Реквизит «Текст»: Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена

Документационное обеспечение управления

Реквизит «Текст»:  Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вариант 1

1. Перечислите составные части документа

Приведите схему расположения основных реквизитов документа (формуляр — образец)

Основные составные части документа:

· Заголовочная часть документа;

· Содержательная часть документа;

· Оформляющая часть документа;

· Юридическая сила документа;

· Оформление документа;

· Реквизит документа;

· Формуляр документа;

· Формуляр-образец документа.

В каждом документе, относящимся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Можно выделить три основные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации — авторе документа и первичные данные о самом документе ( например, дата, регистрационный номер).

Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение.

В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними.

Подготовка документа складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста ( или разработка таблицы, анкеты), т.е. работы над содержательной частью, и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством. Компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Под оформлением документа понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Реквизиты — это составные части, отдельные обязательные элементы официальных документов. Правила оформления реквизитов одинаковы для разных видов организационно — распорядительных документов. Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида и разновидности.

К обязательным для всех ОРД реквизитам относят: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов.

Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адреса, отметка об исполнителе, для приказов наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации) . Однако многие реквизиты в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

Отдельную группу реквизитов составляют так называемые «отметки» на служебных документах, выполняющие вспомогательные функции информационного характера (отметка о контроле, отметка об исполнителе и др.).

Документы, относящиеся к одной унифицированной системе, создаются, но единой для них модели, называемой формуляром — образцом документа нет.

Формуляр-образец устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов.

Состав реквизитов ОД и схемы их расположения на стандартном листе бумаги приведены в ГОСТ Р 6.30-2003 ( требования ГОСТ являются рекомендательными). В настоящее время стандарт включает 30 реквизитов. Как правило, реквизиты документов наносятся на лицевую сторону листа бумаги.

Допускается печатание реквизитов на оборотной стороне листа ( например, визы согласования, отметка об исполнителе). Нежелательно двустороннее оформление документов, имеющих длительные сроки хранения.

В этом случае реквизиты документа лучше печатать на лицевой стороне листа, а не поместившуюся часть документа переносить на следующий лист.

Нормативная база

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Формуляр — образец

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отображающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется футляром документа.

Формуляр — образец — совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Он устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов.

Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.

Реквизиты документа — это обязательный элемент оформления официального документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает реквизиты для подготовки и оформления документов, а также требовании к их оформлению.

В состав реквизитов входят:

1. Государственный герб РФ;

2. Герб субъекта РФ;

3. Эмблема организации или товарный знак;

4. Код организации;

5. Основной государственный регистрационный номер ( ОГРН) юр.лица;

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки а учет ( ИНН/КПП)

7. Код формы документа;

8. Наименование организации;

9. Справочные данные об организации;

10. Наименование вида документа;

11. Дата документа;

12. Регистрационный номер документа;

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. Место составления или издания документа;

15. Адресат;

16. Гриф утверждения документа;

17. Резолюция;

18. Заголовок к тесту;

19. Отметка о контроле;

20. Текст документа;

21. Отметка о наличии приложения;

22. Подпись;

23. Гриф согласования документа;

24. Визы согласования документа;

25. Оттиск печати;

26. Отметка о заверении копии;

27. Отметка об исполнителе;

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. Отметка о поступлении документа в организацию;

30. Идентификатор электронной копии документа.

2. Дайте характеристику реквизитов «текст» и «отметка о наличии приложений»

Реквизит « Текст документа»

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтактическим конструкциям непосредственно связан с видом ( письмо, приказ, протокол, акт и тд) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

· Краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

· Объективность и достоверность информации;

· Составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

· Структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части как : введение, доказательство, заключение;

· Широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, так как при составлении текстов документа используется деловой стиль со специфическими признаками:

· Нейтральный( без эмоциональной краски) тон изложения;

· Точность и ясность изложения ( исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

· Краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей;

· Употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний ( сообщаем, что в период…направляем на рассмотрение и утверждение…., проверкой установлено, что…);

· Ограниченная сочетаемость слов ( вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);

· Использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать).

· Безличный характер изложения текста;

· Употребление специальных терминов;

· Использование сокращенных слов;

· Использование универсальных слов с определенным значением;

· Исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);

· Исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица.

Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф.

Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово « Таблица» и указывают ее порядковый номер без знака «№». В тексте документа должны быть ссылки на все содержащееся в нем таблицы.

Реквизит «Отметка о наличии приложения».

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте. Их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1.Акт сдачи-приемки выполненныххоздоговорных работ на 3 л. в 2 экз.

2.Перечень объектов для внедрения системы на 5 л. в 3 экз.

При наличиинескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1.Акт на 3 л. в 2 экз.

2.Перечень на 5 л. в 3 экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5л. в 2экз.в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном листе после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

Опись приложений к письму от ______№______

Наименование документаКоличество листовКоличество экземпляров
1.2.3.…..Секретарь Личная подпись, И.О.ФамилияДата

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая пометка:

Приложение: по описи

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение: письмо от ЗАО «НОК54»

От 18.09.2009 № 120/0712

И приложение к нему, всего на 3 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает в себя слово «Приложение», при необходимости его номер со знаком «№», наименование, дату и номер основного документа, например:

Приложение № 1

К письму ЗАО «НОК54»

Источник: https://otherreferats.allbest.ru/audit/00384434_0.html

Пособие Содержательная часть документа: реквизит «Текст» Автор Пешкова Г

Реквизит «Текст»:  Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СОДЕРЖАТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА: РЕКВИЗИТ «ТЕКСТ»

Порядок оформления реквизитов регламентирован:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо»С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41 (далее — Методические указания);

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству).

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости может иметь форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Требования к тексту

Одно из главных требований к тексту — краткость изложения. Тексты писем, факсов и других документов не должны быть более одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничен. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторов и излишних подробностей.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении.

Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным.

Текст документа следует излагать простым и ясным языком с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский (п.69 Инструкции по делопроизводству).

Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.

Если сплошной связный текст документа содержит несколько решений, выводов, то его следует делить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы.

В текстах документов допускается применение отглагольных существительных, например: «согласно договоренности», «в связи с принятием», «после установления», «по окончании работ» и т.п.

В документах часто применяются термины и определения, и они должны строго соответствовать установленным действующим стандартам и терминологическим словарям. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что значительно уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Обратите внимание!В тексте документа не допускается употребление:• аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте;• просторечий и эмоционально-экспрессивных форм разговорной речи;• заимствованных слов при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;• нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;• ненормативной лексики (п.72 Инструкции по делопроизводству).

Обычно тексты большинства документов состоят из двух или трех смысловых частей (п.63 Методических указаний).

Если текст документа состоит из двух смысловых частей:

• в первой (вводной) излагаются причины, основания или цели создания документа;

• во второй (основной) — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, рекомендации.

Если текст документа состоит из трех смысловых частей:

• во введении излагаются причины создания документа;

• в доказательстве описываются события, факты, следствия;

• заключение содержит выводы, предложения, распоряжения, просьбы.

В отдельных случаях документ может состоять из одной заключительной части: приказ по личному составу — без констатирующей части; письмо без пояснения и заявления-просьбы — без мотивировки.

Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, а те, в свою очередь, — на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки без точки в конце предложения. Если заголовок состоит из двух предложений, то они разделяются точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

ПримерГЛАВА 2ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В номер подпункта включается номер пункта, после которого ставится точка.

Пример2.1.2.1.1.2.1.2.2.2.2.3.

Если нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, то нумерация подпунктов — сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

В распорядительных документах, отражающих принцип единогласия, текст излагается от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ); в распорядительных документах коллегиальных органов — от третьего лица единственного числа (коллегия ПОСТАНОВИЛА, совет РЕШИЛ и т.д.). В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЕМ).

В настоящее время кадровые службы широко применяют документы анкетной формы. Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей.

Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Тексты в форме таблицы применяются при отражении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах.

07.04.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»

Источник: http://bii.by/tx.dll?d=279313

3 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 2.1 Понятие и состав реквизитов ОРА При оформлении организационнораспорядительных документов (приказов, протоколов,

Реквизит «Текст»:  Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена

Все книгиPages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листковрезолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).

2.3 Реквизиты содержательной части документа Реквизит «Заголовок к тексту» Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту.

Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа, например: приказ о реорганизации структуры предприятия, протокол собрания акционеров, должностная инструкция секретаряреферента, положение о канцелярии, правила внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов бланка документа.

Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5 [21 Подробнее о бланках документов и форматах бумаги см. п. 2.2 настоящего издания.

], Реквизит «Отметка о контроле» Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом.

Отметка располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту».

Реквизит «Текст документа» Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно со­четание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.

) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмопредложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

объективность и достоверность информации;

составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как:

введение, доказательство, заключение;

широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками [22 См.: Унификация текстов управленческих документов, с. 10—16.]:

нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.;

употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение…, проверкой установлено, что… );

ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения;

предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом;

вступать в силу, а не входить в силу);

использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);

безличный характер изложения текста;

употребление специальных терминов;

использование сокращенных слов;

использование универсальных слов с неопределенным значением;

исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);

исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт сдачиприемки выполненных хоздоговорных работ на 3 л. в 2 экз.

2. Перечень объектов для внедрения системы на 5 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.

2. Перечень на 5 л. в 3 экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

Опись приложений к письму от _ № _ Наименование документа Количество листов Количество экземпляров 1.

2.

3.

….

Секретарь Личная подпись И.О. Фамилия Дата Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение: письмо ЗАО «Стройдеталь» от 18.04.2001 № 138/ и приложение к нему, всего на 3 л.

Документыприложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документаприложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например:

Источник: http://knigi1.dissers.ru/books/library2/1053-3.php

Scicenter1
Добавить комментарий