Неформальная структура: организации формируется вследствие личного стремления членов

Ционных сообщений, которые должны быть доступны и по! 4 page

Неформальная структура:  организации формируется вследствие личного стремления членов

⇐ ПредыдущаяСтр 35 из 45Следующая ⇒

•ф- объединение людей, совместно реализующих программу

цель и действующих на основе определенных правил и пг

цедур.

В этих определениях выделяются три уровня организа структурный, процессуальный и социально-психологический.

А. Файоль, которого считают отцом классического менеджме та, отмечал, что организовывать — значит «строить двойной — ; териальный и социальный — организм предприятия».

По мнению М. Мескона, чтобы рассматривать некоторую гру как организацию, необходимо наличие: по крайней мере двух че век, которые считают себя частью этой группы; по крайней м« одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результат которую понимают как общую все члены данной группы; чле* группы, работающих для достижения значимой для всех цели.

Соединив в одно целое эти существенные характерно можно дать следующее определение: организация есть группа ль деятельность которых сознательно координируется для достиз общей цели или целей.

Представление об организации развивалось в направлении жесткого структурно-функционального подхода М. Вебера, шкс человеческих отношений (Э. Мэйо) к школе социальных сие основоположником которой можно считать биолога Людвига Берталанфи. За отправную точку исследования организации принимать уровень социальной системы, объединяющей отде ные элементы.

Ключевыми понятиями школы социальных систем явля! представления об открытых и закрытых системах.

Система любого типа — это некое целое, состоящее из час (подсистем), которые функционируют сообща взаимозависим образом с целью осуществления общих задач.

Отрытая система — это система, которая влияет на свое окруже и испытывает влияние с его стороны, и взаимодействует с ним. Конце ции, рассматривающие организацию в качестве открытой сие мы, акцентируют внимание на взаимосвязи различных компон* тов и функций организации и признают взаимную зависймс между организацией и ее внешней средой, являющейся исто*

ком трудовой силы и сырья и реципиентом продукции и услуг орга­низации. С системной точки зрения организация сумеет выжить и преуспеть, если ее различные функции и компоненты функциони­руют в согласии друг с другом и система как единое целое поддер­живает интенсивную связь со своим окружением. Система взаимо­связей представлена на рис. 12.1.

Внутренняя среда организации (социальная структура, техническая структура,

административная структура)

Среда прямого воздействия

Конкурирующая среда

Общественная среда

I

Макросреда Рис. 12.1. Система взаимосвязей открытой организации

Внутренняя среда организации.Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среды, в которых осуществляется опера­циональная деятельность. Внутренняя среда организации — это та часть общей среды, которая находится в рамках организации.

Внутренняя среда организации формируется в соответствии, во-первых, с целями и задачами организации, во-вторых, с ресурсами организации. Внутренняя среда состоит из структур, состояние ко­торых в совокупности определяет тот потенциал и те возможнос­ти, которыми располагает организация. Эти структуры реализуют следующие цели и задачи:

•ф- кадровая структура —, взаимодействие менеджеров и рабо­чих, найм, обучение и продвижение кадров, оценка результатов труда и стимулирование, создание и поддержание отношений между работниками;

•ф организационная структура — коммуникационные процес­сы, организационные структуры, нормы, правила, процедуры распределения прав и ответственности, иерархия подчинения;

Глава 12. Коммуникации в организациях

12.1. Коммуникация как функция управления организацией

•ф производственная структура — изготовление проду снабжение и ведение складского хозяйства, обслуживание нологического парка, осуществление исследований и боток;

•ф маркетинговая структура внутренней среды — страте| ценообразования, стратегия продвижения продукта на рьн выбор рынков сбыта и систем распределения;

•ф финансовая структура включает в себя процессы, связан»

с обеспечением эффективного взаимодействия.

Внутренняя среда, можно сказать, пронизана организационна культурой, которая может либо способствовать тому, что орган» ция выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентнс! борьбе структурой, либо ослаблять организацию, не давая ей пешно развиваться даже при высоком уровне технического и нансового потенциала.

Информацию об организационной культуре можно получить! различных публикаций, в которых организация сама себя предстщ ляет. Как правило, в своих публикациях организации большое : мание уделяют фирменной философии, пропаганде своих цен* тей.

Для организации с сильной организационной культурой хар терно подчеркивание важности «человеческого фактора», а для » ганизации со слабой организационной культурой характер стремление говорить в публикациях о формальных организация ных и количественных аспектах своей деятельности.

Наблюдения также позволяют сформировать представление < организационной культуре — как сотрудники трудятся на своих бочих местах, как они взаимодействуют друг с другом, чему они

Источник: https://mydocx.ru/1-111170.html

Большая Энциклопедия Нефти и Газа

Неформальная структура:  организации формируется вследствие личного стремления членов

Cтраница 1

Неформальная структура, состоящая РёР· отношений между людьми, традиций, неписаных этических правил Рё РЅРѕСЂРј, всегда жестче Рё труднее перестраивается, чем формальная.  [1]

Неформальная структура организации формируется вследствие личного стремления членов организации Рє хем или иным контактам РІ рабочей среде РЅР° РѕСЃРЅРѕРІРµ действительных функций, выполняемых каждым работником, Рё представляет СЃРѕР±РѕР№ сеть фактически сложившихся отношений между членами данной РіСЂСѓРїРїС‹. Эта структура возникает Рё развивается спонтанно РїРѕ мере того, как ее члены взаимодействуют РґСЂСѓРі СЃ РґСЂСѓРіРѕРј. Р�РЅРѕРіРґР° неофициальные контакты устанавливаются РёР· эгоистических побуждений.  [2]

Неформальная структура организации ( РІ интересующем нас аспекте) — это система коммуникационных сетей, РїРѕ которым продвигается информация РѕС‚ сотрудника Рє сотруднику.  [3]

Неформальная структура коллектива основана на неофициальных отношениях, зависящих от симпатий и антипатий людей.

Эта структура является внутренней, подчас незримой Рё создается РЅР° РѕСЃРЅРѕРІРµ субъективных связей между людьми, которые больше симпатизируют Рё больше доверяют РґСЂСѓРі РґСЂСѓРіСѓ РІРЅРµ РІСЃСЏРєРѕР№ зависимости РѕС‚ того, обусловлено ли данное взаимодействие какими-либо официальными предписаниями вышестоящего администратора.  [4]

Неформальную структуру характеризуют: реальные полномочия, формирующиеся РІ результате разделения труда между исполнителями; личные ( групповые) симпатии Рё антипатии, определяющие неформальные СЃРІСЏР·Рё; фактические коммуникации, фиксирующие, кто передает информацию, РєРѕРјСѓ, СЃ какой целью, СЃ каким результатом; действенные стимулы-поощрения, принуждения; компетентность Рё РґСЂСѓРіРёРµ деловые качества персонала.  [5]

Р�так, неформальная структура распадается практически РЅР° РґРІРµ сферы — делового сотрудничества Рё социально-психологического межличностного общения.

Первая сфера связана с достижением целей организации или ее подразделений, носит ярко выраженный деловой характер.

Р’ данном случае, РїРѕ выражению Пригожина, неформальная структура служит для того, чтобы решать те проблемы деятельности организации, которые невозможно решать СЃ помощью формальных связей.  [6]

Вторая сфера неформальной структуры основана РЅР° межличностных СЃРІСЏР·СЏС…, формирующихся РЅР° РѕСЃРЅРѕРІРµ чувства РїСЂРёСЏР·РЅРё или неприязни, чувстве принадлежности Рє РѕРґРЅРѕР№ РіСЂСѓРїРїРµ ( например, РїРѕ принципу РѕРґРЅРѕР№ национальности, землячества, общих интересов Рё тд.  [7]

РЎ действием неформальной структуры тесно связан психологический климат — реальное состояние взаимоотношений людей РІ коллективе как участников совместной деятельности.

Р’ оценке психологического климата коллектива целесообразно различать, СЃ РѕРґРЅРѕР№ стороны, взаимоотношения между людьми равного служебного положения, СЃ РґСЂСѓРіРѕР№ — взаимоотношения между руководителем Рё подчиненными. Р’ определенных ситуациях эти стороны РјРѕРіСѓС‚ РЅРµ соответствовать РґСЂСѓРі РґСЂСѓРіСѓ, Рё тогда между сотрудниками возникают напряженные взаимоотношения.  [8]

Знание особенностей неформальной структуры коллектива особенно полезно для РІРЅРѕРІСЊ назначенного руководителя, которому предстоит работать, например, СЃ отстающей бригадой или цехом. Нужно помнить, что смещение предыдущего руководителя, РїРѕ каким Р±С‹ причинам РѕРЅРѕ РЅРё произошло, обычно вызывает значительные структурные СЃРґРІРёРіРё РІРѕ взаимоотношениях работников.  [9]

В то же время неформальная структура состоит из совокупности позиций и взаимосвязей, формируемых на основе личностных характеристик и основанных на отношениях престижа и доверия.

С точки зрения неформальной структуры компетентный и добросовестный начальник отдела может иметь более высокий престиж и значить больше, чем директор организации.

Часто среди руководителей, формально занимающих позиции одного уровня, мы выделяем руководителя, который умеет работать с людьми, способен быстро и четко решать поставленные перед ним задачи.

Отдавая ему предпочтение, налаживая с ним приоритетные деловые контакты, мы тем самым устанавливаем одну из взаимосвязей неформальной структуры.

Такие взаимоотношения не закрепляются официальными правилами, регламентами и нормами и, следовательно, могут быть легко разрушены, например, если выделенный руководитель не оправдал ожиданий.

Таким образом, возможен вывод, что неформальная структура более изменчива, подвижна Рё неустойчива, чем формальная.  [10]

В компаниях принято различать формальные и неформальные структуры.

Формальными считаются структуры полномочий Рё функций, которые устанавливаются РЅР° РѕСЃРЅРѕРІРµ сложившегося взаимодействия между компонентами организации.  [11]

Р’СЃРµ эти проблемы позволяет решить неформальная структура организации.  [12]

Неформальная структура организации.  [13]

РћРґРЅРёРј РёР· важных последствий функционирования неформальной структуры можно считать создание неформальных ассоциаций членов организации — коалиций, представляющие СЃРѕР±РѕР№ первичные социальные РіСЂСѓРїРїС‹; РѕРЅРё основаны РЅР° межличностных отношениях, Р° РёС… члены связаны взаимными обязательствами.  [14]

Эти модели уделяют большое внимание неформальной структуре, которая решающим образом воздействует на достижение целей.

Характеристикам членов организации и их поведению эти модели уделяют больше внимания, чем формальной структуре организаций.

Р’ такой модели можно скорее говорить РѕР± объединениях людей без организаций, так как РІСЃРµ внимание уделяется членам организаций РІ ущерб структуре.  [15]

Страницы:      1    2    3    4

Источник: https://www.ngpedia.ru/id490144p1.html

Коммуникации в организации. Текст лекций — Стр 2

Неформальная структура:  организации формируется вследствие личного стремления членов

поставщиков – один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации;

− потребители (клиенты).

Для многих, согласно мнению П. Ф. Друкера, единственной подлинной целью бизнеса является создание группы потребителей. Под этим понимается следующее: выживание и существование организации зависят от ее способностей находить потребителей своей продукции и удовлетворять их запросы.

Некоммерческие, государственные, правительственные организации также имеют своих потребителей.

Именно потребители определяют для организации то, что относится к результатам ее деятельности, поскольку они решают, какие товары и услуги и их цена наиболее желательны, а какие нет; партнеры по бизнесу – торговые посредники, распространители продукции и т. д.

Конкурирующая среда

Очень редко организация является единственной на рынке, чаще всего она окружена конкурентами.

В их числе – общие конкуренты (борьба за размещение денег вообще – на все нужды потребителя); конкуренты отрасли (конкуренция в сфере избранных клиентом потребностей); конкуренты организации (соперничество в сфере торговой марки).

Руководство любого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять потребителей эффективнее конкурентов, то предприятию не выжить. Во многих ситуациях не потребители, а именно конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и по какой цене.

Важно понимать, отмечает М. Мескон, что потребители – не единственный объект соперничества организаций. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными.

Отношения с конкурентами могут приобретать совершенно неожиданный характер: от резкого противостояния до финансовой и другого рода поддержки. Мескон приводит интересный пример из истории развития фирмы «Дженерал Моторс». В 1979 г.

фирма согласилась дать взаймы несколько сот миллионов долларов своему давнему и традиционному сопернику — корпорации «Крайслер».

Причина заключалась в следующем: если бы фирма «Крайслер» разорилась, то какая-нибудь другая иностранная компания могла ускорить свое развитие, использовав ее развитую дилерскую сеть, что не входило в планы «Дженерал Моторс».

Общественная среда является фактором большого значения.

Уровень развития технологии, технологические нововведения влияют на эффективность, с которой можно изготавливать продукцию и продавать ее, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, и т. д.

Многие современные технологические нововведения глубоко затронули общество и организации в целом, к ним относятся компьютерная, лазерная, микроволновая, полупроводниковая технологии,

робототехника, спутниковая связь, атомная энергетика, получение синтетического топлива и продуктов питания, генная инженерия и др. Исследователи отмечают, что скорость изменения технологий сохранится и в ближайшем будущем, так как в настоящее время в мире работает больше ученых, чем прежде.

На организацию влияют законы и государственные органы. Законодательство может характеризоваться не только сложностью и подвижностью, но и неопределенностью.

Конституция РФ регулирует деятельность отечественных организаций. Среди таких законов есть положения о защите окружающей среды, о безопасности и охране здоровья на рабочем месте, предоставлении отпусков, защите интересов потребителей, практике найма на работу, принципах равной оплаты за равный труд, финансовой защите и т. п.

Состояние экономики определяет стоимость всех ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги; возможности получения организацией капитала для своих нужд. При этом то или иное конкретное изменение состояния экономики может оказывать положительное воздействие на одни организации и отрицательное воздействие на другие.

Социокультурные факторы – это преобладающие жизненные ценности, установки, культурные традиции. Они в определенной степени влияют на продукцию или услуги, являющиеся результатом деятельности организаций.

Люди, как правило, готовы использовать те продукты и услуги, которые соответствуют их этническим, социальным и культурным ценностям и приоритетам.

От социокультурных факторов зависят и способы ведения дел организациями. Организации должны быть в состоянии предугадывать изменение ожиданий общества и обслуживать их более эффективно, чем конкуренты. Это означает, что сама организация должна изменяться, сознательно трансформируясь в институт, приспособленный к социокультурной среде.

Политические факторы в определенной степени могут влиять на развитие организаций. Немаловажное значение для всех организаций имеет такой фактор, как политическая стабильность. Политика страны может формировать благоприятную или неблагоприятную ситуацию в отношении инвесторов. Установление дипломатических отношений может открывать новые рынки.

Макросреда, или международное окружение. Любая организация представляет собой часть национальной и международной структуры.

Одни компании в большей степени, другие — в меньшей связаны с международными условиями рынка, но все они в той или иной степени вынуждены принимать во внимание определенные условия макросреды.

К этим условиям относятся законы потребления, культура тех стран, куда или откуда вывозятся товары. Представленные выше факторы внешней среды как прямого, так и косвенного воздействия в той или иной мере влияют на все организации, но среда

организаций, действующих на международном уровне, отличается повышенной сложностью.

Эффективность существования открытой организации зависит от того, насколько налажены внутренние и внешние коммуникации между всеми ее элементами.

Вопросы для обсуждения:

1.Дайте определение термина «коммуникация».

2.Приведите основную классификацию коммуникаций.

3.Расскажите о системе взаимосвязей открытой организации.

4.Приведите характеристики основных элементов системы открытой организации.

5.Расскажите о характеристиках внешней среды.

Лекция 2. ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

2.1. Особенности внутренних коммуникаций в организации

В современной литературе описываются различные типы организаций: системная, живая, развивающая, социальная, техническая, психологическая, экономическая, потребляющая ресурсы и преобразующая их в конечный продукт, многообразная по целям и методам, применяемым в достижении целей. Эти и многие другие определения могут использоваться по отдельности, в различных сочетаниях, с различной детализацией для определения типа современных организаций.

Вне зависимости от того, к какому именно типу принадлежит та или иная организация, необходимым условием ее существования является координация совместной деятельности работников для достижения поставленных целей.

Это требует хорошо отлаженной системы приема, передачи и переработки информации.

Для того, чтобы управленческие мероприятия были эффективными, а результат деятельности соответствовал ожиданиям, необходима развитая система коммуникаций, обеспечивающая синхронность и точность понимания передаваемого.

Каждый тип организации может быть работоспособным только в том случае, если в нем культивируются соответствующие именно ему формы реализации функций управления.

Роль коммуникации в процессах целеполагания и организации обратной связи вряд ли можно переоценить.

Целостность организации, ее принадлежность к какому-то конкретному типу определяются тем, каким именно способом коммуникации объединяют элементы внешней и внутренней среды и направляют деятельность на достижение поставленных целей. Основные различия коммуникаций заключаются в их структурных и процессуальных характеристиках.

2.2. Структура внутренних коммуникаций

Организационную структуру можно рассматривать как формальную сеть передачи информации, обеспечивающую необходимый уровень эффективности. Она определяет принципы разделения труда, структуру и размеры подразделений, правила делегирования полномочий.

Выделяют три параметра, характеризующих особенности организационных структур: степень формализации, сложность, степень централизации.

Г. Минцберг выделяет следующие способы координации деятельности организаций (см.: Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Пер. с англ. – СПб., 2001. – С. 21):

− взаимное согласование (рис. 2.2.1, а): способствует координации труда благодаря простому процессу неформальных коммуникаций. Контроль над процессом труда осуществляется самими работниками;

− прямой контроль (рис. 2.2.1, б): способствует координации, так как ответственность за работу других людей, определение заданий для них и наблюдение за их действиями возлагаются на одного человека;

− стандартизация рабочих процессов (рис. 2.2.1, в): предполагает точное определение (спецификацию) или программирование содержания труда;

− стандартизациявыпуска (рис. 2.2.1, в): специфицируются результаты
труда (параметры изделия, нормы выработки);
− стандартизациянавыков и знаний (квалификации): означает точное

определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников (рис. 2.2.1, в).

в

Рис. 2.2.1. Схемы координации:

а– взаимное согласование; б – прямой контроль; в – стандартизация;

М– менеджер, А – аналитик, O1, O2 – операторы или работники

На практике комбинируются все пять способов координации деятельности организаций. Проблемы выбора и комбинирования механизмов координации – актуальная тема для менеджмента.

Организационная структура является формальным каналом передачи информации, установленным администрацией и должностными обязанностями работников. Она связывает людей по вертикали и горизонтали внутри трудового коллектива. Однако социальные контакты не ограничиваются только формальными потоками информации, они включают и неформальные (социальные и психологические) способы взаимодействия.

Социально-демографическая структура организации определяется половым, возрастным, этническим составом работников предприятия, уровнем их образования, квалификацией, опытом и стажем работы.

Выделяются гомогенные и гетерогенные типы структур.

Эта характеристика оказывает существенное влияние как на производственно-экономическую деятельность предприятия, так и на эффективность и социально-психологический характер взаимоотношений.

Гомогенность организации, т. е. ее однородность по таким признакам, как пол, возраст, уровень образования и пр., является предпосылкой формирования общности интересов, ценностной ориентации, норм и стереотипов поведения.

Гетерогенные организации часто распадаются на несколько более или менее гомогенных группировок, и формирование их психологического единства и целостности оказывается сложным, а порой недостижимым.

Профессиональная структура основана на разделении труда и необходимости согласования, координации реальных действий всех частников совместной деятельности. Таким образом, возникают четыре типа структурных подразделений:

−административный персонал – руководители, в обязанности которых входит организация системы производства;

−производственный персонал – работники, занятые производством продукции;

−обслуживающий персонал – работники, занятые обеспечением системы производства (маркетинг, снабжение, сбыт, техника безопасности);

−инженерно-технический персонал – работники, занятые созданием новой техники и технологии, обеспечением бесперебойной работы имеющейся техники.

Неформальная структура организации формируется вследствие личного стремления членов организации к тем или иным контактам в рабочей среде на основе действительных функций, выполняемых каждым работником, и представляет собой сеть фактически сложившихся отношений между членами данной группы.

Эта структура возникает и развивается спонтанно по мере того, как ее члены взаимодействуют друг с другом. Люди вступают в неофициальные отношения, чтобы удовлетворить потребность в общении, в привязанности, дружбе, в той или иной информации (профессиональной).

Иногда неофициальные контакты устанавливаются из эгоистических побуждений.

Привязанность людей друг к другу может быть также следствием сходства

вобразовании, квалификации, семейном положении, национальной принадлежности и т. п.

Рассматривая особенности взаимодействия в пределах формальной и неформальной организационных структур, можно говорить, отмечает А. Л. Свенцицкий, соответственно о формальной и неформальной организациях.

Формальная организация представляет собой систему официальных ролей, в то время как неформальная организация есть система ролей неофициальных. Эти системы тесно переплетены между собой и влияют друг на друга.

Результатом такого переплетения можно считать создание коммуникативных сетей (структур), обеспечивающих прохождение вертикальных и горизонтальных информационных потоков.

Внутрикоммуникативные сети подразделяются на централизованные и децентрализованные. Централизованные – все потоки замыкаются на руководителе (лидере). Общение работников друг с другом проходит через центральную позицию.

Такие сети обеспечивают высокую эффективность при решении относительно простых задач. «Неполная» и «полная» сети обеспечивают общение участников коммуникативного процесса друг с другом.

Они эффективны в случае, если производственные задания требуют постоянного обмена информацией относительно их содержания и способов решения.

Психологическая структура внутренних коммуникаций. Среди неформальных коммуникационных сетей можно выделить психологическую структуру. Она характеризует роли участников коммуникационного процесса. Правильный, психологически аргументированный подбор исполнителей ролей является важным фактором, обеспечивающим необходимые потоки информации.

Американские ученые, изучая различные варианты коммуникативных моделей, выделили четыре типа «коммуникаторов» в организации:

−«сторож» – работник, контролирующий прохождение информации к другим работникам. Чаще всего эту роль играют секретари, операторы телефонных станций, диспетчеры и т. д.;

−«лидер мнений» – работник, оказывающий влияние на мнения и поведение других работников. Это может быть неформальный лидер, чье мнение противоречит официальному;

−«связной» – работник, служащий связующим звеном между различными группировками;

−«пограничник» – работник, имеющий высокую степень связей с внешней средой.

В качестве примера использования психологических особенностей и ролевых функций в построении коммуникационных сетей рассмотрим деятельность по управлению персоналом в известной международной корпорации «ЗМ».

Основной целью менеджмента той организации являются наступательные инновационные стратегии. Для внедрения их на практике требуется создание особых условий, в том числе расстановка работников, способных обеспечить процесс внедрения инновационного проекта.

«В качестве важнейшей ставится задача обеспечить в точках межфункционального

взаимодействия контакты работников с одинаковым уровнем профессиональной подготовки и единство терминологического аппарата, с тем чтобы они могли совместными усилиями воспринимать держание проблем, выявлять сильные и слабые стороны нововведений в процессе их создания. При ином подходе возможны «ошибки, недопонимание.

Участники коммуникаций на «стыках» должны обладать примерно равным статусом, чтобы избежать дотирования точки зрения более старшего в иерархии» (Грачёв М. В. Суперкадры: управление персоналом в международной корпорации. – М., 1993. С. 39).

В «ЗМ» выделяют следующих носителей ролевых функций: «антрепренеры» – энергичные руководители, поддерживающие и продвигающие новые проекты; «генераторы идей» – специалисты различного уровня, выдвигающие новые предложения; «информационные привратники» — специалисты, которые накапливают и распространяют необходимую для реалиизации проекта информацию. Они находятся в узловых точках коммутационных сетей, контролируют потоки научно-технических, коммерческих и других сообщений. В организации функционируют также «технологические», «рыночные», «производственные привратники», квалифицированные специалисты, обладающие широкой междисциплинарной подготовкой. Умелое управление сформированными коммуникационными сетями позволяет корпорации добиться поставленных целей.

Вопросы для обсуждения:

1.Что собой представляют особенности внутренних коммуникаций в организации?

2.Опишите модели коммуникативных сетей, обеспечивающих прохождение горизонтальных и вертикальных информационных потоков в организации.

3.Опишите психологическую структуру внутренних коммуникаций.

4.Каковы основные этапы коммуникационного процесса в организациях? Опишите схемы координации.

Лекция 3. РАЗНОВИДНОСТИ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1. Виды коммуникаций в организации

Вертикальные коммуникации. Этот вид обмена информацией составляет основную часть коммуникационного процесса у руководителя.

Составляющие вертикальных коммуникаций следующие: прояснение задач, приоритетов, ожидаемых результатов; обеспечение вовлеченности подчиненных в решение задач; обсуждение проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствование и развитие способностей у подчиненных; сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещение подчиненных о грядущих изменениях; получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Интерактивные (горизонтальные) коммуникации в организациях воз-

никают в процессе взаимодействия с лицами, равными по положению. Они обеспечивают человеку необходимую социальную поддержку.

Как и другие типы организационных коммуникаций, интерактивный процесс имеет множество поведенческих следствий. Возможно, что психологически человеку удобнее обратиться за поддержкой именно к тем, кто стоит примерно на том же уровне, а не к вышеили нижестоящим.

Если поддержка способствует объединению усилий для достижения общих целей и задач, то интерактивные коммуникации оказывают положительное влияние.

Однако, если в группе «равных» не возникает необходимости объединить свои усилия, содержание происходящих между ними коммуникаций может принять неадекватные или даже деструктивные формы.

Кроме того, интерактивные коммуникации между работниками одного уровня могут осуществляться в ущерб вертикальным коммуникациям. Работники, которые успешно общаются между собой на одном уровне и оказывают друг другу социальную поддержку, могут оказаться совершенно несостоятельными в ситуации с нисходящими или восходящими коммуникациями.

Исследователями обобщены и выделены четыре наиболее важные цели интерактивных коммуникаций:

−координация заданий. Руководители отделов могут собираться ежемесячно для того, чтобы обсудить, какой вклад может внести каждый из отделов в достижение общих целей организации;

−решение проблем. Работники отдела могут собраться для того, чтобы обсудить, как они будут работать, если реализуется угроза сокращения бюджета; они могут использовать метод мозгового штурма для решения возникающих перед ними проблем;

−обмен информацией. Работники разных отделов могут встретиться, чтобы обменяться новыми данными;

−разрешение конфликта. Работники отдела могут собраться для того, чтобы обсудить внутренний конфликт.

На развитие интерактивных коммуникаций оказывают влияние новейшие технологии – использование компьютеров, телефонов и телевидения. Конечно, члены организации могут общаться между собой через компьютерную сеть, но коммуникации по-прежнему остаются динамичным межличностным процессом.

Во многих современных исследованиях подчеркивается, что коммуникации представляют собой понимание не явного, а скрытого, носящего личностный характер.

3.2. Межличностные коммуникации в организации

Самым главным в межличностных коммуникациях является передача информации от одного лица к другому. В процессе межличностной коммуникации важное значение имеет обратная связь, поскольку она превращает коммуникационный процесс в двухсторонний. Исследователи выделяют следующие основные характеристики эффективной обратной связи

(табл. 3.2.1):

1.Намерение. Эффективная обратная связь не должна осуществляться в форме личных нападок, унижающих чувство достоинства или затрагивающих репутацию человека.

2.Конкретность. Получатель должен обеспечиваться конкретной информацией, после которой не возникают вопросы, и человек не попадает в ситуацию фрустрации, не зная, что делать.

3.Описательность. Информация должна носить описательный, а не оценочный характер; содержать объективные сведения о том, что сделал человек, а не оценку его деятельности.

4.Полезность. Информация должна быть такой, чтобы работник смог ее использовать для улучшения своего труда, так как сам по себе работник не может что-либо исправить.

5.Своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем лучше, так как работник имеет возможность точнее понять, что от него требуется.

6.Готовность. Для того, чтобы обратная связь была эффективной, необходимо, чтобы у работников была готовность ее поддерживать.

7.Ясность. Реципиент должен ясно понимать руководителя. При этом и руководитель должен стремиться быть понятым.

8.Достоверность. Чтобы обратная связь была эффективной, она должна быть надежной и достоверной. Ситуация или проблема только осложняются, если руководитель оперирует неверной информацией, подчиненный может счесть, что к нему относятся предвзято и несправедливо.

Источник: https://studfile.net/preview/3183431/page:2/

Социальная структура коммуникаций в организации

Неформальная структура:  организации формируется вследствие личного стремления членов

Структура внутренних коммуникаций в организации.

Вне зависимости от того, к какому именно типу принадлежит та или иная организация, необходимым условием ее существования является координация совместной деятельности работников для достижения поставленных целей. Это требует хорошо отлаженной системы приема, передачи и переработки информации.

Для того чтобы управленческие мероприятия были эффективными, а результат деятельности соответствовал ожиданиям, необходима развитая система коммуникаций, обеспечивающая синхронность и точность понимания передаваемого.

Организационную структуру можно рассматривать как формальную сеть передачи информации, обеспечивающую необходимый уровень эффективности.

Она определяет принципы разделения труда, структуру и размеры подразделений, правила делегирования полномочий.

Выделяют три параметра, характеризующих особенности организационных структур:

· степень формализации,

· сложность,

· степень централизации.

Исходя из этих параметров, выделяют следующие способы координации деятельности организации:

взаимное согласование способствует координации труда благодаря простому процессу неформальных коммуникаций. Контроль над процессом труда осуществляется самими работниками;

— прямой контроль способствует координации, так как ответственность за работу других людей, определение заданий для них и наблюдение за их действиями возлагаются на одного человека;

— стандартизация рабочих процессов предполагает точное определение (спецификацию) или программирование содержания труда;

стандартизация выпуска. Специфицируются результаты труда (параметры изделия, нормы выработки); —

стандартизация навыков и знаний (квалификации) означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников.

На практике комбинируются все пять способов координации деятельности организаций. Проблемы выбора и комбинирования механизмов координации — всегда актуальная тема для менеджмента.

Организационная структура является формальным каналом передачи информации, установленным администрацией и должностными обязанностями работников. Она связывает людей по вертикали и горизонтали внутри трудового коллектива. Однако социальные контакты не ограничиваются только формальными потоками информации, они включают и неформальные (социальные и психологические) способы взаимодействия

Социально-демографическая структура организации определяется половым, возрастным, этническим составом работников предприятия, уровнем их образования, квалификацией, опытом и стажем работы.

Выделяются гомогенные и гетерогенные типы структур. Эта характеристика оказывает существенное влияние как на производственно-экономическую деятельность предприятия, так и на эффективность и социально-психологический характер взаимоотношений.

Гомогенность организации, т.е. ее однородность по таким признакам, как пол, возраст, уровень образования и пр.

, является предпосылкой формирования общности интересов, ценностных ориентации, норм и стереотипов поведения.

Гетерогенные организации часто распадаются на несколько более или менее гомогенных группировок, и формирование их психологического единства и целостности оказывается сложным, а порой недостижимым.

Профессиональная структураоснована на разделении труда и необходимости согласования, координации реальных действий всех участников совместной деятельности.

Таким образом, возникают четыре типа структурных подразделений:

— административный персонал — руководители, в обязанности которых входит организация системы производства;

— производственный персонал — работники, занятые производством продукции;

— обслуживающий персонал — работники, занятые обеспечением системы производства (маркетинг, снабжение, сбыт, техника безопасности);

— инженерно-технический персонал — работники, запятые созданием новой техники и технологии, обеспечением бесперебойной работы имеющейся техники.

Неформальная структура организацииформируется вследствие личного стремления членов организации к тем или иным контактам в рабочей среде на основе действительных функций, выполня емых каждым работником, и представляет собой сеть фактически сложившихся отношений между членами данной группы.

Эта структура возникает и развивается спонтанно по мере того, как ее члены взаимодействуют друг с другом. Люди вступают в неофициальные отношения, чтобы удовлетворить потребность в общении, в привязанности, дружбе, в той или иной информации (профессиональной).

Привязанность людей друг к другу может быть также следствием сходства в образовании, квалификации, семейном положении, национальной принадлежности и т.п.

Внутрикоммутикативные сетиподразделяются на централизованные и децентрализованные. Здесь «звезда» и «веер» — примеры централизованных моделей распространения информации, где все потоки замыкаются на руководителя (лидера). Общение работников друг с другом проходит через центральную позицию.

Такие сети обеспечивают высокую эффективность при решении относительно простых задач. «Неполная» и «полная» сети обеспечивают общение участников коммуникативного процесса друг с другом.

Они эффективны в случае, если производственные задания требуют постоянного обмена информацией относительно их содержания и способов решения.

Психологическая структура внутренних коммуникаций. Среди неформальных коммуникационных сетей можно выделить психологическую структуру. Она характеризует роли участников коммуникационного процесса.

Правильный, психологически аргументированный подбор исполнителей ролей является важным фактором, обеспечивающим необходимые потоки информации.

Американские ученые, изучая различные варианты коммуникативных моделей, выделили четыре типа «коммуникаторов» в организации:

— «сторож» — работник, контролирующий прохождение информации к другим работникам. Чаще всего эту роль играют секретари, операторы телефонных станций, диспетчеры и т.д.;

— «лидер мнений» — работник, оказывающий влияние на мнения и поведение других работников. Это может быть неформальный лидер, чье мнение противоречит официальному;

— «связной» — работник, служащий связующим звеном между различными группировками;

«пограничник» — работник, имеющий высокую степень связей с внешней средой.

Источник: https://studopedia.su/9_56660_sotsialnaya-struktura-kommunikatsiy-v-organizatsii.html

Коммуникация в организации

Неформальная структура:  организации формируется вследствие личного стремления членов
 

В широком смысле понятие  «организация» применяется к биологическим, социальным и техническим объектам.  В научных работах понятие «организация» определяется как: − внутренняя упорядоченность,  согласованность,  взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого :

− совокупность процессов или действий,  ведущих к образованию и

совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

− объединение людей,  совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур.

В этих определениях выделяются три уровня организации:  структурный, процессуальный и социально-психологический.

А. Файоль, которого считают отцом классического менеджмента, отмечал, что организовывать – значит «строить двойной – материальный и социальный – организм предприятия».

По мнению М.  Мескона,  чтобы рассматривать некоторую группу как организацию,  необходимо наличие,  по крайней мере,  двух человек,  которые считают себя частью этой группы;  одной цели  (т.  е.  желаемого конечного  состояния или результата),  которую понимают как общую все члены данной группы; членов группы, работающих для достижения значимой для всех цели.4

     Соединив в одно целое эти существенные характеристики,  можно дать следующее определение: организация есть группа людей, деятельность которых сознательно координируется, для достижения общей цели или целей.

Представление об организации развивалось в направлении от жесткого структурно-функционального подхода М.

  Вебера,  школы человеческих отношений к шкале социальных систем, основоположником которой можно считать биолога Людвига фон Бёрталанфи.

  За отправную точкуисследования организации стали принимать уровень социальной системы, объединяющей отдельные элементы. Ключевыми понятиями школы социальных систем являются представления об открытых и закрытых системах.

Система любого типа – это некое целое, состоящее из частей  (подсистем),которые функционируют сообща взаимозависимым образом с целью осуществления общих задач. Отрытая система –  это система,  которая влияет на свое окружение и испытывает влияние с его стороны,  и взаимодействует с ним.

  Концепции,рассматривающие организацию в качестве открытой системы,  акцентируют внимание на взаимосвязи различных компонентов и функций организации и признают взаимную зависимость между организацией и ее внешней средой, являющейся источником трудовой силы и сырья и реципиентом продукции и услуг организации.

2.1 Особенности и функционирование внутренних коммуникаций в организации.

 

На пути обмена информацией в организациях возникают преграды, не зависящие от отправителя сообщения. 
Причинами могут быть:  

1.

Искажение сообщения /преднамеренная его модификация адресатом/ в связи с напряженностью в межличностных отношениях.

Если получатель испытывает неприязнь к отправителю или принципиально не согласен с сообщением, то он меняет его смысл с выгодой для себя и в ущерб отправителю. 

2. Искажения, связанные с фильтрацией информации — принцип деятельности, характерный для руководителей: они решают, какую часть сообщения доводить до сведения подчиненных /сотрудников/, а какую «отсеять», попридержать. 
3. Искажения, продиктованные различием организационных статусов. Устоявшаяся практика посылать «на верх»/руководству/ только положительную информацию, дабы избежать «недовольства» шефа и заработать малейшую его похвалу, оборачиваются дезинформацией и способствуют принятию начальством неверных решений.  
4. Искажения, связанные с перегрузкой информационных каналов. Одновременная 5переработка информации и необходимость вести информационный обмен приводит к тому, что руководитель не в состоянии реагировать на всю информацию. Он «отсеивает» ту информацию, которая ему кажется менее важной, но это — его личная точка зрения. У отправителя может быть совсем другой взгляд на послание. 
5. Искажения, связанные с неудовлетворительной структурой организации, когда в ней имеется много мелких, дублирующих подразделений, следовательно, возрастает вероятность «варьирования», интерпретации и корректировки информации. Ситуацию могут усугубить соперничество, конфликтные отношения между подразделениями.

Система взаимосвязей открытой организации

Внутренняя среда организации (социальная структура, техническая структура, административная структура) — Среда прямого воздействия — Конкурирующая среда —Общественная среда—Макросреда. 
  2.2 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ.  

1

. Регулирование информационных потоков, которых невозможно оценить сразу как «избыточных»или «недостаточных». Информационные потоки находятся в прямой зависимости от целей, принимаемых решений и показателей работы руководителя и его подразделения.  2. Управленческие действия не ограничиваются только регулированием информационных потоков. Применяются также непосредственные контакты с одним или группой подчиненных для обсуждения производственных вопросов. Этой же цели служат общие собрания коллектива подразделения, еженедельные совещания, ежедневные «планерки», «летучки».  3. Системы обратной связи, являющиеся частью контрольно-управленческой информационной системы: можно направить представителя одной части организации в другую /в командировку / с целью обсуждения определенных вопросов, согласования действий, если одна организация имеет несколько филиалов по региону или по стране; можно самому руководителю посетить производственный участок /отдел, бюро и т.д./, чтобы лично удостовериться, как претворяются в жизнь его указания. В качестве варианта обратной связи может быть использован опрос работников, который проводится лично или по опросным листкам /анкетам/. С помощью вопросов можно выявить, насколько четко и полно доведены до работников цели и задачи деятельности подразделения, с какими реальными проблемами сталкиваются работники, получают ли они своевременную и необходимую для работы информацию, открыт ли их руководитель для предложений и для конструктивных критических замечаний /например, по стилю руководства, общению с подчиненными, организации контроля и стимулированию труда и т.п./, информированы ли сотрудники о грядущих переменах, которые могут отразиться на их работе; есть ли необходимость в повышении квалификации /стажировке/ работника, а возможно, и в предоставлении ему краткосрочного отпуска для профилактики здоровья.  

4. Системы сбора предложений, облегчающие поступление информации на верхние уровни управления. Предусматривается, что подавать идеи и рацпредложения по совершенствованию любого управленческого или производственного процесса может каждый работник на многих предприятиях устанавливаются ящики для подачи предложений в анонимном порядке6.

Недостатком такого способа является то, что предложения не всегда рассматриваются или не стимулируются более эффективный способ — это адресные предложения с гарантией стимулирования /вознаграждения/.

Иногда предприятия устанавливают телефонную связь для подачи предложений или вопросов, а ответы печатаются в специальных бюллетенях  вопросы, имеющие взаимный интерес, могут обсуждаться на встречах менеджеров и группы работников /кружков качества, групп контроля, производственных инноваций и т.п.

/ крупные организации практикуют выпуск ежемесячных бюллетеней с информацией по совершенствованию управленческих решений и перспектив развития организаций важным современным средством информационного обеспечения является видеозапись. ленты демонстрируют раз в квартал.

Они содержат как производственную, управленческую, так и финансовую информацию, что позволяет работникам формировать собственное мнение об отдельных руководителях, о соблюдении принципов справедливости в организации их предприятия /учреждения/. 

Современная информационная технология. Получивший широкое распространение персональный компьютер является удобным средством аккумуляции и последующего распространения информации. В современном деловом мире активизируется применение электронной почты, факса.

  Последние нововведения телефонной связи позволяют одному человеку направлять несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения.  Совершенно потрясающие перспективы открываются с подключением организации в систему «Интернет».

 

Наконец, видеоконференции позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся в разных местах, на разных континентах и производить информационные включения с людьми, работающими на околоземных орбитальных станциях.

 

2.3 Структура внутренних коммуникации.

 

Организационную структуру можно рассматривать как формальную сеть передачи информации,  обеспечивающую необходимый уровень эффективности.  Она определяет принципы разделения труда,  структуру и размеры подразделений, правила делегирования полномочий.  Выделяют три параметра,  характеризующих особенности организационных структур:  степень формализации,  сложность,  степень централизации.

Г. Минцберг выделяет следующие способы координации деятельности организаций:

− взаимное     согласование  способствует координации труда благодаря простому процессу неформальных коммуникаций.  Контроль над процессом труда осуществляется самими работниками; 

− прямой    контроль  способствует координации,  так как ответственность за работу других людей,  определение заданий для них и наблюдение за их действиями возлагаются на одного человека; 

− стандартизация    рабочих    процессов   предполагает точное определение (спецификацию) или программирование содержания труда; 

− стандартизация      выпуска  специфицируются результаты труда (параметры изделия, нормы выработки); 

− стандартизация      навыков и знаний  (квалификации):  означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников.7

На практике комбинируются все пять способов координации деятельности организаций. Проблемы выбора и комбинирования механизмов координации – актуальная тема для менеджмента.  Организационная структура является формальным каналом передачиинформации, установленным администрацией и должностными обязанностями работников.

  Она связывает людей по вертикали и горизонтали внутри трудового коллектива. Однако социальные контакты не ограничиваются только формальными потоками информации,  они включают и неформальные (социальные и психологические) способы взаимодействия.

Социально-демографическая структура организации определяется половым, возрастным, этническим составом работников предприятия, уровнем их образования,  квалификацией,  опытом и стажем работы.  Выделяются гомогенные и гетерогенные типы структур.

  Эта характеристика оказывает существенное влияние как на производственно-экономическую деятельность предприятия,  так и на эффективность и социально-психологический характер взаимоотношений.

Гомогенность организации, т. е. ее однородность по таким признакам, как пол, возраст, уровень образования и пр., является предпосылкой формирования общности интересов, ценностной ориентации, норм и стереотипов поведения.

Гетерогенные организации часто распадаются на несколько более или менее гомогенных группировок,  и формирование их психологического единства и целостности оказывается сложным, а порой недостижимым.

Профессиональная структура основана на разделении труда и необходимости согласования, координации реальных действий всех частников совместной деятельности.

Таким образом, возникают четыре типа структурных подразделений:

− административный персонал –  руководители,  в обязанности которых входит организация системы производства;

− производственный персонал –  работники,  занятые производством продукции;

− обслуживающий персонал – работники, занятые обеспечением системы производства (маркетинг, снабжение, сбыт, техника безопасности);

− инженерно-технический персонал –  работники,  занятые созданием новой техники и технологии, обеспечением бесперебойной работы имеющейся техники.

Неформальная структура организации формируется вследствие личного стремления членов организации к тем или иным контактам в рабочей среде на основе действительных функций,  выполняемых каждым работником,  и представляет собой сеть фактически   сложившихся отношений между членами данной группы. Эта структура возникает и развивается спонтанно по мере того, как ее члены взаимодействуют друг с другом. Люди вступают в неофициальные отношения,  чтобы удовлетворить потребность в общении,  в привязанности, дружбе,  в той или иной информации  (профессиональной).  Иногда

неофициальные контакты устанавливаются из эгоистических побуждений.

Привязанность людей друг к другу может быть также следствием сходства в образовании,  квалификации,  семейном положении,  национальной принадлежности и т. п. Рассматривая особенности взаимодействия в пределах формальной и неформальной организационных структур,  можно говорить, отмечает  А.  Л.  Свенцицкий,  соответственно о формальной и неформальной организациях.

Формальная организация представляет собой систему официальных ролей,  в то время как неформальная организация есть система ролей неофициальных. Эти системы тесно переплетены между собой и влияют друг на друга.

  Результатом такого переплетения можно считать создание коммуникативных сетей  (структур),  обеспечивающих прохождение вертикальных и горизонтальных информационных потоков. 8

Внутрикоммуникативные сети подразделяются на централизованные и децентрализованные.  Централизованные –  все потоки замыкаются на руководителе  (лидере).  Общение работников друг с другом проходит через центральную позицию.

Такие сети обеспечивают высокую эффективность при решении относительно простых задач. «Неполная»  и «полная»  сети обеспечивают общение участников коммуникативного процесса друг с другом.

Они эффективны в случае,  если производственные задания требуют постоянного обмена информацией относительно их содержания и способоврешения.

Психологическая структура внутренних коммуникаций.  Среди неформальных коммуникационных сетей можно выделить психологическую структуру. Она характеризует роли участников коммуникационного   процесса. Правильный, психологически аргументированный подбор исполнителей ролей является важным фактором,  обеспечивающим необходимые потоки информации.

Американские ученые,  изучая различные варианты коммуникативных моделей, выделили четыре типа «коммуникаторов» в организации:

− «сторож» –  работник,  контролирующий прохождение информации к другим работникам.  Чаще всего эту роль играют секретари,  операторы телефонных станций, диспетчеры и т. д.; 

− «лидер мнений» –  работник,  оказывающий влияние на мнения и поведение других работников.  Это может быть неформальный лидер,  чье мнение противоречит официальному; 

− «связной» – работник, служащий связующим звеном между различными группировками;

− «пограничник» –  работник,  имеющий высокую степень связей с внешней средой.

В качестве примера использования психологических особенностей и ролевых функций в построении коммуникационных сетей рассмотрим деятельность по управлению персоналом в известной международной корпорации  «ЗМ».

  Основной целью менеджмента той организации являются наступательные инновационные стратегии.  Для внедрения их на практике требуется создание особых условий,  в том числе расстановка работников, способных обеспечить процесс внедрения инновационного проекта.

«В качестве важнейшей ставится задача обеспечить в точках межфункционального17 взаимодействия контакты работников с одинаковым уровнем профессиональной подготовки и единство терминологического аппарата, с тем чтобы они могли совместными усилиями воспринимать держание проблем,  выявлять сильные и слабые стороны нововведений в процессе их создания. 

     Выделяются следующие носители ролевых функций:

«антрепренеры» –  энергичные руководители,  поддерживающие и продвигающие новые проекты; «генераторы идей» – специалисты различного уровня, выдвигающие новые предложения; «информационные привратники» —  специалисты,  которые накапливают и распространяют необходимую для реалиизации проекта информацию.

Они находятся в узловых точках коммутационных сетей,  контролируют потоки научно-технических,  коммерческих и других сообщений.  В организации функционируют также  «технологические», «рыночные», «производственные привратники»,  квалифицированные специалисты, обладающие широкой междисциплинарной подготовкой.

Умелое управление сформированными коммуникационными сетями позволяет корпорации добиться поставленных целей.9

Источник: https://www.referat911.ru/Teoriya-organizacii/kommunikaciya-v-organizacii/21453-1184104-place2.html

Scicenter1
Добавить комментарий