Выписка из протокола: содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название

Тема3: Требования к оформлению основных видов документов

Выписка из протокола:  содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название

     Комплекс взаимоувязанных документов регламентирующих структуру, задачи ифункции предприятия, организацию его работы, права, обязанности иответственность руководства и специалистов предприятия, называетсяорганизационными документами.

     В соответствии с Уставом предприятия разрабатывается егоструктура и определяется штатная численность, что отражается в соответствующемдокументе.

Здесь указываются все структурные подразделения предприятия,вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой издолжностей.

Документ составляется на бланке предприятия, подписываетсязаместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером,утверждается директором.

     Изменения в структуру и штатную численностьвносятся приказом директора предприятия.

     В штатном расписании отражается должностной и численныйсостав предприятия с указанием фонда заработной платы.

     Составляется штатное расписание на бланке предприятия и содержит переченьдолжностей, сведенья о количестве штатных единиц, должностных окладах,надбавках и месячном фонде заработной платы.

     Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия,согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителемпредприятия, в графе утверждения указываются общая штатная численностьпредприятия и месячный фонд заработной платы.

     Изменения в штатное расписание вносятся приказом директора предприятия.

     В правилах внутреннего трудового распорядка или в положении оперсонале отражается организация работы предприятия,взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусковкомандирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы. Все этидокументы составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсужденияна собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директоромпредприятия.

     Если в структуру предприятия входят несколько подразделений, то для каждогоиз них разрабатывается положение о структурном подразделении, в которомопределяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения.Текст положения должен содержать следующие основные разделы:

— Общие положенияОпределяется правовой статус структурного подразделения, его подчиненность,порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурногоподразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю,порядок замещения руководителя в период его отсутствия. В разделе перечисляютсяправовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоватьсяструктурное подразделение в своей деятельности. — Основные задачиИзлагаются направления деятельности данного структурного подразделения. — ФункцииПеречисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности,закрепленные за данным структурным подразделением. — Права и обязанностиУказываются права структурного подразделения, необходимыедля выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые структурныеподразделения выполняют по отношению к другим структурным подразделениямпредприятия и сторонним организациям. — ОтветственностьУстанавливается в соответствии с действующим законодательствомответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное инекачественное выполнение структурным подразделением возложенных на негофункций, не использование предоставленных прав. — Взаимоотношения.СвязиОпределяются служебные взаимоотношения структурногоподразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациямипо вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласованиядокументов совместного выполнения работ и т.д. — Организация работыОпределяется порядок деятельности структурногоподразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, егореорганизации и ликвидации.

     Положение о структурном подразделении предприятияразрабатывается руководителем подразделения и им подписывается, согласовываетсяс заместителем директора предприятия, юристом и утверждается директором.Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделенииявляется приказ директора.

     Должностная инструкция регламентирует правовое положениеработников предприятия, она устанавливает функции, права, обязанности иответственность должностных лиц. Текст должностной инструкции состоит изследующих разделов:

— Общие положенияУстанавливается сфера деятельности данного специалиста,порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение подолжности во время отсутствия, определяются квалификационные требования,подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделеперечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми долженруководствоваться специалист в своей деятельности. — ФункцииОпределяются направления деятельности специалиста. — Должностные обязанностиПеречисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста,указывается форма его участия в управленческом процессе — руководит,утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет,контролирует, согласовывает, представляет и т.д. — ПраваОпределяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенныхна него функций и обязанностей. — ОтветственностьУстанавливаются виды ответственности за несвоевременное инекачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставляемых ему прав. — Взаимоотношения. Связи по должностиПеречисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает вслужебные взаимоотношения и обменивается информацией, указываются срокиполучения и представления информации, определяется порядок подписаниясогласования и утверждения документов.

     Должностная инструкция разрабатывается руководителемструктурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений -специалистом, занимающим данную должность, подписывается руководителемструктурного подразделения или специалистом — разработчиком, утверждаетсядиректором предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работника подрасписку. Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию являетсяприказ директора предприятия. Приказ о внесении изменений издается принеобходимости перераспределения функций и должностных обязанностей приреорганизациях, сокращении штатов и т.д.

     Должностные инструкции должны быть заменены и зановоутверждены в следующих случаях:

  • при изменении названия предприятия;
  • при изменении названия должности;
  • при изменении фамилии работника.

     Распределение должностных обязанностей междуруководящими работниками предприятия устанавливается распорядительнымдокументом — приказом директора.

2. Распорядительные документы,

     Распорядительная деятельность предприятия документируетсяпосредством создания приказов директором предприятия.

     По содержанию приказы делятся на два вида:

  • по основной деятельности;
  • по личному составу.

     Приказ по основной деятельностиотражает управленческие решенияпо вопросам производственно хозяйственной деятельности, планирования,отчетности, финансирования, кредитования реализации продукции,внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организацииработы предприятия и т.п.

     Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываютсяс главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываютсядиректором предприятия. Подписанный директором приказ регистрируется лицом,ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента егоподписания, если в его тексте не указано другого срока.

     Оформляются приказы по основной деятельности на бланке предприятия и содержатследующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа,дата, индекс , место составления заголовок к тексту, отметка о контроле, текст,подпись, визы, отметка об исполнении документа, отметка о переносе данных намашинный носитель.

     Текст приказа состоит из двух частей:

  • констатирующая часть — отражает цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.
  • распорядительная часть — содержит предписываемые действия , фамилии должностных лиц ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

     Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «Приказываю»,которое печатается прописными буквами на отдельной строке. Послеслова «Приказываю» ставится двоеточие.

Распорядительная часть текста приказаделится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пунктначинается с указания конкретного действия выраженного глаголом в неопределеннойформе, далее в пункте указываются исполнители и срок исполнения.

Последнийпункт приказа может содержать указание о должностном лице ответственном заисполнение приказа в целом.

     Отдельные задания содержащие, например цифровые данные,могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них всоответствующих пунктах приказа.

     Если в приложении к приказу даны документы другой организации , то в правомверхнем углу этого приложения делается запись:

Приложение к приказу директора предприятия «СПЗ» /Инструкция Минфина РФ от 13,04,95 No 134/56/

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

     Выписка из приказа — это копия определенной части подлинногодокумента, в ней содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Израспорядительной части берется только та информация, которая необходима вкаждом конкретном случае. При этом выписка заверяется.

     Разновидностью распорядительных документовявляются распоряжения и указания.

     Констатирующая часть текста в распоряжениях и указанияхотделяется от распорядительной словами: «Предлагаю» , «Обязываю», «Считаюнеобходимым», «Рекомендую».

3. Информационно — справочные документы

     Процессы принятия управленческих решений и сами решениядокументируются с помощью протоколов производственныхсовещаний у руководства предприятия. Документирование хода производственныхсовещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного заведением работы с документами.

     Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержатследующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа,дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если необходимоутвердить), заголовок к тексту, текст подписи.

     Дата протокола — дата проведения совещания. Заголовок -название протоколируемого мероприятия и наименование коллегиального органа.

     Текст протокола состоит из двух частей:

  • вводная часть —содержит постоянную информацию (слова: «Председатель», «Секретарь»»Присутствовали») переменную (инициалы, фамилии и т.д.).При необходимостиуказываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц,приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещаниясоставляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Заканчиваетсявводная часть повесткой дня. Вопросы повестки дня нумеруются ,последовательность вопросов зависит от их важности.
  • основная часть —строится в соответствии с вопросами повестки дня .Построение записи обсуждениякаждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «Слушали — Выступили — Постановили- Решили». Перед словом «Слушали» ставят номер вопроса повестки дня , после- двоеточие . Инициалы и фамилию докладчика печатают в именительном падежедалее после тире пишут содержание доклада . После слова «Выступили» ставятдвоеточие в именительном падеже печатают фамилию и инициалы выступающего,затем ставят тире и печатают содержание выступления.

     В практике применяется краткая и сокращенная форма протоколов,когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов.

     В протоколах краткой формы — указываются только списокприсутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

     В сокращенных протоколах после спискаприсутствующих и приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повесткедня и печатается заголовок к докладу.

Последняя строка заголовка докладаподчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих впорядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольнымрешением или постановлением.

В протоколе может быть пункт об утверждениикакого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается кпротоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

     Выписка из протокола -содержит следующие реквизиты наименованиепредприятия , название вида документа (Выписка из протокола), дату (датазаседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня,слушали, постановили), подписи («Председатель», «Секретарь» и расшифровкафамилий с инициалами), отметка о заверении копии, отметку об исполнении. Изсодержательной части берутся те моменты, которые необходимо довести досведения заинтересованных должностных лиц.

     Для подтверждения установленных фактов и событий несколькимилицами составляется АКТ.

     Он составляется по результатам ревизий деятельностипредприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, приприеме -передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов вэксплуатацию и т.д.

     В акте содержатся следующие реквизиты: наименованиепредприятия , название вида документа, дата и индекс, место составления илииздания, гриф утверждения , заголовок к тексту, текст, отметка о наличииприложения, подписи.

Подписывается акт лицами , принимавшими участие в егосоставлении, при этом указывается не наименование должностей , а распределениеобязанностей между членами комиссии . Текст акта состоит из двух частей:вводной и констатирующей.

     Во вводной части указываются:наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, егономер и дата, или наименование, дата и номер документа, на основании которогопроводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием длясоставления акта.

Далее во вводной части перечисляется состав комиссии:председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должность,фамилия, инициалы). Фамилии располагают в алфавитном порядке , нумеруютсяарабскими цифрами.

Во вводной части указываются также лица, не являющиесячленами данной комиссии, но присутствующие при проведении проверки.

      В констатирующей части — излагаютсяцели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываютсядокументы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленныефакты.

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяетсяпотребностью заинтересованных лиц.

Сведенья о количестве экземпляров акта и ихместонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения какту.

      Письма — оформляются на бланках для писем, и содержат следующиереквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения,подпись, отметки об исполнителе.

      Текст письма — состоит из двух частей. Сначала указываютсяпричины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаютсявыводы, предложения, просьбы. В прописке используются следующие формыизложения текста:

  • от первого лица единственного числа (ПРОШУ);
  • от первого лица множественного числа (ПРОСИМ);
  • от третьего лица единственного числа (ПРЕДПРИЯТИЕ ПРОСИТ);
  • от третьего лица множественного числа (РУКОВОДСТВО ПРЕДПРИЯТИЯ И ТРУДОВОЙКОЛЛЕКТИВ ПРОСЯТ).

      Исходящие письма — визируются заинтересованными должностнымилицами (например, письма по финансовым вопросам — гл. бухгалтером). Визыпроставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся напредприятии

      На входящих письмах проставляются отметка о поступлении ирезолюции руководящих работников предприятия.

      Телеграммы — оформляются на специальных типографских бланках илина обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной сторонелиста через два интервала прописными буквами.

     Первый экземпляр отправляется, а второй — подшивается в дело.Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя,подпись должностного лица, дата) печатаются строчными буквами после черты,отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче.

Тексттелеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если приэтом не искажается содержание), без переносов слов. Текст не должензаканчиваться цифрами. В ответственной телеграмме следует указать номер идату документа.

Знаки препинания допускается обозначать условными сокращениями:точка -ТЧК, запятая -ЗПТ, двоеточие — ДВТ, кавычки — КВЧ, «номер» — НР.

      Телеграмма визируется исполнителем, подписываетсяруководителем предприятия и заверяется печатью. Исправления, внесенные приподписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы,направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре,остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается списокадресатов.

      Международные телеграммы — печатаются русским и латинскимшрифтом. Текст международной телеграммы печатается через два интервала,прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов иисправлений.

Адрес международной телеграммы включает: отметку о категориителеграммы, наименование адресата, наименование пункта или страны назначения.Текст международной телеграммы подписывается руководителем предприятия, изаверяется печатью.

В левом нижнем углу указывается номер, дата, фамилияисполнителя, номер служебного телефона.

      Телефонограмма — включает следующие реквизиты: наименованиепредприятия , вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, текст,подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий лиц,принявших или передавших телефонограмму.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре,подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем.Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов.

Если телефонограммапередается нескольким адресатам то прилагается список учреждений -адресатов иномеров телефонов.

      Для отражения производственной деятельности предприятия илиподтверждения сведений о работниках составляются справки.

      Справки — по вопросам производственной деятельности оформляютсяна бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основаниемдля ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведенийфинансового характера она подписывается руководителем предприятия, главнымбухгалтером и заверяется печатью.

      Докладная записка — оформляетсярукописным способом на стандартном листе бумаги , содержитобстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельностьпредприятия.

Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименованиеструктурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовокк тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.

      Объяснительная записка — это документ, в котором работникобъясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой илипроизводственной дисциплины.

Объяснительная записка может оформлятьсярукописным способом на стандартном листе бумаги.

Она содержит следующиереквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения,наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

  1. Андреева В.И. Делопроизводство — М., 1999
  2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство — М., 1999
  3. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации — М., 1998
  1. Назовите документы, относящиеся к организационным, распорядительным, информационно — справочным документам.
  2. Что такое «Устав предприятия»?
  3. Составьте должностную инструкцию на экономиста, бухгалтера, оператора банка.
  4. Составьте приказ по итогам ревизии кассы.
  5. Составьте протокол собрания трудового коллектива.

Тест по теме

© 2000, Center Of Distance Education 

Источник: https://cde.osu.ru/courses2/course13/theme3.html

Делопроизводство. Справочно-информационная документация. Подготовка документов к архивному хранению

Выписка из протокола:  содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название

Информационно-справочные документы

Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью Протоколов производственных совещаний у руководства предприятия. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола — это дата проведения совещания. Заголовок — это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей: ВВОДНОЙ И ОСНОВНОЙ.

вводная часть содержит постоянную информацию (слова: ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих).

При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание.

При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

https://www.youtube.com/watch?v=-Xj2gAGkQwI

Слова ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ печатаются от нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставят тире,

инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика — в родительном падеже.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после — двоеточие.

Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи.

Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут — Доклад прилагается.

Слово ВЫСТУПИЛИ печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие.

Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже, от 1-го положения табулятора; после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности. В практике применяются краткая и сокращенная формы Протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы

указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу.

Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления.

Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. Форма сокращенного протокола приведена в приложении 23.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование предприятия, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова Председатель, Секретарь и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии, отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется АКТ. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.

В акте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата и индекс, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи.

Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии:

председатель, члены комиссии. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии:

председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1,5 интервала. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты.

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц.

Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

Письма оформляются на бланках для писем, и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку

об исполнителе.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы,

предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

от первого лица единственного числа (ПРОШУ);

от первого лица множественного числа (ПРОСИМ);

от третьего лица единственного числа (ПРЕДПРИЯТИЕ ПРОСИТ);

от третьего лица множественного числа (РУКОВОДСТВО ПРЕДПРИЯТИЯ И ТРУДОВОЙ КОЛЛЕКТИВ ПРОСЯТ).

Исходящие письма (отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам — главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся на предприятии.

На ВХОДЯЩИХ (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

Первый экземпляр направляется на телетайп, второй — подшивается в дело.

Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата), печатается строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче.

Если предприятие имеет условный телетайпный адрес, например Контакт, то вместо адреса указываются условные обозначения. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов.

Текст не должен заканчиваться цифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа без добавления слов номер, Ваш, на Ваш. Знаки препинания допускается обозначать условными сокращениями: точка — ТЧК, запятая — ЗПТ, двоеточие — ДВТ, кавычки — КВЧ. Условно обозначается также слово номер — HP.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через два интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений.

Адрес международной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименования адресата, наименование пункта или страны назначения. Текст международной телеграммы подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью.

В левом нижнем углу международной телеграммы указывается номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона. Образец оформления международной телеграммы приведен в приложении 29.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только

Источник: https://www.studsell.com/view/37565/

Общие правила составления и оформления протокола

Выписка из протокола:  содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название

Данная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

  • заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
  • разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е.

коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности.

Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к.

в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания.

Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п.

– обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

  • полное наименование организации или предприятия;
  • название вида документа (ПРОТОКОЛ);
  • дата;
  • индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
  • место составления;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

  • наименование структурного подразделения;
  • гриф утверждения;
  • отметка о наличии приложений;
  • место (помещение, офис) и время проведения заседания;
  • фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
  • дата подписания протокола;
  • способ ания (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Пример 1

Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»

Пример 2

Показать

Закрытое акционерное общество «АБВГД»

Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

  • протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
  • протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).

Пример 3

Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»

Пример 4

Показать

Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности

Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).

Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

Пример 5 Цифровой способ оформления даты

Показать

Источник: http://www.Delo-Press.ru/articles.php?n=8233

Информационно-справочные документы

Выписка из протокола:  содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название

Воспользуйтесь формой поиска по сайту, чтобы найти реферат, курсовую или дипломную работу по вашей теме.

Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью Протоколов производственных совещаний у руководства предприятия. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола — это дата проведения совещания. Заголовок — это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей: ВВОДНОЙ И ОСНОВНОЙ.

ВВОДНАЯ часть содержит постоянную информацию (слова: «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ») и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих).

При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание.

При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

https://www.youtube.com/watch?v=-Xj2gAGkQwI

Слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ» печатаются от нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставят тире,

инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатают от нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика — в родительном падеже.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня, после — двоеточие.

Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи.

Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут — «Доклад прилагается».

Слово «ВЫСТУПИЛИ» печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие.

Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже, от 1-го положения табулятора; после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности. В практике применяются краткая и сокращенная формы Протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы

указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу.

Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления.

Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. Форма сокращенного протокола приведена в приложении 23.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование предприятия, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова «Председатель», «Секретарь» и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии, отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется АКТ. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.

В акте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата и индекс, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи.

Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии:

председатель, члены комиссии. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии:

председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1,5 интервала. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты.

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц.

Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

Письма оформляются на бланках для писем, и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку

об исполнителе.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы,

предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

от первого лица единственного числа (ПРОШУ);

от первого лица множественного числа (ПРОСИМ);

от третьего лица единственного числа (ПРЕДПРИЯТИЕ ПРОСИТ);

от третьего лица множественного числа (РУКОВОДСТВО ПРЕДПРИЯТИЯ И ТРУДОВОЙ КОЛЛЕКТИВ ПРОСЯТ).

Исходящие письма (отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам — главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся на предприятии.

На ВХОДЯЩИХ (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

Первый экземпляр направляется на телетайп, второй — подшивается в дело.

Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата), печатается строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче.

Если предприятие имеет условный телетайпный адрес, например «Контакт», то вместо адреса указываются условные обозначения. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов.

Текст не должен заканчиваться цифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа без добавления слов «номер», «Ваш», «на Ваш». Знаки препинания допускается обозначать условными сокращениями: точка — ТЧК, запятая — ЗПТ, двоеточие — ДВТ, кавычки — КВЧ. Условно обозначается также слово «номер» — HP.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через два интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений.

Адрес международной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименования адресата, наименование пункта или страны назначения. Текст международной телеграммы подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью.

В левом нижнем углу международной телеграммы указывается номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона. Образец оформления международной телеграммы приведен в приложении 29.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму.

В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам,то прилагается список учреждений — адресатов и номеров телефонов.

Для отражения производственной деятельности предприятия или подтверждения сведений о его работниках составляются справки.

Справки по вопросам производственной деятельности предприятия оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность предприятия.

Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.

Объяснительная записка — это документ, в котором работник предприятия объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Подготовка документов к архивному хранению

Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов С указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел.

При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры Документов, черновики, неоформленные копии Документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1992 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1996 года.

Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия.

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.

Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения — частичному. Полное оформление предусматривает:

— перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);

— нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;

— составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

— составление заверительной надписи дела;

— подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, части, заголовок дела, аннотация к документам Дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо Ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов.

Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет).

Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй — прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий — остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение — ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе (см. «Примерный договор между учреждением государственной архивной службы РФ и организацией, предприятием о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства». — Письмо Роскомархива от 16.12.91 N 4/1003).

В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д.

Предприятие может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.

Описание предмета: «Делопроизводство»

«Документом называется все то, что служит для регистрации , передачи и сохранении информации о каком-нибудьпредмете» — определение Поля Отле из книги «Руководство к администрированию».Другими словами документ — это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией.

В качестве такогоносителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксацииадминистративной (управленческой) информации.Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы.

Разницазаключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управленияслужит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называтьделопроизводством.

В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и самолатинское слово documentum означает «свидетельство». Понимая важность организации делопроизводства еще Петр Iиздал указ «О подписании протоколов».В 1720 году был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами.

А в изданной вСанкт-Петербурге в 1857 году книге Н.

Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство кгражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть:«Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственныхместах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятиюделопроизводства следующее определение:Делопроизводство — это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартамии организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:- оформление деловых документов в соответствии стребованиями стандартов- создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движениемдокументов и сроками их исполнения)- создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствиисноменклатурой дел)- создание условий для хранения документов

Литература

  1. И.Н. Богатая, Л.Н. Кузнецова. Делопроизводство и бухгалтерия. – М.: Дело, 2002. – 360 с.
  2. М.В. Ловчева, Е.Н. Галкина, Е.В. Гурова. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Проспект, Государственный Университет Управления ГУУ, 2013. – 80 с.
  3. Делопроизводство. – М.: Форум, 2010. – 256 с.
  4. Т.В. Кугушева. Делопроизводство. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. – 256 с.
  5. В.С. Соколов. Документационное обеспечение управления. – М.: Форум, 2010. – 176 с.
  6. Е.Ю. Москвитин, Е.Б. Ивушкина, О.И. Лантратов, Н.А. Рябоконь. Организация документационного обеспечения бухгалтерского учета в сфере сервиса и туризма. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2010. – 384 с.
  7. А.М. Плеханов, А.А. Попов. Наследники Суворова. – М.: РУСАКИ, 2012. – 280 с.
  8. Информационно-справочные материалы по консульским вопросам для граждан Украины, находящихся в Российской Федерации. – М.: , 2003. – 80 с.
  9. Архивохранилище документов новейшей политической истории государственного архива Мурманской области. – М.: Звенья, 2007. – 248 с.
  10. Электронные документы. Создание и использование в публичных библиотеках. – М.: Профессия, 2007. – 664 с.
  11. Путеводитель по фондам и коллекциям документов КПСС. Справочно-информационные материалы. Выпуск 4. – М.: Российская политическая энциклопедия, 2008. – 464 с.
  12. С.В. Собурь. Заполнение проемов в противопожарных преградах. – М.: ПожКнига, 2006. – 168 с.
  13. Пожарная безопасность общественных и жилых зданий. Справочник. – М.: ПожКнига, 2007. – 192 с.
  14. С.В. Собурь. Пожарная безопасность нефтегазохимических предприятий. – М.: ПожКнига, 2004. – 436 с.
  15. Русский дипломатарий. Выпуск 7. – М.: Древлехранилище, 2001. – 544 с.
  16. Елена Чуйкова. Информационно-справочная система участкового врача педиатра. – М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2012. – 56 с.
  17. Стандартизация в библиотечной деятельности. информационно-справочное пособие. – М.: Пашков дом, 2018. – 564 с.

Посмотреть другие результаты поиска

Образцы работ

Задайте свой вопрос по вашей проблеме

Внимание! Банк рефератов, курсовых и дипломных работ содержит тексты, предназначенныетолько для ознакомления. Если Вы хотите каким-либо образом использоватьуказанные материалы, Вам следует обратиться к автору работы.

Администрациясайта комментариев к работам, размещенным в банке рефератов, и разрешенияна использование текстов целиком или каких-либо их частей не дает.

Мы не являемся авторами данных текстов, не пользуемся ими в своей деятельностии не продаем данные материалы за деньги.

Мы принимаем претензии от авторов,чьи работы были добавлены в наш банк рефератов посетителями сайта без указанияавторства текстов, и удаляем данные материалы по первому требованию.

Источник: http://catalog.studentochka.ru/6264.html

Выписка из протокола

Выписка из протокола:  содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола — документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется.

Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемая секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

В полном протоколе фиксируются не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и передается содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Подготовка к оформлению протокола начинается с назначения даты и времени проведения совещания, определения круга вопросов, которые будут рассмотрены на нем.

Это решение обычно оформляется повесткой дня, которая при оформлении протокола будет составлять одну из его частей, а до проведения совещания является документом, с помощью которого оповещаются участники заседания.

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Протокол оформляется на Общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты:

наименование ведомства,

наименование организации (структурного подразделения),

указание вида документа (протокол),

дата заседания,

номер,

место заседания,

гриф утверждения

(в случае, когда протокол подлежит утверждению),

заголовок,

текст,

подписи.

Наименование документа (ПРОТОКОЛ) печатается от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации, если протокол оформляется на угловом бланке или по центру — на продольном бланке прописными буквами, полужирным шрифтом.

Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру.

Датой протокола является день проведения заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания, например: 21-24.01. 2002. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02. 2005 или 05 февраля 2005 г.

Дата печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области.

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива».

Заголовок оформляется в верхнем левом углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита “место составления или издания” от границы левого поля или на площади, отмеченной в бланке ограничительными уголками, и при продольном и при угловом расположении реквизитов бланка.

После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста.

Текст протокола подразделяется на две части:

1) вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня,

2) основную, где фиксируется ход заседания.

Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей.

Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например:

Председатель — Харченко В.И.

Секретарь — Филимонов С.Б.

Председатель — должностное лицо, проводящее совещание, его должность в протоколе не указывается;

Секретарь — лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола.

В постоянно действующих коллегиальных органах секретарь является должностным лицом (Секретарь Ученого совета, Секретарь коллегии и др.).

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий.

Список участников совещания секретарь составляет в день его проведения, т.к список может не совпадать с первоначально намеченным. С составления списка участников заседания начинается оформление протокола.

В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности.

На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

Например: Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

Слово “Присутствовали: ”, которое оформляется через 2 межстрочных интервала от границы левого и заканчивается двоеточием.

Фамилии присутствующих оформляются на всей ширине строки через один межстрочный интервал.

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано «Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117».

Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные: «, также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

Слово “Приглашенные: ” оформляется от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже слова “Присутствовали: ” и заканчивается двоеточием.

Эта часть состава присутствующих также оформляется на всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Далее следует повестка дня.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, которые располагаются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже состава присутствующих и заканчиваются двоеточием и являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения, оформляются с красной строки (от 1-го положения табулятора).

Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»

Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»).

Повестка дня:

1. О формировании сметы расходов фирмы на 2005 г.

Доклад финансового директора Мовчана С.А.

2. О подготовке рекламной кампании сезона «Весна-Лето-2005»

Доклад зав. отделом рекламы Сомовой Н.Н.

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

Повестка дня заседания, составленная заранее, должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить.

ВЫСТУПИЛИ:

Старостин Е.В. — краткая запись выступления.

Кузнецов Т.Г. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1 Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное… до 15.05. 2000г.

1.2 Илизарову Б.С. Организовать на кафедре выставку… к 11.05. 2000г.

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель Подпись В.А. Сидоров

Секретарь Подпись Е.М. Крылова

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты ания по каждой кандидатуре отдельно.

Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа — секретаря.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи.

Наименование должностного лица печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки (от 6 положения табулятора), наименование должности с пробелом между инициалами и фамилиями. При оформлении расшифровки подписи, включают только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициалов имени и фамилии не ставится.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сведения сотрудников посредством рассылки копий протокола либо выписок постановляющей части.

Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения.

Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон) предусмотрено (ст.68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст.63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:

место и время проведения общего собрания акционеров;

общее количество , которыми обладают акционеры — владельцы голосующих акций общества;

количество , которыми обладают акционеры,

принимающие участие в собрании;

председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на ание, и итоги ания по ним, решения, принятые собранием.

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем Правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова “УТВЕРЖДАЮ”, сокращенного наименования должности руководителя (т.к полное наименование организации или предприятия указано на бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель департамента

личная подпись Л.П. Кезина

15.09.93

При утверждении протокола руководителем вышестоящей организации ее полное наименование включается в наименование должности.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Департамента

образования Правительства Москвы

личная подпись Л.П. Кезина

Источник: https://studbooks.net/1460544/dokumentovedenie/vypiska_protokola

Scicenter1
Добавить комментарий