Авторский признак: предполагает группировку в дела документов одного автора. Например:

Признаки группировки документов в дела

Авторский признак:  предполагает группировку в дела документов одного автора. Например:

коммерческий контракт документ санкция

Делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, перемещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Правильное оформление дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник службы делопроизводства под непосредственным контролем руководителя предприятия.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия. Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

В дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва.

Целесообразна и не противоречит правилам практика сбора документов при их незначительном количестве за несколько лет с оформлением дела как переходящего с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.

Документы следует группировать в дела постоянного и временного сроков хранения раздельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Секретарь подшивает документы в дела согласно отметкам исполнителей на документах: «В дело №…».

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание.

Например: «Документы по управлению» (акты, справки). Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия «Рассвет» за 2005 год». Для группировки переписки используется корреспондентский признак.

При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с предприятиями АПК по вопросам поставки продукции». Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку.

Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года).

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, заверительную надпись, отметку «В дело».

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров.

Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Утвержденные предприятиями планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, должен быть отнесен к 2006 году, а отчет за 2005 год, составленный в 2006 году, к 2005 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятиями на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов — в деле последнего года.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и порядку номеров.

Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

  • — в дело помещаются документы, работа по которым завершена;
  • — документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
  • — документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
  • — документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
  • — в дело включается один экземпляр документа;
  • — каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);
  • — в дело формируются документы одного года;
  • — в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;
  • — документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиям, вторую — трудовые контракты (договоры) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы ограниченного доступа с грифом «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем. При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.

Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.

На некоторых предприятиях при формировании дел с перепиской используется подшивка «письма-ответа» вместе с «письмом-запросом».

Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, то в этом случае можно применить объектовый признак формирования документов, т.е. в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы), относящиеся к одной организации, например: «Документы о сотрудничестве с предприятием «Агро» за 2005 год».

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

При формировании дел используются отечественные скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, и папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше.

Папки-файлы импортного производства могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года.

Свою специфику имеет формирование бухгалтерских документов.

Формирование дел в бухгалтерии начинается сразу с начала года. В бухгалтерских книгах в начале года в соответствии с правилами, изложенными в «Инструкции по ведению бухгалтерского учета» до начала записей нумеруются все страницы (листы). На последней странице листа за подписью главного бухгалтера делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано… страниц (листов)».

«Инструкция по ведению бухгалтерского учета» указывает, что по истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера — накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за два-три месяца и более в одну папку.

Документы формируются в дело за один календарный год. Однако «книги бухгалтерского учета» при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записей операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года.

Бухгалтерская документация в подавляющем большинстве группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе могут группироваться документы за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.

Так, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация. Оправдательные документы (наряды на работу, сменные рапорты) рекомендуется помещать в отдельные дела во избежание их потери или злоупотреблений.

СОСТАВИТЬ ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ

ООО «Вариант-С»Генеральному директору

Отдел рекламы В.В. Катышеву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

11.09. 2006 Резолюция руководителя

О дополнительном финансировании

заказа № 254/12

В связи с ростом цен на полиграфические услуги в I квартале 2007 г. И изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно 10 000 (Десять) тысяч рублей для завершения работ по заказу № 254/12.

Начальник отдела подпись С.А. Смирнова

Отметка об исполнении

Источник: https://vuzlit.ru/910684/priznaki_gruppirovki_dokumentov_dela

5.2 Формирование дел

Авторский признак:  предполагает группировку в дела документов одного автора. Например:

Приформировании документов в делаиспользуются следующие основные признакизаведениядел:

  • номинальный;
  • предметно-вопросный;
  • авторский;
  • корреспондентский;
  • географический;
  • хронологический.

Основаниемдля группировки документов по номинальномупризнакуслужит название их разновидности.Например: приказы, протоколы, указания,акты, справки и т.д.

Приформировании документов в дела попредметно-вопросномупризнакуза основу берут их содержание, например:

Документы повопросам повышения качества продукции(акты, справки, рекламации, докладныезаписки).

Авторскийпризнакпредполагает группировку в деладокументов одного автора, например:

Протоколыпроизводственных совещаний ЗАО «Контакт»за 2001 г.

Длягруппировки переписки используетсякорреспондентскийпризнак.При этом в заголовке дел указываетсякорреспондент, с которым ведетсяпереписка и раскрывается содержаниевопроса, например:

Переписка смашиностроительными предприятиями овзаимных расчетах за 2001г.

Объединениев одном деле документов несколькихкорреспондентов осуществляется погеографическомупризнаку.Например:

Переписка спредприятиями Восточной Сибири повопросам поставки продукции.

Группировкадокументов за какой-либо определенныйпериод осуществляется по хронологическомупризнаку,например:

Квартальныеотчеты об основной деятельностипредприятия и капитальных вложенияхза 2001г.

Планово-отчетныедокументы группируются в дела пономинальному, авторскому, предметно-вопросномуи хронологическому признакам.

Документы формируютсяв дела в соответствии с номенклатуройдел организации. В дело должны помещатьсядокументы, которые своей содержательнойчастью соответствуют заголовку дела.

Приформировании дел необходимо соблюдатьследующие требования:

1) раздельногруппируются:

  1. документы постоянного и временного сроков хранения;

  2. подлинники и копии документов;

  3. годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;

  4. утвержденные документы и их проекты;

  1. в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

  2. каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении копий);

  3. каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

  4. в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации).

  5. в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров);

  6. приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы в деледолжны располагаться в определенномпорядке: сначала помещают основнойдокумент и относящиеся к нему приложения,а затем в хронологическом порядке идутдокументы, возникающие по мере решениявопроса. Запрещается подшивать в делонеисполненные документы, разрозненныеэкземпляры документов, документы,подлежащие возврату, дублирующиедокументы.

Принятыопределенные правила группировкидокументов в дела по видами хронологии.

Уставы,положения, инструкции, утвержденныераспорядительными документами, являютсяприложениями к ним и группируются вместес указанными документами.

Приказыпо основной деятельности группируютсяотдельно от приказов по личному составу.Подлинные экземпляры приказов поосновной деятельности систематизируютсяи подшиваются в дела вместе с приложениямив порядке их номеров. Документы к приказампо основной деятельности группируютсяи подшиваются отдельно и хранятся улица, готовив­шего их проекты.

Приказыпо личному составу группируютсяв дела в соответствии с установленнымисроками их хранения. Документы, являющиесяоснованием для издания приказа поличному составу, подшиваются в личныедела сотрудников или образуютсамостоятельное дело приложений кданным приказам.

Утвержденныепредприятием планы,отчеты, сметы, титульные спискигруппируютсяотдельно от их проектов.

Плановые иотчетные документы хранятся в делахтого года, к которому они относятся посвоему содержанию, независимо от времениих составления или даты поступления.Например, план на 2002г.

, составленный в2001г., должен быть отнесен к 2002г., а отчетза 2001г., составленный в 2002г. — к 2001г.

Перспективныепланы, рассчитанныена несколько лет, формируются в делепервогогода, а отчеты по выполнению перспективныхпланов — в деле последнего года.

Документыв отчетахнеобходиморасполагать в определеннойпоследовательности, например, документыотчета о финансовой деятельностипредприятия, состоящего из баланса,пояснительной записки и приложений кнему, располагают в таком порядке:пояснительная записка к отчету, затембаланс и в конце — приложения.

Лицевыесчета сотрудниковпредприятия по заработной платегруппируются в самостоятельные деларасполагаются в них по алфавиту фамилий.

Протоколызаседаний,совещаний у руководства и др. группируютсяпо хронологии и порядку номеров.Документы, подготовленные к заседаниям,помещаются после протоколов впоследовательности рассмотрениявопросов.

Перепискагруппируетсяза календарной год и систематизируетсяв хронологической последовательности:документ-ответ помещается задокументом-запросом —

Обзоры,докладные записки, акты, справки идругиедокументы,отражающие основное содержаниедеятельности предприятия, группируютсяв одном деле, если они касаются одногои того же вопроса.

Источник: https://studfile.net/preview/5269353/page:18/

Группировка документов в дела, основные правила формирования дел

Авторский признак:  предполагает группировку в дела документов одного автора. Например:

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

 

Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения

   Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. И документы кадровой службы не исключение. Как организовать хранение кадровых документов? Документы по личному составу, создаваемые кадровой службой, имеют особое значение, ведь они содержат персональные данные работников, подтверждают их трудовой стаж со всеми его особенностями.

Учитывая большую ценность содержащихся в таких документах сведений, они должны храниться в условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом. Более того: в части первой статьи 17 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Сохранность документов обеспечивается в течение предусмотренных сроков хранения.

Толковый словарь

   Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п.3 ч.1 ст. 3 Закона об архивном деле).
   Дело – совокупность документов( или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
   Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела (ГОСТ Р 51141 -98).

Основные правила формирования дел.

С наступлением нового календарного года каждая организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Как правило, это происходит децентрализовано, т. е. не в целом по организации, а в отдельных структурных подразделениях. Так, кадровая служба самостоятельно формирует в дела кадровые документы.

При этом в службе может быть работник, ответственный за формирование дел.Зачем необходимо формировать документы в дела?   В первую очередь эта процедура обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск документов и их использование.

Согласитесь: гораздо легче найти документ, который подшит в хронологическом порядке в папку с определенным заголовком, чем если бы этот же документ годами хранился в большом массиве со всеми остальными бумагами, созданными по самым разным вопросам.   Кроме того, грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив.

Документы по личному составу, как правило, имеют длительный срок хранения — 75 лет, а значит, в определенный момент наступит необходимость готовить их к архивному хранению. И чем лучше будет проведена работа по оформлению текущих дел, тем меньше времени будет затрачено в будущем на их подготовку к длительному хранению.

   Для того чтобы при передаче в архив не приходилось переформировывать и переоформлять дела, формируйте их по установленным правилам уже в делопроизводстве.При формировании дел кадровой службы и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002).

Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения. Кроме того, в Основных правилах недостаточно полно отражена специфика формирования кадровых документов в дела. Поэтому, рассматривая технологию работы именно с кадровыми документами, во многом приходится опираться на те приемы, которые сложились в практике работы с документами, в т. ч.

в архивах, хранящих документы по личному составу.   Документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, хранятся в делах, в виде журналов (книг), в виде картотек.Можно выделить несколько правил формирования дел.

   Правило 1. Документы формируются в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации.

Напомним: при составлении номенклатуры дел и включении в нее заголовков дел, можно руководствоваться разными критериями. Например:

Признак для формирования делПринцип формирования документов в делоПример оформления заголовка дела
НоминальныйПо названию разновидности документовПриказы по основной деятельности
Предметно-вопросныйПо содержанию документовДокументы по вопросам подбора и найма персонала (справки, объявления, списки)
АвторскийПо автору документа. Предполагает группировку в дело документов одного автораПротоколы заседаний аттестационной комиссии
КорреспондентскийИспользуется для группировки переписки. В заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопросаПереписка с учебными заведениями о производственной практике студентов
ГеографическийСлужит для объединения в одном деле нескольких корреспондентовПереписка с организациями Восточной Сибири по вопросам организации работ вахтовым методом
ХронологическийИспользуется для группировки документов за какой-либо определенный периодКвартальные отчеты о работе отдела кадров в 2010 г.

Независимо от того, каким образом перечень дел закреплен в номенклатуре, дела должны формироваться строго в соответствии с номенклатурой. Включать документы в дела иным образом запрещается.
   Правило 2. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа.
   Правило 3. Одновременно с включением в дело документов оформляется его обложка.Оформление обложки дела состоит в нанесении на нее определенной информации:- наименование организации;- наименование структурного подразделения;- индекс (номер) дела;- заголовок дела;- срок хранения документов дела.Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в точном соответствии с официально установленным названием.Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке дела в точном соответствии с номенклатурой дел службы кадров.Срок хранения документов также указывается в соответствии с номенклатурой дел.

Вопрос.

В начале осени организация сменила наименование. В текущем делопроизводстве находится множество дел, в т. ч. оформлены дела с документами по личному составу. При этом на всех обложках указано прежнее наименование организации. Требуется ли переоформлять все дела (менять обложки дел), имеющиеся в делопроизводстве организации?

Ответ : В рассматриваемой ситуации не требуется переоформлять обложки дел. При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается новое наименование этой организации, а прежнее наименование заключается в скобки.
   Правило 4.

В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты.
   Правило 5. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
   Правило 6. В дела включаются подлинники документов, за исключением некоторых случаев.

Дело может содержать копию документа тогда, когда подлинник отсылается в другую организацию (или гражданину), а у автора остается второй экземпляр (копия). В основном это касается переписки. Если в организации ведутся личные дела работников, то в них помещаются копии следующих документов:- приказы по личному составу (о приеме, переводах, увольнении, поощрении и др.

);- документы об образовании, повышении квалификации, присвоении разряда или второй профессии и др.

Большинство кадровых документов хранится именно в подлинниках: приказы по личному составу и другие распорядительные документы, локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции и др.

), личные карточки работников, учетные и регистрационные книги, журналы, служебные записки, трудовые договоры и др.    Правило 7. Не помещаются в дела проекты документов, дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

   Правило 8. Некоторые виды документов необходимо группировать в дела отдельно.Раздельно группируются:   • документы постоянного и временного хранения;   • разные виды распорядительных документов;   • подлинники и копии документов;   • годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;   • утвержденные документы и их проекты.

   Правило 9. В дело помещаются документы одного календарного года.

Исключение из этого правила составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы.

   Правило 10. В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4см). При большем количестве документов формируются тома (части) дел.

   Правило 11. Внутри дела документы располагаются в определенном порядке.
Документы в делах группируются по хронологическому или тематическому признаку либо их сочетанию.

Группировка документов в дела

ДокументыПравила группировки документов в дела
Входящие документыГруппируются в дела по датам поступления
Исходящие документыГруппируются в дела по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов
Локальные нормативные акты, утвержденные в качестве самостоятельных документовГруппируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года
Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документамиЯвляются приложениями к распорядительным документам (приказам, распоряжениям, решениям, постановлениям) и группируются в дела вместе с указанными документами
Приказы по основной деятельностиГруппируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров
Документы к приказам по основной деятельностиГруппируются и подшиваются отдельно от приказов по основной деятельности и хранятся у лица, готовившего их проекты
Приказы по личному составуГруппируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения
ПерепискаГруппируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается в дело за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
ПротоколыРасполагаются в хронологическом порядке по датам их составления
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнениюГруппируются в дела по направлениям деятельности организации
Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные спискиГруппируются отдельно от их проектов
Плановые и отчетные документыХранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления
Перспективные планы, рассчитанные на несколько летФормируются в деле первого года, а отчеты по выполнению этих планов — в деле последнего года
Документы в личных делахРасполагаются в хронологическом порядке по мере их поступления
Личные карточки работниковФормируются в дело по алфавиту фамилий
Лицевые счета по заработной плате работниковГруппируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий

   Правило 12. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; в отдельный том (часть) выделяются приложения объемом свыше 250 листов.

Источник: https://www.bizneshaus.ru/kadry_gpup_del.html

Классификационные признаки формирования дел

Авторский признак:  предполагает группировку в дела документов одного автора. Например:

Классификация документной информации в делопроизводстве — это установление логической связи между видами и содержанием документов для дальнейшего поиска. Схема классификации закреплена в номенклатуре дел: по структуре, затем по значимости видов документов и по срокам хранения.

Например:

Приказы Председателя Агентства:

· по основной деятельности — постоянно

· по личному составу — 75 лет

· по командировкам и отпускам — 5 лет

· по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет

· присланные для сведения — до минования надобности.

Заведение и формирование дел осуществляется по следующим классификационным признакам:

· номинальному (видовому)

· предметно-вопросному (тематическому)

· хронологическому

· авторскому

· корреспондентскому

· географическому

· экспертному.

Номинальный (видовой) признак классификации документов предполагает их группировку в дела на основе их принадлежности к одному виду.

Многие функции и направления деятельности документируются путем создания твердо установившихся, стабильных видов документов, таких как: указы, постановления, приказы, распоряжения, протоколы, стенограммы, планы, отчеты, инструкции, уставы, положения, письма и др.

Например:

«Протоколы заседаний Коллегии».

«Коллективные обращения граждан».

«Приказы Председателя Агентства по основной деятельности».

«Информации структурных подразделений Агентства о финансовой поддержке малых предприятий».

Предметно-вопросный или тематический признак определяет порядок группировки документов в дела по отдельным вопросам, темам, предметам, освещаемым в документах.

Например:

«Информации (сведения, справки, письма) министерств, ведомств, учреждений, организаций по вопросам реализации стратегических планов развития Казахстана»

«Переписка с МИД Республики Казахстан о политическом, торгово-экономическом сотрудничестве Республики Казахстан с зарубежными государствами»

«Отчет о работе Национальной комиссии Республики Казахстан по ценным бумагам за 1998 г. «

Хронологический признак предполагает группировку документов на основе их принадлежности к одному временному периоду, (месяц, квартал, год). Чаще всего документы группируются в дело в пределах одного календарного года, за исключением переходящих или личных дел.

Планы и отчеты, сметы формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления. Например, отчеты за 2009 г. составляются в 2010 г., но приобщаются к делам 2009 г.; планы, же наоборот — планы на 2010 г. составляются в 2009 г.

, но помещаются в дела 2010 г.

Авторский признак определяет порядок группировки документов в дела на основе их принадлежности к одному автору — юридическому или физическому лицу.

Например:

«Информации Комитета налоговой полиции Республики Казахстан о ходе реализации Закона Республики Казахстан «О борьбе с коррупцией».

«Протоколы заседаний постоянно действующей комиссии по защите государственных секретов № 1- 6».

Корреспондентский признак предполагает группировку документов в дела на основе их принадлежности к определенному корреспонденту. Данный признак применяется при классификации переписки.

Например:

«Переписка Агентства по регулированию естественных монополий по вопросам лицензирования деятельности».

«Переписка с Министерством внутренних дел, областнымиакиматами о возникновении, разъяснении и пресечении коррупционных правонарушений».

Географический признак предполагает группировку документов в дела на основе принадлежности их авторов к конкретной территории. Данный признак применяется при классификации переписки, обращений граждан.

Например:

«Обращения, заявления, жалобы граждан и коллективные обращения, поступившие из Жамбылской области и документы по их рассмотрению»

«Документы об итогах проверки целевого и эффективного использования средств республиканского бюджета государственными органами, организациями и предприятиями Карагандинской области за 2001—2002 гг. (поручения, справки, акты, информации)».

Экспертный признак предполагает группировку документов в дела на основе сроков их хранения: постоянного, долговременного (от 15 до 75 лет), временного (от 5 до 15 лет) и кратковременного (от 6 месяцев до 5 лет).

Например:

«Документы по обсуждению проекта Закона Республики Казахстан „О лицензировании“ (заключения, справки, предложения)».

— «постоянно».

«Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность» — 75 лет «В» (долговременное)

«Переписка с министерствами, ведомствами, организациями по административно-хозяйственным вопросам» — 5 лет (временное)

«Реестры, списки на отправленные документы» — 1 год (кратковременное)

Как правило, классификационные признаки группировки документов в дела применяются комплексно.

3. Особенности формирования документов в дела.

Следует отметить следующие особенности формирования в дела организационно-распорядительных документов.

Организационно-распорядительные документы — вид письменных документов, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций, предприятий, их подразделений и должностных лиц (указы постановления, приказы, постановления, уставы, инструкции, положения), группируются чаще всего в дела по номинальному (видовому) признаку и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В тех случаях, когда уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (указами, постановлениями, приказами, решениями), являются приложениями к ним, они группируются (помещаются в дела) вместе с указанными распорядительными документами в одном деле. Если же, они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Подлинники протоколов различных совещаний и заседаний при руководстве группируются в отдельные дела и располагаются в них в хронологической последовательности по датам.

В ходе подготовительной работы по проведению совещаний и заседаний различных органов при руководстве создается группа документов, сопровождающих протокол: тест повестки дня, списки участников заседаний и приглашенных лиц, доклады, тезисы выступлений, информационно-справочные документы.

В случаях их значительного объема они формируются в дела отдельно от протоколов. Документы, относящиеся к одному протоколу заседания, располагаются в последовательности решения вопросов. В начале дела может помещаться копийный экземпляр протокола с относящимися к нему документами.

Документы по каждому вопросу группируются в соответствии с последовательностью в протоколе.

В случаях, когда подготовлено в ходе обсуждения несколько вариантов проекта документа (указа, постановления, приказа, плана, стратегии, концепции и др.

) или заключения на несколько вариантов проекта документа, на постоянное хранение оставляются все варианты проекта, каждый из которых при большом количестве листов формируется в отдельное самостоятельное дело со всеми заключениями и приложениями к нему, например:

1. «Проект „Стратегии развития образования в РК“ и заключения к нему», 1-ый вариант.

2. «Проект „Стратегии развития образования в РК“ и заключения к нему», 2-ой вариант.

Малообъемные по количеству листов проекты подшиваются в единое дело вместе со всеми документами по их обсуждению, приложенные соответственно к тому или иному проекту и отсистематизированными по хронологии, например:

«Проекты постановлений Правительства РК и заключения Министерства экономики и бюджетного планирования к ним».

Том 1.

На казахском, русском языках.

Законодательные акты /законы, указы, постановления, распоряжения/ формируются отдельно по видам документов в хронологическом порядке по мере возрастания номеров. Законодательные акты, относящиеся к деятельности организации, формируются отдельно от присланных для сведения, т. к. имеют разный срок хранения.

Документы по контролю за исполнением актов Президента, постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра РК в дела формируются в следующем порядке:

· контрольный акт,

· справка о снятии с контроля,

· обобщенная информация и др. документы о ходе выполнения акта, постановления, распоряжения, которые располагаются в хронологическом порядке.

Поручения Президента РК, Премьер-Министра РК и др. документы по их выполнению группируются в самостоятельные дела, при этом каждое поручение и приложение к нему отделяются от других чистыми листами бумаги.

Внутри комплекса документы располагаются следующим образом: сначала поручение, затем обобщающий документ и далее — документы о ходе исполнения поручения в хронологическом порядке.

Проекты законодательных актов, программ, концепций и документы к ним группируются в следующем порядке:

· инициативный документ /письмо/,

· проект,

· предложения и замечания,

· другие приложения.

Приказы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел по направлениям деятельности и срокам хранения: отдельно по основной деятельности, личному составу, по отпускам и командировкам, административно-хозяйственным вопросам. В заголовках в обязательном порядке указываются номера документов.

Плановая и отчетная документация формируется в отдельные дела в соответствии с продолжительностью периодов, на который или за который она составлена. Годовые планы и отчеты формируются отдельно от полугодовых, квартальных и с меньшей периодичностью.

Доклады, докладные записки, служебные записки, донесения формируются в дела в зависимости от изложенных в них вопросов и от того, кем они составлены кому адресованы. Это могут быть доклады по основной деятельности организации, которые хранятся постоянно, или докладные записки по оперативной деятельности организации, срок хранения которых — временный.

Переписка группируется как правило, за календарный год и систематизируется с начала года в хронологической последовательности по нарастанию, документ — ответ помещается за документом — запросом, далее помещаются документы, привлеченные и составленные в ходе решения вопроса.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшиеся в предыдущем году, накопившиеся документы включаются в дело текущего года, о чем указывается в заголовке.

Письма, заявления и жалобы граждан и документы по их рассмотрению формируются в самостоятельные дела. В деле сначала идет письмо автора, за ним ответ на его обращение, а затем в хронологической последовательности размещаются другие документы, привлеченные при решении данного вопроса, затем документы следующих обращений.

Жалобы и заявления формируются в дела по вопросам, направлениям или видам деятельности организации. При незначительных объемах обращений допускается формирование дел по фамилии авторов обращений в алфавитном порядке.

Документы, относящиеся к одному вопросу, но не связанные делопроизводством, формируются вместе и располагаются в деле в логической и хронологической последовательности.

Например, в дела, содержащие документы об участии учреждения в разработке и обсуждении проектов актов Президента и Правительства РК, могут быть помещены такие виды документов, как проекты актов, пояснительные записки к ним, листы согласования, поручения, замечания, предложения, письма и др.

Лицевые счета (карточки-справки) по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников. При отсутствии лицевых счетов на хранение передаются расчетно-платежные ведомости, которые также формируются в отдельно от других бухгалтерских документов дела.

Списки физических лиц и платежные поручения на перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формируются в одно дело.

Штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.

При формировании документов в дело по организации и проведению открытого конкурса может быть применено два варианта. Первый — размещение документов в хронологической последовательности, т. е. по датам создания документов.

Дело открывается документом с самой ранней датой и заканчивается — с самой поздней. Второй, на наш взгляд, более предпочтительный т. к. позволяет в большой массе документов оперативно найти итоги конкурса.

В этом случае рекомендуется следующий порядок размещения документов:

· копии приказов учреждения об организации и проведения конкурса, утверждении конкурсной документации, образовании конкурсной, экспертной (технической) комиссий;

· конкурсная документация учреждения-организатора конкурса;

· протокол об изменении конкурсной документации;

· протокол конкурсной комиссии о результатах конкурса;

· конкурсная заявка победителя конкурса;

· уведомление победителю конкурса и проект договора о государственных закупках;

· уведомления о проведении конкурса и его итогах (для публикации в периодическом печатном издании);

· протокол вскрытия конвертов с конкурсными заявками;

· заключения экспертной (технической) комиссии на конкурсные заявки;

· письма-запросы потенциальных поставщиков о разъяснении положений конкурса и ответы на них, сведения об изменении конкурсной документации.

В случае большого объема документов в отдельные дела могут быть выделены: конкурсная документация заказчика, конкурсная заявка победителя конкурса.

При использовании государственных закупок способом выбора поставщика с использованием запроса ценовых предложений рекомендуется примерная схема формирования документов в дело:

· копия приказов о проведении конкурса, образовании конкурсной комиссии;

· письма-запросы заказчика о ценовых предложениях потенциальных поставщиков;

· договор (счета на оплату) с поставщиком на поставку товаров, выполнения работ и услуг;

· заявления потенциальных поставщиков, ценовые предложения (счета, прайс-листы, копии свидетельств налогоплательщика, социально-индивидуального код, лицензия).

Завершенные в делопроизводстве дела постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и по личному составу следует обязательно передавать в архивное подразделение (архив) предприятия для дальнейшего хранения и использования. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) можно тоже передавать в архив предприятия по решению его руководителя.

Date: 2015-07-17; view: 1045; Нарушение авторских прав

Источник: https://mydocx.ru/2-114233.html

Систематизация документов и формирование дел

Авторский признак:  предполагает группировку в дела документов одного автора. Например:

Исполненные документы систематизируются для последующего хранения и ведения информационно-справочной работы. Потребность поиска документов прошлых лет вызывает необходимость их четкого распределения по определенным группам, называемым первичными комплексами, или делами.

Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Под формированием дела понимается группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формированию дела предшествует его оформление, предполагающее:

· оформление обложки дела (производится в день заведения дела) (рисунок 8);

· оформление внутренней описи дела (производится в день помещения в дело первого документа) (рисунок 9);

· оформление последующих томов дела (производится в день заведения очередного тома дела).

Последующее ведение дел включает нумерацию листов документов, помещенных в дела, ведение описей дел, а также дооформление дел при их закрытии (см. п. 11.7.3).

Рассмотрим далее порядок формирования и ведения дел организации.

При составлении заголовков делследует учитывать, что:

· заголовок должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;

· заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

· заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п., т.е. неконкретные, не показывающие, какие именно документы подшиты в дело, а также содержащие вводные слова и сложные обороты, не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться. Состав заголовка дела может включать следующие элементы:

· наименование вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

· наименование организации или ее структурного подразделения;

· адресат или корреспондент документов, включенных состав данного дела;

· краткое содержание документов дела;

· название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела;

· указание на копийность документов дела.

Документы формируются в дела на основе следующих признаков:номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности, например, приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе, например: Протоколы заседаний аттестационной комиссии.

Ф. № _______ Оп. № _______ Д. № _______
Ф. № _______ Оп. № _______ Д. № _______

Рисунок 8 – Примерная форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Рисунок 9 – Примерная форма внутренней описи дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

В наименованиях дел, содержащих распорядительные документы, указываются вид документа и автор, например: Приказы директора филиала по основной деятельности.

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например: Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).

Авторский признакпредполагает группировку в дела документов одного автора, например: Протоколы заседаний экспертной комиссии организации.

Для группировки переписки используется корреспондентский признак.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется, например: Переписка с Юридическим колледжем о производственной практике студентов.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с поставщиками комплектующих изделий о корректировке планов поставок.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В то же врем в заголовке дела указывается наименование конкретного корреспондента, если переписка, сгруппированная в данном деле, ведется только с ним, например: Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы.

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то в заголовке дела указывается их общее видовое название, например: Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.

Если же содержание дела касается какой-либо одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела в соответствии с данными принятой системы административно-территориального деления, например: Переписка с филиалом РГАНТД (г.

Самара), об использовании архивных документов.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку, например: Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции.

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например: Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях в 2005 г.

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор, например: План по капитальным вложениям на 2005 г.

В заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу (направлению) деятельности предприятия, но при этом не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела обычно употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в данном деле, например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов).

Наименование вида заводимого дела или разновидности содержащихся в нем документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» — в конце заголовка, например: Приказы по основной деятельности. Копии.

Употребление в заголовке дела конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.), а так вводных слов и сложных оборотов не допускается.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Внутри дела документы чаще всего располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1) в дело помещаются только исполненные документы;

2) каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении);

3) каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

4) раздельно группируются:

· документы постоянного и временного сроков хранения;

· подлинники и копии документов;

· годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;

· утвержденные документы и их проекты;

5) документы, относящиеся к разрешению одного вопроса необходимо помещать в последовательности: входящий документ – контрольный экземпляр ответного документа, основной документ – приложения к нему – второстепенные документы относящиеся к разрешению этого же вопроса и т. д.;

6) в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

7) запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), документы, подлежащие возврату, неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов;

8) в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации);

9) в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более четырех сантиметров);

10) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При помещении в дела отдельных видов документов необходимо учитывать следующие особенности:

· документы органов коллегиального и единоличного управления организацией группируются раздельно (при этом протоколы и решения коллегии формируются отдельно от документов, использовавшихся в процессе подготовки к соответствующим протокольным мероприятиям) и располагаются в хронологическом порядке по номерам (прочие документы к протокольным мероприятиям, сгруппированные в отдельные дела, располагаются в них по номерам протоколов, в порядке возрастания последних);

· документы, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами;

· приказы по основной деятельности предприятия группируются отдельно от приказов по персоналу;

· подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются и дела вместе с приложениями в порядке их номеров;

· документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты;

· приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения; при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), целесообразно группировать в отдельные дела;

· документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

· в личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

· плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2006 г., составленный в 2005 г., должен быть отнесен к 2006 г., а отчет за 2005 г., составленный в 2006 г., – к 2005 г.;

· поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

· предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

· лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

· переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.;

· обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности организации, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

При централизованном ведении делопроизводства в организации дела формируются службой ДОУ, при децентрализованном – как структурными подразделениями, так и службой ДОУ.

Общий контроль за формированием дел осуществляет служба ДОУ (иное структурное подразделение или должностное лицо, выполняющее ее функции).

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/7_185347_sistematizatsiya-dokumentov-i-formirovanie-del.html

Основы документационного оборота на предприятии

Авторский признак:  предполагает группировку в дела документов одного автора. Например:

1. Признаки заведения дел и формирование дел. Организация оперативного хранения дел в организации. 3

1.1. Признаки заведения дел и формирование дел. 3

1.2. Организация оперативного хранения дел в организации. 6

2. Назначение и состав информационно-справочной документации. Виды протоколов, особенности их составления и оформления. 8

2.1. Назначение и состав информационно-справочной документации. 8

2.2. Виды протоколов, особенности их составления и оформления. 9

3. Практическое задание. 15

Список использованных источников. 16

Приложение. 17

1. Признаки заведения дел и формирование дел. Организация оперативного хранения дел в организации.

При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дел:

− номинальный;

− предметно-вопросный;

− авторский;

− корреспондентский;

− географический;

− хронологический[1] .

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например:

Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например:

Протоколы производственных совещаний ЗАО «Контакт» за 2010 г.

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например:

Переписка с горно-обогатительными предприятиями о взаимных расчетах за 2010г.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например:

Переписка с предприятиями России по вопросам поставки продукции.

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например:

Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях за 2010г.

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1) раздельно группируются:

− документы постоянного и временного сроков хранения;

− подлинники и копии документов;

− годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;

− утвержденные документы и их проекты;

− в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

− каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении копий);

− каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

− в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации);

− в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров);

− приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от их проектов.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2010г.

, составленный в 2009г., должен быть отнесен к 2010г., а отчет за 2010г., составленный в 2011г. к 2010г.

Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов в деле последнего года.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности, например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, пояснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: пояснительная записка к отчету, затем баланс и в конце приложения.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела располагаются в них по алфавиту фамилий.

Протоколы заседаний, совещаний у руководства и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарной год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

1.2. Организация оперативного хранения дел в организации.

В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

− хранение документов в процессе их исполнения;

− хранение исполненных документов[2] .

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: «На исполнении», «Срочно», «Для коллегии», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело[3] .

Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.

Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища.

Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника.

Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

2. Назначение и состав информационно-справочной документации. Виды протоколов, особенности их составления и оформления.

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам.

Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.

В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению[4] .

Информационно-справочные документы являются основанием для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

− Докладная записка;

− Служебная записка;

− Объяснительная записка;

− Предложение;

− Представление;

− Заявление;

− Протокол;

− Акт;

− Справка;

− Заключение;

− Отзыв;

− Перечень;

− Список;

− Переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2.2. Виды протоколов, особенности их составления и оформления.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов:

− временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.),

− постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов и т.п.)[5] .

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы).

Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации.

Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

Есть три основных вида протокола:

− Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

− Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно — содержание докладов и выступлений участников заседания.

− Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна показывать:

− кто руководил проведением протоколируемого мероприятия;

− кто вел протокол;

− кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание;

− кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций;

− какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек).

Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций – должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные».

На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу.

В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список.

Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, т.к. непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е.

минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания и т.п.). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, т.к. его решения будут неправомерны.

Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.

Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются.

Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие.

Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи.

Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут «Доклад прилагается» (в протоколе без кавычек).

Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ.

Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи.

Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (в протоколе без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие.

Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения.

Принимаемые коллегиально решения нередко требуют ания. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе без кавычек) и приводятся результаты ания: единогласно или за …, против …, воздержались …

В практике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов.

В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы и принятые решения.

В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

В практике очень часто приходится делать выписки из протоколов. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

− все реквизиты заголовочной части протокола: наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), номер протокола (порядковый номер заседания), место составления (место проведения заседания);

− заголовок к тексту;

− все реквизиты вводной части текста протокола: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «ПОВЕСТКА ДНЯ»;

− отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «Голосование»;

− реквизиты оформляющей части протокола: реквизит «Подпись», включающей слова «Председатель», «Секретарь», инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей т.к. выписки, как правило, не подписываются подлинными подписями, а заверяются секретарем); отметку о заверении копии.

Таким образом, из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.

3. Практическое задание.

Составить и оформить протоколы заседания коллегиального органа полной формы и краткой формы. Варианты протоколируемого мероприятия: собрание акционеров, собрание трудового коллектива, заседание факультета, кафедры и др.

Протоколы заседания полной формы и краткой формы см. Приложение.

Список использованных источников

1. Демин, Ю.М. Делопроизводство: подготовка служеб. документов / Ю.М.Демин. — СПб. : Питер, 2004. — 219 с.

2. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие / И.Н. Кузнецов. — 4-е изд., перераб. и доп. — М.: Дашков и К, 2007. — 520 с.

3. Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ИД МЭИ, 2010. – 232 с.

4. Ленкевич, Л.А. Делопроизводство : учеб. пособие для нач. проф. учеб. заведений / Л. А. Ленкевич. — 2-е изд., испр.. — М. : Академия, 2008. — 224 с. — (Начальное профессиональное образование).

Источник: https://zinref.ru/000_uchebniki/02800_logika/011_lekcii_raznie_53/782.htm

Scicenter1
Добавить комментарий