Петрова Петра Петровича.В заголовке переписки уточняется, с кемона ведётся и по каким вопросам. Еслипереписка ведётся с одним корреспондентом,даётся его конкретное название.Например, Перепискас фирмой ОАО «Колос» о поставкесемян.

Если переписка ведётся с разнороднымикорреспондентами, в заголовок дела онане выносятся, а указывается лишь вопрос.Например, Перепискао строительстве водонапорной башни.Заголовок дела, состоящего из планов иотчётов, должен содержать указание напериодичность и характер документов.Например, Годовойотчёт по основной деятельностиподразделений.

В заголовках дел с распорядительнойдокументацией, а также с протоколами,после указания вида документа указываетсяавтор и год. Например, Приказыдиректора банка за 2002 год.В номенклатуре не должнобыть общих заголовков, не раскрывающихсодержание и виды документов. Например,Переписка по общим вопросам, Дела сотчётностью и т.д.

При составлениизаголовков дел необходимо учитыватьсроки хранения документов, т.к. документыс разными сроками хранения не могутформироваться в одно дело.

Послесоставления заголовков дел и установлениясроков хранения каждого делапроводится систематизациязаголовков,т.к. в номенклатуре они должны бытьрасположены в определённойпоследовательности, с учётом степениважности документов и их взаимосвязи:

1)    дела,включающие ОРД вышестоящих органов(Уставы, Положения);

2)    названиядел с ОРД самой организации (приказы,распоряжения);

3)    делас плановыми отчётными документами;

4)    переписка.

Расположениевсех разделов и дел в номенклатурезакрепляется индексацией дел, т.е.условным обозначением каждого дела.Если организация не делится на структурныеподразделения, индексом дела будетпорядковый его номер в номенклатуре(01,02, 03 и т.д.).

Если организация состоит из структурныхподразделений, то в индексе пишетсявначале индекс структурного подразделения,а затем порядковый номер дела вноменклатуре.

Например, еслидело включено в номенклатуру седьмым,а индекс структурного подразделения02, то индекс данного дела будет 02-07.

Номенклатурадел вводится с 1 января следующегокалендарного года. Если функции и задачиорганизации не меняются, согласованнаяранее номенклатура остаётся на следующийгод с соответствующими поправками иутверждается руководителем. Но не режеодного раза в 5 лет она подлежитпересоставлению и согласованию заново.

Источник: https://studfile.net/preview/1636098/

Scicenter1
Добавить комментарий