5.7. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

4. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

5.7. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Значение ипрактическая ценность документовучреждения (организации, предприятия)различны. Одни документы используютсядлительное время для справочно-информационнойработы, другие очень быстро утрачиваютсвою значимость.

Для долговременногохранения создается архив учреждения(организации, предприятия).Архивподчиняется непосредственноруководителю или его заместителю.

В задачи архивавходят:

  • прием, учет и хранение завершенных дел;
  • информационно-справочная работа по архивным документам учреждения;
  • организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всегорасположить архив в специальновыделенном помещении.Он должензанимать помещение (со стеллажами,шкафами или сейфами), в котором можнобыло бы обеспечить сохранность документов.

Cдачадел в архивучреждения ведетсяпографику, утвержденному руководствомучреждения.В архив передаютсяделапостоянного и долговременного хранениячерез год после их завершения вделопроизводстве структурныхподразделений. Дела временногохраненияпередают в архив учрежденияпо усмотрению руководства учреждения.

Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел.Вместе с делами передаютсярегистрационныекарточки на документыдля пополненияими справочного аппарата архива.

Заведующийархивом расписывается при полученииделна всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приемаи количество дел.Описи на делапостоянного хранениясоставляютв4 экземплярах: один экземплярвозвращается сотруднику, сдавшему дела,остальные остаются в архиве учреждения.

Основными видамиархивов являютсягосударственные,ведомственные, архивы негосударственныхорганизаций, предприятий.Правовуюосновувышеназванных архивов регулируетзакон «О национальном архивном фондеи архивах в Республике Беларусь».

Специалистамиустановлен оптимальный срок использованиядокументов в делопроизводстве – 3года. По истечении этого срока решаетсядальнейшая «судьба» документов:передатьли их в архив, уничтожить или оставитьдля дальнейшего использования вделопроизводстве.

Для определениясроков хранения документов, подготовкиих к архивному хранению и отбора дляуничтожения в учреждении (в организации,на предприятии) создается постояннодействующая экспертная комиссия.

Определениеконкретных сроков хранения документовв Республике Беларусь проводится наосновании трёх документов: «Перечнядокументов, образующихся в деятельностиГоскомитетов, министерств, ведомств идругих учреждений, организаций,предприятий с указанием сроков хранения,утверждённого начальником Главногоархивного управления при Совете МинистровСССР 15.08.1988; «Перечня типовых документоворганов государственной власти иуправления, учреждений, организаций ипредприятий Республики Беларусь поорганизации системы управления,ценообразованию, финансам, страхованию,управлению государственным имуществом,приватизации, внешнеэкономическимсвязям с указанием сроков их хранения»,утвержденного Постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от06.08.2001, № 38; «Перечня типовых документоворганов государственной власти иуправления, организаций РБ по оперативномуи статистическому учёту и отчётности,электронным информационным ресурсам,трудовым отношениям, социальной защите,работе с кадрами, образованию, таможенномуконтролю, материально-техническомуобеспечению, административно-хозяйственнойдеятельности, делопроизводству, работеархивов организаций с указанием сроковхранения, утверждённого ПостановлениемМинистерства юстиции РБ от 14.12.2006, №82.

При исчислениисроков хранения учитывают только год:день и месяц составления документазначения не имеют. Так, например, переписказа 2000 г. с трехлетним сроком хранениядолжна включаться в акт на уничтожениене раньше 1 января 2004 г.

К документамдолговременного хранения, передаваемымв архив, относятсяпрежде всегодокументы по личному составу организации(предприятия), устав и учредительныйдоговор организации (предприятия),протоколы заседания Совета директоров(учредителей), протоколы общих собраний,годовые планы, отчеты и т.п.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Бухгалтерскиедокументы (за исключением лицевыхсчетов по зарплате, годовых отчетов,балансов)и переписка организации(предприятия), за редким исключением,на архивное хранениене передается.Следует учитывать, чтозапрещаетсяуничтожать бухгалтерские документы,не прошедшие ревизию, даже если сроких хранения истек.

Срок хранениядокументов по личному составу(личноедела, личные карточки формы Т-2, книгиучета сотрудников, лицевые счета по зарплате) составляет 75 лет.

В результате работыэкспертной комиссии документы подразделяютна две группы:предназначенныедля архивного хранения и подлежащиеуничтожению.

Дела,отобранныенаархивное хранение, требуютдополнительного оформления. Необходимо:

  • расположить документы в деле в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
  • произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
  • подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
  • на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел (листы внутренней описи нумеруются отдельно), если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
  • переплести дело или прошить его в четыре прокола;
  • указать на обложке дела количество листов согласно листу-заверителю дела, срок хранения дела.

Дела временногохраненияразрешается хранить вскоросшивателях без прошивки и нумерациилистов и без уточнения крайних датдокументов. Документы в подобных делаххранятся в прямой или обратнойхронологической последовательности, пересистематизация их не обязательна.

Все дела,подготовленные на архивное хранение,делятся на 2 группы:

  • дела по личному составу организации (предприятия); для большинства учреждений это основные документы, передаваемые в архив;
  • дела по основной (производственной) деятельности.

На каждую группудел составляют отдельные описи:опись № 1 (дел по основной деятельности)и опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Описи составляютна документы одного года.Делав опись вносят по степени важности.

В опись № 1 делазаносят в такой последовательности:

  • устав;
  • протоколы общих собраний, заседания Совета директоров;
  • приказы по основной деятельности;
  • перспективные и годовые планы;
  • отчеты;
  • контракты (с организациями).

В описи № 1 л/с дела располагают в следующем порядке:

  • книга учета сотрудников (если она ведется);
  • приказы по личному составу;
  • личные дела и личные карточки;
  • лицевые счета по заработной плате;
  • невостребованные трудовые книжки.

В конце любойописи указывают цифрами и прописьюколичество включенные в нее дел.Каждое дело в описи получает свойпорядковый (архивный) номер, которыйзатем проставляют на обложкесоответствующего дела.

На документы,предназначенные для уничтожения,составляютакт. В него в любойпоследовательности вносят заголовкиотдельных дел или групповые заголовкидел с указанием количества дел, включенныев группу, например «переписка за 1998-1999гг. – 3 дела».

Акты и описисоставляют и подписывают членыэкспертной комиссии, а рассматриваети утверждает руководитель учреждения(организации, предприятия).

Прием (передача)дел в архивпроизводитсясекретареми работником архива. При этом на всехэкземплярах описи против каждого делапроставляется отметка о его наличии.В конце каждого экземпляра описиуказывают цифрами и прописью количествофактически принятых в архив дел, номераотсутствующих дел, дату приема (передачи)а также подписи участников приема(передачи).

Вместе с деламив архив учреждения (организации,предприятия) передаются журналырегистрации или регистрационныекартотеки на документы. Заголовкиэтих регистрационных форм также должныбыть включеныв опись.

Уничтожениедокументов, включенных в акт, разрешаетсяпроизводить только после передачидокументов, подлежащих хранению.Осуществляется оно с помощью специальныхмашин-шрёдеров.

Документыдолговременного и постоянного хранениякоммерческих организаций(предприятия)разрешается передавать в государственныеархивы на договорной основе.

Источник: https://studfile.net/preview/2492942/page:6/

Подготовка документов к передаче на архивное хранение

5.7. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Все документы предприятия имеют различное значение и свою ценность и в связи с этим различную степень их использования и хранения: одни хранятся длительное время, другие – быстро теряют свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается АРХИВ предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность “АРХИВИСТ” (“АРХИВАРИУС”) или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, знающего делопроизводство и архивное дело.

Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

Задачи архива:

· прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством

· информационно-справочная работа по архивным документам

· организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего под архив выделить специальное отдельное помещение (+ сигнализация + телефон).

В исключительных случаях в каком-то общем помещении под архив выделяют часть помещения, устанавливают стеллажи, шкафы, сейфы, НО это не может быть правилом.

В делопроизводстве установлен оптимальный срок использования документов – 3 года.

После этого определяется дополнительная судьба каждого документа:

сжечь, сдать в архив, оставить в делопроизводстве для использования.

Это делает постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК):

назначается руководителем, входит 3 человека (зам директора, ведущий специалист, секретарь-референт)

ЭК – совещательный орган. Она совместно с архивистом ежегодно проводит отбор документов и решает их судьбу.

Решение ЭК по рассмотренным документам и принятые ею решения утверждаются приказом руководителя.

Институтом документирования разработан методический указатель определения сроков хранения конкретных документов:

кн. “Перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, с указанием сроков хранения, Москва 1989 год”.

В этом “перечне” есть особенность % все предприятия, организации разделены на две группы:

группа 1 – министерства, ведомства, комитеты, (типа ЗИЛ, КАМАЗ,)

Здесь создаются документы постоянного (пожизненного) хранения: они передаются в государственные архивы.

группа 2 – предприятия, организации вспомогательного, обслуживающего (сервисного) характера.

Здесь не создаются документы постоянного хранения, а для созданных на этих предприятиях документов применяются указанные в “перечне” сроки хранения документов.

По документам, сроки хранения которых в “перечне” не предусмотрены, ЭК принимает самостоятельное решение о сроках их хранения.

ЭК обязана при рассмотрении документов рассматривать каждый документ полностью (а не по заголовку), чтобы исключить ошибки в работе.

Если в деле не окажется каких-то документов, организуется их поиск. Если не найдены оригиналы, можно заменить их заверенными копиями.

Сроки хранения приняты такие:

6 месяцев, 1 год, 3 года, 5лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и ДМН.

Зависит от вида документов.

ДМН – это “до минования надобности”, т.е. пока этот документ нужен в работе, (т.е. предприятие само устанавливает срок использования и хранения).

При определении сроков хранения учитываются только годы, а месяцы и день создания документов не учитываются.

Документы длительного хранения:

· документы по личному составу

· устав и учредительный договор

· протоколы заседаний Совета директоров (учредителей)

· протоколы общих собраний

· годовые планы и отчеты

· бухгалтерские документы, только: лицевые счета по зарплате, годовые отчеты, балансы.

Другие бухгалтерские документы не создаются.

НО: запрещается выделять к уничтожению те бухгалтерские документы, которые не прошли ревизию, даже если истек срок их хранения.

Сроки документов по личному составу определяются по формуле:

75 л. – “В”, где “В” – это возраст работника.

Все документы ЭК разделяют на 2 гриппы:

1 группа – документы, предназначенные для архивного хранения

2 группа – документы, подлежащие уничтожению.

В группе 1 дела проходят дополнительную обработку:

· в каждом деле все документы следует разложить в хронологическом порядке, если это не было сделано при формировании дела

· пронумеровать все листы в каждом деле (правый верхний угол)

· в конце дела подшить “заверительный лист”, в котором указать количество листов в деле

· на документы по личному составу и “КТ” составить внутренние описи дел и подшивать их в начале дела

· переплести дело или прошить его в 4 прокола

· дополнительно на обложке дела указать на количество листов согласно “заверительному листу”, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Документы временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях, без прошивки, без нумерации листов, без уточнения крайних дат документов. Не обязательно располагать документы в хронологическом порядке.

На каждую группу дел составляются отдельные описи:

опись 1 : — по основной деятельности дела

опись 1 личного состава – по личному составу дела.

Порядок составления описи:

опись составляется на документы одного года

· в опись 1 дела заносятся в такой последовательности:

a) устав

b) протоколы общих собраний, заседаний Совета директоров

c) приказы по основной деятельности

d) перспективные, годовые планы

e) отчеты

f) контракты

· в опись 1 личного состава дела располагаются в такой последовательности:

a) книга учетов сотрудников

b) приказы по личному составу

c) личные дела или личные карточки

d) лицевые счета по зарплате

e) невостребованные трудовые книжки.

· в конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел.

· каждое дело в описи получает свой номер (архивный), его проставляют на обложке соответствующего дела.

рис.51 “Форма заверительного листа”

рис.52 “Форма описи дел долговременного хранения”.

рис.53 “Форма акта о выделении документов к уничтожению”.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

В акт документы заносятся в любой последовательности: указываются заголовки дел или групповые заголовки с указанием количества дел, включенных в группу, например:

“Переписка за 1989-1991 гг. – 3 дела”.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителями.

Прием-передача дел в архив производится секретарем и архивистом.

Правила:

· на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии

· в конце каждого экземпляра описи указываются:

ü цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел

ü номера отсутствующих дел

ü дата приема передачи

ü подписи участников приема передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации и регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.

Уничтожение документов, включенных в акт, разрешается производить только после завершения передачи документов в архив.

Уничтожение должно происходить не менее, чем двумя работниками предприятия (можно ЭК), способ: сжигание или резка на “лапшу” (применение специальной машины).

Документы долговременного и постоянного хранения от коммерческих предприятий могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

Архивные отделы административных округов организуют прием на хранение документов ликвидированных предприятий.

По решению регистрационной палаты предприятие получает разрешение на ликвидацию только после передачи документов на архивное хранение.

Доступ к переданным в архив документам осуществляется в соответствии с распоряжением самого коммерческого предприятия.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/3_32619_podgotovka-dokumentov-k-peredache-na-arhivnoe-hranenie.html

Пособие составлено исходя из требований государственного стандарта подготовки специальности «Менеджмент организации», утверждённого Минобразованием РФ

5.7. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

4.1.7. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность “ архивист”. Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

Задачи архива:

прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая судьба документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов к уничтожению на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя и состоит их трех человек: зам.

Директора, ведущий специалист, секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых, истекли.

Решения ЭК вступают в силу после их утверждения руководителем.

Определение сроков хранения конкретных документов проводится по “Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения”.- М.,1989 г.

Этот перечень используется для определения сроков хранения документов государственных и коммерческих предприятий и организаций. Перечень, к сожалению, не включает всех документов, возникших в последнее время. Поэтому, кроме перечня, могут быть использованы отраслевые перечни, которые в полной мере отражают специфику конкретной отрасли.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, учитывая важность документов.

Установить сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 г., 3., 5 л., 10 л., 15., 50., 75.. Срок хранения “ДМН” (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 1994 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 1998 г.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы: предназначенные для архивного хранения; подлежащие уничтожению; необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке;

произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу карандашом или нумератором;

подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

на наиболее важные документы составить внутренние описи дел и подшить их в начале дела;

переплести дело и прошить его в четыре прокола;

дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно завершительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:

дела по личному составу предприятия;

дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 л/с (дел по основной деятельности) и опись №1л/с (дел по личному составу).

Опись составляется, как правило, на документы одного года, причем дела располагаются в ней по степени важности, например:

в опись №1 дела заносятся в следующей последовательности: устав; протолколы собраний, заседаний Совета директоров; приказы по основной деятельности и т. д.;

в описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников; приказы по личному составу; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; не востребованные трудовые книжки.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на

уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел

или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: “Переписка за 1996-98 гг. – 3 дела”

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом и архивистом. На всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные карточки на документы.

Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение производится специальными машинами не менее чем двумя работниками предприятия.

Документы постоянного хранения и по личному составу коммерческих предприятий могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

Архивные учреждения осуществляют свои взаимоотношения с коммерческими организациями в соответствии с “ Положением об Архивном фонде РФ”.

4.1.8. Сроки хранения основных документов коммерческого предприятия

Определение сроков хранения конкретных документов проводится по ”Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения ”.

Сроки хранения наиболее распространенных документов предприятия приведены в Таблице 4.2.

Таблица 4.2.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

№статьи типового перечняЗаголовок делаСроки хранения
123
37а5619а19в1511756511686101710222066206в166а289а289б33560303б303в310316317334347311а3223123133053303283173143153196973363373221039310492498а5045085245445061088106б.95а.117б.11563698010961097Учредительные документы предприятия (устав, договор, протокол и др.)Должностные инструкции работников предприятияПриказы по основной деятельности предприятияПриказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках.Бизнес-планы предприятияПротоколы заседаний Совета директоровПротоколы общих собраний сотрудников предприятияРешения, распоряжения, другие нормативные акты органов власти и управленияДокладные записки сотрудников, предоставляемые руководству предприятия.Квартальные планы работы предприятия.Переписка о сбыте и поставке продукции и заключение договоров.Переписка с потребителями и поставщиками о сбыте продукции и выполнении заказов.Годовые финансовые планы (прогнозы) предприятия .Квартальные финансовые планы предприятия.Годовые план-расчеты капвложений.Месячные приходно-расходные кассовые ведомости, ордера, финансовые донесения.Ежедневные приходно-расходные кассовые ведомости и ордера.Переписка с внешними организациями по вопросам кредитования, финансирования, расчетам и т. п.Документы (переписка, справки, отчеты) о реорганизации, переименовании, ликвидации предприятия.Годовые бухгалтерские балансы (отчеты).Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы.Первичные бухгалтерские документы, фиксирующие хозяйственные операции (квитанции, накладные, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.) бухгалтерская книга предприятия.Кассовая книга.Акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности.Кассовые, банковские, мемориальные документы.Лицевые счета по заработной плате работников.Платежные поручения на выплату пособия на детей и т.п.Расчетные ведомости на выдачу зарплаты, премиальных и отпусков.Журналы, книги, карточки учета основных средств.Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения к ним.Акты (ведомости, описи) инвентаризации оборудования, зданий, товарно-материальных ценностей.Документы (акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности.Контрольные книги, кассовые журналы, оборотные ведомости.Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в т.ч. аннулированные).Гарантийные письма.Книги регистрации счетов, аккредитивов, доверенностей, платежных поручений, платежей инофирм.Ведомости оплаты больничных листов и больничные листы.Акты проверки кассы.Контракты (договоры) коммерческиеКонтракты с иностранными контрагентами.Акты, расчеты правильности взимания налогов с предприятия, проверки начисления заработной платы.Коммерческие акты.Акты приема-сдачи и списания имущества материалов.Документы к приказам по личному составу (заявления, справки. Докладные записки и др.).Личные дела работников.Личные карточки ф. Т-2 на работников (в т. ч. временных)Книги учета приема, перемещения, увольнения работников.Невостребованные трудовые книжки.Журналы учета отпусков.Документы (анкеты, автобиографии, заявления) лиц, не принятых на работу.Табель явки на работу.Журналы регистрации поступающих и отправляемых документов.Номенклатура дел.Описи дел долговременного хранения (свыше 10 лет) срока хранения.Акты о выделении документов к уничтожению.Переписка по вопросам основной деятельности.Поздравительные письма, факсы, адреса.Судебно-арбитражные дела (исковые заявления, доверенности, претензии, рекламации, акты, справки и т.п.).Акты приема-передачи зданий, помещений во временное пользование.Договоры аренды.Постоянно3 года после замены новымиДо минования надобности3 года10 летДо ликвид.предприят.10 летДо минования надобности5 лет1 год3 года3 года10 лет3 года5 лет1 года6 мес.3 годаДо минования надобности10 лет3 года3 года3 года3 года5 лет3 года75 лет “В”3 года3 года, при отсутствии л.с. 75 л.3 года после ликвидации осн. средств10 летДо след. переоценкиДо минования надобности, но не менее 3 лет3 года3 года3 года3 года3 года3 года после истечения срока действия, при условии завершения ревизии3 года10 лет3 года3 года3 года3 года75 л. – “В”75 л. – “В”75 лет50 лет3 год1 год1 год3 годаДо минов. надобности3 года после уничтож.До минов. надобности3 года1 год3 года после вынесения реш.1 год послеокончания эксплуатации.3 год после истечения договора.

4.2. Практические занятия

4.2.1. Вопросы практических занятий

Организация работы с документами.

Обработка поступающих документов.

Обработка отправляемых документов.

Порядок работы с внутренними документами.

Регистрация и контроль исполнения документов.

Составление номенклатуры дел.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Сроки хранения основных документов коммерческого предприятия.

4.2.2. Задания на самостоятельную работу

1. Определите, в чем заключаются общие правила регистрации документов.

2. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения? Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения? С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль исполнения документов? Каков порядок продления срока исполнения документа?

3. Какие требования следует соблюдать при формировании дел? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя? Как располагают документы внутри дел?

Тема 5. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

5.1. Конспект лекций по теме

5.1.1. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 №188, включает:

Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность, за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных законом случаях.

Сведения, составляющие тайну следствия, и судопроизводства.

Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с ГК РФ и федеральными законами.

Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписи и т.д.).

Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Коммерческая тайна (КТ) – научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.

Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к КТ, перечислены в ст. 139 ГК РФ. К ним относятся:

— действительная и потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицом;

— отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;

— принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну, перечислены в ст. 5 Федерального Закона «О коммерческой тайне», а именно:

— содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

— содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

— о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

— о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и всего населения;

— о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

— о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

— о нарушениях законодательства РФ и фактах привлечения к ответственности за их совершение;

— об условиях конкурсов или аукционов о приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

— о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

— о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя: разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ; ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ; использование организационных, технических и иных средств защиты КТ; контроль за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Работник, получивший доступ к конфиденциальной информации, должен подписать индивидуальное письменное обязательство. О не разглашении коммерческой тайны. Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издает специальный приказ о введении “Перечня сведений, содержащих КТ предприятия”, мер по охране этих сведений, установленного круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы. Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

5.1.2. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения, либо эту работу может выполнять секретарь-референт. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету.

В тексте документа так же может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования.

Печатание документов содержащих конфиденциальные сведения производится централизованно, в специально отведенном помещении, исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, файлы документа, уничтожаются, и об этом делается запись на копии документа: “черновик уничтожен. Подпись. Дата.”

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в “Журнале регистрации документов содержащих конфиденциальные сведения.

Документы, содержащие конфиденциальные сведения, формируются в отдельное дело (или дела). На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу.

В начале дела подшивается внутренняя опись документов, а в конце дела подшивается заверительный лист.

Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за их сохранность.

Движение документов, содержащих конфиденциальные сведения, должно отражаться в “Журнале учета выдачи документов содержащих конфиденциальные сведения».

При выдаче документа секретарем работник, получивший документ, должен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись. Выданные для работы документы подлежат возврату секретарю-референту в тот же день (если решением руководства не предусмотрено иное).

При возврате документа секретарь-референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество его листов и в присутствии работника ставит в графе “Отметка о возврате” свою подпись и дату возврата документа.

Документы содержащие конфиденциальные сведения должны копироваться с разрешения руководства в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или “Журнале регистрации документов содержащих конфиденциальные сведения. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ.

Все дела содержащие конфиденциальные сведения, журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы: проверяет наличие всех документов содержащих конфиденциальные сведения; отбирает их для архивного хранения или для уничтожения.

В случае установления факта утраты документов содержащих конфиденциальные сведения немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.

На утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В “Журнал регистрации документов содержащих конфиденциальные сведения вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы, содержащие конфиденциальную информацию, производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к конфиденциальной информации, обязательства о не разглашении конфиденциальных сведений действуют в течении 2 лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

При передаче дел в архив на документы содержащих конфиденциальные сведения составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих не санкционированный доступ.

На документы, содержащие конфиденциальные сведения, отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Источник: https://refdb.ru/look/3597450-p7.html

Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектов

5.7. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

21 сентября начали действовать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – новые Правила).

Чем руководствовались до выхода новых Правил?

До утверждения новых Правил архивы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее – архивы организаций) руководствовались в своей работе Основными правилами работы архивов организаций[1], а некоторые архивы организаций использовали совсем старый документ – Основные правила работы ведомственных архивов[2].

Оба документа не являлись нормативными документами, а определяли свой статус как нормативно-методический документ. При этом Основные правила 1985 г. действительно имели статус нормативного документа, поскольку были утверждены приказом Главархива, а Основные правила 2002 г. не утверждались Росархивом, поэтому статуса нормативного документа не имели.

По какой причине, при наличии Основных правил 2002 г., возникла необходимость в разработке нового, причем именно нормативного, документа по организации хранения документов в архивах организаций?

Дело в том, что в 2004 г. был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), который ввел множество новаций в организацию архивного дела в стране:

Извлечение

из Федерального закона № 125-ФЗ

Статья 13. Создание архивов

1.

 Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы[3] для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов

1.

 Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов […]

Также данным Федеральным законом было введено понятие собственности на архивные документы (документы могут находиться в государственной (федеральной, собственности субъектов Российской Федерации), муниципальной, частной собственности (негосударственных организаций и частных лиц)).

Кроме того, приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее – Правила 2007 г.).

Эти два обстоятельства, а также то, что Основные правила не имели статуса нормативного документа, заставили обратиться к разработке нормативного документа, определяющего порядок хранения документов в архивах организаций.

«Какие будут замечания?»

В ходе разработки проекта новых Правил дважды проводилось широкое обсуждение документа в среде архивистов:

  • первый раз – работниками органов управления архивным делом в субъектах Российской Федерации, государственных и муниципальных архивов;
  • второй раз – работниками федеральных органов исполнительной власти.

Только из государственных и муниципальных архивов пришло более 400 замечаний. Все полученные замечания внимательно рассматривались, причем на заключительном этапе – временной рабочей группой, в которую входили специалисты Росархива и ВНИИДАД.

Следует отметить, что многие замечания были вызваны желанием архивистов как можно более детально описать отдельные процессы архивных технологий, применяемых при обеспечении сохранности, учете, комплектовании и использовании документов в архивах организаций, что, в принципе, было невозможно сделать, учитывая статус новых Правил как нормативного документа.

Вместе с тем некоторые замечания носили принципиальный характер, например замечание о том, что в разделе «Комплектование» проекта новых Правил недостаточно последовательно изложен вопрос об экспертизе ценности документов, в частности, из-за того, что исключенными оказались положения, связанные с номенклатурой дел.

Если учесть, что в настоящее время форма номенклатуры дел организации и порядок ее разработки изложены только в документе методического характера – Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[4], при доработке проекта новых Правил  было принято решение о включении в раздел «Комплектование» основных положений о номенклатуре дел, включая форму номенклатуры дел (сводную и структурного подразделения).

Назначение новых Правил

Новые Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Они не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Новые Правила являются нормативным документом. Их нормативный статус определяет более жесткие требования к их содержанию. Ранее изданные правила (см. выше) включали не только нормы (правила, требования), но и рекомендации, методики относительно того, как эти нормы следует применять.

Все положения рекомендательного, методического и описательного характера из новых Правил исключены.

Именно в этой части проект данных Правил в процессе обсуждения подвергался критике со стороны архивистов, которые постоянно говорили о том, что Правила должны быть подробными и содержать не только сами нормы, но и механизм их осуществления.

Структура и содержание новых Правил

Новые Правила состоят из семи разделов:

  1. Общие положения.
  2. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
  3. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
  4. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
  5. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации.
  6. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив.
  7. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации.

В приложениях к новым Правилам приводятся учетные и иные формы документов, используемых в архивах организаций.

Последовательность основных разделов данных Правил соответствует Федеральному закону № 125-ФЗ и Правилам 2007 г., хотя, как отмечали многие специалисты на этапе обсуждения, логичнее было бы начать с комплектования и закончить использованием.

Разделы новых Правил отражают основные функции архива организации:

  • организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
  • учет документов;
  • комплектование архива организации документами;
  • организация использования архивных документов;
  • передача документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Кроме того, в новые Правила включен раздел «Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации».

Обратите внимание

В отличие от Основных правил 2002 г.

, Правила № 526 не содержат положений, относящихся к организационным аспектам деятельности самого архива (не определены цели и задачи архива, его функции, права и др.).

Основное их назначение – установить требования к организации процессов архивного хранения документов от комплектования архива организации документами до организации использования документов.

Рассмотрим разделы подробнее.

Раздел I. Общие положения

Определяет правовые основания разработки и сферу действия документа, а также содержит положения, определяющие некоторые организационные основы деятельности архива организации.

Новые Правила распространяются на органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации – источники комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее – организации). Положения данных Правил могут использоваться также и другими государственными и негосударственными организациями, в деятельности которых не образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Основываясь на положениях Федерального закона № 125-ФЗ, новые Правила говорят о том, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

Обратите внимание

Новые Правила не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Важной особенностью новых Правил является то, что они устанавливают основные требования к организации хранения в архивах организаций электронных документов.

Раздел II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Определяет понятие архивного фонда организации и разновидности архивных фондов организации.

Архивный фонд организации составляет часть документального фонда, включающего документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива. Архивный фонд подлежит хранению в архиве организации.

Виды архивных фондов организации:

  • архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
  • объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;
  • архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному и др.).

Хранение бумажных документов. В п. 2.9 новых Правил подчеркивается: архивные документы хранятся в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является единица хранения. Правила определяют и признаки систематизации единиц хранения архивного фонда:

  • структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);
  • хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
  • функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
  • номинальный (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);
  • корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
  • географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
  • авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

Устанавливаются требования к обеспечению сохранности документов (нормативных (оптимальных) условий хранения документов; рациональному размещению документов в архивохранилище; проверке наличия и состояния документов, порядок розыска документов), включая особенности хранения электронных документов.

Хранение электронных документов. Правила определяют обязательные условия хранения таких документов:

  • наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
  • наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, конвертации и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
  • обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Формат текстовых электронных документов, передаваемых для хранения в архив организации – источника комплектования государственного и муниципального архива, – PDF/А.

Правилами предусматривается, что в случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или на новые носители.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/11_2015/novie_pravila/

Приложение 16. Правила оформления дел и подготовки их к передаче на архивное хранение | ГАРАНТ

5.7. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Приложение 16
к Инструкции по делопроизводству в органахисполнительной государственной властиспециальной компетенции

Орловской области

Правила
оформления дел и подготовки их к передаче на архивное хранение

1. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) выполняются разборчиво, без сокращений. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

1) наименование органа исполнительной власти — пишется полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования — в скобках после полного наименования.

В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, орган исполнительной власти был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

2) наименование структурного подразделения — записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

3) делопроизводственный номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;

4) заголовок (наименование) дела — переносится из номенклатуры дел. Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу.

Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т. п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется.

Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

5) дата дела — указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве:

а) датой дел, содержащих правовые акты, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)».

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел;

б) для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов, датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа;

в) датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата первого и последнего протокола;

г) крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы;

д) для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа — заверителя дела.

2.

Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

3. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, кодов архива и органа исполнительной власти.

4. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Нумерация осуществляется в следующем порядке.

5.1. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

5.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

5.3. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

5.4. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

5.5. Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

5.6. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

5.7. Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».

5.8. Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

5.9. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т. д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

5.10. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

5.11. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке к сдаче в архив допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

6. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела.

В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.

) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела по форме, утвержденной настоящей Инструкцией.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

9. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

10.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

11. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается, и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

12. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

13. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

14. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

15. Документы органа исполнительной власти являются областной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательному архивному хранению.

Источник: https://base.garant.ru/28528506/a561883a869c3f065f67e98041daebaa/

Сроки хранения документов

Специалистамиустановлен срок использования докумен­товв делопроизводстве — 3 года(Рядпредприятий сократили срок до 2 лет и 1года).

Послеистечения срокарешает­ся дальнейшая «судьба»документов: оставить ли их для дальнейшегоиспользования в делопроизводстве,передать ли их в архив предприятия илиуничтожить.

Дляопределения сроков хранениядокументов, подготовки документов кархивному хранению и отбора документовдля уничтожения на предприятии создаетсяпостояннодействующая экспертная комиссия(ЭК).

ЭКназначается приказом руководителяпредприятия и состоитиз трех человек.Примерныйсостав ЭК:зам. директора, ведущий специалист(юрист, работник делопроизводства илиотдела кадров) и секретарь-референт.

Комиссиясовместно с архивистом должна проводитьежегодный отбор документов для архивногохранения и уничтожения тех документов,сроки хранения которых истекли. ЭКявляется совещательным органом.

Ее решения по хранению или уничтожениюдокумен­тов вступают в силу после ихутверждения руководителем предприятия.

Определениесроков храненияконкретных документовпроводится по «Перечню документов,образующихся в деятельности госкомитетов,министерств, ведомств и других учреждений,организаций, предпри­ятий, с указаниемсроков хранения». — М., 1989 г. (Перечень).Этот Перечень используется для определениясроков хранения документов государственныхи коммерческих предприятий и организаций.

При использованииПеречня необходимо учитывать, что всеорганиза­ции, предприятия разделеныв нем на 2 группы.

Кпервой отнесеныорганизации (министерства, комитеты,др. государственные органы управления,крупные предприятия типа «ЗИЛ» ит. п.), в деятельности которых создаютсядокументы постоянного срока хранения,которые затем поступают в госархивы.

Вовторую группувходят предприятия, организациивспомогательного, обслуживающего(сервисного) характера, в деятельностикоторых не создается документовпостоянного хранения.

Перечень,к сожалению, не включает всех видовдокументов, возникших в последнее время.

Поэтому,кроме Перечня, могут быть использованыотраслевые перечни (образования,здравоохранения, банковского дела и т.п.), которые в полной мере отражаютспецифику конкретной отрасли.

Дляне государственных организацийвозможно использование справочногопособия «Управленческие документыпостоянного срока хранения, образующиесяв деятельности негосударственныхкоммерческих организаций (хозяйственныхтовариществ и обществ, производственныхкооперативов.» — М.: ВНИИДАД, 1996 г.

Подокументам, сроки хранения которых непредусмотрены переч­нями,ЭК выносит самостоятельное заключениео продолжительности их хранения, учитываяважность документов.

Устанавливатьсроки хранения дел только по их заголовкамнельзя. ЭКпредприятия должна просматривать делаполистно, чтобы исключить возможныеошибки. Если какие-либо важные документыотсутствуют, необходимо организоватьих розыск, в крайнем случае, заменитьих заверенными копиями.

Взависимости от значимости документовустанавливаются следующие срокихранения: б мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50л. и 75 л. Срокхранения «ДМН«(до минования надобности) означает, чтодокумент имеет ограниченное практическоезначение. Срок хранения документа вэтом случае определяет само предприятие,исходя из практической ценностидокумента.

Приисчислении сроков хранения учитываютсятолько годы.День и месяц составления документазначения не имеют.

Так,например,переписка за 1994 г. с трехлетним срокомхранения должна включаться в акт науничтожение не раньше 1 января 1998 г.

К документамдолговременного хранения, передаваемымв архив, от­носятся прежде всегодокументы по личному составу предприятия,ус­тав и учредительный договор,протоколы заседаний Совета директоров(учредителей), протоколы общих собраний,годовые планы и отчеты предприятия ит. п.

Бухгалтерскиедокументы(за исключением лицевых счетов позарплате, годовых отчетов, балансов) ипереписка предприятия, за редкимисключением, на архивное хранение непередаются. Следует учитывать, чтозапрещаетсявыделять к уничтожению бухгалтерскиедокументы, не прошедшие ревизию,даже если срок их хранения истек.

Перепискапредприятияхранится, как правило, 3 года или 5 лет ина архивное хранение не передается, заисключением очень важных для деятельностипредприятия писем.

Срокихранения документов по личному составу(личные дела, лич­ные карточки ф. Т-2,книги учета сотрудников, лицевые счетапо зар­плате) вычисляются по формуле75 л. — «В», что означает 75 лет минусвозраст работника, на которого составлендокумент.

Источник: https://studfile.net/preview/897749/page:6/

Scicenter1
Добавить комментарий