Реквизит «Отметка о поступлении»: Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью

Регистрация входящих документов

Реквизит «Отметка о поступлении»:  Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется  значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

  • адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
  • не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
  • если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

  • Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.
ОАО «Кучка»Вх. №  011822.08.2014
  • Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
  • Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

 
Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
  • копии информационных документов и рекламные материалы,
  • поздравительные письма,
  • приглашения,
  • прейскуранты,
  • добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Евгения Полоса

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/dokumentooborot/registrasiya-vhodyasih-dokumentov.html

Дайте полную характеристику следующим реквизитам:

Реквизит «Отметка о поступлении»:  Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью

Справочныеданныеоборганизации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не лимитирует состав и объем сведений.

При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с пунктом 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

почтовый индекс.

Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка.

Реквизит «Справочные данные об организации» используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.

Отметкаопоступлениидокумента — реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

Отметкаопоступлениидокументаворганизацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

Схема расположения реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» приведена на рисунке 1.

Рис. 1. Расположение реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию».

  • 20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись;
  • 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати;
  • 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе;
  • 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  • 29 — отметка о поступлении документа в организацию;
  • 30 — идентификатор электронной копии документа

Текстдокумента — основная содержательная часть документа.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации — русском языке.

Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста.

Широкое распространение в официальных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка.

Это же относится и к употреблению в текстах документов профессиональных терминов.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже («фамилия», «возраст», «место рождения») или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки — со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

письмо оформляется на должностном бланке;

письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12-15, Times DL размером 12-14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. .

Источник: https://vuzlit.ru/1531019/dayte_polnuyu_harakteristiku_sleduyuschim_rekvizitam_spravochnye_dannye_organizatsii_avtore_dokumenta_otmetka

Реквизиты, отражающие этапы обработки документов и ход их исполнения

Реквизит «Отметка о поступлении»:  Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью

Среди реквизитов также можно выделитьте, которые служат для отражения этаповобработки документа или хода егоисполнения. К этим реквизитамотносятся:

18 — Резолюция;

20 — Отметка о контроле;

29 — Отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело;

31 — Отметка о поступлениидокумента в организацию.

Рассмотрим основное назначение и способыоформления вышеуказанных реквизитов.

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»

Реквизит «Отметка о поступлениидокумента в организацию» проставляетсяна входящих (или поступивших)документах, а точнее, в нижнемправом углу первого листа. Основноеназначение данного реквизита –это подтверждение получения входящегодокумента и его дальнейший учет.

Стоит обратить внимание на то, чтоданный реквизит не указываетсяна внутренних документах (служебныхзаписках, докладных записках и т.д.)при передаче их из одного структурногоподразделения в другое.

Документыв организации должны регистрироватьсяодин раз: поступающие –в день поступления, создаваемые–в день подписания или утверждения.Несколько регистрационных номерови дат на документе будут создаватьтолько путаницу.

Если необходимофиксировать передачу документа междуподразделениями, то следует составлятьреестр внутренней передачи документа.

 При оформленииреквизита «Отметка о поступлениидокумента в организацию» частоуказывается сокращенное наименованиеорганизации получателя документа(адресата).

Порядковый номер в реквизите можетдополняться индексами:

  • индексом корреспондента,

  • индексом вида документа,

  • индексом подразделения — исполнителя и т.д.

Отметку о поступлении документав организацию чаще всего проставляютв момент регистрации входящегодокумента, которая должна осуществлятьсяв день поступления документа ворганизацию.

Реквизит «Резолюция»

Большинство входящих документов послерегистрации направляются на рассмотрениеруководителю организации или руководителюструктурного подразделения. Результатомих рассмотрения являетсявынесенная на документ резолюция.

Резолюцией называется реквизит,содержащий поручение руководителя.Другими словами, основное назначениерезолюции –этоотражение поручения руководителя,которое выносится на основаниидокумента и является обязательнымдля исполнения определенным должностнымлицом или должностными лицами.

Следует отметить, что резолюции могутвыноситься не только на входящиедокументы, но и на внутренниедокументы: заявления, докладные записки,объяснительные записки и т.д.

Структура резолюциидолжна быть следующей

1 часть – фамилия в дательномпадеже и инициалы (указанные послефамилии) исполнителя или исполнителей;

2 часть – содержание порученияс указанием срока исполнения, т.е.той даты, когда поручение должно бытьисполнено;

3 часть – личная подпись руководителя;

4 часть – дата создания резолюции,оформленная цифровым способом.

Если в резолюции указано несколькоисполнителей, то ответственным за ееисполнение считается исполнитель,названный в резолюции первым. Указаниеостальных исполнителей выражаеттребование руководителя привлечь их кисполнению.

резолюции должно четкоопределять суть задания, срок исполненияи форму представления результатовисполнения. От того, как написаносодержание, зависит качествои своевременность исполненияпоручения.

Поэтому к резолюциипредъявляются следующие требования:четкость, конкретность, краткость.

Нецелесообразно применять выражениятипа «Прошу исполнить», «К исполнению»или предварительные резолюции: «Прошупереговорить», «Прошу зайти ко мне»и т.п.

В резолюции необходимо указыватьсрок исполнения документа, которыйможет быть типовым (определяемыйв нормативных документах) илииндивидуальным (определяемый содержаниемдокумента, а также трудоемкостьюи сложностью поручения).

Данный реквизит, как правило, пишетсяот руки руководителем на подлинникедокумента на свободном от текстаместе. Однако в схеме расположенияреквизитов документов, являющейсяприложением к ДСТУ 4163-2003, данномуреквизиту отводится место справа надтекстом документа. Поэтому именно такоерасположение резолюции на документевстречается наиболее часто.

Следует также отметить, что оформлениерезолюции допускается на отдельномлисте, обычно формата А6 (10,5 × 14,8 см),на котором в обязательном порядкедолжны указываться регистрационныйномер и дата документа (уменьшенныйвариант показан на Рис. 10 .8), а самон должен прикрепляться к документу.После исполнения лист с резолюциейдолжен подшиваться в дело вместес документом.

Поручения «движутся» сверху вниз:от руководителей к их непосредственнымподчиненным. В крупных организацияхсо сложной структурой и несколькимиуровнями подчиненности на одиндокумент может создаваться несколькорезолюций с одним содержанием,но разными авторами и исполнителями.

Например, в крупных организацияхрезолюции первых руководителей почтивсегда адресуются их заместителямили руководителям самостоятельныхструктурных подразделений.

Они же,в свою очередь, выносят новые«подчиненные» резолюции на документи перепоручают исполнение своимподчиненным, которые могут являтьсякак непосредственным исполнителями,так и руководящим звеном, накладывающимеще одну «подчиненную» резолюцию.

Источник: https://studfile.net/preview/5589993/page:5/

Scicenter1
Добавить комментарий