Реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона»

Делопроизводство

Реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона»
ит «отметка о контроле»

Отметка о контроле обозначается буквой «К» и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Реквизит «отметка о контроле» располагается на левом поле документа на уровне заголовка.

Реквизит «отметка о наличии приложений»

Если к документу имеются приложения, то в документе ставится отметка о их наличии. Этот реквизит располагается после текста перед подписью от границы левого поля.

Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если приложения к документу не указаны в тексте, необходимо в отметке о приложении указать полностью наименования документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение:1. Проект контракта с АО «Траст» на 20 л. в 2 экз;

2. Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

Если приложением к документу является документ с приложением, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его приложении и общее количество листов, например:

Приложение: Договор аренды от 21.10.95 №8 и приложение к нему, всего на 15 л.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: Каталог «Weil» в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:

Приложение 1

к приказу директора ОАО «ЭРА»

от 01.04.95 № 17

Реквизит «подпись»

Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.

В состав реквизита «подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

ДиректорподписьА.В. Рогов

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО «РЕАЛ»подписьА.И. Смелов

При оформление документа на бланке организации должность указывается сокращенно, например:

Директор подписьА.И. Смелов

При подписании документа несколькими должностными лицами, составные части реквизита «подпись» располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:

Директорподпись И.Г. Орлов

Главный бухгалтер подпись Н.Н. Зотова

При подписании документа несколькими лицами равными по должности их подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор АО «ДИЗ» Директор 000 «ГЭЗ»

подпись Г.К. Лан подпись И.В. Розов

Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может подписать его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом следует указать фактическую должность и фамилию лица, действительно подписавшего документ. Исправления «И. о.» или «Зам.» вносятся машинописным способом или от руки.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии). Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания участников АО) подписываются председателем этого органа и секретарем.

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст», «приложение» и печатается следующим образом:

  • должность указывается от границы левого поля;
  • расшифровка подписи после 48 печатных знаков от границы левого поля.

Реквизит «визы»

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки целесообразности или своевременности составления документа специалистами предприятия. Реквизит «визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, инициалы и фамилию, дату визирования. Виза располагается ниже реквизита «подпись» от границы левого поля, например:

Юрисконсульт

подпись Н.И. Власов

06.06.95

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.

На исходящих документах виза ставится на втором экземпляре, имеющемся в фирме. На внутренних документах фирмы (приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре.

Реквизит «печать»

На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

Ответственного за хранение и место хранения печати определяет руководитель фирмы.

Реквизит «о заверении копии»

В случае подписания руководителем только первого экземпляра документа остальные заверяются секретарем-референтом.

Реквизит «отметка о заверении копии» располагается ниже реквизита «подпись».

Отметка о заверении копии включает: заверительную надпись «верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения, например:

Верно

Референт подпись А.Л. Силин

00.00.00

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона»

Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «подпись», «визы», например:

Серова 236-01-26

Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Ниже фамилии исполнителя при необходимости могут указываться первые буквы имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:

Петров 239-15-61

КН 2 27.09.95

Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Если документ исполнен, т. е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в дело.

Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».

Отметка включает в себя:

  • слова «в дело» и «номер дела», в котором будет храниться документ;
  • ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);
  • краткие сведения об исполнении, если отсутствует, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;
  • подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

В дело 01-05. Отправлен факс от 01.04.95 № 1218.

Логинов 02.04.95.

Реквизит «отметка о поступлении»

Отметка о поступлении располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившего документ; даты поступления документа и его входящего номера, например:

АО «ЭРА»

Источник: https://www.studsell.com/view/37539/?page=3

Большая Энциклопедия Нефти и Газа

Реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона»

Cтраница 2

РЎ какой целью РІ документах приводится реквизит Фамилия исполнителя Рё номер его телефона. Нужно ли указывать этот реквизит РЅР° РєРѕРїРёСЏС… документов.  [16]

В том случае если разделами картотеки являются фамилии исполнителей ( такая структура картотеки удобна в структурном подразделении), то их рекомендуется располагать по алфавиту.

Названия структурных подразделений РІ картотеке располагают РІ соответствии СЃ последовательностью РёС… РІ классификаторе структурных подразделений данного учреждения, например РІ СЃРІРѕРґРЅРѕР№ номенклатуре дел.  [17]

Верно; дату РїСЂРё заверении РєРѕРїРёРё; фамилию исполнителя Рё номер его телефона; отметку РѕР± исполнении документа Р’ дело Рё индекс дела.  [18]

РќР° документах, требующих РѕСЃРѕР±РѕРіРѕ учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.  [19]

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя ( исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лиц, указанное в поручении первым, если не оговорено иное.

Ему предоставляется право созыва соисполнителей Рё координации РёС… работы.  [20]

Отметка РѕР± исполнителе ( составителе РїРёСЃСЊРјР°) включает фамилию исполнителя Рё номер его служебного телефона Рё помещается РЅР° лицевой стороне РїРёСЃСЊРјР°.  [21]

Отметка РѕР± исполнителе ( составителе РїРёСЃСЊРјР°) включает фамилию исполнителя Рё номер его служебного телефона Рё помещается РЅР° лицевой или оборотной стороне РїРёСЃСЊРјР°.  [22]

Резолюция пишется РЅР° документе соответствующим должностным лицом Рё включает фамилии исполнителей, содержание поручения, СЃСЂРѕРє исполнения, РїРѕРґРїРёСЃСЊ Рё дату.  [23]

Резолюция пишется РЅР° документе соответствующим должно — стным лицом Рё включает фамилии исполнителей, содержание поручения, СЃСЂРѕРє исполнения, РїРѕРґРїРёСЃСЊ Рё дату.  [24]

Особое внимание уделяют графе таблицы, в которой указываются должности и фамилии исполнителей, отвечающих за конкретные участки работы.

РџСЂРё этом важно определить реальный объем работы, которую способен выполнить человек Р·Р° необходимое время эвакуации РёР· здания ( около 6 РјРёРЅ), Рё РЅРµ планировать РѕРґРЅРѕРјСѓ исполнителю чрезмерно большой объем работы. РџРѕРґ таблицей должны быть РїРѕРґРїРёСЃРё составителя плана эвакуации Рё лиц, ознакомленных СЃ планом.  [25]

При выдаче задания рабочему мастер проставляет в наряде табельный номер, фамилию исполнителя, дату и ставит свою подпись.

Рабочий по окончании работы предъявляет через мастера выполненную работу для контрольной приемки.

Контрольный мастер, проверив работу, оформляет рабочий наряд ( проставляет оценку работы, СЃРІРѕР№ РіСЂРёС„, РїРѕРґРїРёСЃСЊ, дату приемки) Рё сдает его РІ расчетную часть бухгалтерии.  [26]

Оперативно-календарное планирование предполагает дальнейшую детализацию планов с точным указанием суток, смены обслуживания и фамилии исполнителя, занимающегося конкретными приборами.

Оперативное планирование Рё затем оперативное управление производством безусловно являются значительным шагом РІ совершенствовании организации производства РІ ремонтных Рё поверочных подразделениях.  [27]

РќР° лицевой или оборотной стороне последнего листа всех экземпляров отпечатанного документа проставляются номер документа, фамилия исполнителя Рё номер его телефона, фамилия лица, печатавшего документ, Рё дата. Указываются количество изготовленных экземпляров Рё РїСЂРё необходимости — адресность каждого РёР· РЅРёС…. Может указываться номер магнитного носителя, СЃ которого печатался документ. Количество экземпляров документа определяется исполнителем РёСЃС…РѕРґСЏ РёР· реальной потребности РІ РЅРёС….  [28]

Выдача заданий регистрируется РІ соответствующем журнале, РІ котором указываются: дата выдачи задания, фамилия исполнителей Рё присвоенная РёРј РіСЂСѓРїРїР° РїРѕ РџРўР‘, объекты Рё объемы работ. Р’ журнале расписываются лица, получившие задание, Рё руководитель, давший задание.  [29]

Р’ конце внутренней РѕРїРёСЃРё цифрами Рё РїСЂРѕРїРёСЃСЊСЋ указывается количество листов единицы хранения, должность РЅ фамилия исполнителя, дата составления внутренней РѕРїРёСЃРё. Листы внутренней РѕРїРёСЃРё нумеруются отдельно РѕС‚ листов единицы хранения.  [30]

Страницы:      1    2    3    4

Источник: https://www.ngpedia.ru/id560525p2.html

Реквизит «Подпись»

Реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона»

Всостав реквизита « Подпись» входятнаименование должности лица, подписывающегодокумент (полное, если документ оформленне на бланке и сокращенное – на документе,оформленном на бланке), личная подписьи ее расшифровка.

Приподписании документа несколькимидолжностными лицами, их подписирасполагают одну под другой впоследовательности, соответствующейзанимаемой должности, например:

Ректоруниверситета Подпись Расшифровка

Главныйбухгалтер Подпись Расшифровка

Еслидокумент подписывают несколькоравнозначных должностных лиц, их подписирасполагаются на одном уровне, например:

Юрист Юрист

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

Еслидолжностное лицо, подпись которого былапредусмотрена на проекте документа,отсутствует, то документ подписываетлицо, исполняющее его обязанности илиего заместитель. При этом обязательноуказывается фактическая должностьлица, подписавшего документ. Не допускаетсяставить косую черту перед наименованиемдолжности.

Реквизит « Виза»

Реквизит« Виза» включает личную подпись, еерасшифровку и дату, а при необходимости– должность визирующего. Отказдолжностного лица от визирования недопускается. При наличии разногласийточка зрения визирующего излагаетсяперед визой или на отдельном листе суказанием об этом в форме « Замечанияприлагаются».

Реквизит « Фамилия исполнителя и номер его телефона»

Фамилиюисполнителя (составителя) документа иномер его служебного телефона располагаютна лицевой или оборотной сторонепоследнего листа документа в левомнижнем углу, например:

Исакова234557

Отметкаоб исполнителе документа позволяетполучателю документа (адресату) выяснитьпо телефону интересующие его вопросыили дать ответ, если решение вопроса нетребует документального закрепления.

Примечание — Номерателефонов указываются без черточек.

Текст письма

Текст – основной реквизит деловогописьма. Текст документа должен бытькратким, достоверным, аргументированным,не допускающим различных толкований.

Краткость текста достигается лаконичностьюизложения, заменой сложных предложенийпростыми, исключением повторений иизлишних подробностей. Максимальнаядлина стандартной строки официальногописьма равна 64 печатным знакам или около 17 см.

Обычная длина строки 60 – 62знака. Выбор такой длины строки объясняетсянаиболее употребимым форматом бумагиА4.

Тексты документов большого объемаделятся на разделы, подразделы, пункты,которые нумеруются арабскими цифрами.

Официальное письмо – один из важнейшихканалов связи предприятия, организации,учреждения с внешним миром.

Как целостная структура любой документдолжен отвечать определенным требованиям.Эти требования предполагают:

— краткость и компактность изложенияофициального материала;

— точность и определенность формулировок,однозначность и единообразие терминов;

— последовательность использованиятехнических приемов правотворчества.

Языки стиль официальной переписки принципиальноотличается от так называемых «доверительных»писем, в которых авторы выступают какличности. В официальном письме частноелицо или представитель фирмы, частнойили государственной, общественнойорганизации выступают как субъектыправоотношений. Правовая сущностьофициальной переписки и предопределяетхарактер содержания писем, их стиль иязык.

Сопроводительноеписьмо – часто составляемый документ,который информирует адресата о направлениик нему прилагаемых к письму документов.Составление сопроводительного письмадопустимо в том случае, если необходимочто-либо разъяснить или дополнить кприложенным документам: указать срокисполнения, объяснить причину задержки,разъяснить сложные моменты.

Реквизит“ Гербовая печать”.

Гербоваяпечать ставится на документах, гдевоспроизведение гербовой печатиспециально предусматривается нормативнымактом. В организациях, не имеющих гербовойпечати, основанных на негосударственной форме собственности, вместо гербовойпечати ставится простая круглая печать.

Реквизит“ Гриф согласования”.

Согласованиедолжно обеспечивать правильное ивсестороннее решение вопросов о качествеподготовленного документа, егоцелесообразности, своевременности,экономической и научно-техническойобоснованности его содержания, осоответствии документа действующемузаконодательству и правовым актам,определяющим компетенцию организации,издающей документ.

Согласованиепроектов документов производится сорганизациями, учреждениями ипредприятиями, структурными подразделениямии должностными лицами, которые всоответствии с их компетенцией имеютнепосредственное отношение к вопросам,содержащимся в проекте документа.

Согласованиеможет быть двух видов: внутреннее (сразличными подразделениями и должностнымилицами) и внешнее (с подчиненными инеподчиненными организациями).

Вопросыдля обсуждения

1 Что такоеделопроизводство?

2 Что такое реквизит?

3 Какие составныечасти (реквизиты) Вы знаете?

4 Расположениеосновных реквизитов в документах.

5 Назовите реквизиты,не обязательные для официального письма.

6Большинство документов имеют одни и теже реквизиты, но каждый вид документа– свой формуляр. Отчего это зависит?

7 Что такое формулярдокумента?

8 Что включает всебя понятие « утверждение документа»?Какие реквизиты входят в состав грифаутверждения? Где они располагаются?

9Назовите реквизит, который оформляетсяпри регистрации документов.

10 Объяснитеназначение реквизита «подпись», какиеэлементы входят в этот реквизит?

11 В каких случаяхобязательно надо заполнять реквизит «ссылка на индекс и дату входящегодокумента»?

12 Какие реквизитыпроставляются в правом верхнем углубланка?

13 Какой реквизитопределяет подлинность документа?

14 Объяснитеназначение реквизита « резолюция».

15 Что такое « виза»на документе?

16 Объяснитеназначение реквизита «согласованиедокумента». Из каких элементов состоитгриф согласования?

17Как формируется заголовок к тексту? Вкаких документах заголовок согласуетсяс наименованием вида документа в падеже?

18Оформите несколько заголовков к текстам:письма, акта, протокола, докладнойзаписки

19Сколько адресов можно максимальнопоместить на одном документе?

20Оформите несколько видов отметок: обисполнителе, об исполнении документаи направлении его в дело, о поступлениидокумента.

Источник: https://studfile.net/preview/5615615/page:4/

Структурные элементы документа. Правила оформления текста

Реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона»

Каждый документ состоит из отдельных элементов — реквизитов. Различают постоянные и переменные реквизиты документа. Постоянные реквизиты печатаются при изготовлении бланка, переменные фиксируются на бланке в процессе заполнения.

Совокупность реквизитов, расположенных в установленной последовательности, называется формуляром. Каждый вид документа должен иметь свой формуляр-образец, то есть определенную модель построения однотипных документов.

Лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, называется бланком. Бланки изготавливаются двух форматов — А4 и А5 (например, для справок).

Группа реквизитов и их постоянных частей, воссозданная на бланке документа как единый блок, называется штампом.

Формуляр-образец предусматривает следующие реквизиты и их расположение в управленческой документации (табл. 3.1).

Таблица 3.1. Реквизиты и их расположение

№ с/пРеквизитПравила оформления
123
1Государственный Герб УкраиныРасполагается посередине бланка или в угловой части листа над серединой строк с названием организации
2Эмблема организации или предприятияРядом с названием организации. Как эмблему можно использовать товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке

Продолжение табл. 3.1

1 123
3ИзображениягосударственныхнаградыВ верхнем левом углу или посередине документа
4Код предприятия, учреждения, организацииВ правом верхнем углу
5Код формы документаВ верхнем правом углу под кодом предприятия, организации, учреждения
6Название министерства или ведомства, которому подчиняется учреждениеВ верхнем правом углу или посередине строки
7Полное название учреждения, организации или предприятия -автора документаВ верхнем левом углу. Может наноситься 1 с помощью штампа или типографским способом
8Название структурного подразделенияВ верхнем левом углу. Разрешается печатать машинописным способом
9Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, номер счета в банкеВ верхнем левом углу листа, оформляются согласно почтовых правил: ул. Владимирская, 68, г. Киев — 33, тел. 221-70-80.На бланке для писем указывают номер расчетного счета в отделении банка: расчетный счет № 11632516 в Укринбанка г. Киева, МФО М 321518.
10Название вида документаееСлева или посередине строки. Приводится во всех документах, кроме писем. В зависимости от зазви устанавливается формуляр, структура рэкета, особенности изложения
11ДатаДокумент датируется днем его подписания или утверждения. На бланках дату подписания документа ставят в левой верхней части вместе с индексом на специально отведенном для этого месте. Если же документ составлен не на бланке, то дата ставит-я под текстом слева

Продолжение табл. 3.1

123
12ИндексВ верхней левой части страницы. Этот реквизит позволяет обеспечить оперативный поиск документа, контроль исполнения
13Ссылка на индекс и дату входящего документаВ верхней левой части страницы. Содержит дату и индекс, указанные в документе организацией, которая заключила ли выдавшего документ
14Место составления или изданияВ верхней левой части страницы. Содержит название города или населенного пункта, где выдан документ
15Гриф ограничения доступа к документуСправа под кодом формы. Записывается с ередини строки: для служебного пользования, (полностью) секретно
16АдресатВ личных официальных документах — справа в верхней части страницы. Каждый элемент — название учреждения, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес — пишется с новой строки
17Гриф утвержденияВ верхней правой части документа
18РезолюцияПеременный реквизит, который содержит информацию о дальнейшей работе с документом. Состоит из следующих элементов: фамилия и инициалы исполнителя» которому отправлен документ; указание о порядке в характере исполнения документа; срок исполнения документа; личная подпись руководителя; дата
19Заголовок текстаПечатается строчными буквами, располагается под названием вида документа; как правило, начинается с предлога «о»
20Отметка о контроле3 левой стороны в верхней части поля первой страницы документа
21ТекстСостоит из следующих логических элементов:o введение;o доказательство;o окончания.Располагается по всей ширине страницы (от поля к полю)

Продолжение табл. 3.1

123
22Отметка о наличии приложенияСлева в верхней половине страницы
23ПодписьПодписывают, как правило, первый экземпляр документа. В состав подписи входят:o указания должности (слева);o инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (справа);o подпись (посередине). Расшифровка подписи в скобки не берется
24ГрифсогласованиеСостоит из:o слова «согласовано» или «согласовано»;o названия должности должностного лица (включая наименование учреждения), с которым согласовывается документ;o личной подписи;o его расшифровки;o дать.Располагается ниже реквизита «подпись» или на отдельной странице
25ВизаВнутреннее согласование документа, его визирование. Виза состоит из личной подписи лица, визирующего документ, и даты. Небольшие замечания (1-2 строчки) располагаются перед визой: Не возражаюДекан факультета ТЦР и ФХП (подпись) Г.О. Симахина
26ПечатьПрикладывается к документам, которые требуют особого заверения. Печати бывают гербовые (для документов, удостоверяющих физические или юридические права лиц) и простые (круглые, квадратные, треугольные — для документов, которые используются за пределами организации, для справок 3 места работы и др.)
27ОтметказасвидетельствованиекопииВ правом верхнем углу пишется слово » копия»; под реквизитом «подпись» — слово 'правильно»; указывается дата, должность исполнителя, подпись и ее расшифровка. V при необходимости заверяется печатью

Окончание табл. 3.1

123
28Фамилия исполнителя и номер Его телефонаОбязательный на исходящих документах (письмах, справках, заключениях). Состоит из:o фамилии исполнителя;o номера его служебного телефона. Ставятся в нижнем левом углу последней страницы документа
29Отметка об исполнении документа и направлении его в делоВ левой или центральной части нижнего поля первой страницы; содержит:o краткую справку об исполнении;o слова «дела» и номер дела, к которому должен быть подшит документ;o дату направления документа в дело;o подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя
ЗООтметка о переносе данных на машинный носительПосле текста, в нижней части документа. Содержит:o запись «Информация перенесена на машинный носитель»;o подпись лица, ответственного за перенос данных;o дату переноса
Отметка о поступленииСодержит сокращенное название организации, получившей документ, и дату его поступления.Располагается справа на нижнем поле документа
32ОтметкагосударственнойрегистрацииВ верхней части документа

Главным элементом документа является текст. Это совокупность предложений, последовательно объединенных содержанием и построенных по правилам определенной языковой системы. Он является средством воспроизведения содержания, связанного одной темой, основной мыслью и структурой.

Членение текста на составляющие части, графическое отделение одной части текста от другой, а также использование нумерации заголовков, подзаголовков и т.д называется рубрикацией. Она является внешним выражением композиционной строения делового бумаги, а степень ее сложности зависит от объема, тематики, назначения документа. Самая простая рубрикация — деление текста на абзацы.

Абзац — это отступ справа в строке, которым начинается изложение новой мысли в документе, а также фрагмент текста между двумя такими отступами. В текстах англоязычных документов абзацный отступ делается изредка, зато пропускается одна строка. Следует помнить, что абзац, какой бы ни была его длина, — это внутрішньозамкнене смысловое целое, которое выражает законченную мысль.

Средняя длина абзаца должно быть 4-6 предложений, хотя в текстах документов есть абзацы, которые содержат только одно предложение. Например:

На основании вышеуказанного считаем, что представленная диссертационная работа имеет важное научное и практическое значение, соответствует требованиям ВАК к кандидатским диссертациям, а ее автор — Бондаренко Леся Александровна заслуживает присвоения ей ученой степени кандидата филологических наук (3 отзыва).

Абзацне членения текста дополняет нумерация рубрик текста, что указывает на взаимозависимость определенных разделов, частей, пунктов и их подчинения. Существует две системы нумерации — комбинированная (традиционная) и новая.

Комбинированная нумерация основывается на использовании различных типов символов — слов, букв, арабских и римских цифр. Эта система использования различных обозначений обязательно должна быть логичной, последовательной и строиться по признаку роста.

Новая система базируется на использовании только арабских цифр, расположенных в определенной последовательности. Применяя эту систему, следует придерживаться следующих правил:

o после номера части, раздела, пункта, подпункта ставится точка;

o номер каждой части включает номера высших ступеней деления:

— разделы — 1., 2., 3., 4.;

— номер подраздела состоит из номера раздела и порядкового номера подраздела, отделенного точкой — 1.2., 1.3., 1.4. т.п.;

— номер пункта содержит порядковый номер раздела, подраздела и пункта, разделенных точками — 1.1.1., 1.1.2., 1.1.3. и т.д.;

— номер подпункта состоит из номера раздела, подраздела, пункта, подпункта, разделенных точкой — 1.1.1.1., 1.1.1.2., 1.1.1.3. и т.д.

Применение новой системы нумерации упрощает обработку документов и дает возможность не употреблять словесных наименований и символов (табл. 3.2).

Таблица 3.2. Комбинированная и новая системы нумерации

Комбинированная (традиционный)Новая
А. Б. В. Раздел i1
И. II. ПИ. Часть 11.1
1.2.3. Часть 21.2
1) 2) 3) пункт 11.2.1
а) б) в) параграф И1.2.2.1
2
прочее

Правила оформления заголовков и подзаголовков. Заголовок пишется прописными буквами. Он должен быть не длиннее чем 40 знаков. Не разрешается переносить слова в заголовке. Если заголовок большой, то его делят (по содержанию) на несколько строк:

НеправильноПравильно
ИНОЯЗЫЧНЫЕ СЛОВА И ИХ МЕСТО В ПРОФЕССИОНАЛЬНОМ ВЕЩАНИИИНОЯЗЫЧНЫЕ СЛОВА И ИХ МЕСТО В ПРОФЕССИОНАЛЬНОМ ВЕЩАНИИ

В документах заголовок пишется с малой буквы тогда, когда он расположен после названия вида документа, а с большой буквы — если он предшествует ей.

Примеры:

1. ПОЛОЖЕНИЯ

специализированные ученые советы

2. О внесении дополнений в Положение о специализированных ученых совета

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Текст заголовка пишется через 3-4 интервала.

Размещается заголовок посередине строки или в его начале у левого поля. Точка после заголовка не ставится. Не следует писать заголовок в конце страницы, если нет места для текста; лучше перенести его на следующую страницу.

Короткие заголовки пишутся в разбивку, используя специальную функцию компьютера. Например:

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ ВЫВОДЫ

Подзаголовки пишут строчными буквами без подчеркиваний. Расстояние между заголовком и подзаголовком должно составлять 2 строки, а между подзаголовком и текстом — 3-4. Если подзаголовок содержит несколько строк, то они отделяются друг от друга 1 строкой.

Например:

ОБЩИЕ ПРАВИЛА БИБЛИОГРАФИЧЕСКОГО ОПИСАНИЯ Части, элементы и участки описания

Источник: https://studbooks.net/48799/dokumentovedenie/strukturnye_elementy_dokumenta_pravila_oformleniya_teksta

Текст письма

Реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона»

Реквизит « Фамилия исполнителя и номер его телефона».

Реквизит « Виза».

Реквизит «Подпись».

В состав реквизита « Подпись» входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Ректор университета Подпись Расшифровка

Главный бухгалтер Подпись Расшифровка

Если документ подписывают несколько равнозначных должностных лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например:

Юрист Юрист

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ. Не допускается ставить косую черту перед наименованием должности.

Реквизит « Виза» включает личную подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости – должность визирующего. Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме « Замечания прилагаются».

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Исакова 234557

Отметка об исполнителе документа позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.

Примечание — Номера телефонов указываются без черточек.

Текст – основной реквизит делового письма. Текст документа должен быть кратким, достоверным, аргументированным, не допускающим различных толкований.

Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам или около 17 см.

Обычная длина строки 60 – 62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом бумаги А4.

Тексты документов большого объема делятся на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром.

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Эти требования предполагают:

— краткость и компактность изложения официального материала;

— точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

— последовательность использования технических приемов правотворчества.

Язык и стиль официальной переписки принципиально отличается от так называемых «доверительных» писем, в которых авторы выступают как личности.

В официальном письме частное лицо или представитель фирмы, частной или государственной, общественной организации выступают как субъекты правоотношений.

Правовая сущность официальной переписки и предопределяет характер содержания писем, их стиль и язык.

Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты.

Реквизит “ Гербовая печать”.

Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение гербовой печати специально предусматривается нормативным актом. В организациях, не имеющих гербовой печати, основанных на негосударственной форме собственности, вместо гербовой печати ставится простая круглая печать.

Реквизит “ Гриф согласования”.

Согласование должно обеспечивать правильное и всестороннее решение вопросов о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, экономической и научно-технической обоснованности его содержания, о соответствии документа действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Согласование проектов документов производится с организациями, учреждениями и предприятиями, структурными подразделениями и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование может быть двух видов: внутреннее (с различными подразделениями и должностными лицами) и внешнее (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/3_4665_tekst-pisma.html

Scicenter1
Добавить комментарий