Реквизит «Индекс»: Индекс — регистрационный номер присваивается каждому исходящему,

Регистрационный номер документа (12)

Реквизит «Индекс»:  Индекс - регистрационный номер присваивается каждому исходящему,

Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер (индекс) исходящего документа может состоять из трех частей: обозначения структурного подразделения, подготовившего документ, индекса дела и порядкового номера исходящего документа (например, 03-45/68, где 03 – индекс подразделения, 45 – номер дела, 68 – порядковый номер исходящего документа).

Реквизит Ссылка на регистрационный номер и дату документа входящего (13)

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и переписывается из инициативного документа. Инициативный – документ, требующий ответа.

Место составления или издания (14)

На каждом документе должно быть указано место его составления или издания. В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах – может входить в реквизит «Наименование организации». В других случаях место составления или издания специально указывается в документах с учетом административно-территориального деления.

Адресат (15)

Составные части реквизита:

— наименование организации;

— наименование структурного подразделения;

— должность получателя;

— фамилия и инициалы должностного лица;

— почтовый адрес (при необходимости).

Наименование организации и структурного подразделения пишутся в именительном падеже, должность и фамилия получателя – в дательном. Каждая часть реквизита печатается с новой строки (строчными буквами кроме заглавных). Точка в конце реквизитов не ставится.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. В соответствии с правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

— наименование адресата, (организации или фамилия, имя, отчество);

—  название улицы, номера дома, номера квартиры;

— название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);

— название области, края, округа, республики;

— страна (для международных отправлений);

— почтовый индекс.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.

Реквизит изображается одним из способов:

— Центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

— Флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Например, документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу:

Предприятие «Контакт» Главному специалисту А.С.Смирнову Ленинский пр., д. 9 Москва, 117049

Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке:

Генеральному директору Компании «Луч» Б.В.Рощину

              Наименование организации может входить в состав наименования должности:

директору Ростовского-на-Дону Механического завода В.Ф.Савину

    При адресовании документа частному лицу обязательно приводится почтовый адрес:

Красовой А. Ю. ул. Бойцовская, 5, кв. 3 г. Химки Московской обл., 148012

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным почтовым правилам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце страна: например:

P. Lunin 32-17 Ordinka Moscow 119215 Russia

    Адрес письма, отправленного по факсу, указывается следующим образом:

Директору ЗАО «Развитие» А.И.Федорову ф. (095) 235 41 08

    При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется.

При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом указывается только один адресат.

Рекомендуемые страницы:

Источник: https://lektsia.com/13x16ec.html

Индексируем подразделения организации: как?

Реквизит «Индекс»:  Индекс - регистрационный номер присваивается каждому исходящему,

Индексы подразделений нужны в разных рабочих ситуациях. Например, при составлении номенклатуры дел в строке «Раздел» указывается код структурного подразделения, который также станет первой частью индексов всех его дел.

При внедрении СЭД, когда для каждого отдела заводится специальная папка в системе, также используют его индекс. Наконец, отдел кадров и бухгалтерия в некоторых документах заполняют поле «Код структурного подразделения».

В статье мы расскажем, как правильно присваивать индексы структурным подразделениям и филиалам организации.

Главное – согласованность

Казалось бы, придумать коды для подразделений несложно. Но именно в этой простоте и заключается главная проблема индексации. Случается, что одно подразделение, например отдел кадров, индексирует все отделы организации, но не считает нужным информировать об этом коллег из других отделов и руководство.

Через некоторое время делопроизводители берутся за составление номенклатуры дел, в результате чего у подразделений оказывается уже по два разных индекса.

А затем ИТ-специалисты составляют большой телефонный справочник внутренних номеров и присваивают всем отделам индексы уже по собственному усмотрению…

Так может продолжаться сколько угодно долго, пока не настанет день, когда окажется, что номеров существует множество, но официального индекса нет ни у одного из подразделений, при этом никто не хочет отказываться от своих разработок.

Таким образом, чтобы не повторять сюжет классической басни про лебедя, щуку и рака, нужно сделать простую вещь: утвердить коды структурных подразделений на уровне решения первого лица, то есть издать соответствующий приказ. А предварительно выяснить, не проводилась ли индексация подразделений ранее.

Как показала описанная ситуация, для этого нужно не только проанализировать изданные распорядительные документы, но и опросить руководителей структурных подразделений.

 

Индекс подразделения организации – как структурного, так и обособленного – это уникальный код, в котором зашифрована информация об этом подразделении.

Состав зашифрованной в коде информации может быть каким угодно. Например:

• порядковый номер подразделения в соответствии с организационной структурой;

• наименование подразделения;

• подчиненность подразделения;

• местонахождение подразделения;

• функционал подразделения и др.

Части индексов могут отделяться друг от друга любыми знаками, но наиболее распространены косая черта, дефис и точка. Например:

12 – простой порядковый номер подразделения в соответствии с организационной структурой;

ТД/2 – второе подразделение в технической дирекции;

УП/ОТиЗ – отдел труда и заработной платы в управлении по персоналу;

ДП.V-Сиб – дирекция по продажам в пятом филиале организации по Сибирскому федеральному округу.

Индексация подразделений в организациях с простой структурой

Первый уровень индексов. Самый простой способ проиндексировать подразделения – присвоить им порядковые номера (01, 02, 03 и т.д.). Таких индексов будет более чем достаточно для номенклатуры дел и заполнения форм документов в кадровом делопроизводстве, а также для сокращенного наименования подразделений во внутренних документах.

Без особой необходимости усложнять их нет смысла.

Этот способ подходит для индексации подразделений организации, имеющей простую структуру, – довольно крупной, но без филиалов (Схема 1).

Из Схемы 1 видно, что генеральному директору напрямую подчинены помощник генерального директора, а также руководители следующих подразделений:

• дирекция по продажам;

• производство;

• техническая дирекция;

• дирекция по экономике и финансам;

• управление по логистике;

• юридический отдел;

• ИТ-отдел.

Помощник генерального директора руководит канцелярией и архивом – он отвечает за все делопроизводство организации и аккумулирует у себя все организационно-правовые и распорядительные документы, а также часть информационно-справочных документов топ-менеджеров. Поэтому условное подразделение, за которое он отвечает, принято обозначать как «Руководство».

Таким образом, индексы первого уровня будут выглядеть так:

Второй уровень индексов. В ряде случаев на этом индексацию можно завершить. Но если дирекция и управления делятся на отделы (см. Схему 1), индексацию продолжают – вводят индексы второго уровня (Пример 1).

Между частями индекса мы ставим косую черту. Все дополнения к этим обозначениям, например порядковые номера дел по номенклатуре, будут указываться через дефис: 06/02-01.

Буквенный индекс. На наш взгляд, более информативным является другой способ индексации: подразделения первого уровня обозначаются буквами, благодаря чему идентифицируются легче, а отделы второго уровня получают дополнительные числовые обозначения (Пример 2).

Индексация подразделений в организациях со сложной структурой

Необходимость составлять сложные индексы для подразделений возникает в случае, если организация имеет сложную структуру, например у нее есть сеть филиалов, или вовсе является холдингом (группой компаний).

«Простыми» индексами здесь не обойтись. Индекс будет состоять как минимум из двух, а скорее всего, трех или четырех частей.

На Схеме 2 показана структура организации с центральным офисом и четырьмя филиалами, каждый из которых имеет по четыре подразделения.

И в этом случае общий принцип индексации остается неизменным: подразделения получают уникальные числовые или буквенные коды.

Если ваша организация имеет разветвленную структуру, используйте буквенные индексы уже на первом уровне индексации – буквы воспринимаются легче, чем числа.

Индексы первого уровня в организации из нашего примера могут выглядеть так:

Разные буквы для подразделений первого уровня исключают повторение индексов. В нашем упрощенном примере не составило труда обозначить четыре филиала разными буквами. Но на практике филиалов может быть и несколько десятков. Однако в любом случае трудности здесь вполне преодолимы.

Индексы второго уровня. Вернемся к нашему примеру и проставим индексы второго уровня, причем начнем с филиалов.

В каждом из них по 4 отдела: отделы продаж, логистики, кадров и административный отдел. Выберем для них числовые обозначения (Пример 3).

Индексация подразделений Центрального офиса.

Что касается индексов для центрального офиса и его подразделений, то кажется логичным пойти по тому же принципу и связать индекс первого уровня ЦО с буквенными индексами второго уровня Р, ДП и др. и получить ЦО-Р и ЦО-ДП. Но здесь нужно остановиться и вспомнить о правилах индексации: соблюдать уникальность и не помещать в индекс ненужной информации.

Обозначение ЦО, равно как и буквенные обозначения подразделений центрального офиса первого уровня в нашей организации, больше не встречается ни в одном из филиалов или подразделений. Поэтому мы оставим ЦО для обозначения центрального офиса, а его подразделения обозначим индексами, состоящими из двух частей.

Мы делаем это, чтобы не помещать в индексы лишней информации: и так понятно, что, например, ДЭиФ существует только в главном офисе организации, не нужно сообщать об этом лишний раз (Пример 4).

Индексы на практике

 Индексы в номенклатуре дел. Приведем пример обозначения разделов и индексов дел по номенклатуре: очевидно, что индексы дел будут отличаться от стандартных 01/02 и других (Пример 5).

Однако это вполне допустимо, ведь наша цель – создать читаемые, а не формальные индексы, и к документам это относится тоже.

■ Приказ об индексации подразделений организации. Какой бы способ индексации ни был избран, его нужно закрепить на самом высоком уровне – издать приказ по основной деятельности.

В констатирующую часть приказа принято выносить основание для его издания.

Поскольку индексация подразделений используется во многих процессах, нет необходимости перечислять их все. Лучше обойтись общей формулировкой (Пример 6).

РЕЗЮМЕ

1. Прежде чем индексировать подразделения организации по собственной инициативе, нужно выяснить, не проводилась ли индексация ранее.

2. Индексы должны быть уникальными и не перегруженными лишней информацией.

3. Простейший индекс – числовой (01, 02, 03 и т.д.). Кроме того, индексы могут быть буквенными, а также комбинированными. Буквы в индексах воспринимаются легче, чем числа, и являются более информативными.

4. Любое усложнение индекса должно быть оправдано. Если можно остановиться на простых числовых обозначениях, то лучше так и сделать.

5. Индексы вводятся в обращение приказом по основной деятельности.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/3_2017/indeksacija/

Требования к оформлению и реквизиты управленческих документов

Реквизит «Индекс»:  Индекс - регистрационный номер присваивается каждому исходящему,

В перечень реквизитов входят:

  • Ш Государственный герб.
  • Ш Эмблема предприятия.
  • Ш Код организации по общегосударственному классификатору организаций.
  • Ш Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации.
  • Ш Наименование министерства.
  • Ш Наименование организации.
  • Ш Наименование структурного подразделения.
  • Ш Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.
  • Ш Название вида документа.
  • Ш Дата.
  • Ш Индекс.
  • Ш Ссылка на индекс и дату входящего документа.
  • Ш Место составления или издания.
  • Ш Гриф ограничения доступа к документу.
  • Ш Адресат.
  • Ш Гриф утверждения.
  • Ш Резолюция.
  • Ш Заголовок к тексту.
  • Ш Отметка о контроле.
  • Ш Текст.
  • Ш Отметка о наличии приложения.
  • Ш Подпись.
  • Ш Гриф согласования.
  • Ш Визы.
  • Ш Печать.
  • Ш Отметка о заверении копии.
  • Ш Фамилия исполнителя и номер его телефона.
  • Ш Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
  • Ш Отметка о поступлении.

Реквизиты:

Код организации и Код формы документа располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.

Наименование министерства и Наименование предприятия указывается в полном соответствии с правовыми актами.

Наименование структурного подразделения — применяется только внутри предприятия.

Адресные данные предприятия — используются только при переписке.

Название вида документа — приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем.

Дата — оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Индекс — регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

Ссылка на индекс и дату входящего документа — проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма.

Место составления или издания — указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.

Гриф ограничения доступа к документу — указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы: «Для служебного пользования», «Секретно» и т.п.

Адресат — располагается в правом верхнем углу документа.

Гриф утверждения — должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Резолюция — включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами Адресат и Текст.

Заголовок к тексту — содержит краткое содержание документа.

Отметка о контроле — только тех документов, которые взяты на контроль.

Текст — содержательная часть документа, представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов:

  • — краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
  • — объективность и достоверность информации;
  • — составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
  • — структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение.
  • — широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Отметка о наличии приложения — указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения.

Подпись — входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Гриф согласования — состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласован документ.

Виза — используют для внутреннего согласования документов.

Печать — ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

Отметка о заверении копии — проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

Фамилия исполнителя и номер его телефона — располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело — для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка о поступлении — проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы.

К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа.

Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

Основные правила при оформлении документов:

  • — текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;
  • — первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;
  • — реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;
  • — реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;
  • — расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;
  • — если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;
  • — точку в конце заголовка не ставят;
  • — в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;
  • — номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Источник: https://studwood.ru/992963/menedzhment/trebovaniya_oformleniyu_rekvizity_upravlencheskih_dokumentov

Регистрационный индекс документов

Реквизит «Индекс»:  Индекс - регистрационный номер присваивается каждому исходящему,

20. Индексация документов состоит в присвоении им условных обозначений — индексов, которые предоставляются документам во время их регистрации.

Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа, в границах группы документов, который регистрируется и дополняется индексами, что используется в учреждении, индексами согласно номенклатуры дел, корреспондентов, должностных лиц, которые рассматривают илиподписывают документ, исполнителей, вопросов деятельности, которых касается документ и др.

Составные части регистрационного индекса отделяются одна от другой наклоненной вправо чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного индекса может меняться независимо от того, какой документ регистрируется — входящий, исходящий или такой, который составлен в учреждении.

Для входящих документов регистрационный индекс состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или другого индекса, который используется в учреждении, например: 845/01-10, где 845 — порядковый номер, 01-10 -индекс дела по номенклатуре.

Для исходящего документа регистрационный индекс размещается в обратной последовательности — индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой индекс, который используется в учреждении) и порядковый номер, например: 02-15/258, где 02-15 — индекс дела по номенклатуре, 258 — порядковый номер.

В целях разрозненных групп документов к регистрационному индексу может добавляться отметка, которая складывается из литер, например: 120/02-15 ДСП, где ДСП используется для обозначения документов с грифом «Для служебного пользования».

Если документ подготовлен двумя или больше учреждениями, регистрационный индекс включает индексы каждой из этих учреждений, которые проставляются через правостороннюю наклонную черту в последовательности, в которой документ подписан его авторами, например: 41/68 — для совместных распорядительных документов или 03-14/450/02-11/208 — для совместных писем.

Ссылка на регистрационный индекс и дату

21. Для исходящих документов ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает в себя регистрационный индекс и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного индекса в специально отведенном месте на бланке.

Гриф ограничения доступа

22. Гриф ограничения доступа к документам («Для служебного пользования») оформляются согласно с соответствующими нормативными актами и располагаются в правой части верхнего поля документа выше реквизита «Адресат» или «Грифа утверждения».

Адресат

23. Документы адресуются учреждению, её структурным подразделениям или конкретным должностным лицам. В случае адресации документа учреждению или её структурным подразделениям без указания должностного лица их наименование наводится в именительном падеже, например:

Исполнительный комитет г. Харцызска

Если документ посылается должностному лицу, наименование учреждения и её структурного подразделения приводится в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — у дательном, например:

Исполнительный комитет г. Харцызска

архивный отдел

начальнику

фамилия, инициалы (инициал имени)

В случае, когда документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименования учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое приводится в дательном падеже, например:

Мэру г. Харцызска

Фамилия, инициалы (инициал имени)

Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:

Директорам общеобразовательных школ

Документ не должен иметь более четырёх адресатов. Слово «копия» перед наименованием другого, третьего, четвёртого адресатов не ставится. В случае рассылки документов более чем четырём адресатам составляется список на рассылку с обозначением на каждом документе только одного адресата.

Реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи ведомостей об адресате учреждения должны отвечать Правилам предоставления услуг почтовой связи. Полный адрес указывается в случае отправки документа разовым корреспондентам, например:

Министерство образования республики

ул. Ленина, д. 15,

г.Донецк, 86083

В случае отправки документа физическому лицу сначала указывается в именительном падеже фамилия, имя, отчество (инициалы или инициал имени), потом почтовый адрес, например:

Литвинов Иван Иванович

ул. Кирова, д. 32 п. Троицко — Харцызск

Донецкая народная республика, 83790

При отсылке документа органам законодательной или исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.

Источник: https://poisk-ru.ru/s71465t1.html

Что такое индекс документа? Что значит «индекс документа»? — Карта мира финансов

Реквизит «Индекс»:  Индекс - регистрационный номер присваивается каждому исходящему,

Регистрационный индекс — это условное обозначение, которое присваивается входящим, исходящим и внутренним документам при их регистрации в соответствии с принятой системой индексации.

Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.

) и другими условными обозначениями.

Индексации подлежат все регистрируемые документы. Регистрационные индексы проставляются на документах из регистрационных форм (журналы регистрации, регистрационные карточки). На приложениях к поступившим или отправляемым документам они не ставятся. И включает в себя несколько элементов.

Регистрационный индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа, и через дробь — порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, например:

01-15/115, где
01-15 — индекс дела по номенклатуре дел;
115 — порядковый регистрационный номер.

Систематизация таких категорий документов, как приказы, распоряжения, протоколы, решения коллегиальных органов, переписка с гражданами, и дальнейшее формирование их в дела имеют свои особенности, что отражается на индексации документов.

Регистрационными индексами приказов, распоряжений, протоколов является только их порядковый номер. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива используется дополнительный буквенный индекс.

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять их регистрационный индекс буквенным обозначением, например: 10К или 15Л.

К приказам по личному составу относятся приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, поощрении, командировании, предоставлении отпусков, взысканиях и назначении дежурных. Однако они имеют различные сроки хранения. А документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело.

Следовательно, внутри этой категории документов (приказы по личному составу) нужно при индексации учитывать различия в сроках хранения.

Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, длительных и зарубежных командировках формируются в одно дело в хронологическом порядке с присвоением к регистрационному индексу буквы «К» (для документов 75-летнего срока хранения) и буквы «Л» (для документов 3-летнего срока хранения).

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный индекс дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: В-125 (Володько), А-52 (Антончик) и т.д. Справочная картотека по обращениям граждан строится по алфавиту фамилий. Такая индексация позволяет быстро отыскать нужный документ.

Регистрационные индексы распорядительных документов, составленные совместно двумя и более организациями (распоряжения, решения и т.п.), а также протоколы совместных заседаний состоят из регистрационных индексов документов каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: 45/25.

Регистрационный индекс исходящих и внутренних документов проставляется в левом верхнем углу документа ниже реквизитов бланка. Необходимо помнить, что порядковая нумерация документов возрастает в пределах календарного года отдельно по входящей и исходящей документации. Исходящие документы индексируются на подлиннике и копии, остающейся в организации.

Регистрационный индекс входящего документа включает порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, и индекс дела по номенклатуре дел, например:

125/01-10, где
125 — порядковый регистрационный индекс;
01-10 — индекс дела по номенклатуре дел.

Регистрационный индекс входящего документа проставляется в регистрационном штампе (или от руки) на нижнем поле справа при поступлении документа в организацию.

Входящие, исходящие и внутренние документы должны регистрироваться в организации однократно в день поступления, подписания или утверждения.

Регистрационный индекс присутствует также в реквизите «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», который располагается в левом верхнем углу бланка для письма ниже даты и регистрационного индекса документа и проставляется только на ответных исходящих письмах. В связи с этим в тексте письма не следует повторять содержание предыдущего письма, т.к. ссылка на инициативный документ указывается в названном реквизите.

Источник: https://kopilo4ka.com/what-is-the-index-of-the-document-8547/

����������� ����������

Реквизит «Индекс»:  Индекс - регистрационный номер присваивается каждому исходящему,

����������� ���������� ��������, ��� ����������, ������������� ��� ����������� ��������� �������� ������������ ����������������� ����� � ������ � ��� �������� � ��������������� �����. �������������� ��������� ���������� ��� ����, �����:

  • ������������ ���� ���������� � �������� �� ����������;
  • ��������� ����� ����������, ��������� ��������������-��������� �������;
  • ������������ ����������� ����������.

������ ���� ����������, ����������� � �����, ����������� ����������� ���� ������ ����� �����������. ��������, ������ ������������ ����� �������� ����������� � ������� �����������, � ������ �������� ����������� �������� ������ ����� ���������� ���������� ���������������� ������. �������, �������� ����������, ����� ���������������, ���� �� �� �������� ��������������� ������.

��������� �������������� ���������� �� ������� �� ��������, �������� � �������� (�. 4.1.2 ������� ���������� �� ���������������� � ����������� ������� �������������� ������, ������������ �������� ����������� ������ �� 8 ������ 2005 �. � 536).

�� ���� �������������� ����� �� ������ ������������ �������� ����������� ���������, �� � ��, ��� �������� �� �����, ����������� ����� � ������ ������� �����.

����� �� �������� �������������� ��������, ���� �� ���������� � ������ ����������� �������������?

���, �� �����. ���� �������� �������������� ������ ���� ���, ���� ���� �� ���������� � ����������� ������������� ����� � �������� � ��� ���������� ���������� ������������.

���� ���������� ������������������ �������� ����� ����� � ����������, ��� �� �����������.

���� �������� � ��������� ���������� ������ ����������� ��������������, �� ����� ����������� �������� ���������������� ������� ��� ��������������� �������� � ����������� � ��������� � �������� ����� � ����������� �������������.

��������� ��� �����������

��������������� ������ (�������) ����� ����������� �� ��������� ����������:

  • �� �������� (����� ���������� � ���);
  • �� ��������� (����� ���������� � ���) � �� ������, ������� �������� � ����� �����;
  • �� ���������� � ����������� � ���.

�� ������� �� ������ ������ ������������� ��� � ��������������� ������ ����������� ���������.

������ �������������� ����� �� ��� ���������, � ������ ��, ������� ������� �����, ���������� � ������������� � ���������� �����. ��� �������, �� ������������:

  • ��������������� ������ � ����������;
  • ���������, ����������� ��� �������� (��������� � ����������, ����������, ��������� ����������� � �. �.);
  • ���������, �� ��������� ���������� � ������;
  • ���������� ��������� �� �������������, ����������������, �������� ��������;
  • ������ � �������� ������.

C�������� � ����� �������� ���������������� ���������� � ��������� ��� �� ��������� ������, �������� � ���������� �� ����������������. ��� �������� ��� ����� ������������ ������ �� ����������� ����������.

��� ����������� ���������� ������

��� ����������� ���������� ���������� �� ����������. �� ���� ������� ��������� ������������� ������������ ����� � �������� ����������� (������). ������� ����� ��� ������, ����� � �������������� ����������. � ������� ���� ��������������� ������ �� �����������. ������ � ��������������� ������ ����������:

  • ���������� ����� ��������� � �������� ������������� ������� (��������, �������� ���������� ������� �� �������� ������������ � �� ������� �������, ��������, ���������� � �. �.);
  • �������� ����������� ������������ ������������� (�������� ��������� ������ ������������ �������: ��, ���, ��/�. � ������������ ������������� ����� ���� � �������� ������).

����� ����� � ��������������� ������ ����� ������ ����� ���� �� ������������. ��������, � ������� � ������ ���������� �� ������ ����� ���� ����� 134-��, ��� 134 — ���������� ����� ���������, � ��� — ����������� ������������ �������������.

� ������ �� ������ ��������� ������� ������������� � �������� ������������������: ��������, � ������ 08-11/144 ������ ���� �������� ������ ������������ ������������� — 08, ����� ����� ����� ����� ���� �� ������������ — 11, �� �������� ��������� ������ ������� ���������� ����� ��������� — 144.

���������� ����������� ��� ����� ������ ������� ���������� ���������� � ��������� �� � ���������� �� ����������������.

�� ������ �������� ������������� ��������� ������� �������� �� ������� �������?

� ��������� ������ ������ �� ��������� ������� �� ������� ������� �� ��������� �������, � ���������� ���� ��������� ������ ��� ���� �������� — ��, ��� ��� ���. � ������� ������ � ������� ������ ���������� ��� ������ �������� �������� ��������������� ������ ��������� �����������.

��������, �� -����� �� ������, ��� — ������, �� — ������������. ����� � �������� ��������� � �������� ������� ������� �������� ����� ����. � ����� ������� ��������� � ��������� �������� ����������� ��� � ����������� ��������� ���������.

��������, ��� — ����� �� ������ ��������, ��� — ����� �� ������ �����������.

������ � �����������

��������� ����� ��������������:

  • � ����������� ��������������� ��������. ��������������� ������ — ��� ����� � �������������� ����������, � ������ ����� ������� ��������� ������������ ���������� � ���������;
  • �� ���������. ���� ������� ������������, ��� ������ � ��������� ������������ �� ����������� ��������, ������� ����� ���������� � ���������.

������ �� ���� �������� ����������� ����� ���� ������������ � ����������. � ������� ��� �������� � ���������� ��������� �������������, � ��� ������ ������ ������� � ������������ �������. ������� � �������� ������ ������������ ���������, ��������� ����� ���������� ������, �������� �������� ������, ��������, �����.

� ������� �������� ������ �������������� ���������, ��������� ���������� � �������� — ������, �������, ����������. ���� �������� ����� ���������� � �������� � ����������� �������������. � ���� �� �� ����� ����������������� � ����� ������������������ � �� ������ ��������� — �� ������, ����������, �������� � �. �.

����� ������� ������� ����� ����� � ������ ������?

����������� ����� ����� ����� ����� �������� �������� ������ � ��������� � ���, ��������� �� ������� ������������� ����������������� � ���� ������������ ����� (���������� 3 � ���������� �� ���������� �������� ������, ������� ����� ��. � ����� ��������� ������). ����� ����, ����������� ��������� ����� ��������� �������:

  • ����� �����������, ���������� � ����������� � ������������ (���������� ����������� ������� ����, ����������� ���� � ����� �� 7 ������ 1988 �. � 62 �� ��������� ������������� � �������� ���л, ���������� 2 � 3, ������� �������� ��. � ����� �������������);
  • ������, ����������� (��������), ���������� �����������;
  • ����� ��������;
  • ����� ������ ���, ������ ��������, �������� ���������;
  • ������ ������� � ���������� �����, �����, ����� ������;
  • ������ ��������������� �������������.

����� ������� ����������� �� ������� �������� � ������� ������� �������������� ����������, ������������ � ������������ �����������, � ��������� ������ �������� (��������� �������� ��������� �� 6 ������� 2000 �.).

����� �� ����� ������� ����� � ����������� ����?

�����, �� ������ ��, ��� �� ��������� ���������������� �������� ����������� ��� ������������. ��������, ����� ����� �������� �������� ������ � ��������� � ��� ����������� ������ ���� � ����� �� �������� ��������. � ��� ������ ����������� ������� �� ������, �������� ���������, ����� ������ ��� ����� ����� � � ������� ����������.

������ � ����� ����������� ���������� ��� ���� ������ — ����������� � ������� ����������. �������, ��� ��� �������� ������������ ����� ����������� �������� (�� ���-�������������, ��������� ��������� � �. �.) ����� ��������� ��� ���������� ��������������� ����� � ��������� �����������.

������� �������� ��������� ����� ����������� � ������������� ������ ��������� ��� ���������� «����� ������ 2020»

������� ��������� ��������� ��� ������������� ����� ������, ������ �����, ����������������, ����� ��������� � �������� (CRM-�������)

������������ ����������������� �������������� ���������
����������� ���������: ������ ������� ���������� ��� ����������� ������ ����������� � ������������ ��������� �������� � ����������� ����������;������ � ������� ������ �� ����������� �� �������� 1� (�����������, �������� � �����, ����������� � �.�.);���������� �������� � ������� � ������������� �������� XLS, DOC ��� ODT, ODS (���������� �� ����, ���������� � ��� Microsoft Office ��� Open Office);������ ����� �������� �������, ������������� ������������� �� ��������� ������������ �������� �� ���������� � ������� ��� ������. ������ ����� ������� ��������� �������������� � ����� ������������ �����. ��� ���������, �������� � ������, ����� ���������� � ���������������� � ���� ��������������� ��������;����������� �������� ������ ��������� ������� ���������� � ��������� �������� (Word, Excel, ����������� � �.�.);����������� ����� ���������� ����������� � ���������� �������� �� ���� ������� �������;����������� ������ ������ ���������� �� ��������� ���������� � ������ ����� ����������� �� ��������� �������;26 ��������� � ������� ��������� ��������� �����, ����������� ������������� ����������� ����������� �������� ���������� (������� ����������, ������ ��������, �������, ������ ��� ���). �������� ����������� ��������� «����� ������»: �������� � ���� ������ ������ � ������ ����������, ������ ������ �����, ������������ ����� � ����� ������ �� ������ �����������, ���� ��������, ���� ������������, �������� � ���������. �������������� ����������� �������� ����������, ������ �������� � ���� �������� ��������.2,7 ����������� ����� ��������� ������������ �� ��������� � ���������� «����� ������ 6.0»:�� ������� ������� �������������� Microsoft Access, ��������� «����� ������ ����» ��������� ���������;��������� ��������� ��������� ��� ������� � ������ � ������� Excel;��������� ��������� ����� ����������� ��������� ���� �� ����� �-12;��������� ������ � ���������� ��������� ����������� � ������� ����������� �����.5,9 ����������� ����������� ��� ������ ���������� ��� ������� �����. �� ������� � �������� ������ ������������ ������ ������ � ������������ ����� �����������. ��� �������, ������������ ������������� ������������� ����������� � ���� ������. ����� ������� ��������� ������������ ����� ����������� ��������� �������� ������ �����������. ��������� ����� ��������� ����������� ���������� ������ ���������� �������� ������ ��������� �������. ��������� ������������ ��������� ���������� ��������, � ��� ������ � ���������� �� ��������� �������� ������ �� ������ � ������������ �����������. ����� ��������� ����� ������� ������ �� ������ ������ � ����� �����������.1,7 ����������� ��������� ����� ���� ���������� ����������, �������� � ��������� ��������������� (�����, e-mail, �������� ������ � �.�.). �� ������� ��������� ������ ������������� �� ������������ �������� ���������� � ����������� ������������� ������� � ������������ � ���� ������������. ��������� ����� ��������� � ��������� �������������� ���������� ��������� ������ ������ ������� (��������������� ����, ����� MS Word, MS Excel � �.�.), ����� ���������������� ����������� �� ����������� (������������� � �����������), ������������ (���������� � �����������), ����������� ��������� ������ �� ���������� ���������� (����� ������ ���������� �� �����������) � ���������������, ����������� ����� ������������ ��������� �� ������ ��� ���������� ���������� (�����, ���, ���� �������� � �.�.)4,3 ����������� ������������� ��� ������������� ������ � ����������. ������������� ����� ��������� ��������� � ��� ������, ����� � ������� �������� ������� ���������, ������� Excel ��� ����������� ������� ������� ���������� ��������� ����� ������� ���������� ������������, ����������� � �������������� ������� � ����� ����� �� ���������.��������� «�������� ����» ��������� �������� � ������������ ������ �� ���������� � ������������ ���������, �������� � ��������� ������ �������� ����������� � ������������� ���������� �� ���������, ��������� � ���� ������� � ���������.5,8 ����������� ������ ��� ������������� �������� �������� (������������ ����������), ������ � ��������� (CRM) � ������������ ���������� �� �������� ������������ (���������).�������: ���������� ����������, ������� �������������� � ���������; ���������� ������� ��������; ������������� ����������������; ���������; �������������� �����������.4 ����������� ��� ������������� ������� �������� �������� ����������. ��������� ��������� ������ ��������������, ������, �����, ��������� � �������� (�������). ��������� ��������� ��������� ���������� ����� �� ������������ �������� (�������) � �������� ������������� ������� ������� �������� � ������� ���������. ��������� ������������� ��������� ������ � ����������, ������ � �������� �� ��������� ����, ������ �� ������ �� �������� �� ��������������� �����, ������ � �������� ��������� �� ���������� ����� ��������, ������ � �������������� �������������� �������, ������ � �������������� � ����� ���������, ������ �� ����������, ������ � ������� � ������ ��������� ����� � ����� �������� ��������������� ��������� � ������ �������1,8 ��

��� ��������� (����� ������ 6.0, ����� ������ ����, ����� ������ 2020, ������ ������, ���������, �������� ����, ������ ����, ������ ��������. �����������) ����� �������.

55 ��

Источник: http://www.ksoft.ru/registr_doc.htm

Scicenter1
Добавить комментарий