Коммуникация как функция управления организацией: Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности

Функции управления коммуникациями

Коммуникация как функция управления организацией:  Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности

ТЕМА 13. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

1. Коммуникация и коммуникационный процесс: сущность, структура, типология

Понятие коммуникационного менеджмента

Функции управления коммуникациями

Успех или неудачу любой организации, существующей в со­временных рыночных условиях, сегодня определяют не только избыток или недостаток сырьевых ресурсов, труда и капитала, но и «концепции, которые люди держат в своих головах, и качество доступной им информации». Поэтому с полным правом можно считать коммуникацию средством, с помощью которого обеспе­чивается единство организации в достижении общей цели. Лю­бая заинтересованная в своем «долгожительстве» компания должна уметь организовать «коммуникативное пространство».

1. Коммуникация и коммуникационный процесс: сущность, структура, типология

Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности руководителя, поскольку коммуникации — это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их.

Коммуникации – важнейший элемент обеспечения эффективности управления. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важнейшим в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, сообщение, канал, получатель.

Отправитель – лицо, генерирующее идею либо собирающее информацию и передающее ее.

Сообщение – информация, закодированная в виде символов.

Канал – средства передачи информации.

Получатель (реципиент) – тот, кому предназначена информация.

Управление должно решить три задачи, создавая информационную подструктуру организации деятельности:

• организацию коммуникативных сетей;

• повышение качества информации, циркулирующей по коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;

• полноценное использование информации для решения задач управления.

Эти задачи связаны со своеобразной группой психологических факторов — познавательно-коммуникативных. Чтобы повысить эффективность управления, необходимо знать, учитывать и совершенствовать эту группу психологических факторов.

Информационное сообщение — содержание информации, переданной при коммуникации от одного лица другому. Канал коммуникации — направление движения информационного сообщения. Информационный обмен — передача информации друг другу по каналу.

Коммуникативная цепь — ряд каналов коммуникации, связанных движением однородных информационных сообщений. Могут быть индивидуальные и групповые информационные сети.

Информационная роль — совокупность функций по информационному обмену, выполняемых данным лицом в коммуникативной сети.

Коммуникативная сеть — сложно соединенная и переплетенная система коммуникативных информационных потоков, циркулирующих по всем элементам организации органа и обеспечивающая ее деятельность.

Это схема циркуляции информации. Основа ее задается структурой организации и организационными отношениями между его подразделениями и должностными лицами, т.е.

основа лежит в организационно-правовой плоскости.

Реальная же картина передачи сообщений может не совпадать с ней, и причиной этого выступают психологические факторы.

Под их влиянием происходит обрыв нормативных (формализованных) каналов и цепей, возникновение новых, их изменение (ослабление или усиление), изменение информационных ролей отдельных лиц, утечка служебной информации и др. Поэтому надо тщательно следить за влиянием психологических факторов на коммуникации.

Умелый руководитель принимает меры по обеспечению положительного влияния психологических факторов на коммуникации. К. Киллен, изучавший этот вопрос, пишет: «Представьте себе, как крайний случай, попытку общения с человеком, целящимся в вас из винтовки.

До тех пор, пока этот человек относится к вам как к врагу, вряд ли удастся с ним эффективно общаться. Однако глубокое взаимное уважение отправителя и получателя сообщений чрезвычайно облегчает коммуникацию и позволяет быстро находить решение даже самых трудных проблем».

Надо уделять внимание прежде всего межличностным взаимоотношениям, взаимоотношениям руководителей служб и их коллективов, преодолевать психологические барьеры (взаимное недоверие, отсутствие единства подходов, нездоровая конкуренция, осторожность в передаче информации, разборчивость в подключении новых коммуникативных каналов, пользование нелегальными коммуникативными каналами и пр.).

Сказывается то, как развиты и развиваются у сотрудников коммуникативные способности и умения: общительность, доступность, умение слушать и быстро схватывать суть сообщения, быстро и правильно решать, кому передать информацию, умение хранить и быстро находить нужную информацию, четко, ясно и кратко передавать сообщение и др.

Срывы могут возникать и из-за перегрузки отдельных точек, лиц в коммуникативных сетях, превышающей их психологическую пропускную способность.

Коммуникативный процесс включает следующие этапы:

1. Формулирование идеи или выбор информации для передачи. Отправитель должен хорошо оценить значимость идеи (информации) и продумать суть ее изложения.

2. Кодирование и выбор канала передачи информации. Чтобы передать идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью символов и выбирает канал передачи, соответствующий типу символов. Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным каналом – необходимо использовать сочетание разных каналов.

3. Передача информации – непосредственно передача конкретной информации.

4. Декодирование (расшифровка) – на этом этапе осуществляется перевод информации отправителя в информацию получателя. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются местами.

Иногда в процессе коммуникации может возникнуть «шум», источниками которого являются:

-язык (вербальный и невербальный);

-различия в восприятии информации;

-различия в статусе.

Цель коммуникации – обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде:

-монолога – информации, поступающей от отправителя к получателю;

-диалога – информации, поступающей от отправителя к получателю и от получателя к отправителю;

-обратной связи как реакции на полученную информацию.

Для обмена информацией используют символы, к которым относятся слова, жесты, интонация. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов.

Коммуникация в организации в зависимости от критериаль­ного подхода может быть разделена на несколько видов.

По структурному/иерархическому критерию выделяется: межуровневая коммуникация, или вертикальная, — обмен ин­формацией и знаниями осуществляется как по нисходящей (со­общение подчиненным о принятом управленческом решении), так и по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные за­писки).

В рамках межуровневой коммуникации отдельно можно выделить коммуникацию «руководитель—подчиненный».

Она направлена на прояснение задач, приоритетов и ожидаемых ре­зультатов; обсуждение проблем; оповещение подчиненного о предстоящих изменениях; получение сведений об идеях, усовер­шенствованиях и предложениях подчиненных; коммуникация между различными отделами, или горизонталь­ная. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.

В управленческой деятельности отдельно выделяется межлич­ностная коммуникация. Это такой тип коммуникационного об­мена, при котором и отправителем и получателем выступают отдельные индивиды. Для этого типа обмена информацией, зна­ниями характерен непосредственный контакт между субъектами общения.

В процессе межличностной коммуникации важно уметь преодолевать возникающие преграды. Одна из преград, связан­ных с восприятием в межличностной коммуникации, возникает из-за конфликта между суждениями и убеждениями отправителя и получателя.

Люди могут интерпретировать одну и ту же инфор­мацию по-разному в зависимости от накопленного опыта. Рас­хождения в основаниях суждений могут становиться причиной избирательного восприятия информации.

Или возьмем семанти­ческие барьеры — поскольку слова могут иметь разные значения для разных людей, то сообщение, сформулированное одним че­ловеком, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации.

Существуют невербальные преграды (обмен взглядами, выражение лица, интонация, моду­ляция голоса и другие характеристики речи). Неумение слушать и плохая обратная связь в межличностной коммуникации также ме­шают установить, действительно ли сообщение, принятое полу­чателем, истолковано в изначально придававшемся ему смысле.

Еще одним основанием для типологии коммуникации в орга­низации может служить степень их формализации.

Формальная коммуникация стандартизирует взаимоотноше­ния между коммуникатором (передающим информацию) и ре­ципиентом (принимающим информацию) в организации, строго регламентируемые организационными нормами, правилами, ос­новными ценностями. Эти связи обладают высокой устойчи­востью и надежностью и направлены на достижение организаци­онных целей.

Неформальная коммуникация возникает в том случае когда формальные связи не могут удовлетворять потребности членов социальных групп в организации. Данные связи обладают меньшей устойчивостью и направлены в основном на достижение це­лей малых социальных групп и отдельных личностей.

Так, не­формальные связи используются для информационного обеспе­чения взаимодействия между подразделениями (горизонтальные деловые связи), для удовлетворения потребностей членов орга­низации в общении, взаимодействия с лидерами, конформности по отношению к групповым нормам.

Неформальные связи не носят иерархического характера, но могут быть как горизонталь­ными (в подавляющем большинстве), так и вертикальными (на­пример, дружеское общение между лидером и рядовым членом группы). Один из каналов неформальной коммуникации — рас­пространение слухов.

Таким образом ,информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения.

Помимо перечисленных видов в организации выделяют вер­бальную (письменную и устную) и невербальную (визуальную) коммуникацию.

Коммуникация организации с внешней средой в современных российских условиях направлена на рыночный и институциональ­ный уровни. Основной целью такого рода коммуникации является создание баланса между входом и выходом организации как си­стемы и информационное обеспечение этого баланса.

Такая ком­муникация, как правило, ориентирована на различные адресные аудитории (рядовых потребителей, поставщиков, конкурентов, общественные организации или группы давления, государствен­ные органы исполнительной и законодательной власти и т. д.).

Помимо обеспечения баланса решаются также следующие задачи: создание имиджа организации на местном, государственном и международном уровнях; обеспечение связи с имеющимися и потенциальными потребителями (например, с помощью рекла­мы); воздействие на разработку законов, постановлений, касаю­щихся деятельности данной организации (например, используя лоббирование).

Эффективность коммуникационных процессов в организа­ции зависит от многих факторов: уровня и масштабности постав­ленных задач, организационной структуры, организационной культуры, квалификации менеджеров, стиля лидерства и др.

Дата добавления: 2016-12-07; просмотров: 654 | Нарушение авторских прав

Рекомендуемый контект:

Похожая информация:

Поиск на сайте:

Источник: https://lektsii.org/12-91801.html

Коммуникация как функция управления организацией

Коммуникация как функция управления организацией:  Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности

Коммуникация — это процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.

Коммуникация — это одно из необходимых условий жизни человека в социуме, а коммуникабельность — одна из важных системных характеристик, сопутствующих успеху. Под коммуникабельностью понимают способность к общению, общительность, способность к совместной работе.

Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия.

Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами.

Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важным в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

Коммуникации в организации — это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей, или должностных инструкций.

Виды коммуникаций в организации.

Коммуникация — это процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.

Коммуникация — это одно из необходимых условий жизни человека в социуме, а коммуникабельность — одна из важных системных характеристик, сопутствующих успеху. Под коммуникабельностью понимают способность к общению, общительность, способность к совместной работе.

Внешняя коммуникация — это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций — удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.

Внутренние коммуникации – предстают как часть производственно-хозяйственной деятельности: связь между отделами, отчеты отдела реализации или ведомости складского учета и т.п. Коммуникация внутри организации включает в себя инструктирование, информацию, обучение, менеджмент методом разговоров.

Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации — создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании.

Таким образом, коммуникация — это важный организационный инструмент и необходимое условие для эффективного развития и внедрения организационной политики.

Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

1) руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

2) коммуникации необходимы для эффективности управления;

3) коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;

4) хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности.

Различают четыре функции коммуникативности в группе или организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. С помощью коммуникаций осуществляется контроль поведения членов группы. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникация выполняет контролирующие функции.

В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т. д. Для большинства людей их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему.

Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности. Существенное значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с ее ролью в процессе принятия решений.

Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.

Источник: https://studopedia.net/6_24462_kommunikatsiya-kak-funktsiya-upravleniya-organizatsiey.html

48. Коммуникация как функция управления организацией

Коммуникация как функция управления организацией:  Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности

Коммуникациив организации — это информационныевзаимодействия, в которыелюди вступают при выполнении своихфункциональных обязан­ностейили должностные инструкций.

Внутренняясреда организации. Каждаяорганизация имеет внутреннюю и внешнююсреды, в которых осуществляетсяопера­циональнаядеятельность. Внутренняясреда организации — это та частьобщей среды, которая находится в рамкахорганизации.

Внутренняясреда организации формируется всоответствии, во-первых,с целями и задачами организации,во-вторых, с ресурсами организации.Внутренняя среда состоит из структур,состояние ко­торыхв совокупности определяет тот потенциали те возможнос­ти, которыми располагаеторганизация.

Подсложностьювнешнейсреды понимается вариатив­ностьфакторов, на которые организация обязанареагировать.

Подвижностьсреды—скорость, с которой происходят измененияв окружении организации. Многиеисследователи и ру­ководители отмечают,что в современных условиях окружениеор­ганизацийменяется с нарастающей скоростью, причеместь орга­низации,вокруг которых внешняя среда особенноподвижна.

Неопределенностьвнешней среды является функцией объемаинформации, которой располагаеторганизация по поводу конкретногофактора, а также уверенностью в надежностиэтой ин­формации.

Если информации мало или есть некоторыенеточнос­ти,сомнения относительно ее происхождения,то среда становится болеенеопределенной, чем в ситуации, когдаимеется адекватная информацияи есть основания считать ее обоснованной,высокона­дежной.

Средапрямого воздействия. Прирассмотрении влияния внешнего окруженияна организацию следует учитыватьхарактеристики вза­имосвязанности,сложности, подвижности и неопределенности,которые описывают факторы как прямого,так и косвенного воз­действия.Квнешней среде прямого воздействия наорганизацию отно­сятсяпоставщики и потребители.:

Конкурирующаясреда. Оченьредко организация является единственнойна рынке, чаще всего она окруженаконкурентами. Отношенияс конкурентами могут приобретатьсовершенно неожиданныйхарактер — от резкого противостояниядо финансовой идругого рода поддержки.

Общественнаясреда являетсяфактором большого значения. Уровеньразвития технологии,технологическиенововведения влияютна эффективность, с которой можноизготавливать продукцию и продаватьее, на скорость устаревания продукта,на то, как можно собирать,хранить и распределять информацию, ит.д.

Макросреда,или международное окружение. Любаяорганизация представляетсобой часть национальной и международнойструкту­ры.

Одни компании в большейстепени, другие — в меньшей связа­ныс международными условиями рынка, новсе они в той или инойстепенивынуждены принимать во вниманиеопределенные ус виямакросреды.

К этим условиям относятсязаконы потребления и культуратех стран, куда или откуда вывозятсятовары.

49. Особенности внутренних коммуникаций в организации

Внезависимости от того, к какому именнотипу принадлежит та илииная организация, необходимым условиемее существования являетсякоординация совместной деятельностиработников для достиженияпоставленных целей. Это требует хорошоотлаженной системыприема, передачи и переработки информации.

Для того, чтобы управленческие мероприятиябыли эффективными, а результатдеятельности соответствовал ожиданиям,необходима витаясистема коммуникаций, обеспечивающаясинхронность и точностьпонимания передаваемого.

Основныеразличия коммуникацийзаключаются в их структурных ипроцессуальных характеристиках.

Структуравнутренних коммуникаций.Организационнуюструктуруможно рассматривать как формальнуюсеть передачи ин­формации,обеспечивающую необходимый уровеньэффективнос­ти.Она определяет принципы разделениятруда, структуру и разме­рыподразделений, правила делегированияполномочий.

Выделяюттри параметра, характеризующих особенностиорга­низационныхструктур: степень формализации, сложность,степень централизации.

Социальнаяструктура коммуникаций в организации.Социаль­но-демографическаяструктура организацииопределяется половым, возрастным,этническим составом работниковпредприятия, уров­немих образования, квалификацией, опытоми стажем работы.

Вы­деляютсягомогенные и гетерогенные типы структур.Эта характеристикаоказывает существенное влияние как напроизводственно — экономическуюдеятельность предприятия, так и наэффективностьи социально-психологический характервзаимоотношений.

Гомогенностьорганизации,т.е. ее однородность по таким признакам,как пол, возраст, уровень образованияи пр., являет предпосылкой формированияобщности интересов,норм и стереотипов поведения.

Гетерогенныеорганизациичасто распадаются на несколькоболее или менее гомогенных группировок,и формирование психологическогоединства и целостности оказываетсясложным, а поройнедостижимым.

Профессиональнаяструктура основанана разделении труда и не­обходимостисогласования, координации реальныхдействий всех участников совместнойдеятельности. Таким образом, возникаютчетыретипа структурных подразделений:административныйперсонал;производственныйперсонал,обслуживающийперсонал,инженерно-техническийперсонал.

Неформальнаяструктура организации формируетсявследствие личногостремления членов организации к темили иным контак­тамв рабочей среде на основе действительныхфункций, выполня­емыхкаждым работником, и представляет собойсеть фактически сложившихсяотношений между членами данной группы.

Психологическаяструктура внутренних коммуникаций. Онахарактеризует роли участниковкоммуникационногопроцесса. Правильный, психологическиаргумента ванный подбор исполнителейролей является важным фактор обеспечивающимнеобходимые потоки информации.

Источник: https://studfile.net/preview/2714306/page:39/

Scicenter1
Добавить комментарий