Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Реквизиты, отражающие этапы обработки документов и ход их исполнения

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению устанавливаются ГОСТом Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003) 1 . Однако, к сожалению, в тексте ГОСТа не оговариваются следующие важные моменты:

  1. Какой набор реквизитов нужно использовать при оформлении ­определенного вида документа и дальнейшей работе с ним?

    Здесь нужно иметь в виду, что различные виды документов состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими.

    Например, реквизит «Справочные данные об организации» и реквизит «Наименование вида документа».

    Первый из них указывается только на письмах, а второй — на всех остальных организационно-­распорядительных документах, кроме писем.

  2. Какое основное назначение имеют те или иные реквизиты и для чего они используются?

    Исходя из практики подготовки и работы с документами, все реквизиты можно условно классифицировать по их назначению.

    Так, есть реквизиты, которые используются на бланках документов: «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) ­юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» и другие. Реквизит «Текст документа» непосредственно раскрывает содержание документа. Ряд реквизитов используется при оформлении документа: «Адресат», «Отметка о наличии приложения» и другие. Реквизиты «Гриф согласования документа» и «Виза согласования документа» нужны для закрепления результатов процесса согласования. Реквизит «Подпись», а в отдельных случаях «Гриф утверждения документа» и / или «Оттиска печати», позволяют проекту документа стать документом, имеющим юридическую силу. Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется только на копиях или выписках из документов с целью заверениях их подлинности.

    Среди реквизитов также можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения. К этим реквизитам относятся:

    • «Резолюция»;
    • «Отметка о контроле»;
    • «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
    • «Отметка о поступлении документа в организацию».

    Рассмотрим основное назначение и способы оформления ­вышеуказанных реквизитов.

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа ­документа или на его обороте.

Из вышеприведенных фрагментов можно сделать вывод, что реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется на входящих (или поступивших) документах, а точнее, в нижнем правом углу первого листа. Основное назначение данного реквизита — это подтверждение получения входящего документа и его дальнейший учет (см. Пример 1).

Стоит обратить внимание на то, что данный реквизит не указывается на внутренних документах (служебных записках, докладных записках и т.д.) при передаче их из одного структурного подразделения в другое.

Документы в организации должны регистрироваться один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. Несколько регистрационных номеров и дат на документе будут создавать только путаницу.

Если необходимо фиксировать передачу документа между подразделениями, то следует составлять реестр внутренней передачи документа.

При оформлении реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» часто указывается сокращенное наименование организации получателя документа (адресата).

Такое оформление допускается, а несколько лет назад было обязательным, так как закреплялось в Государственной системе документационного обеспечения управления 2.

Поэтому, скорее всего, упоминание в реквизите сокращенного наименования организации-получателя происходит в связи со сложившейся практикой работы с входящими ­документами, которая еще не успела отмереть.

Порядковый номер в реквизите может дополняться индексами:

  • индексом корреспондента,
  • индексом вида документа,
  • индексом подразделения — исполнителя и т.д.

Отметку о поступлении документа в организацию чаще всего проставляют в момент регистрации входящего документа, которая должна осуществляться в день поступления документа в организацию.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, рассматриваемый нами реквизит имеет два наименования. Причем в разных разделах Типовой инструкции к нему предъявляются не совсем одинаковые требования. Сравните фрагменты текста, приведенные в Таблице 1.

Таблица 1.

Возникает вопрос: отметка о поступлении документа и регистрационный штамп — это одно и то же? Конечно, можно проставлять и две отметки, но целесообразно ли это? С одной стороны, такой подход позволит учитывать общее количество всех входящих в организацию документов, как регистрируемых, так и нерегистрируемых. Однако, с другой стороны, две отметки, содержащие частично одинаковые данные, будут, скорее всего, создавать путаницу при учете и работе с документами. Поэтому практически во всех организациях используют только одну отметку.

Давайте попробуем разобраться, почему в Типовой инструкции по делопроизводству содержатся неоднозначные требования к интересующему нас реквизиту.

Для этого сначала обратимся к предыдущей Типовой инструкции, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68. Первым делом нужно отметить, что ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов» не содержал никакой информации о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию».

И это правильно, так как обсуждаемый нами реквизит используется не в процессе подготовки документов, а при обработке входящих, уже полностью подготовленных документов. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» предыдущей Типовой инструкции говорилось именно о регистрационном штампе.

При разработке новой Типовой инструкции ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти» был переписан в соответствии с ГОСТом Р 6.30–2003, введенным в действие 1 июля 2003 г.

Видимо, информация о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» в данный раздел была внесена случайно.

При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» была оставлена информация о регистрационном штампе.

Отсюда можно сделать вывод: под вышеназванным реквизитом и ­регистрационным штампом понимается одно и то же.

Реквизит «Резолюция»

Большинство входящих документов после регистрации направляются на рассмотрение руководителю организации или руководителю структурного подразделения. Результатом их рассмотрения является вынесенная на документ резолюция (см. Пример 1).

Резолюцией называется реквизит, содержащий поручение руководителя. Другими словами, основное назначение резолюции — это отражение поручения руководителя, которое выносится на основании документа и является обязательным для исполнения определенным должностным лицом или должностными лицами.

Следует отметить, что резолюции могут выноситься не только на входящие документы, но и на внутренние документы: заявления, докладные записки, объяснительные записки и т.д.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А.Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003 Личная подпись Дата Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Из приведенного выше фрагмента документа делаем вывод о структуре резолюции:

  • 1 часть — фамилия в дательном падеже и инициалы (указанные после фамилии) исполнителя или исполнителей;
  • 2 часть — содержание поручения с указанием срока исполнения, т.е. той даты, когда поручение должно быть исполнено;
  • 3 часть — личная подпись руководителя;
  • 4 часть — дата создания резолюции, оформленная цифровым способом (день месяца и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например, 11.01.2007).

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за ее исполнение считается исполнитель, названный в резолюции первым. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению.

резолюции должно четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. От того, как написано содержание, зависит качество и своевременность исполнения поручения.

Поэтому к резолюции предъявляются следующие требования: четкость, конкретность, краткость.

Нецелесообразно применять выражения типа «Прошу исполнить», «К исполнению» или предварительные ­резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» и т.п.

В резолюции необходимо указывать срок исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в нормативных документах) или индивидуальным (определяемый содержанием документа, а также ­трудоемкостью и сложностью поручения).

Данный реквизит, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Однако в схеме расположения реквизитов документов, являющейся приложением к ГОСТу Р 6.30–2003, данному реквизиту отводится место справа над текстом документа (см. Пример 1). Поэтому именно такое расположение резолюции на документе встречается наиболее часто.

Следует также отметить, что оформление резолюции допускается на отдельном листе, обычно формата А6 (10,5 × 14,8 см), на котором в обязательном порядке должны указываться регистрационный номер и дата документа (уменьшенный вариант показан в Примере 2), а сам он должен прикрепляться к документу. После исполнения лист с резолюцией должен подшиваться в дело вместе с документом.

Поручения «движутся» сверху вниз: от руководителей к их непосредст­венным подчиненным. В крупных организациях со сложной структурой и несколькими уровнями подчиненности на один документ может создаваться несколько резолюций с одним содержанием, но разными авторами и исполнителями.

Например, в крупных организациях резолюции первых руководителей почти всегда адресуются их заместителям или руководителям самостоятельных структурных подразделений.

Они же, в свою очередь, выносят новые «подчиненные» резолюции на документ и перепоручают исполнение своим подчиненным, которые могут являться как непосредст­венным исполнителями, так и руководящим звеном, накладывающим еще одну «подчиненную» резолюцию.Реквизит «Отметка о контроле»

Реквизит «Отметка о контроле»

Основное назначение реквизита «Отметка о контроле» — это обозначение того, что поручение, созданное на основании документа (т.е. резолюция) или содержащееся в нем (т.е. фрагмент распорядительного документа), поставлено на контроль.

Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые наносятся справа на верхнем поле первой страницы документа (см. Пример 1).

Контролю должны подлежать все поручения, требующие исполнения, как содержащиеся в документах так и созданные на их основе.

Соответст­венно, входящий документ после вынесения на него резолюции должен возвращаться в службу документационного обеспечения управления (службу ДОУ) и ставиться там на контроль.

При постановке на контроль в регистрационно-контрольную форму должны вноситься все необходимые данные о поручении.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

В случае качественного и полного исполнения поручения оно снимается с контроля. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие поручения с контроля оформляется с помощью реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Если было создано несколько поручений, связанных с одним документом, то реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» должен оформляться только после исполнения всех поручений.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного ­подразделения, в котором исполнен документ.

Данный реквизит оформляется на первом листе документа в левом нижнем углу. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом «Направлен ответ от 11.01.2007 № 11», «Издан приказ от 11.01.2007 № 11», «Вопрос решен 11.01.2007 по телефону» и т.д. (см. Пример 1).

Из общего списка реквизитов, содержащихся в ГОСТе Р 6.30–2003, именно реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется последним. Он свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После его оформления документ подшивается в дело.

1 ГОСТ Р 6.30–2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.

2 Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988, не является в настоящее время нормативным ­документом.

на Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

Источник: http://www.Delo-Press.ru/articles.php?n=5131

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

включает: краткие сведения об исполнении, номер дела, в котором будет храниться документ, подпись и дату.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело дол­жна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организациюсодержит порядковый номер и дату поступления документа.

Отметку проставляют у нижнего поля первого листа документа.

30. Идентификатор электронной копии документавключает имя файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Такая отметка полезна для:

— исключения повторного ввода документа в ПК;

— быстрого поиска документа по имени файла;

— установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

Отметка проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа.

2. Бланки документов предприятия

Документы должны не только иметь установленный комплекс обя­зательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, но и оформляться на бланках.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом

А4 (210х297 мм), А5 ( 148×210 мм).

Бланки не используются для оформления документов, создаваемых от имени двух или более организаций.

Рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:

>общий бланк;

>бланк письма;

>бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланкможет быть использован для составления любых ви­дов документов, кроме писем.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Рос­сийской Федерации или города), если организация имеет на это право;

— эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

— наименование вышестоящей организации (если она имеется);

— наименование организации.

На общих бланках допускается указывать трафаретные части рекви­зитов: дата, регистрационный номер документа.

На общих бланках рекомендуется также проставлять ограничитель­ные уголки для следующих реквизитов документа:

— гриф утверждения;

— заголовок к тексту;

отметка о контроле.

Бланк письма(рис. 1) содержит следующие реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Рос­сийской Федерации или города), для организаций, имеющих на это право;

— эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

— код организации по ОКПО;

— наименование вышестоящей организации (если она имеется);

— наименование организации;

— справочные данные об организации (почтовый адрес, номера те­лефонов и т.п.).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части сле­дующих реквизитов:

— дата,

— регистрационный номер документа,

— ссылка на регистрационный номер и дату документа.

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следую­щих реквизитов:

— адресат;

— заголовок к тексту;

отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) со­ставляется на основе общего бланка. Он содержит те же реквизиты и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например ПРИКАЗ и т.п.

В деловой практике часто используются бланки руководителей – должностные бланки.На таком бланке вместо наименования орга­низации указывается должность, например: «Генеральный дирек­тор ЗАО «Росбизнес».

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения.

Бланки структурных подразделений и должностных лиц разраба­тываются только тогда, когда руководители подразделений и долж­ностные лица имеют право подписи документов. Можно использовать два варианта расположения реквизитов на бланках — продольный и угловой.

Продольный бланк — расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой (см. рис. 2).

Угловой бланк — расположение реквизитов заголовочной части до­кумента в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата (см. рис.1). По подсчетам специалистов, уг­ловое расположе­ние экономит до 20% площади ли­ста документа.

Реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «наименование вида документа», «место составле­ния или издания документа» могут быть расположены следующи­ми способами:

флаговым(каждая строка реквизита начинается от границы ле­вого поля и окончания строк не выравниваются);

центрованным(начало и конец каждой строки реквизита в рав­ной степени удалены от границы левого поля и половины листа документа).

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имею­щих свой национальный язык в качестве государственного, такие реквизиты как: «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления документа» оформляются на национальном и русском языках на одном уровне продольного бланка.

Бланки предприятия удобно хранить в памяти компьютера и выво­дить на печать при создании конкретного документа. Однако при повышенных требованиях к защите документов от подделок блан­ки лучше заказывать в типографии, так как в этом случае использу­ются специальные технологии изготовления бланков, водяные зна­ки, специальные сорта бумаги и т.п.

Вопросы и задания для самоконтроля по теме 2

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/4_81784_otmetka-ob-ispolnenii-dokumenta-i-napravlenii-ego-v-delo.html

Реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело– реквизит доку-мента, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в деловключает в себя следующие данные:

— ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;

— слова «В дело»;

— номер дела, в котором будет храниться документ;

— подпись исполнителем документа или руководителем структурного подразде-ления, в котором исполнен документ

— дату направления в дело

Например:

Отправлен факс от 09.04.2009 № 12

В дело № 05-10

Личная подпись

Дата

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется от поля без абзацного отступа.

Пример оформления реквизита

«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

РЕКВИЗИТ 29 – ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем.

Отметка о поступлении документа в организациюсодержит очередной поряд-ковый номер и дату поступления документа.

При поступлении документа, имеющего отметки «Срочно», «Весьма срочно», «Незамедлительно», «Оперативно», а также при поступлении документа по фельдъегер-ской связи в отметке о поступлении проставляется время поступления в часах и минутах.

Пример оформления реквизита « Отметка о поступлении документа

в организацию «

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер служит прежде всего для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

РЕКВИЗИТ 30 – ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ

ДОКУМЕНТА

Идентификатором электронной копии документаявляется отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Например:

D:\Документы\Письма\2004\742.doc

Пример оформления реквизита «Идентификатором электронной копии документа»

Шрифты, используемые для оформления реквизитов

Шрифт– комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.Типографская литера (от лат. littera — буква) — прямоугольный металлический брусок из гартового сплава (от нем.

Hartblei — твёрдый свинец) сурьмы, свинца и олова, а иногда и 1 % меди в определённом процентном соотношении с преобладанием свинца.

На верхнем торце каждого бруска в качестве печатающей поверхности находится рельефное зеркальное изображение, (чаще всего одной, реже нескольких — лигатура или логотип) буквы, знака или элемента украшения, именуемое «очком».

Начертание шрифтаили гарнитура– графическое особенности шрифта, определяемые особенностью очка:

• наклоном и характером очка (шрифт прямого или курсивного начертания);

• шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертания);

• насыщенностью очка (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания).

Размер шрифта (кегль)– высота шрифта, задаваемая в пунктах. Пункт– единица измерения, принятая в полиграфии. Обозначается буквами pt . 1 pt = 0,352 мм. Размер шрифта на принтере в пунктах определяется расстоянием от верхнего края самого высокого символа до нижнего края самого низкого.

Обычно кегль шрифта несколько больше самой литеры, так как некоторые буквы выступают над строкой (например, «й»), а некоторые имеют нижний выступ (например, «у», «ф»).

Кегль включает высоту собственно буквы (очко) и так называемые заплечики – свободные пространства над и под очком образующие межстрочные промежутки.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Mi­crosoft Word — версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

Источник: https://megaobuchalka.ru/1/9324.html

Scicenter1
Добавить комментарий